Генеральное планирование мероприятия
Как и в любом проекте, при проведении мероприятия, ярмарки или выставки необходимо правильно его спланировать, поскольку без этого высока вероятность не добиться успеха или иметь большую потерю ресурсов и усилий.
Планирование мероприятия и / или выставки требует тех же стратегий, что и любой другой проект.
Планирование необходимо для хорошей координации между всеми сторонами, участвующими в реализации мероприятия, и позволяет увеличить шансы на получение положительных результатов.
План должен стать конкретной и последовательной стратегией, представленной конкретными действиями. Он также должен описывать и детализировать действия, направленные на достижение конкретных целей.
Для каждой цели должны быть определены действия, которые необходимо предпринять, предвидя возможные проблемы, которые будут решены, расставляя приоритеты в их решениях, распределяя ресурсы и обязанности и разрабатывая последующие меры, которые позволяют оценивать прогресс и результаты.
Незапланированное событие, в случае успеха, будет результатом случайности.
Выбор и конкретная концепция мероприятия или выставки, а также четкая и конкретная цель имеют решающее значение для ее успеха.
Плохо продуманные мероприятия обычно не вызывают особого интереса, могут привести к потере имиджа и денег, а также будут стоить очень дорого.
Группа организаторов, которая собирается вмешаться, должна участвовать в разработке плана.
Многие планы терпят крах, потому что те, кто должен их претворять в жизнь, не участвуют в их развитии. По этой причине для хорошего планирования организационной группе требуется знание миссии, целей, политик, процедур, программ, бюджетов, логистики, стратегии и тактики.
Важно убедиться в удобстве и необходимости разработки правильно спланированного рабочего процесса, чтобы иметь большую способность реагировать и качественно проводить мероприятия.
Общее планирование мероприятия должно включать:
- Определение общих и частных целей. Общая политика Тема мероприятия Профиль группы организаторов, лекторов и участников Организационная структура и распределение функций Формирование, организация и программа рабочей группы Механика работы и ее выполнение. (процедуры). Формы финансирования, бюджеты и денежные потоки. Наем мест и услуг. Программы технических мероприятий, отдыха, товарищей и др. Распределение обязанностей и сроки выполнения. Прогнозы продаж и выгод. Стратегии маркетинга и распространения. Контроль использования ресурсов по видам деятельности. Альтернативные действия в случае отклонений от первоначального плана. Возможные непредвиденные обстоятельства и решения.Обучение организаторов и вспомогательный персонал.Разработка и создание механизмов надзора, контроля и оценки. Составление списка мониторинга.
Кроме того, при хорошем планировании необходимо тщательно учитывать следующее:
- Наиболее удобные даты проведения мероприятия. Место и место проведения. Необходимая территория и инфраструктура. Общая и конкретная тема. Кто и сколько спикеров и участников. Определение основных докладчиков и рабочих столов. Специальные гости. Прогноз ожидаемых участников. Определить компании, участвующие в бизнес-раундах.
Опыт показал, что в большинстве случаев успех во многом зависит от правильного решения по вышеуказанным пунктам.
Характеристики хорошего плана должны быть следующими:
- Понятный, конкретный и простой. Гибкий и адаптируемый, чтобы иметь возможность быстро адаптироваться к изменениям, которые могут возникнуть до, во время и после мероприятия. Подготовлено и написано таким образом, чтобы люди, которые не участвовали в его разработке, могли легко его понять, то есть Он имеет логическую последовательность Он имеет логическую последовательность Он позволяет систематически анализировать прогресс в программах, знать, что было сделано и чего не хватает
План должен стать конкретной и последовательной стратегией, представленной конкретными действиями.
Важно систематически анализировать ход выполнения плана и программ, знать, что было сделано и что еще предстоит сделать.
Планирование тесно связано с ресурсами, доступными для проведения мероприятия.
Чтобы определить дату и место проведения мероприятия или выставки, необходимо учитывать различные переменные, которые могут повлиять на решение, например:
- Время, необходимое для планирования, организации, распространения и реализации. Удобство или отсутствие возможности проведения мероприятия в праздники и каникулы в офисах и школах для облегчения посещения мероприятия. Другие подобные мероприятия, которые другие компании могут проводить в те же дни. или группировки. Даты доступны в конференц-центрах, отелях и салонах и доступны во время большинства возможных участников.
Вышеупомянутые моменты следует проанализировать и изучить очень подробно, поскольку они могут повлиять на посещаемость выступающих, лиц и участников или принести ей пользу.
Время ожидания начала подготовки будет зависеть от масштаба и характеристик каждого события.
Как правило, к большой выставке или крупному международному мероприятию нужно начинать подготовку заранее.
Тема должна быть интересной и актуальной для группы, которая собирается участвовать.
Вам следует пригласить и, при необходимости, нанять качественных и признанных ораторов в вашей среде. Вышесказанное необходимо для хорошей посещаемости мероприятия.
Как правило, во всех случаях изменения исходного плана, будь то положительные или отрицательные, всегда рекомендуется возвращаться к помещениям, на основе которых он был разработан, чтобы проверить, являются ли они актуальными, логичными и согласующимися с реальностью, что это позволит принять необходимые корректирующие меры.
Организация мероприятия очень динамична, поэтому необходимо переосмыслить и отрегулировать, чтобы иметь возможность поддерживать согласованность и последовательность во времени между группой действий и набором целей.
Планирование и перепланирование, анализ сценариев, определение целей и оценка прогресса позволяют решать проблемы и постоянно улучшать результаты.
