Вводное разъяснение.
Когда мы говорим о Деловом протоколе, разумно помнить, что это те же способы, которым следует следовать в других учреждениях; то, что здесь выражается, относится не к связи между компаниями и их участниками, а ко всем тем, кто живет вместе на рабочем месте.
Деловая церемония (для переговоров)
1. Церемониалист или лицо, отвечающее за это мероприятие, должны правильно знать, кто является наиболее высокопоставленными людьми, которым предстоит развивать важную роль или роль, кто или кто являются хозяевами и гостями, чтобы должным образом организовать место. Неудача в некоторых аспектах церемоний и протоколов может сорвать все переговоры.
2. Я бы использовал таблицу с заголовком на французском языке для внутренней рабочей встречи, когда старший менеджер желает поддерживать диалог, особенно с менеджером в определенной области, с другими присутствующими менеджерами, другими руководителями учреждения. Менеджер встанет перед старшим менеджером.
3. В случае внешней деловой встречи с более высоким гостем, чем хозяин, вы должны использовать круглый стол; который скрывает иерархию и является круговым, они могут быть расположены - если они были из другой компании - давая право каждому в доме окружению или приглашенной рабочей группе (следовательно, той, которая имеет более высокую иерархию, чем хозяин) и, следовательно, Приглашенный антураж даст право хозяину.
4. В случае наличия рабочего стола с принимающей стороной и тремя делегациями, я бы поместил их в круглый стол, перемежая делегации, чтобы добиться более плавного диалога между участвующими сторонами.
Точно так же необходимо учитывать, сколько гостей в каждой делегации будет участвовать, языки, иерархии и т. Д., Чтобы правильно спроектировать этот тип таблиц. (График в конце практической работы).
Рабочие столы не должны иметь никаких украшений, так как на них должно быть все необходимое пространство для работы.
«Инфраструктура»
Чтобы провести церемонию, действие или встречу, необходимо учитывать следующие элементы:
1. Время года, в которое оно проводится, 2. Количество людей, которые будут участвовать, 3. Доступ из аэропортов и проспектов, 4. Время, необходимое, чтобы добраться до места, 5. Вентиляция - Отопление, 6. По событию, если он будет расположен в центре города или в непосредственной близости от него (например, в гостинице вдали от города).
7. Какие мероприятия можно проводить в окрестностях выбранного места.
8. Какие ресурсы и / или услуги доступны в выбранном и окружающем его месте.
Что касается доступа к месту, он должен быть легко расположен, с различными возможностями доступа, будь то улицы, проспекты, маршруты, шоссе.
Это известное место, не обязательно для тех, кто будет участвовать, но, если необходимо посоветоваться с кем-то, он может правильно указать это место.
В некоторых случаях может потребоваться составить карту с наиболее простым способом добраться до места.
Парковка, как правило, вызывает задержку у гостей или тех, кто должен участвовать в мероприятии. Поэтому наибольший комфорт следует предоставить тем, кто будет добираться до места на автомобиле. Тем, кто имеет большое значение или иерархию, отправьте карточку с указанием места, которое у них будет доступно для парковки, а остальным гостям и участникам укажите, где они могут оставить свою машину; потому что невозможно уделять всем одинаковое внимание.
Вопрос безопасности имеет большое значение при организации мероприятия, потому что в зависимости от выбранного места, времени суток, типа гостей будет варьироваться количество сотрудников службы безопасности, необходимых для защиты, не только кто может подвергнуться некоторому риску, но для широкой публики.
Туалеты и гардеробные, первые должны иметь легкий доступ, быструю идентификацию (хорошо обозначенные указателями) и аккуратный уход. Что касается второго, то это должна быть оперативная и организованная служба как для приема, так и для возврата одежды.
Обстановка и украшение места создают атмосферу, обстановку для церемонии или мероприятия, эти два элемента сопровождают тех, кто участвует в встрече. Это адекватность места, где будет применяться протокол. Обстановка и украшение составляют церемонию.
