В этой статье указываются теоретические аспекты, которые необходимы для решения вопросов, относящихся к активной эпохе документа, и представлена активная роль, которую информационный профессионал играет на этом документальном этапе.
Резюме В этой статье представлены теоретические концепции, необходимые для понимания всей деятельности, связанной с первой эрой документов, и новой ролью специалистов в области информации в этой первой эре документов.
Введение
Информация всегда считалась незаменимым элементом общества, даже в настоящее время ее прямая связь в процессе принятия решений приобретает все большее значение, тем более в организационной среде, где ее характеристики достоверности понимаются как своевременный результат и обрабатывается в соответствии с руководящими принципами организации в ее информационной системе, что приводит к пониманию его как важного стратегического ресурса для развития всех видов деятельности, поскольку его отсутствие или низкое качество может нанести серьезный ущерб тем, кто от него зависит.
В отношении вышеизложенного подразумевается важная работа, выполняемая администраторами информации путем предоставления услуг и продуктов или инструментов, среди которых разработка документальных языков, дизайн баз данных, разработка индексов, проектирование информационных систем, проектирование рабочих процессов, формирование информационных архитектур для внедрения систем, разработка руководств и т. д., которые позволяют предлагать качество и возможности в поиске информации,Даже в бизнес-среде фигура традиционного архивариуса столкнулась с новыми проблемами при столкновении с концепциями, связанными с программами управления документами, где усилия покрываются примерами самого планирования документов, которое начинается с неявного аспекта отдельных лиц. Другими словами, их разум, поскольку первичный источник информационной сущности, содержащейся в документе, исходит от людей, которые в своем уме определяют мотивы и атрибуты документального объекта и формируют его в таком формате, чтобы его информационное значение было материализовано в документе.поскольку первичный источник информационной сущности, содержащейся в документе, исходит от людей, которые в своем уме определяют мотивы и атрибуты документального объекта и формируют его в таком формате, чтобы его информативное значение было материализовано в документе.поскольку первичный источник информационной сущности, содержащейся в документе, исходит от людей, которые в своем уме определяют мотивы и атрибуты документального объекта и формируют его в таком формате, чтобы его информативное значение было материализовано в документе.
С этого момента документального планирования в нематериальной стадии находится новый этап в жизненном цикле документа и относится к его планированию.
Вышеупомянутое ставит перед информационным профессионалом задачу, когда он вынужден динамически взаимодействовать с организациями, производящими документы, это основано на том, что с вмешательством профессионала с самого начала документа управление документами будет очень близко больше к безопасной интеграции всех документов, поскольку они активны и полуактивны до их соответствующего удаления.
Появление современных технологий воспроизведения (ксерокопирование, факс, принтеры, оцифровка и т. Д.), Обработки и передачи документов (электронная почта, рабочий процесс, базы данных и т. Д.) - полезные инструменты в качестве средств распространения, анализа и изучение информации, но не имея сильного чувства присвоения, сосредоточенного на документальной базе институциональной структуры и неграмотности в отношении ее надлежащего использования и истинного потенциала, существует постоянная трудность в получении контроля над потоком информации. документальная информация - даже организационные знания - которой необходимо управлять, и форматы ее хранения, добавляя к этому так называемый информационный взрыв, подразумевающий экспоненциальный рост документации, что характерно для текущих организаций,где его эффективный контроль перестает быть проблемной секретарской деятельностью, которую следует понимать как вызов современной архивной администрации, которую этот призыв должен вмешиваться в разработку и применение инструментов управления документами, которые позволяют устанавливать согласованные меры в отношении создания, организации, обработка, распознавание и выборочное сохранение указанной документации.
Даже отсутствие адекватных инструментов приводит к административным расходам, таким как дублирование на работе, отсутствие знаний о производстве, потеря времени, отсутствие определенности в отношении маршрута документации, растрата существующих источников документальной информации и в то же время затрудняет принятие оптимального решения.
Участие специалиста в информации в первом возрасте документа
Активное участие профессионалов в области информации и документации на раннем этапе подготовки документа - это проблема, которая в разные времена вызвала различные споры и споры среди профессионалов. Однако, как утверждает Боррас, «в настоящее время революционное мнение о новой роли профессионалов в области информации кажется всеобщим, которые должны быть готовы к несвоевременным изменениям в обществе, основанном на знаниях».
Особое внимание уделяется корпоративной среде, где информационная концепция рассматривается как институциональный стратегический ресурс, в который может упасть успех или неудача организации, для создания пространства действий для решения этих новых задач, после чего необходимо Специалист по информации должен использовать существующие доктрины, которые в случае вышеупомянутой среды можно найти в руководящих принципах архивных моделей, которые с самого создания или получения документов в административных единицах управления и через Соответствующие методы и методы, будь то ручные или поддерживаемые новейшими технологиями, позволяют установить активное, динамичное и совместное вмешательство между организациями, производящими документы, и профессионалом в области информации.По словам Хоакина Борраса, это вмешательство всегда должно разрабатываться, исходя из двух ссылок: с одной стороны, уважение к архивной траектории, а с другой - соблюдение настоятельной необходимости действовать в соответствии с требованиями информационного общества, точнее сказать электронного документа. o электронный документ и базовая платформа для его создания, распространения и описания:
В области ИКТ. Как заявил автор, появление информационного взрыва с последующим экспоненциальным ростом количества документов со второй трети прошлого века привело к тому, что корпоративная среда потребовала участия и действий профессионалов с техническими и профессиональными критериями, вынудив затем необходимое введение в области так называемых программ управления документами.
