В этой статье будет разработан реальный практический кейс, который покажет реальность проблем логистики и управления складом многих малых и средних предприятий, а также решения и результаты, достигнутые в этом конкретном случае.
В сегодняшней все более конкурентной среде с более низкой прибылью организации постоянно ищут возможности для улучшения, чтобы сделать их более конкурентоспособными. В этом смысле они все больше осознают важность управления складом (и управления логистикой в целом) как неотъемлемой части, когда речь идет о предоставлении большей ценности их клиентам и сокращении их затрат.
Стартовая ситуация.
Настоящее дело происходит в промышленной компании с оборотом 34 миллиона евро, которая твердо намерена привести свою логистику и управление складом в соответствие с философией Just in Time / Lean Manufacturing.
На стратегическом уровне компания, которая работает на чисто товарном рынке, потеряла лидерство с точки зрения обслуживания клиентов и затрат, что усугубляется выходом на рынок международных конкурентов.
Кроме того, склады были негабаритными (оценены в 7% по обороту), что является чрезмерно высокой стоимостью по сравнению с их прямыми конкурентами и с учетом того, что продукция производится на заказ.
Хотя это было незначительно, были также чрезмерные затраты на процессы, связанные с закупками, производством и управлением складскими помещениями из-за неэффективности, которая будет описана ниже.
Поэтому высшее руководство компании решает запустить проект, чтобы после общего анализа компании как на стратегическом, так и на операционном уровне были проанализированы, предложены и реализованы соответствующие логистические решения для достижения новых конкурентных преимуществ, согласованных с стратегия.
Для этого создается смешанная рабочая группа из внешнего консультанта и ключевых специалистов в области логистики компании, которые после проведения диагностики определяют четыре основные области для улучшения:
- Неадекватные процессы и управление информацией в сфере логистики Проблемы в управлении поставками Физическая организация склада Доступность и надежность информации благодаря ручному вводу данных
Каждая из этих проблем описана ниже.
Неадекватные процессы и управление информацией в сфере логистики
Отсутствие у компании глобального видения логистических процессов приводило к неэффективности всего процесса, поскольку и информация, и материалы передавались неправильно.
Эта проблема возникла в основном по двум причинам:
- Процессы разработаны таким образом, чтобы не было потока информации между различными отделами. Процессы были определены каждым из отделов, разработав водонепроницаемые процессы, которые приводят к неэффективности, когда процесс пересекает несколько областей. Например, в ходе анализа были обнаружены документы, которые проверялись до трех раз различными отделами, поскольку некоторые не знали, что другие занимались этим или планировали материальные потребности, которые привели к производству, и что закупки не использовались, потому что они не знали об их существовании.Была очевидна неэффективность из-за информационной модели, используемой недавно внедренным в компании программным обеспечением управления (ERP), которое не удовлетворяло информационные потребности компании, что приводило к чрезмерно ручным процессам и дублированию задач между отделами. Таким образом, было много информации, с которой нельзя было ознакомиться в режиме реального времени, и, например, чтобы узнать уровень запасов определенных продуктов, нужно было пойти на склад и визуально осмотреть его.
Проблемы управления закупками
В этом смысле и в связи с концепцией процессов особенно серьезной была проблема в сферах закупок / поставок.
Из-за отсутствия информации и процедур в организации отдел закупок не мог принимать решения, основываясь на информации, а на ощущениях, что привело к хаотичной ситуации с негабаритными складами и в то же время с постоянным дефицитом запасов.
Все вышеупомянутые недостатки делали невозможным проведение анализа ротации продуктов как для закупки правильных количеств, так и для их физического размещения на складе.
Физическая планировка складов
Склады имели типичную планировку небольших складов, которые по мере роста и никогда не переосмыслялись, демонстрируют некоторые очень распространенные недостатки:
- Неправильное распределение на заводе (планировка), которое привело к неэффективности обработки складских материалов Негабаритный персонал из-за неэффективности, вызванной планировкой, транспортировкой материалов и отсутствием процедур Несоответствующий тип хранения для некоторых продуктов, как и в случае с теми, кто был заперт в картонных коробках (тем более, что склад находился на открытом воздухе). Выбранная система хранения (штабелирование продуктов без полок) не позволяла иметь склад с философией FIFO (First In First Out), что приводит к неправильной ротации продуктов и, следовательно, к тому, что в течение длительных периодов времени на складе есть предметы, которые не меняются, что значительно увеличивает количество устаревших предметов и отходов.