Этот пункт должен включать следующие элементы:
1. Орнамент.
2. Флаги, 3. Национальные, провинциальные, региональные щиты.
4. Логотипы, изотипы, изологи, 5. Цветочные композиции и др.
Освещение и звук имеют первостепенное значение на мероприятии, потому что сбой в любом из них заставит все организованное исчезнуть.
Свет и звук будут проверены заранее перед началом церемонии.
Речь, которую не слышат, лицо, которое не видно из-за плохого расположения источника света, вызовет недовольство не только у публики, но и у тех, кто причиняет вред.
Инструменты, которые должны быть доступны в комнате для достижения максимальной эффективности коммуникации:
1. Микрофоны, 2. Аудиовизуальное оборудование, 3. Проектор, 4. Регистраторы, 5. Дисплей, 6. Система охранного телевидения, 7. Замкнутая схема звукозаписи, 8. Иметь различные места для электрических розеток (120 - 240 вольт), 9. Важно иметь близкий доступ к телефонам, факсу, Интернету, средствам и оборудованию для синхронного перевода.
Таблицы и их адаптация
1. Украшение для любого типа стола должно быть простым и небольшим.
В случае прямоугольного стола орнамент должен быть удлиненным, составленным из качественных цветов и зелени; Размещение центральной цветочной композиции - это высокая иерархия. Канделябры с тремя и более рожками можно разместить на концах стола.
Что касается круглого стола, который будет установлен в полдень на открытом воздухе, то будут использованы столы с круглым орнаментом с полевыми цветами. Во всех случаях цветы не должны иметь духов, чтобы не мешать ароматам вин и блюд. (Примеры в конце работы).
2. С языком столовых приборов нужно обращаться правильно, потому что, прежде всего, это знак культуры, цивилизации, образования; а также зная язык столовых приборов, мы можем указать, когда мы закончим тарелку, когда она находится в состоянии покоя, или повторить тарелку.
3. Использование флиса при сервировке стола - избежать ударов по нему; Избегайте шума элементов, составляющих стол.
Обычно он используется для защиты качественных столов или столов со стеклом.
«Организация стола переговоров с участием иностранной делегации»
При приеме иностранной делегации необходимо учитывать ряд предыдущих рекомендаций;
1. Заранее уточните количество людей, которые прибудут в страну, 2. Сделайте совместимыми с лицом, ответственным за церемонию вручения иностранной делегации, роли, прецеденты и т. Д.
3. Уточняйте время прибытия в аэропорт или место прибытия иностранцев, 4. Укажите необходимые требования для пребывания на нашей территории, 5. Заблаговременно направить обученного протокольного персонала к месту прибытия, 6. Вместе с локальным менеджером протокола отправьте транспортные средства в соответствии с иерархиями, 7. Имейте устройство по месту прибытия для приема багажа и быстрой обработки миграции, 8. Запросить и проверить номер «Vip» заранее, 9. Разработайте схему быстрого прибытия в отель или место встречи, 10. Принять все необходимые меры предосторожности для обеспечения безопасности сопровождающих и транспортных средств.
11. При необходимости нанять переводчиков.
12. Наем жилья (у приглашенной делегации все будет согласовано с приглашающей компанией), убедитесь, что комнаты соответствуют должностям или званиям тех, кто их займет; убедитесь, что они правильно представлены, 13. Осуществление социального планирования; так как, если у них будет время, они смогут совершить краткую экскурсию по городу и самым важным местам.
Все, что было запланировано на этапе, предшествующем встрече, будет реализовано с прибытием иностранной делегации;
Этапы разработки:
1. Ожидание на месте прибытия со всеми работающими приборами, 2. Прием антуража *
3. Информация о том, кто будет осуществлять перевод, 4. Перенести сам, 5. Прибытие в гостиницу или место встречи.
* Пока все это происходит, назначенная группа будет отвечать за безупречное обращение с багажом и документацией.
Что касается прибытия делегации в заранее определенное место для встречи, хозяин вместе с местной делегацией будет ждать иностранных гостей.