Поэтому крайне важно, чтобы профессионалы осознавали важность вмешательства с момента планирования и создания документов, так как именно в этот момент упрощается оптимальный процесс оценки и выбора документации., установление форматов, контроль потока активных документов и разработка систем классификации, которые способствуют отделению документов с временной ценностью или вспомогательного характера, которые, следовательно, могут быть исключены, от документов, имеющих ценность постоянные и которые должны быть переданы в архивы или в электронном контексте в контейнеры цифровых информационных объектов DLO.
Даже Боррас подчеркивает распространение новых технологий, поскольку они позволяют и облегчают более детальный контроль над файлом управления, который традиционно функционировал как объект, изолированный от прямых процессов файла и того, что делает профессионал в Информация и документация.
Базовый инструмент вмешательства: руководство
Чтобы решить проблему вмешательства в первую фазу документа, с разных точек зрения и подходов архивных моделей, необходимо разработать некоторые предложения, основанные на разработке стандартизированных инструментов документальной обработки, альтернативы для развития Вышеупомянутые инструменты представляют собой разработку руководств, предназначенных для пользователей или организаций, которые создают документ - с современной технологией они могут быть даже мультимедийными - где они, применяя инструкции руководства, находят рабочий инструмент, который содержит стандартизированные, разработанные и распространяется соответствующим информационным отделом.
Руководства тесно связаны с процессами и деятельностью в рамках любого учреждения, которое связывает административную практику, даже Международная организация по стандартизации предоставляет систему стандартов ISO 9000 для управления качеством и обеспечения качества, чтобы повысить эффективность. и эффективность действий и процессов для предоставления дополнительных преимуществ организации и ее клиентам.
Эти стандарты охватывают ключевые области политики лидерства в руководстве, ориентированном на качество, разработку продуктов и процессов, методы производства и т. Д.
В свою очередь, стандарты ISO предоставляют руководящие принципы для оценки и адекватного анализа процессов, где подготовка руководств выгодно подходит для достижения лучших результатов, которые являются отражением установленных процессов.
Этот международный стандарт, соответствующий колумбийскому техническому стандарту, способствует принятию процессно-ориентированного подхода, устанавливает руководящие принципы разработки, внедрения и повышения эффективности системы менеджмента качества, чтобы повысить удовлетворенность потребителей за счет соблюдения их требований. требования.
Как определено в стандарте, для того, чтобы организация могла эффективно функционировать, она должна идентифицировать и управлять многочисленными взаимосвязанными действиями, одной деятельностью, которая использует ресурсы и которой управляют, чтобы позволить преобразовать входные элементы в результаты., можно рассматривать как процесс.
Применение системы процессов в организации вместе с идентификацией и взаимодействием этих процессов, а также их управлением можно назвать «процессно-ориентированным подходом».
Преимущество процессно-ориентированного подхода заключается в непрерывном контроле, который он обеспечивает над отдельными процессами в системе процессов, а также над их комбинацией и взаимодействием, такими аспектами, которые можно охватить и разработать в своевременном и эффективном руководстве по процедурам.
Руководства стремятся объединить концепции компании относительно целей, способа, которым должны быть развиты функции, и внимания к задачам, пытаясь создать институциональную память. и исключить индивидуальное толкование наиболее важных аспектов работы.
С одной стороны, руководства представляют реальную трудность попытки записать все, что происходит в организации, а с другой стороны, они помогают администрации и работнику, когда они ясны и знают, как использовать, поскольку они указывают требования, последовательность, документы, решения и т. Д.., которые направляют и обеспечивают безопасность действий, кроме того, они консолидируются как зарегистрированные организационные знания, касающиеся самих бизнес-процессов.
Производители документов
Согласно словарю архивариусов Международного совета архивов (1900, 2-е изд.), Определение пользователя сводится к человеку, который осуществляет действие по просмотру документов / архивов, как правило, в консультационной комнате. Он также обозначает вас как читателя или исследователя.
В случае вышеупомянутой концептуализации ссылка делается только на пользователя постоянных или исторических фондов, игнорируя среди них, как это указано производителем документа или внутренним пользователем учреждения.
По мнению Borras, производителей документов или пользователей системы управления документами можно условно разделить на три категории:
- Руководители органа, которые планируют и контролируют методы. Менеджеры и весь вспомогательный персонал административных единиц (систем, операций и т. Д.), Которые координируют вместе со специалистом по информации внедрение системы управления административной документацией в подразделениях Пользователи, непосредственно выполняющие внедрение (административный персонал, секретари и т. д.)
