Рабочие группы по управлению процессами

Резюме

Это исследование показывает анализ роли, которую рабочие команды играют в управлении процессами, со стратегического направления, эта работа была применена в Hotel Villa La granjita, туристическом объекте, расположенном в Business Improvement.

Это связано с необходимостью содействовать командной работе, направленной на отбор, классификацию и документирование бизнес-процессов, превращая их в ключевые области результатов и реорганизуя весь стратегический аппарат организации.

Для его концепции он основан на библиографическом анализе и использовании методов групповой работы в компании, а также на работе с экспертами, взвешенный метод отбора среди других.

Введение

Очевидно, что для того, чтобы вписаться и оставаться во все более изменяющейся и конкурентной среде, оптимально, чтобы источники выгод были неисчерпаемыми. В связи с таким утверждением было обнаружено, что единственным неисчерпаемым ресурсом, способным повысить ценность и что из него могут быть получены все упомянутые источники преимуществ, является человеческий ресурс, поскольку он предоставляет организациям Знания, собственная организационная динамика, способность к анализу и принятию решений, которые позволяют постоянно искать долговечность и баланс с окружающей средой, все достигается, если вы действительно выполняете сознательную и целенаправленную работу с использованием ключевых инструментов. Командная работа - эффективный метод достижения целей в организацияхЭто вовлекает группу людей, скоординированно работающих над выполнением проекта (aulafacil.com).

В настоящее время одним из проектов, которому уделяется больше внимания, является управление процессами, характеризуемое взаимосвязанной системой процессов, которые вместе способствуют повышению удовлетворенности клиентов, и является альтернативой традиционному видению, характеризующемуся организационными структурами иерархический - функциональный разрез, который сохранился с середины 19-го века и который в значительной степени препятствует ориентации компаний на клиента. (Консультанты, 2006).

Управление процессами начало набирать обороты благодаря реинжинирингу, но до сих пор оно не достигло принципов, предложенных в серии стандартов ISO 9000: 2000, которые, как считается, процессный подход может достичь как «мощный способ организации и управления». деятельность, которая создает ценность в компании ». Процессный подход устраняет барьеры между различными функциональными областями и унифицирует их подходы к основным целям организации, устраняет традиционную политику траншей. Это также позволяет правильно управлять интерфейсами между различными процессами. (Kaisen, 2006).

Процесс управления включает в себя (Peteiro, 2006):

• Согласованная структура процессов, представляющая деятельность организации. Назначение руководителей процессов, которые должны контролировать и улучшать соответствие всем требованиям и целям назначенного процесса (затраты, качество, производительность, окружающая среда, гигиена труда и техники безопасности, мораль). Система показателей, позволяющая оценить эффективность и результативность процессов как с внутренней точки зрения (показатели эффективности), так и внешне (показатели восприятия).

В частности, на Кубе были предприняты решительные шаги по внедрению управления процессами в контексте стратегического управления в качестве альтернативы для предоставления экономических решений, основанных на большей эффективности и продуктивности, для консолидации кубинской экономики, следовательно, необходимость формирования рабочих групп, нацеленных на выявление, документирование и организацию процессов в кубинских компаниях по улучшению, что является проблемной ситуацией данного исследования.

Из чего вытекает следующая научная проблема:

Как команды должны работать над улучшением компаний для реализации управления процессами в контексте стратегического управления?

Общая цель:

Проанализируйте роль рабочих групп в управлении процессами в соответствии со стратегическим направлением, применяемым к отелю Villa Granjita, который находится в улучшении бизнеса.

Разработка:

Эта работа начинается с поиска элементов и шагов, которые необходимо выполнить для управления процессом. Для этого был проведен библиографический анализ, в котором было установлено, что наиболее важными элементами в работе с процессами являются следующие:

1. Идентификация процессов. Выбор ответственного лица за процесс. Определение команды процесса. Анализ добавленной стоимости 5. Подготовка блок-схемы. Последовательность процессов и разработка карты процесса.

Авторы определяют, что методы управления процессами, которые наиболее тесно связаны с исследованиями: Методология для управления процессами. (Carballal, 2006) и Процедура управления процессами (Nogueira, 2004), потому что они имеют некоторые стратегические элементы, такие как:

• Миссия процессов Видение процессов Цели процесса Ключевые факторы успеха Стратегические цели организации.