Гостья; если этого требует диапазон, он будет двигаться ближе ко входу, в противном случае он будет двигаться как можно меньше.
Высокопоставленный гость иностранной свиты и ведущий поприветствуют друг друга (руководитель церемонии представит) и уйдут в отдельную комнату.
Делегаты поприветствуют друг друга и отправятся в переговорную.
Хозяин и высокопоставленный человек из приглашенного свиты войдут в комнату, и начнутся переговоры.
На рабочем столе будет сервиз с кофе, соком, а также небольшими порциями соленых и сладких блюд, стол будет чрезвычайно чистым для работы.
Существует возможность организовать обед или ужин, где все будет организовано так, чтобы в центре внимания была совместная трапеза.За рабочим столом внимание должно быть сосредоточено на достижении эффективных переговоров; где указаны цели и задачи обеих сторон.
Детали организации:
1. Будет выбран конференц-зал компании, пространство будет оборудовано достаточным освещением, без сложного орнамента (без цветов или орнаментов), будет использован винтажный деревянный стол со стульями того же стиля, которые будут фигурой и центром. украшения. Кухня и обслуживающий персонал будут в соседнем помещении, официанты останутся поблизости, чтобы помогать делегатам.
Будет проверено правильное функционирование системы вентиляции и отопления, поскольку рабочий климат должен быть приятным, он положительно или отрицательно предрасполагает людей к работе и принятию решений.
2. Помещение будет адаптировано с удлиненным столом, а места будут французскими, чтобы диалог между делегатами был плавным.
Прецеденты - это центр, а затем каждый антураж будет располагаться в боковом порядке (справа налево). Каждый возьмет группу; Антуражи не будут смешиваться, они будут только лицом друг к другу, и будет проверяться, чтобы позиции каждой стороны совпадали или каждая область была обращена друг к другу.
3. Появятся вспомогательные таблицы с рабочим материалом; бумаги, ручки, компьютеры и т. д.
4. Переводчики будут располагаться за двумя людьми, которые должны делать перевод.
5. Секретари не будут сидеть за столом переговоров; Будет организован круглый стол со всем необходимым материалом для работы и помощи своим начальникам.
6. Когда ведущий и высшее должностное лицо из другой свиты войдут в комнату и сядут за стол, встреча начнется и закончится, когда они сочтут, что стороны (те же, что начали), которые достигли своей цели или достигли руководящие принципы для будущего объединения ваших целей.
7. Что касается доставки подарков, гость может сделать подарок своему партнеру наедине или может доставить подарок делегатам (последний имеет институциональную ценность). Какая форма будет представлена, зависит от решения организатора.
Это будет учтено и нужно будет проверить, запрограммировала ли приглашенная делегация на этот момент, так как взаимность должна быть уравновешена.
Пусковое устройство:
1. Подтвердите время отправления, 2. Наличие машин для трансфера, 3. Иметь «Vip» комнату, 4. Осуществлять эмиграционные процедуры для лиц более высокого ранга, 5. Отправьте представителя иерархии, чтобы уволить делегацию, 6. Проверьте багаж.
7. Дождитесь, пока гости сядут на борт, 8. Возвращение в штаб-квартиру компании и окончание работы.
Одежда - этикет
Что касается одежды, имейте в виду, что мужчина в темном костюме всегда будет правильно одет в любое время суток. Он также должен адаптироваться к тому, что указано в приглашениях или температурах страны, обычаи и т. Д.
Что касается женщин, они всегда должны носить простой макияж, неприметную или вызывающую впечатление одежду. Приспосабливайтесь к времени дня и встречам, на которые их приглашают. Никогда не становитесь центром внимания или разговоров: ее нужно помнить за ее строгость и способности.