Доступность и достоверность информации за счет ручного ввода данных
Ввод данных вручную, как для склада сырья, так и для готовой продукции, имел два последствия:
- Возможность ошибок из-за ручного ввода данных Незнание в реальном времени запасов на двух складах.
Этот последний пункт был особенно серьезным, если учесть, что компания производит в выходные дни, и что ручная регистрация продукции на складе готовой продукции подразумевает скидку на ее компоненты на складе сырья, что Между потреблением предметов и их введением в систему была максимальная задержка 2,5 дня.
Отсутствие надежности в системе серьезно повлияло как на закупку, которая решила эту проблему за счет увеличения запасов, так и на экспедиции, затруднив их оптимизацию.
Предлагаемое решение
После диагностики было предложено решение с тремя основными направлениями работы. Исходя из стратегии и желаемого позиционирования - с учетом области процесса в качестве центральной оси - решения были разработаны, как показано на следующем рисунке:
Физический склад
В связи с проблемой, связанной с системой хранения, возникла необходимость перепроектировать склады для достижения следующих целей:
- Рационализировать количество людей, закрепленных за складом, за счет резкого сокращения времени складских операций Улучшить товарооборот и, следовательно, снизить уровень запасов и морального износа Сокращение количества потерь Разрешить применение процедур, которые обеспечат правильное управление складом.
Для этого на физическом уровне было два основных направления работы:
- Системы хранения Физическое распределение (планировка)
Что касается систем хранения, склад был спроектирован с системами паллетирования, адаптированными к характеристикам продукта, с современными системами хранения FIFO и динамическим подбором.
Что касается распределения склада, была использована методология консалтинговой фирмы, переопределившая все функциональные зоны склада (погрузочно-разгрузочные доки, зоны подготовки товаров, зона комплектования и т. Д.)
Управление информацией
В этой области важно подчеркнуть сложность успешного сочетания бизнес-концепций с концепциями технологий. Для этого был создан «Комитет по внедрению информационных систем», в котором участвовали те же члены консалтинговой фирмы и компании, что и в проектном комитете, а также представители компаний, занимающихся разработкой информационных систем.
Таким образом удалось добиться того, чтобы проблемы не возникали из-за отсутствия информации или связи, а значит, можно было своевременно выполнить план проекта для этой области.
Методология
Для разработки проекта была создана смешанная рабочая группа между клиентом и внешней консалтинговой компанией, где были представлены все задействованные отделы (Логистика, Закупки, Производство, Склад,…), и использовались разные методологии в зависимости от различных элементов проекта, но всегда со следующей структурой:
Все внедрение методологии работы и предложенных решений осуществлялось с помощью проектного комитета под руководством проекта, разделенного между внешним консультантом и компанией, и при полной поддержке со стороны высшего руководства.
Особого внимания заслуживает методология управления изменениями, ключевой элемент успеха любого проекта, для обработки которой использовалась определенная методология. Никогда не следует забывать, что организационные изменения в конечном итоге приводят к изменениям в людях, поэтому этот элемент, несмотря на то, что им часто сложно управлять, необходим для успеха любого проекта.
Результаты
После реализации проекта были получены следующие количественные результаты:
- Достижение конкурентных позиций с точки зрения условий обслуживания Снижение среднего складского фонда на 34,5% Снижение потерь на 27% Получение информации в реальном времени для принятия решений благодаря внедрению панели управления логистикой Снижение затрат на административные процессы на 23%. Повышение уровня удовлетворенности клиентов за счет улучшения качества обслуживания. Повышение удовлетворенности команды людей за счет наличия совместных, четко определенных, согласованных и внедренных процессов.
Все эти улучшения, достигнутые с очень интересной окупаемостью инвестиций, позволили компании восстановить лидирующие позиции в своем секторе.
Чтобы закончить и дополнить текст, мы оставляем вас на веб-семинаре «Управление цепочкой поставок: ломая границы в управлении логистикой», проведенном Хуаном Луисом де лос Риос Санчес из IEBS, в котором ключевые аспекты управления логистикой в малый и средний бизнес.