В связи с особенностями и целью исследования, которое оно предлагает, и фактически из-за его собственной концепции, авторы рекомендуют применять его в компаниях, которые включены в некоторые этапы процесса улучшения бизнеса (диагностика, досье и внедрение).), учитывая две фундаментальные причины:

• Необходимость приверженности и участия высшего руководства и членов организации в процессе изменений, в соответствии с тем, что выражено в методологических основах улучшения бизнеса. Глубина, с которой организация подсистемы производства товаров и Услуги по совершенствованию бизнеса, что подразумевает выбор так называемых «операционных» процессов в Process Management.

Эта работа включает в себя подготовку персонала для глобальной работы над процессами, их отбор, классификацию и документацию до формирования рабочей группы и ее применения в отеле Villa la Granjita, расположенном в Куидад-де-Санта-Клара, провинция Вилья-Клара., Компания который находится в улучшении бизнеса.

Подготовка персонала

Для реализации на данный момент необходимо начать с подготовительного этапа, который состоит из создания условий и, прежде всего, установления обязательств управленческой команды самой организации, которая будет непосредственно участвовать в процессе проектирования и / или перепроектирования., (Castellanos, 1998). В настоящее время сформирована команда, которая будет отвечать за управление процессами. Этот новый способ увидеть организацию предполагает изменения в мышлении менеджеров и работников при структурировании организации, поэтому обучение персонала становится фактором успеха для управления процессами.

Цели:

1) Повышение осведомленности людей, которые собираются внести изменения в организацию в сторону редизайна на основе управления процессами.

Подготовка рабочей группы для глобального анализа процессов.

Эта рабочая группа может состоять из сотрудников внутренней организации, внешних или смешанных, в зависимости от характеристик организации и уровня эмоциональной независимости участников, среди других возможных факторов, которые следует учитывать в конкретных случаях. Этот шаг должен завершиться выбором руководителя группы организацией, которая будет проводить процесс и проводить подготовку, необходимую членам для выполнения работы. Любой из вариантов, выбранных высшим руководством, должен быть обусловлен для достижения междисциплинарного состава, опыта и потенциала в команде для выполнения этого процесса. (Castellanos, 1998), однако, более конкретные характеристики, связанные с другими элементами, должны быть приняты во внимание при выборе рабочего оборудования.

1. Не более семи человек (Имейте в виду, что не все всегда будут на собраниях.) Большинство его членов являются членами совета директоров. Один член команды имеет опыт составления схемы процесса. Команда должна знать деятельность, подлежащая изучению.

Действия, которые должны быть выполнены с рабочей группой

1. Проводить учебные курсы с руководителями организации по командной работе, развивать навыки, позволяющие им выполнять хорошую командную работу, имея девиз: команда реагирует на конечный результат, а не каждый из ее членов самостоятельно. Знание об управлении процессами, с целью получения знаний и понимания по этому вопросу. Обеспечить системы обучения для всех, кто вовлечен в работу с процессами, которые должны быть распространены на остальных членов организации. Темы включают в себя: работа с экспертами, метод Delphi, сравнительный анализ, методы построения графиков, номинальные группы и другие.

Результат заявки

На этом этапе он отбирается в рабочей группе, отвечающей за работу с процессами, в которую вошли 12 человек из организации. Назначается координатор команды, который отвечает за управление качеством в отеле и отвечает за применение процедуры без каких-либо нарушений ее этапов.

Подбор процессов.

На этом этапе выбираются соответствующие и ключевые процессы организации, которые являются основой организационного дизайна и / или перепроектирования, которые организация предлагает и заканчивает их классификацией.

Его целями являются:

1. Выберите все релевантные и ключевые процессы в организации. Классифицируйте процессы организации.

Выявление соответствующих процессов организации.

На этом этапе мы приступим к определению соответствующих процессов организации. Что это за глобальные процессы, которые обычно проходят через функциональные границы? Для завершения процесса необходимо вмешательство нескольких членов организации.

Следует отметить, что не существует «списка каталога» процессов, поэтому каждая организация должна самостоятельно определять свои процессы на основе:

• Ваши клиенты Характер вашей деятельности Ваша стратегия

Успех и упрощение последующей работы будет во многом зависеть от качества разработки списка процессов, степени их завершенности и способа их разделения или добавления. (Saballo & Gutierrez, 2004).