Протокол в компании
Поведение на рабочем месте
учтивость
Вежливость важна на рабочем месте; Существуют определенные различия между социальным поведением и тем, что будет использоваться на рабочем месте, что не означает, что обращение с подчиненными менее вежливое, но другое. Вежливость вкладывается в тон голоса, в отношение к окружающим больше, чем в классические формулы; Нет необходимости спрашивать разрешения войти или покинуть место или собрание.
Учитывая количество работающих женщин, отношение к ним изменилось, и теперь к ним относятся практически с той же вежливостью, с которой мужчина обращается со своими коллегами-мужчинами.
В компаниях мы находим основное отличие социальных сетей: большое уважение к иерархии. Отношения между начальством и подчиненными, между руководителями и клиентами или поставщиками. Чины будут четко дифференцированы, важно, чтобы каждый знал свое положение и уважал его.
Степень формальности в поведении и одежде зависит от деятельности, которой занимается компания или от которой люди переезжают. Возможный контакт с общественностью и клиентами также повлияет на общее отношение должностного лица и, прежде всего, на внутреннюю политику компании. Как правило, именно их директора определяют стиль одежды, и, поскольку данная компания представляет собой другой мир, идеал состоит в том, чтобы, когда мы присоединяемся к новой работе, мы внимательно следим за общим отношением и адаптируемся к нему.
Также очень важно, чтобы, помимо следования традиционным социальным условностям, мы были естественными и контролируемыми, чтобы мы знали, как импровизировать, чтобы разрешить непредвиденные ситуации; Одним словом, у нас есть хорошая доза здравого смысла.
Еще одним важным моментом в трудовой жизни будет хорошее настроение, умение улыбаться и использовать приятный тон голоса. Будет намного легче добиться лучших результатов от наших сотрудников, если мы будем относиться к ним осторожно, если мы будем учитывать каждую личность и действовать соответственно.
Это правильный способ для членов организаций обращаться к себе как среди своих коллег, так и перед третьими сторонами. Приоритет будет возглавляться учредителями учреждения и будет регулироваться в соответствии с организационной структурой каждой организации в частности.
Между людьми с одинаковой иерархией часто возникают трения, поэтому людям с сильными личностями следует быть более контролируемыми и осторожными, поскольку даже без намерения они могут подавить своих сверстников.
Когда вы хотите устроить встречу, правильным решением будет тот, у кого есть инициатива, подойти или позвонить к столу своего равного. Мы не должны звонить в наш офис, если к нам не приходит кто-то, чей вклад интересен общей теме. Если эта встреча носит формальный характер, мужчина должен встать, когда входит его коллега, поприветствовать его и представить посетителей, указав место, прежде чем снова сесть.
Таким образом, посетитель заметит, что тот, кто только что вошел, имеет по крайней мере ту же иерархию, что и председатель собрания.
Когда мы подходим к рабочему столу человека, не запрашивая заранее аудиенции, если мы обнаруживаем, что она занята по телефону или с какой-либо документацией, нам придется подождать, пока она закончит то, что она делает, прежде чем начинать с темы, которая побудила нас посетить ее. Напротив, неправильно принимать человека и заставлять его ждать перед нами, пока мы говорим по телефону, мы сократим разговор и попросим не передавать нам звонки, чтобы сосредоточиться на нашем посетителе.
Как правило, подчиненные должны принимать то, что указывают и решать их начальство, и следовать им. Если есть какие-либо расхождения или идеи, которые могут улучшить выполнение задачи, мнение будет выражено вежливо и конфиденциально. То же самое будет применяться в случае, если иждивенец перегружен задачами.
В присутствии подчиненных к ним всегда следует относиться корректно, доброжелательно и уважительно, знать время их ухода и избегать организации встреч или собраний в это время.
Решение перейти от обращения с использованием фамилии человека к использованию его имени будет зависеть от того, кто старше. При первом деловом контакте с другим человеком будет неправильно использовать имя. Правильно - применять одно и то же лечение взаимно, исключения составляют:
а) при большой разнице в возрасте;
б) когда клерк просит, чтобы его называли по имени и
в) когда отношения между начальником и подчиненным носят неформальный характер; Однако перед третьими лицами будет возвращена классическая формальная обработка, которая создает корпоративный имидж.
