Ведение повестки дня повышает нашу эффективность в организации работы и в управлении временем.
Повестка дня имеет принципиальное значение. Неудивительно, что одна из важнейших задач исполнительных помощников - добиться большей эффективности в организации работы и тайм-менеджменте менеджеров, постоянно обновляя их повестку дня.
О повестке дня
Приятно записывать все, что имеет определенную дату и время. Как только это отражается в повестке дня, раздается вздох: «Теперь я знаю, что не забуду этого и не буду плохо смотреться с клиентом, коллегой, начальником, поставщиком и т. Д.» Зачем что-то забывать? Или зачем доверять своей памяти и не забывать ее?
Здесь важна самодисциплина. Чтобы система работала эффективно, важно, чтобы мы записывали все по мере возникновения, а также часто сверялись с повесткой дня, по крайней мере, по прибытии на работу, при возвращении с обеда и перед уходом с работы. Хотя в идеале проверять почаще, на случай, если что-то новое появилось или мы что-то забыли.
Вспомогательные элементы
Подносы, будь то пластиковые для бумажных папок, или лотки в Outlook или в облаке вашего почтового провайдера, если это документы, полученные по электронной почте, необходимы для организации работы, как я упоминал в своей статье. «Как добиться эффективности в организации работы».
Это поможет вам сложить несколько лотков с этикетками, чтобы расположить папки в зависимости от того, является ли это профессиональной или личной темой; если это что-то важное, сделать в течение дня, срочное, менее срочное, подать и т. д. Вам также понадобится хорошая файловая система, как виртуальная, так и физическая.
Блокнот, куда все записывать
Помимо повестки дня, у ноутбука есть много преимуществ, и, на мой взгляд, его ношение всегда необходимо для повышения эффективности. Всегда носите с собой небольшую записную книжку и ручку, потому что люди склонны забывать о вещах, особенно если наша работа перемещает много информации.
Записывая все, что мы должны сделать, просить, звонить, даже идеи, которые приходят в голову, снижает стресс, потому что нам больше не нужно пытаться не забывать об этом. Если позже мы включим информацию в повестку дня, поставив даты задач, мы поможем организовать работу.
Для хорошей организации работы требуется повестка дня, чтобы уложиться в обязательства, сроки и оптимизировать время. Он также должен сопровождаться папками и хорошей файловой системой, которая повысит эффективность. Также очень важно записать все, что приходит в голову, что мы придумываем, запоминаем или планируем, для чего идеально всегда носить с собой блокнот.
«Большинство людей терпят поражение не из-за недостатка таланта, денег или возможностей; он терпит неудачу, потому что никогда не планирует писать »Роберт Х. Шуллер.