Для выбора этих процессов используется метод Дельфи или метод номинальных групп, в которых участвуют члены совета директоров, и при выборе необходимо учитывать следующие предпосылки. (Ногейра, 2004):

• Имя, связанное с каждым процессом, должно отражать то, что он концептуально представляет или подразумевает для представления. Наибольшее количество действий, выполняемых в организации, должно быть включено в некоторые из перечисленных процессов. В противном случае необходимо провести их анализ, оценивая возможность объединения их с другими, реструктуризации или исключения. Процессы, повышающие ценность продукта, должны быть идентифицированы. Процессы должны быть направлены на удовлетворение внутренних и внешних клиентов. Рекомендуется количество процессов колеблется от 10 до 25 в зависимости от типа компании (Amozarrain, 1999). Как правило, можно утверждать, что, если идентифицировано несколько или слишком много процессов, сложность их последующего управления возрастает. Хотя в этом случае предлагается выбрать оптимальное количество процессов,Поскольку эти процессы были частью организационной структуры компаний, количество определенных процессов не определяет эффективность системы. После этого выбора контрольное исследование может быть применено к компаниям, связанным с сектором, в котором исследуемая организация перемещается, и работает над ними, предоставляя особенности каждого из них. Это завершает выбор процессов.Это завершает выбор процессов.Это завершает выбор процессов.

Начиная с определения процессов, при необходимости проводится перестройка ключевых областей результатов, чтобы найти совпадение между ними и рабочими процессами, и на этой основе разработать стратегию организаций.

Результат заявки

Процессы были отобраны с учетом того, что было выявлено на этом этапе, в отеле Los Caneyes была проведена контрольная работа, и, наконец, остались следующие процессы:

1. Стратегический менеджмент, Менеджмент качества, Коммерческий менеджмент, Обслуживание клиентов, Гастрономические услуги, Размещение, Гарантии, Управление персоналом, Экономический и финансовый менеджмент, Технические услуги. Эти процессы переходят в стратегию организации в качестве ключевых областей результатов.

Этап 2: Выбор ключевых процессов.

После того, как список соответствующих процессов был определен, необходимо установить приоритеты, чтобы можно было выбрать, какой из них можно считать критически важным для организации, повысить ценность продукта и оказать непосредственное влияние на внешнего клиента. Для определения этих ключевых процессов используется подход комплексного отбора (Machado, 2003), который основан на интеграции трех существующих подходов в литературе, что приводит к недостаточному применению каждого из них. Этими подходами являются: Подход к выбору менеджмента: включает участие менеджеров в определении процессов, которые ставят под угрозу выполнение стратегий, особенно стратегических целей.

Подход с информацией: включает сбор внутренней / внешней информации, касающейся выбранных процессов, в соответствии с критериями клиента; кого спрашивают о критериях, касающихся различных продуктов и / или предоставляемых услуг, в дополнение к использованию информации, доступной в разных частях организации. Подход взвешенного отбора: принимая во внимание предыдущие результаты, совет директоров и рабочая группа готовят матрицу стратегических целей по сравнению с Влияние на процесс, влияние на клиента (Amorzarrain, 1999) и вес процесса, последний элемент, предоставленный автором: Рабочая группа анализирует следующие аспекты для лучшего понимания и, таким образом, облегчает разработку матрицы:

1. Влияние процесса: текущий и потенциальный вклад каждого процесса в достижение стратегических целей и / или целей организации. Влияние на клиента: влияние на внешнего клиента. Удовлетворяет ли это основную потребность клиента? o Это косвенно способствует его удовлетворению? (Carballal, 2006) Вес: два элемента включены; краткосрочный успех процессов и необходимых ресурсов (включая затраты)

С помощью этих критериев должна формироваться матрица воздействия на процесс / Стратегическая цель / / Воздействие на клиента / вес, краткосрочный успех, ресурсы. Оценка присваивается каждому процессу (Harrington, 1997), где:

• 0 = без воздействия 5 = умеренное воздействие 10 = сильное воздействие

Анализ будет проводиться для каждого из соответствующих процессов следующим образом, согласно выражению 1:

(1) Где:

• TP: Всего очков IP: Влияние процесса RC: Влияние на клиента P: Вес ECP: Краткосрочный успех R: Ресурсы

Результаты применения

Таблица 1 показывает, как сохраняется выбор этих процессов:

Таблица 1. Матрица стратегической цели / Влияние процесса / Влияние на клиента / Область (A), Размер (T), Время (I), Ресурсы (R).