метка
Будет очень важно, чтобы на определяющем собеседовании в компании мы внимательно наблюдали за степенью формальности в одежде, анализируя прежде всего тех, кто имеет такой же статус, что и должность, которую мы будем занимать.
В случае сомнений мужчины будут носить оба (темный костюм), желательно темный, или пиджак и галстук в сдержанных тонах. В первом случае я имею в виду формальные ситуации, а во втором неформальные или менее формальные.
Руководители или деловые женщины будут очень внимательно следить за тем, чтобы их одежда была максимально качественной, сдержанной, с глубоким вырезом и вовсе не вызывающей; не забывая ухаживать за прической и руками, чтобы они были в идеальном порядке.
Запомнить:
В ситуациях, когда собираются люди разного происхождения, в которых могут отражаться различия в культурных привычках, нужно быть очень уважительным. Присутствующие группы должны приложить усилия, чтобы понять образовательные стандарты друг друга и постараться не нарушать их.
Если среди занятий, с которыми вы сталкиваетесь как предприниматель, есть поездки в страны с другими привычками, чем наши, вы обязаны должным образом задокументировать правила и манеры места и культуры, в которые вы собираетесь.
Если у вас больше нет времени читать о протоколе или вашему начальнику нужно путешествовать, просто напомните ему известную поговорку:
… "куда вы идете, делайте то, что видите"…
И всегда в этих ситуациях не поддавайтесь соблазну привлечь внимание.
Связи с общественностью
Связи с общественностью должны быть на службе современности, и, не глядя, как игра слов, мы можем выразить это:
Анализируя формулу, мы можем найти ряд соответствующих значений, например:
Лечение, общение, связь, связь между людьми и группами людей, собранными или рассредоточенными и т. Д.
Другими словами, речь идет о работе со всеми аудиториями, которые иным образом связаны с организацией, а также о наличии операционного потенциала, способного взаимодействовать с другими секторами в деятельности, направленной на эти аудитории. Его политическая функция и последующие институциональные действия не всегда упоминаются в числе основных обязанностей отдела по связям с общественностью, двух исключительных компонентов, которые заслуживают особого внимания с учетом их важности.
Профессиональная практика по связям с общественностью «требует запланированных действий, подкрепленных исследованиями, систематической коммуникацией и запрограммированным участием, для повышения уровня понимания, солидарности и сотрудничества между организацией, государственной или частной, и социальные группы, связанные с ним, в процессе интеграции законных интересов, чтобы способствовать их взаимному развитию и развитию сообщества, к которому они принадлежат ".
Несомненно, связи с общественностью всегда должны служить конкретным целям, особенно в отношении разнообразия бизнеса или социально-экономической и политической деятельности. Этот профиль представляет собой ось любого развития и связан с прогрессом и благополучием людей и их институтов.
Разрабатывает, контролирует и поддерживает Идентичность (личность компании) и, следовательно, имидж (представление) как первую и наиболее впечатляющую форму общения с внутренней и внешней аудиторией. Ваш лучший союзник - это институциональная диффузия, которая забывает об этой концепции, и действия приводят к забвению вашего учреждения или компании. Это девиз и закон
"Сделай это правильно, и пусть это будет известно"
Наконец, добавьте, что протокол и связи с общественностью составляют единое целое: кто знает оба пути, знает, куда он идет.
Интеграция (Ut unum sit) создает приятное и аккуратное рабочее пространство для профессионалов и уверенность в успехе для тех, кто признает в этой работе инструменты для идеального сосуществования и уважения к другим.
Память - это наша миссия, наша цель,
я оставляю вам резюме для тех времен, когда ум затуманен.
Устное и письменное общение
Телефонный и электронный протокол
Электронная почта
Настроить почту с личными данными и адресом электронной почты (хотя бы псевдонимом или инициалами), Подписывайте сообщения Только с необходимой информацией, Подпись не должна превышать четырех строк:
1. Имя и фамилия
2. Должность
3. Электронная почта и телефон.