Под наиболее непосредственными пользователями можно понимать тех, кто отвечает за производство или прием документов, классификацию и архивирование, применение методов описания, индексации и поиска и передачу документов в центральный архив., Эти функции всегда выполняются с большей или меньшей автономией либо при отсутствии официальной системы управления документами в организации, либо при предполагаемом соблюдении официально утвержденных инструкций.
Стоит отметить, что академическая подготовка этих сотрудников в области управления документами в настоящее время ненадежна, однако, как упоминалось выше, основным источником административного документа является человеческое мышление, а часто и другие люди. Альтернативой классификации производителей документов является понимание их как группы поддержки организации, которую можно разделить на категории в зависимости от их потребностей в информации и знаниях, которыми управляет повседневная деятельность бизнес-подразделения.
Глобальная классификация информационных систем - хороший способ классифицировать производителей документов, в такой классификации в общей перспективе мы говорим об операционном уровне, одном уровне знаний, одном администрировании и другом стратегии, понимая, что для каждой единицы В функционале присутствуют представители всех этих уровней информационных систем.
График 1 представляет схему теории информационных систем, заложенную в работе Лаудона и Лаудона (1996).
На каждом из этих уровней есть люди с разными потребностями в информации и использовании знаний, эти два аспекта определяются функциями внутри организации, в свою очередь, они также определяют типы документов, которые будут создаваться на каждом уровне, и эти два аспекта. Люди как создатели документов должны документально материализовать процессы и различные виды деятельности своей повседневной работы.
Ниже описывается дифференциация типов информации, которая генерируется на каждом уровне в соответствии с информационными системами, которые, как определено теорией, требуются на каждом из уровней, и категоризация членов организации, поддерживающих существование. этих уровней:
Операционный уровень: документальные типы, которые создаются на этом уровне, относятся к мониторингу деятельности и элементарных транзакций организации и ее производителей, а основные обработчики - это должностные лица, выполняющие оперативную роль в организации (секретари, помощники, администраторы)., Мессенджеры, операционные менеджеры и т. Д.), Основная цель документальной информации, производимой на этом уровне, отвечает на рутинные вопросы уровня
знаний операций:
На этом уровне документация, создаваемая и управляемая специалистами организации (инженеры, Архитекторы, дизайнеры и т. Д.) Документальные типы, которые разрабатываются на этом уровне, имеют тенденцию регистрировать интеграцию новых знаний для бизнеса (технико-экономические обоснования, исследования рынка, отчеты об исследованиях и т. Д.), Включая Enebral Фернандес (2006) утверждает, что работники умственного труда вынуждены генерировать письменную информацию для других с целью социализации полученных знаний.
Управленческий уровень:
Основными действующими лицами документального производства на этом уровне являются администраторы среднего уровня, а типы документов, которые создаются на этом уровне, относятся к деятельности по мониторингу, контролю и административной деятельности среднего уровня (периодические отчеты о работе, отчеты деятельность и т. д.)
Стратегический уровень: на этом уровне находятся высшие должностные лица организации, именно они определяют горизонт и стратегию, необходимую организации, чтобы определить себя и вызвать дифференциацию на рынке, как пример документальных типологий, которые разрабатываются на этом уровне. что относится к стратегическому планированию, и все, что связано с тем, как справляться с изменениями, происходящими в экономической среде сектора организации.
Жизненный цикл документа
Виффельс в 1972 году поднял свою теорию об основных фазах или возрастах жизненного цикла документа, это название относится к этапам, которые документ выполняет на протяжении всего срока его полезного использования.
По словам Гонсалеса де Риоса, эти этапы можно рассматривать следующим образом: планирование, подготовка, использование и обслуживание, а также утилизация.
По сути, этот цикл состоит из трех этапов, которые, в свою очередь, позволяют различать три типа файлов в соответствии с этапом, на котором находятся документы.
Ниже приводится характеристика, которую Гонсалес де Риос утверждает о каждой стадии:
1. Первый этап: подготовка документов.
Этот этап управления документами направлен на:
- Избегайте создания второстепенных документов. Уменьшите объем документов. Расширьте использование и полезность необходимых документов. Обеспечьте правильное использование методов репрографии и автоматизации.
2. Второй этап: использование и сохранение документов.
Этот второй этап включает в себя выбор, использование, контроль и хранение, он характеризуется:
- Доступность необходимой информации и документов Недорогое использование информации и документов Выбор вспомогательных материалов, оборудования и места хранения документов, соответствующих характеру и частоте использования.
3. Третий этап: уничтожение документов.
Только после процесса оценки можно определить, какие документы следует сохранить, а какие можно удалить. Любая эффективная процедура удаления документов должна соответствовать следующим действиям:
- Идентификация и описание документов по сериям Классификация этих серий с целью их сохранения или уничтожения Определение документов, которые целесообразно хранить в архивах Периодическое уничтожение непостоянных документов Передача постоянных документов в национальные архивы или в те, которые их раз.
Архивные классы
В привязке к фазам жизненного цикла рассматриваются три класса архивов, которые Гонсалес де Риос описывает следующим образом:
|
1 Возраст или стадия |
Файл управления |
|
2 Возраст или стадия |
Центральный архив / Промежуточный архив |
|
3 Возраст или стадия |
Исторический архив |
Управленческие файлы или документы, производящие офисы
В этом случае документация в процессе собирается в поисках решения начатых вопросов, кроме того, документация подлежит постоянному использованию и административным консультациям теми же офисами или другими агентствами, которые их запрашивают.