Некоторые из преимуществ планирования:
- У них есть ясные и определенные цели, программы разработаны с целями для их достижения, стимулируют творчество, чтобы лучше использовать доступные ресурсы. Способствует постепенному достижению поставленных целей, а также практическому и эффективному анализу Координирует и объединяет усилия организационной группы Упрощает анализ достижения целей Результаты можно измерить
Варианты первоначального плана
Как правило, во всех событиях происходят отклонения от первоначального плана, будь то положительные или отрицательные.
Необходимо проанализировать предпосылки, с которыми был разработан план, чтобы убедиться, что они действительны и соответствуют действительности.
При обнаружении отклонений необходимо принять необходимые корректирующие меры.
Re-план
Организация мероприятия очень динамична, поэтому необходимо переосмыслить и скорректировать, чтобы поддерживать согласованность и согласованность между действиями и целями с течением времени.
Переосмысление требует рассмотрения сценариев, определения целей и оценки прогресса для решения проблем и получения улучшений в кратчайшие сроки.
организация
При наличии хорошей рабочей группы и адекватного разделения функций поставленные цели могут быть достигнуты
- Руководства и процедуры организации Рабочие программы Форматы и контрольные карты Компьютерные системы и поддержка Персонал Специализированное программное обеспечение
Уважение к разделению функций и максимальная поддержка других - залог успеха выставки.
Обучение персонала должно дополняться письменной информацией, содержащей основные выполняемые функции и характеристики продукции.
Каждый из членов оргкомитета должен полностью знать свои обязанности и выполнять их эффективно и качественно.
Компьютерные программы, посвященные организации мероприятий
В маркете можно найти разные программы для организации мероприятий. На следующих сайтах вы можете найти более 1200 пакетов, относящихся к индустрии встреч / мероприятий, классифицированных по различным категориям.
Автоматизация заданий, анализ данных и сжатие почти всех функций событий
Определение и характеристика событий.
Для целей этой книги термин «событие» используется для обозначения конгрессов, семинаров, съездов, конференций, форумов, коллоквиумов и встреч, в отличие от термина «выставка», который понимается как установка, продвижение, маркетинг, эксплуатация и администрирование группы модули для продвижения товаров или услуг в заранее установленных местах.
Есть мероприятия, на которых организаторы устраивают выставки, связанные с предметом, и другие, которые полностью независимы.
Тема торговых ярмарок и выставок подробно обсуждается в главе V.
Мероприятия могут проводиться на международном, национальном, региональном и местном уровнях.
Профиль группы организаторов
На этапе планирования необходимо тщательно определить профиль группы организаторов, поскольку они будут нести ответственность за ее реализацию и в значительной степени за ее успех.
Качество мероприятия будет определяться, в основном, опытом и работоспособностью задействованной группы организаторов, а также разработкой реалистичной программы работы, которая включает в себя все мероприятия, необходимые для его успеха.
Лица, ответственные за набор и отбор членов оргкомитета, должны учитывать требования ранее установленных должностных инструкций.
Организаторы должны иметь профессиональную подготовку и практический опыт, позволяющий им выполнять сложные функции и мероприятия, требуемые для каждого конкретного мероприятия.
Они должны будут использовать свои личные навыки в конкретных рамках среды мероприятия и, прежде всего, они должны иметь профессиональный такт и усердие в отношении участников, гостей и докладчиков.
Они должны создавать благоприятную рабочую среду, чтобы обеспечить открытое сотрудничество тех, кто участвует в реализации.
Желательно, чтобы персонал был общительным и содействовал связям с общественностью, поскольку вы взаимодействуете со многими людьми.
Удобно уравновесить личности членов оргкомитета, стремящихся сформировать группу с разными профилями, лидерами, руководителями, администраторами, операторами, творческими людьми и вспомогательным персоналом.
Во многих случаях требуются сотни людей для организации различных мероприятий, для которых требуются волонтеры. Это могут быть жены и дети организаторов, члены группы, компании или сообщества и т. Д.
Необходимо разделить функции волонтеров и членов оргкомитета, чтобы избежать дублирования функций и недопонимания.
Также важно учитывать в плане стратегию и программу обучения группы организаторов и волонтеров. Персонал охотнее отдаётся своей работе, если у них есть информация о том, что делается.
Структура, которая предлагается для наилучшего проведения мероприятия, формируется генеральным координатором при поддержке семи региональных координаторов, как мы увидим в следующей главе.
В зависимости от масштабности мероприятия необходимо наличие обученного и квалифицированного персонала на некоторых ключевых должностях оргкомитета.
Ключевыми позициями оргкомитета могут быть:
- Генеральный координатор. 8 районных координаторов. Администратор системы регистрации. Администратор жилищной системы. Администратор информационно-коммуникационной системы. Администратор системы питания. Администратор транспортной системы. Администратор системы закупок. безопасность Менеджер экспозиции. Администратор бизнес-раундов Ответственный за продажи. Ответственный за распространение и рекламу. Ответственный за дизайн и оформление. Ответственный за правовую область. Ответственный за казначейство. Ответственный за обучение. Ответственный за операционный центр. Руководитель пресс-центра. Отвечает за СМИ. Отвечает за докладчиков и специальных гостей. Отвечает за помощников.Отвечает за вспомогательный и управленческий персонал Отвечает за медицинское обслуживание Отвечает за детскую комнату Отвечает за музыку и развлечения Отвечает за звук, видео, фото и запись Отвечает за техническое обслуживание и общие услуги Отвечает за материальные ресурсы Отвечает за Туристические услуги Ответственный за особые мероприятия Главный бухгалтер
Книга: Как организовать мероприятия и выставки
Автор: Джек Флейтман Редакция Pax [email protected]
www.ciemsa.mx профессиональные консультанты
@jackkmex
Скачать оригинальный файл