* Адаптация амозаррена (1999)

После того, как баллы заданы, определяется центральная тенденция каждого процесса, и вычисляется средний балл для выбора ключевых процессов с помощью выражения 2:

Где: Mpc: Среднее из ключевых процессов.

Ptp: Общая оценка процесса.

N: Общее количество процессов.

Ключевыми процессами являются те, которые имеют значения, превышающие общее среднее значение, рассчитанные для тех, которые имеют самые высокие оценки в каждой из категорий. (Machado, 2003). Окончательное число ключевых процессов будет напрямую связано с миссией и видением организации, этот результат также будет определять порядок приоритета, с которым ключевые процессы, которые были ранее выбраны, будут изучаться и анализироваться, поскольку иногда невозможно провести изучение и разработка всех ключевых процессов одновременно, поэтому необходимо работать с ними в определенном порядке, что, в первую очередь, облегчает то, что группа управления процессами приобретает опыт, а также что изменения в организации не быть настолько травмирующим, если не более постепенным, в зависимости от того, как они имплантированы. Это в свою очередь способствуетчто культура организации постепенно переходит от функциональной концепции или подхода к процессному подходу. (Carballal, 2006).

Результаты применения

Мпк = 87,5

Ключевые процессы были выбраны: • Стратегическое управление.

• Обслуживание клиентов Гастрономические услуги Размещение

Этап 3: Классификация процессов.

Чтобы дополнить этот порядок и узнать, как краткосрочные и долгосрочные решения будут приниматься со структурной точки зрения, эти ключевые процессы, по мнению авторов, подразделяются на две группы:

• Ключевые стратегические процессы: это ключевые процессы, чей наивысший балл был присвоен влиянию процессов, со стратегическими целями Ключевые операционные процессы: это ключевые процессы, чей наивысший балл был присвоен весу и влиянию со стороны клиента.

Остальные соответствующие процессы также подразделяются на:

• Стратегические процессы. Поддержка процессов.

Результаты применения В таблице 2 ниже показано, как были классифицированы ключевые процессы отеля:

Остальные соответствующие процессы были классифицированы, как показано в таблице 3:

Документирование процесса.

На этом этапе документирование процесса осуществляется путем подготовки файла процесса. Он включает в себя выбор ответственных за процессы, определение лимитов, людей, которые будут участвовать в процессе, т. Е. Группу процессов (EP), определение потоков и действий, необходимых ресурсов и документации, анализ исходя из добавленной стоимости, блок-схема, из которой могут быть выведены такие данные, как: входы и выходы с его требованиями, показатели улучшения и управления.

Цели:

• Подготовьте все, что связано с документацией процесса.

Выберите ответственных за процессы:

Менеджеры процессов выбираются рабочей группой, которая при этом выборе будет учитывать, что эти менеджеры процессов будут руководителями организации и должны соответствовать всем требованиям, установленным в международной литературе и в случае бизнес-системы. Кубан, автор, предлагает пересмотреть основы совершенствования бизнеса в качестве руководящего документа. Однако для этого выбора и для того, чтобы он соответствовал процессу изменений, который предлагает предложенная процедура, предлагается, чтобы помимо этих обязательных элементов лица, ответственные за команду процесса, также имели следующие характеристики:

• Менталитет сильных изменений. Они должны подробно знать, что такое процессно-ориентированная работа.

Ответственный за процесс вместе с рабочей группой отвечает за определение границ процесса, где его начинать и где заканчивать. Это непросто сделать, учитывая все элементы, которые взаимодействуют в процессе, такие как входы человеческие и материальные ресурсы, процедуры, результаты и т. д.

Результаты применения

На этом этапе были отобраны ответственные за все процессы и пределы ключевых процессов. Этот выбор был сделан с учетом Основ совершенствования бизнеса, которые соответствуют второй подсистеме «Методы и стили управления», добавляя специфические требования к туризму для менеджеров. (Таблица 4)

Этап 2. Сформируйте группу процесса. После завершения предыдущего этапа необходимо создать группу процесса (EP), состоящую из работников из разных областей или организационных подразделений, через которые процесс пересекает ключевые операции, то есть операции, которые добавить прямую ценность к процессу.