Центральные или промежуточные файлы
Документы, переданные различными управленческими файлами соответствующей организации, группируются здесь после завершения процесса, но с которыми продолжают обращаться офисы и отдельные лица в целом.
Постоянные или исторические архивы
Место, куда она передается из промежуточного файла, документация, которая по решению комитета по оценке документов должна постоянно храниться с учетом ценности, которую она приписывает исследованиям, науке и культуре.
Как видно на Графике 2, в жизненном цикле документа объем документа уменьшается с течением времени, что позволяет постоянно хранить ценную информацию для организации, однако для достижения такой рационализации сбора документов в управлении документами были разработаны инструменты. например, классификационная таблица и таблица хранения документов, без которых было бы невозможно выполнять процессы передачи документов в соответствии с возрастом документа.
Цикл определяет три этапа, которые, в свою очередь, позволяют различать три типа файлов в соответствии с этапом, на котором находятся документы.
Архивная доктрина и вмешательство в первую фазу документа
Чтобы понять взаимосвязь между архивной практикой и первой фазой документа, необходимо углубиться в существующие подходы в этом отношении.
Традиционная область архивного дела столкнулась с двумя позициями, в которых важно сделать исключение относительно их различий, с одной стороны, это Администрация архивов, а с другой - Управление документами.
Администрация архива несет ответственность за комплекс задач, направленных на максимальное использование документов в исторических, культурных и исследовательских целях.
Управление документами - это группировка задач и процедур, направленных на достижение большей эффективности и экономии при использовании документов администраторами, и обязательно подразумевает, как заявил А. Рикс, расширение жизненного цикла документа с помощью цель вмешательства из самого документального производства с целью обеспечения надлежащего контроля над ним, улучшения способов их восстановления и сохранения.
Этот подход зародился примерно в 30-х годах в США, породив разрыв между менеджерами по документам и специалистами в области информации, спровоцировав внутренние дискуссии, ведущие к привлечению внимания к двум аспектам:
Консервативная, возглавляемая Хилари Дженкинсон, которая заявляет, что «работа информационного специалиста, ориентированного на управление файлами, заключается в сохранении и защите документов», тем самым демонстрируя пассивную позицию, когда дело доходит до решения проблем. административные методы, а также другие более новаторские методы, поддержанные Теодором Рузвельтом Шеллебергом, который заявляет, что «среди функций информационного специалиста, связанного с архивами, есть функции организации административной документации, а также отбор и удаление документации, представление современные административные потребности и предложения решений, которые включают новую концепцию файлов и их менеджеров ».
Присутствие специалиста по информации в активной фазе документа основывается на том же принципе происхождения, согласно которому документы в коллекции должны быть правильно организованы в соответствии с исходной структурой или естественным порядком производства.
Таким образом, использование методов и инструментов документальной обработки, которые регулярно применяются ко всем активным документам организации и которые действуют, когда некоторые из них достигают постоянной ценности, полностью оправдано. Точно так же принцип уважения к фонду также явно способствует восстановлению информации, поскольку знания об организации или производственном подразделении, его функциях и деятельности являются определяющими факторами на этом первом этапе документа ".
Развитие теории жизненного цикла документа и связанных с ним концепций, более конкретно «понятий первичной ценности и вторичной ценности», дает больше элементов, которые оправдывают столь необходимое применение архивных методов в период максимальной активности документа: "Ваше планирование". В соответствии с тем, что было заявлено, и следуя Боррасу, единые критерии классификации документов, руководящие принципы выбора документации для определения места консервации и ее конечного назначения в настоящее время должны применяться в административных или офисных файлах,и методы описания контента для достижения оптимального извлечения информации из ее генерации либо с помощью обычных инструментов архивирования, либо с использованием передовых технологий для описания и поиска информации, таких как интеграция метаинформации, связанной с Организационный документальный фонд.
Уровень вмешательства специалиста по информации на первом этапе работы над документом в значительной степени зависит от применения концепций современного управления документами, ориентированных на использование технологий в его процессах, и от модели, которой следует оптимизировать все в установить как информационную систему.
Таким образом, необходимо различать модели управления документами, в том числе североамериканскую, направленную на без исключения вмешательство в активную и полуактивную фазу документа (США и Канада).
С другой стороны, существует разнообразная и обширная европейская модель (Франция, Германия, Италия, Великобритания, среди прочего), в пользу небольшого контроля в активной фазе, ограничивая прямое вмешательство специалиста по информации в полуактивной фазе документа, кроме того, другие аналогичные модели определяют вмешательство профессионала в активную фазу документа в терминах аналогично выставленным.