Избегайте фраз, фонов, рамок, тяжелых файлов, рисунков (всего лишнего)
Всегда запускайте тест перед отправкой важного электронного письма.
Телефон
«Пять золотых правил телефонного языка»
- Улыбайтесь (название компании и сотрудника), четко формулируйте слова. Говорите медленно. Записывайте. Задавайте вопросы: перефразируйте и назовите собеседника по имени.
Некоторые советы
- Не совершайте деловых звонков, если у вас нет веской причины (это может быть вторжение или прерывание), переходите к сути и говорите кратко. Не звоните домой, что может быть решено в рабочее время. Не молчите, пока с вами разговаривают Нет. жевать, жевать, брать карандаши, ручки и т. д. Если ваш телефон отключен, и они отправят вам сообщение, вы обязаны ответить на звонок. Когда кто-то находится в вашем офисе, не принимайте звонки, если они не являются срочными. Избегайте завершения разговора, сказав «Есть Добрый день"; использовать »Было очень приятно услышать от вас» «Спасибо за информацию». Если коллега говорит, когда вы входите в офис, уходите, если я не скажу вам оставаться.
Вежливость в бизнесе
- Лифт: Входит и выходит тот, у кого наивысший ранг. Двери: Первый открывается и держит дверь открытой. Вращающиеся двери: Первый проходит и ждет тех, кто уходит. «Обеспечьте доступ для людей с ограниченными возможностями или пожилых женщин»
Визиты в нашу компанию
- Посещения низшей иерархии (неформальные) Образовательные Разнородные группы аудиторий Посещения поставщиков и торговых посредников.
Планирование и организация
1. Подготовьте технический лист: день и время, подтверждение (факс или почта), количество людей и предыдущие знания (образовательные).
2. Практическая выставка: зачем и для чего компании. Социальное влияние, ваша социальная ответственность.
3. Экскурсия по объектам.
4. Перерыв или перекус.
5. Прощание: доставка графических материалов и подарков (в зависимости от деятельности компании).
Посещения более высокой иерархии (формальной) от компании к компании.
1. Координируйте действия и действия протокола: день, место, время, иерархию, тип встречи и т. Д.
2. Прием - Добро пожаловать
3. Приветствие (гость-антураж)
4. Развитие деятельности (тур, темы обмена, переговоры, подписание договоров или конвенций и т. Д.)
Рабочие встречи
График
| С 7.00 до 8.00 | Рабочий завтрак (внутренний) |
| С 8.00 до 9.00 (до 10.00) | Внешний рабочий завтрак (с людьми из другой компании)
Кофе, чай, минеральная вода (без газа), сухое тесто, печенье и др. |
| С 11.00 до 16.00 | поздний завтрак |
| 13,00 | обед |
| 21,00 | питание |
| В любой момент | Вино почета |
| Встречи, сессии, семинары, круглые столы и т. Д. | Кофе-брейк |
«Вежливость, приветствия и бизнес-презентации»
- Представление людей Представьте человека, не входящего в группу. Отношение во время презентации. Объятие, полуобъятие, поцелуй. Передача руки, посещение офиса другого руководителя.
Библиография
Хорхе Бланко Вильялта - Церемониал «Философия третьего тысячелетия» - Издание Valleta ediciones, 1999.
Болдридж, Летиция - Полное руководство по манерам руководителей - Rawson Associates, 1985.
Болдридж, Летиция - Новые манеры для 90-х - Rawson Associates, 1990.
Дебретт - Новый договор этикета и социальных правил - EDAF, Мадрид; 1984.
Лопес Ньето, Франциско - Руководство по протоколу - Ариэль, 1995.
Лозано, Фернандо - Практическое руководство по связям с общественностью - Отредактировано: Международный журнал коммуникаций и связей с общественностью.
Таблицы и диаграммы подготовил профессор Лис. Лучано Эстебан Перротти.