Команда будет сформирована по предложению лица, ответственного за процесс, в соответствии со статьями, изданными в Указе №. 281 Исполнительного комитета Совета министров, в котором рассматриваются вопросы, связанные с социалистической рабочей бригадой (командой, группой) и с подбором и интеграцией занятости, статьи 232–239 и 315–317. Чтобы формализоваться руководством компании, они должны быть приняты во внимание с учетом того факта, что эти люди собираются начать новую работу в компании, поэтому некоторые элементы изменятся (Carballal, 2006):

• Требуется команда, представляющая все заинтересованные функциональные дисциплины. Это межфункциональные и межорганизационные команды. Мандат должен быть предоставлен командой управления. У нее должен быть определенный охват для принятия решений. Эта команда должна пройти обучение по всем элементам, которые будут являться частью документации процесса. Команда процесса лицо, ответственное за выполнение всего, что связано с документацией процесса.

Результаты применения

На этом этапе, начиная с этого этапа, мы будем работать только с процессом размещения, так как это особый процесс любого гостиничного объекта, который состоит из двух подпроцессов: приема в отеле, уборки и снабжения, в таблице 5 он показан как сформировал команду процесса.

Этап 3: Построение процесса

Во-первых, миссия и видение процесса будут разработаны, чтобы служить руководством для всех его членов и точно определить причину команды и процесса. Работа в команде с членами команды процесса используется в качестве техники (Machado, 2005).

Затем мы переходим к определению целей, для которых выполняются следующие шаги:

1. Поиск воздействий, зарегистрированных каждым процессом со стратегическими целями и контрастом с клиентом, для этого необходимо опираться на таблицу, в которой были выбраны ключевые процессы. Показать стратегические цели, которые влияют на процесс. Проанализировать, как процесс влияет на клиент, выполняя одобрение клиента или напрямую спрашивая клиентов об их потребностях и собирая их ответы. Запишите стратегические цели процесса.

Результаты применения

Миссия процесса размещения: мы предлагаем нашим клиентам услугу размещения в отеле, с внимательным отношением к службе приема и предложению наших номеров с надлежащей гигиеной, для чего у нас есть персонал, подготовленный и приверженный монтаж. Видение процесса размещения: мы являемся ведущим процессом, предлагая превосходную услугу приема, показывая лучшую уборку в наших комнатах, поэтому у нас есть персонал, который имеет высокий профессионализм в обслуживании, которое он обеспечивает, гарантируя максимальное удовлетворение клиента, Цели процесса, подготовленные в соответствии с подпроцессами приема и очистки отеля, как показано ниже:

1. Предлагаем услуги по уборке и предоставлению помещений и благородных территорий с установленным стандартом качества, предлагаем услуги по размещению и всем заявленным объектам.

Выбор потоков, их деятельность и документация были выбраны в таблице 6.

Выводы:

1. Это исследование может применяться только в совершенствующихся компаниях, которые созданы для процессного подхода. Команда, созданная для работы с процессами, отвечает за их выбор, классификацию и документацию.

рекомендации

1. Применение исследований в гостиничных объектах, отвечающих установленным условиям, а также в других компаниях по благоустройству. Продолжение обучения работе с процессами в организациях.

Библиография

• http://consultores.com • http://www.aulafacil.com/ • Незначительный: клен. Управление на основе процессов, kaisen group, com / sig / Gestion_basada_procesos. 11/01/2007.

• Аморразараин, М. (1999). Управление процессом. Редакция Mondragón Corporación Corporativa, Испания.

• Кабаллал. E. (2006) Структурирование организаций, главы 1, 3 и 8 • Harrington, H, J, _ (1993): Улучшение процессов компании. Макгроу-Хилл Менеджмент. Санта-Фе-де-Богота.

• Harrington, H, J, _ (1998): полное управление непрерывным улучшением. Макгроу-Хилл Менеджмент. Санта-Фе-де-Богота.

• Доминго Петейро, R (2006) Традиционное управление и управление процессами. я

• Ногейра Ривера, Д. и Медина Леон, А. (2002). Основы контроля над управлением бизнесом. Редакция Пуэбло и Образование.

• Saballo Daniel, E & Gutiérrez Iglesias, M, (2004). Название презентации: Процедура проведения исследований процесса, Организация: CIGET-CITMA Consulting, Camagüey.

• Тришлер, WE: улучшение добавленной стоимости в процессах. Ediciones Gestion 2000 SA, Барселона, 1998