Роль информационного специалиста перед вмешательством на первом этапе документа
Сам факт мышления об интервенционистском подходе со стороны информационного специалиста на первом этапе подготовки документа напрямую влияет на поведение устоявшейся организационной культуры и требует определения определенных обязанностей и отношения к ней, определяя профиль, который отвечает требованиям ожидания нового предложения, в котором соответствующая потребность со стороны административных органов направляется в параметры эффективности и административной экономии, что приводит к ответам архивных академических институтов, вызывая, как указано, необходимые теоретические революции и практики профессии, которые в некоторых странах даже сформулировали создание нового профессионального и корпоративного профиля, дифференцирующего,между новыми менеджерами по записи и традиционными архивистами.
Из-за появляющегося разделения тенденций в отношении роли профессионала рефлексивные колебания в этом отношении усилились, что привело к появлению литературы, благоприятной или противоречащей раскрытому явлению.
Несмотря ни на что, в последние годы ощущаются определенные намерения сократить расстояния и между группами налагается определенное взаимопонимание.
Ранее это радикальное разделение между профессиональными секторами мотивировало некоторых авторов, в том числе А. Рикса., настороженные и сторонники менее радикальных позиций, будут подчеркивать необходимость защиты общих интересов, утверждая, что менеджеры по документам могут предложить профессиональные информационные формулы для достижения столь необходимой рациональности и экономичности своих процессов, в то время как профессионалу предложили возможность влиять на программы документального менеджмента для достижения качества архивов будущего.
По словам Круза Мундета, возможность прямого вмешательства на этапе управления ограничена рядом переменных, которые он определяет в двух аспектах:
А) Опыт показывает, что потребности офисов превышают возможности ресурсов, доступных из архива.
Б) Документальное производство растет экспоненциально
Из вышеизложенного можно сделать вывод, что практически невозможно организовать и обработать все офисные файлы, которые, в первую очередь, находятся в ведении административного персонала, однако специалист по информации должен быть готов предоставить основные рекомендации и, если возможно, позаботиться о единая организационная единица, которая служит примером в процессе внедрения программы управления документами из производства документов.
Круз Мандетт также определяет некоторые характеристики специалиста, участвующего во вмешательстве первого возраста документа, следующим образом:
A) Вы должны знать, каковы потребности каждого агентства, объем и статус их документов.
Б) Вы должны разработать систему организации и эксплуатации, подходящую для каждого случая.
В) Вы должны проинструктировать персонал базовым знаниям, которые позволяют им поддерживать системы в течение долгого времени с их помощью и контролем.
Необходимо отметить, что предыдущие соображения могут быть учтены и поддержаны своевременно с созданием руководств по процедурам, разработанных специалистом по информации, чтобы помочь пользователям или производителям документов в действиях, связанных с пониманием системы организации., максимальное использование документации и уверенность в том, как поддерживать систему в течение долгого времени.
Специалист по информации и документации и корпоративная среда
Немыслимо разработать или представить решение проблем, связанных с управлением документами, без учета институциональных принципов; Однако в большом количестве компаний проектирование информационных систем или реализация решений осуществляется без глобального плана, что подразумевает неопределенность в отношении уровня детализации, необходимого для того, чтобы предложение соответствовало институциональным ожиданиям.
По традиции, никому не приходит в голову, что специалист по информации и документации, который обычно занимал пассивные должности в архиве, библиотеке или центре документации, руководит стратегическим планированием в организации (по крайней мере, из с точки зрения управления информацией), и что другие участвуют в разработке информационных подсистем внутри нее. Даже эти подсистемы должны разрабатываться разными командами, которые работают автономно. Но что было бы, если бы эти рабочие группы создали свои собственные подсистемы без директивной координации? Чтобы ответить на этот вопрос, мы должны углубиться в проблему управления. информация в администрации, или то, что Андреу и Дауфи определяет как подсистему управления административной документацией (SSGDA),С другой стороны, другие авторы определяют эту концепцию следующим образом:
Для Мишеля Роберже SSGDA - это набор операций и методов, связанных с концепцией, разработкой, внедрением, обслуживанием и оценкой необходимых административных систем, от создания документов до их устранения или передачи в файлы.
Монтсеррат Канела. определяет подсистему управления административной документацией как набор элементов: файлы управления, централизованное хранилище, передачи, таблица классификации, таблицы документальной оценки, лицо, ответственное за файл, лицо, ответственное за файлы управления, компьютерное приложение, руководство по управлению и т. д.
Этот набор элементов понимается Монсеррат в трех смыслах.
a) Взаимосвязаны: файлы управления отправляют документацию посредством передачи в централизованные репозитории, оценочные таблицы указывают, когда документы должны быть переданы или удалены, поскольку они оценивают ряды, установленные классификационной диаграммой;
б) что они действуют в определенной среде: управление документами является частью общего управления учреждения;
c) С общей целью: способствовать результативности и действенности общего управления, обеспечивать сохранение документального наследия.
По словам Андреу и Дауфи, не кажется нелогичным думать, что проблемные ситуации могут возникать в SSGDA, а именно, вытекающие из социальной структуры системы, в которой роль людей, связь между ними и человеческие ценности играют роль. фундаментальный в его работе.
Включение концепции сложности и других элементов в наблюдение за SSGDA приводит к тому, что SSGDA рассматривается как «набор людей и процессов - система человеческой деятельности, - которые в учреждении имеют миссию управления ресурсом - информацией -, который должен быть корректным, находиться в нужном месте, в нужное время и в наиболее удобном для пользователей формате и документально сопровождаться ».
Саес Вакас считает, что профессионал в области информации и документации должен иметь способность приближаться к непосредственной реальности SSGDA, воспринимая ее на трех уровнях сложности.
- Первый уровень: сложность отдельных процессов, Второй уровень: системная сложность, Третий уровень: сложность глобального процесса.
Первый уровень
На первом уровне специалист по информации и документации наблюдает за сложностью различных элементов, составляющих SSGDA, рассматриваемых сами по себе, а не как внутренние ссылки в целом.
Действия, выполняемые в этих процессах, индивидуальны и, как правило, оперативны.
Выявляя задачи, специалист по информации и документации имеет возможность проанализировать, кто приносит пользу или причиняет вред SSGDA, то есть клиентов, он также изучает, кто выполняет операции и задачи, то есть действующие лица SSGDA (профессионал в информации и документации, административный персонал,). Он также анализирует то, что SSGDA делает или хочет, то есть преобразование (что входит? Что происходит? Что выходит из системы?). Профессионал также анализирует перспективу SSGDA, то есть точку зрения участников, их организационную культуру (какой тип SSGDA у вас есть или какой тип SSGDA вы хотите иметь?). Также определяется владелец SSGDA, то есть кто владеет им или имеет права на него.
Наконец, специалист по информации и документации должен уметь анализировать окружающую среду, то есть ограничивающие обстоятельства и ограничения SSGDA.
Второй уровень
Специалист по информации и документации должен иметь четкое видение различных элементов SSGDA, поскольку они никогда не изолированы, а скорее образуют группу взаимосвязанных элементов с определенной целью. Эта сложность связана с функциями, выполняемыми рабочими группами.
Специалист должен проанализировать и понять SSGDA как элемент обработки информации учреждения. Затем SSGDA представляется как корпоративная классификационная система, корпоративная система консервации и утилизации, корпоративная система для описания и восстановления административной документации на активной и полуактивной фазах.
Третий уровень
После определения необходимой взаимосвязи между зависимостями учреждения, профессионал анализирует взаимодействие между техническими и технологическими системами с использованием и обычаями людей, которые работают с документацией.
В свою очередь, представления и представления профессионала о SSGDA, то есть их способ видения реальности, связаны с их интересами, возможностями и инструментами, и, без сомнения, это наиболее важный этап для профессионала, поскольку он предложить учреждению функционально хороший продукт, защищенный надлежащим анализом его оценки системы.
Другими словами, на этом уровне сложности профессионал должен продумать свою стратегию для создания продукта в соответствии с ситуацией.
Новая информационная поддержка: электронный документ
Совершенно очевидно, что каждый документ обязательно нуждается в опоре, материальной подложке, на которой он может быть захвачен - бумага, дерево, магнитная лента, фотопленка, микрофильм, дискета, CD, DVD и т.д…; Это составляет материальную поддержку документа.
Это различие имеет первостепенное значение, поскольку наличие документов на современных носителях, называемых электронными, внесло фундаментальные изменения в экономические, социальные и правовые отношения и по постоянным причинам внутри организаций, и именно здесь следует проявлять особую осторожность. Анализ этого исследования, так как он направлен на то, чтобы избежать традиционных разрывов в способах ведения дел, которые позже повлияют на корпоративную динамику, до такой степени, что процессы, результаты или выходы не будут реагировать на внутреннюю схему и даже контекст Окружающая среда.
Электронный документ и его культурный вызов
В настоящее время представлены новые способы улучшения процессов аутентичности и целостности данных, содержащихся на новых носителях, и обеспечения безопасности указанных действий, таких как технологии шифрования и правительственные постановления в отношении цифровых подписей, где Традиционная подпись или подписка являются результатом ненужного использования, однако в таких странах, как наша, несмотря на то, что они уже живут в этой реальности, они продолжают оставаться в правовом вакууме, что, в конечном итоге, напрямую влияет на доверие институтов с точки зрения управления новые средства поддержки, так как очень незначительный прогресс был достигнут в процессе регулирования важных аспектов их контроля с помощью систем электронного документооборота,Хотя в настоящее время для случая Колумбии существуют положения, такие как Закон 527, который определяет и регулирует доступ и использование сообщений данных, электронной торговли и цифровых подписей, такого нормативного намерения недостаточно для общей среды. организаций, особенно малых и средних предприятий, влияющих на чувство апатии на желание узнать и воспользоваться инструментами, которые используются в этом типе СМИ.
Нет сомнений в положительных характеристиках всего этого инновационного предложения, которое подразумевает неразрывную связь с развитием новых технологий, особенно если они касаются управления информацией.
Тем не менее, переход от печатного слова к электронике, предложенный Аматом в его книге «Электронная библиотека», приводит к ряду проблем для производителей и / или пользователей электронных материалов, поскольку их физическая форма сильно различается. по отношению к первому.
Привычка читать печатный документ - одна из величайших трудностей, хотя и не единственная, с которой сталкивается электронная поддержка, даже Амат цитирует свои соображения по этому поводу, утверждая, что одна из трудностей, которые предлагает электронный текст, заключается в скорости, с которой Это перешло от обучения, основанного на печати, к обучению, основанному на новой информации, этот конфликт взглядов основан на том факте, что для людей традиция облегчила использование условностей печатного станка, в то время как широкий набор инструкций, необходимых для использования компьютерной программы, неизвестен, по крайней мере в принципе,читатель электронного текста должен изучить новый метод доступа и извлечения информации, который имеет мало отношения к бесчисленным системам электронного документооборота, настолько, что можно сказать, что каждая электронная книга требует своего собственного механизма чтения, Амат указывает на это как на новую грамотность в обучении с помощью новых опор и вытекающих из этого последствий.
В организационных условиях позиция амбивалентна, поскольку она в основном опосредована производителями документов и / или их пользователями, и вероятность проекции на новые вызовы общества, возможно, позиция Амат является следствием свидетельствовать о разрыве между традициями и инновациями, когда существует явное сопротивление способу, которым происходят изменения, что не обязательно плохо, поскольку защищает организации от возможных колебаний инноваций в традиционной среде.
С другой стороны, необходимо учитывать, что в подавляющем большинстве многие области знаний и их академические представления демонстрируют благодушное отношение к использованию технологий как полезного инструмента, настолько, что профессионал, прошедший обучение в 90-е годы и позднее, У него нет серьезных сомнений в том, что использование компьютерных решений связано с его повседневной работой, но, как это имеет место в некоторых корпоративных средах, которые позиционировали себя и приобрели определенный статус за долгие годы работы, а их сотрудники имеют глубоко традиционную культуру, в результате Из всей организационной культуры, привыкшей к печатным СМИ, электронные СМИ начинают решать одну из самых серьезных проблем, по крайней мере, с точки зрения корпоративной среды.
Таким образом, необходимо исследовать аспекты, связанные с организационной культурой субъектов, особенно при оценке возможного применения решений.
вывод
Специалист в области информации и документации должен быть динамичным элементом в деятельности, связанной с производством документации, для чего необходимо, чтобы они активно участвовали в идентификации процессов, связанных с каждым типом документа, для этого профессионал должен создавать инструменты, позволяющие Создателям документов на разных уровнях присваивайте всю метаинформацию, которая в свете программы управления документами может быть описана для каждого типа документа, созданного с самого момента возникновения документа и на основе его источника информации. материализация (индивидуальная), адекватная идентификация номинации документального типа, его периодов хранения, связанных с ним процессов, его описания и параметров восстановления будут более эффективными.
Проблема, связанная с оптимизацией административных файлов управления, поскольку в процессе создания документа деятельность архивариуса переформулируется в более интерактивное действие с организационной средой и подразумевает изменение взгляда на традиционную деятельность архивиста.
Библиография
А, Рикс. (1979). Делопроизводство как архивная функция. Archivum, xxvi, 1979, стр.29.
АНДРЕЙ и Дауфи, Хорди. (1998). Профессиональный профиль архивариуса в организации: методические предложения по систематической обработке информационных ресурсов учреждения. В: Fesabid 98, VI Испанская конференция по документации. http: //fesabid98.florida-uni.es7comunicaciones/i_andrew.htm
AMAT, Нурия. (1995). Электронная библиотека. Мадрид: Фонд Германа Санчеса Руйпереса
БОРРАС, Жоаким. (2000). Отношения между архивистами и производителями документов.
CANELA GARAYOA, Монтсеррат (1998 г.). Ведение управленческой документации. Барселона: Автономный университет Барселоны
CRUZ Mundet, Хосе Рамон. (1994) Manual de Archivistica, Madrid: Pyramid
Энебрал Фернандес, Хосе. Будьте компетентны в использовании информации. In: Learnig Review, No. 10 (декабрь 2005 г., январь 2006 г.), стр. 16-17.
Ф. Б. Эванс (1970). Современные представления об управлении файлами. Бюллетень ЮНЕСКО для библиотек, XXIV, 5
ГАРАЙОА, Монтсеррат. Корица (1998). Ведение управленческой документации. Барселона: Автономный университет Барселоны, ГОМЕЗ Виейтес, Альваро; СУАРЕС Рей, Карлос. (2004) Информационные системы: Практические инструменты для управления бизнесом, Мексика: Alfaomega
ГОНСАЛЕС де Риос, Беатрис. (1998) Организация архивов: Управление информацией; Лучшие человеческие ресурсы в компании. Богота: Норма
ГУЗМАН, Леонардо. (1999) Электронный документ. В: Журнал Латиноамериканской ассоциации архивов ALA. Июль декабрь
HEREDIA Herrera, Antonia. (1988) Архивная общая теория и практика. Севилья: Excma. Провинциальный совет Севильи
ICONTEC. (2000) Колумбийский технический стандарт NTC-ISO 9001. 2 изд. Богота: ICONTEC
ДЖЕНКИНСОН, Хилари. (1965) Руководство по управлению архивами. Лондон: хамфрис
ЛАУДОН, Кеннет; Лаудон, Джейн Прайс. (1996) Управление информационными системами: организация и технология. 3-е изд. Мексика: Prentice Hall Hispanoamericana, SA
LLANSO I San Juan, Joaquim. (1993) Управление документами: определение и анализ моделей, Bergara
Мендес Родригес, Ева Мария. (2002) Метаданные и поиск информации: стандарты, проблемы и применимость в электронных библиотеках. Хихон, Аустурия: Ediciones Trea, РОБЕРЖ, Мишель. (1991) «Концепция, разработка и применение корпоративной интегрированной системы автоматизированного управления административными документами». Lligall: каталонский журнал d'arxivística. Барселона
SARRA, Андреа Вивиана. (2000) Электронная коммерция. Буэнос-Айрес: Депальма, SCHELLENBERG, TR (1959) Современные архивы: принципы и методы. Чикаго: University of Chicago Press
СЕРРАНО ДЕ, Мерседес Р. (2001) Руководства по функциям и процедурам: Связь с документацией и архивом. Богота: Общий архив нации.
ТЕЛЛЕРЦА Сегала, Луз. (тысяча девятьсот девяносто шесть). ISO 9000 в информационных услугах. Феникс: Журнал Национальной библиотеки Перу, № 38.
ТЕЛЛЕРЦА Сегала, Луз. ISO 9000 в информационных услугах. В: Fenix: Magazine of the National Library of Peru, 1996 No. 38. P 81-90.
БОРРАС, Жоаким. Отношения между архивистами и производителями документов.
DLO: документ как объект; Неявный термин в работе Евы Мендес, в котором документ понимается как информационный объект Сети.
ИКОНТЕК. Колумбийский технический стандарт NTC-ISO 9001. 2-е изд. Богота: ICONTEC, 2000. 29 с.
СЕРРАНО ДЕ, Мерседес Р. Руководства по функциям и процедурам: связь с документацией и архивом. Богота: Общий архив нации., 2001. 72 с.
Энебрал Фернандес, Хосе. Будьте компетентны в использовании информации. In: Learnig Review, No. 10 (декабрь 2005 г., январь 2006 г.), стр. 16-17.
ЭРЕДИЯ Эррера, Антония. Общая теория и практика архивного дела. 4-е изд. Севилья: Excma. Провинциальный совет Севильи, 1988. 385 с.
ГОНСАЛЕС де Риос, Беатрис. Организация файлов: управление информацией; Лучшие человеческие ресурсы в компании. Богота: Норма, 1998. 148 с.
А, Рикс. Делопроизводство как архивная функция. В: Archivum, xxvi, 1979, стр.29.
Ф. Б. Эванс: Современные идеи по управлению архивами, В: Бюллетень ЮНЕСКО для библиотек, XXIV, 5, 1970, страницы 243-247; / R, Stapletón: Jenkinson и Schellenberg: сравнение, в: Archivaria, 17 1983-1984, pag 75-85
ДЖЕНКИНСОН, Хилари. Руководство по управлению архивами. Лондон: Хамфрис, 1965, стр. 131-132.
SCHELLENBERG, TR Современные архивы: принципы и методы. Чикаго: University of Chicago Press, 1959.
СТЕРЕТЬ, Хоаким. Отношения между архивистами и производителями документов
СТЕРЕТЬ, Хоаким. Отношения между архивистами и производителями документов LLANSO I San Juan, Joaquim. Документооборот: Определение и анализ моделей. Bergara: Iragi, 1993.. стр. 16
А, Рикс. Делопроизводство как архивная функция. В: Archivum, xxvi, 1979, стр.29.
CRUZ Mundet, Хосе Рамон. Manual de Archivistica, Мадрид: Piramide, 1994
АНДРЕЙ и Дауфи, Хорди. Профессиональный профиль архивариуса в организации: методические предложения по систематической обработке информационных ресурсов учреждения. В: Fesabid 98, VI Испанская конференция по документации.
http: //fesabid98.florida-uni.es7comunicaciones/i_andrew.htm
РОБЕРЖ, Мишель. «Концепция, разработка и применение корпоративной интегрированной системы автоматизированного управления административными документами». Lligall: каталонский журнал d'arxivística. Барселона, 1991 стр.4
CANELA GARAYOA, Монтсеррат (1998 г.). Ведение управленческой документации. Барселона:
Автономный университет Барселоны, 1998 г. АНДРЕЙ И ДАУФИ, Хорди. Профессиональный профиль архивариуса в организации: методические предложения по систематической обработке информационных ресурсов учреждения. В: Fesabid 98, VI Испанская конференция по документации.
http: //fesabid98.florida-uni.es7comunicaciones/i_andrew.htm
GARAYOA, Монтсеррат. Корица (1998). Ведение управленческой документации. Барселона: Автономный университет Барселоны, 1998 г.
ГУСМАН, Леонардо. Электронный документ. В: Журнал Латиноамериканской ассоциации архивов ALA. Июль-декабрь 1999 г. № 22., 50-56 с.
САРРА, Андреа Вивиана. Электронная коммерция. Буэнос-Айрес: Депальма, 2000, 443 стр.
AMAT, Нурия. Электронная библиотека. Мадрид: Фонд Германа Санчеса Руйпереса, 1995 г.
