Практика правильного управления закупками гарантирует, что у компании есть лучшие поставщики для поставки лучших продуктов и услуг по наилучшей общей стоимости. Функция закупок часто тратит больше денег, чем любая другая функция в бизнесе, поэтому закупки предоставляют хорошую возможность снизить затраты и увеличить маржу прибыли. Учитывая, что покупка больше не является просто еще одним видом деятельности, призванным стать стратегическим элементом организации, сегодня, как никогда, необходимо знать фундаментальные аспекты, связанные с этим вопросом.
Введение
Сегодня компании работают на все более глобализирующихся рынках и сталкиваются с жесткой конкуренцией со своими коллегами, будь то национальные или иностранные.
Из-за этого снижение затрат имеет важное значение для эффективной работы любого предприятия. Ни одна организация не считает экономичным производить все используемые материалы. Преимущества специализации слишком велики. Функция закупок часто тратит больше денег, чем любая другая функция в бизнесе, поэтому закупки предоставляют хорошую возможность снизить затраты и увеличить маржу прибыли.
Закупки больше не являются еще одним видом деятельности, чтобы стать стратегическим элементом организации. Практика стратегии закупок заключается в обеспечении того, чтобы у компании были лучшие поставщики, чтобы поставлять лучшие продукты и услуги по наилучшей общей стоимости.
Закупочная деятельность играет важную роль в большинстве организаций, поскольку закупленные материалы обычно составляют 40-60% от стоимости продаж конечной продукции. Это означает, что относительно небольшое сокращение затрат может иметь большее влияние на прибыль, чем такое же улучшение в других областях организации. (Баллоу, Рональд Х. 1991)
Важно не путать условия предоставления и покупки; Следует различать, что функция предложения имеет более широкий характер, в рамках которого находится понятие покупки.
Функция закупок «направлена на приобретение товаров и услуг, в которых нуждается компания, гарантируя поставку в необходимых количествах с точки зрения времени, качества и цены».
Осуществление закупок становится все более сложным из-за характера и разнообразия приобретаемых продуктов или услуг, принимая во внимание динамику экономической среды, технологические изменения и растущие требования к качеству.
Функция закупок превратилась из традиционного вклада в получение лучших цен, требуемого качества, необходимого обслуживания и т. Д., К более продвинутым функциям, таким как инновации и поиск новых рынков, аутсорсинг методов, которые не могут быть выполнены компанией, участие в разработка продукта, задачи, которые все в большей степени требуют большей технической технической поддержки от покупателей.
Сложность управления закупками зависит, среди прочего, от следующих факторов:
- Годовой объем закупок и заказов Среда, в которой выполняется функция.
Промышленная среда.
В этой среде поиска сырья и комплектующих, качество и цена которых должны быть согласованы заранее, чтобы не удешевить производственный процесс, в любом случае придется выбирать подходящих производителей этих продуктов с точки зрения гибкости, качества, надежности и цены.; Закупочная функция обычно выполняется агентом по закупкам, который имеет юридические полномочия выполнять контракты от имени компании. В крупной компании агент по закупкам может также иметь персонал, в который входят покупатели и диспетчеры.
В свою очередь, в производственной среде это не то же самое, что производить для складов с повторяющимся заказом, чем производить по запросу или разрабатывать продукты, ссылаясь на технические спецификации, в которых как требуемые продукты, так и поставщики постоянно меняются.
В производственных компаниях функция закупок поддерживается техническими чертежами и спецификациями, документами по контролю качества и испытаниями, которые оценивают приобретенные изделия.
Сервисные среды.
В этих условиях для приобретения готовой продукции и одобрения на рынке, роль покупки менее важна. Однако в других услугах, таких как транспорт и рестораны, функция покупки имеет решающее значение.
В сегменте оптовых или розничных услуг покупки осуществляются через покупателя, который несет ответственность за продажу и размер прибыли от приобретенного товара. Покупатели обычно должны полагаться на историческое поведение поставщиков или стандартные классификации.
Компания, которая решает купить продукт вместо того, чтобы делать это, должна управлять функцией покупки. Управление закупками принимает во внимание множество факторов, таких как складские и транспортные расходы, доступность поставок, эффективность поставок и качество поставщиков.
Основные обязанности управления закупками:
- Обеспечить бесперебойность поставок с учетом программ. Предоставляйте эти материалы в соответствии с необходимыми стандартами качества. Получите необходимые продукты по минимально возможной общей стоимости в рамках требуемых сроков и условий доставки. Предотвращение колебаний цен на рынке, а также текущих ситуаций или тенденций, представляющих интерес для организации.
Для эффективного управления закупками необходима постоянная координация между отделами продаж или операций и отделом закупок.
Для выполнения своих обязанностей менеджер по закупкам должен выполнять следующие действия:
- Поиск и оценка поставщиков: это одно из наиболее важных направлений деятельности по закупкам, которое имеет тенденцию иметь квалификацию поставщиков на основе их способности отвечать нашей компании, что является отправной точкой для будущих отношений. с ними Ведение обновленного файла продуктов с их техническими характеристиками, идентификационными кодами, поставщиками, ценами и условиями доставки и оплаты Постоянные переговоры по ценам, качеству, презентациям и срокам доставки, в зависимости от прогнозов Покупка и квалификация поставщика. Прогноз закупок, как в техническом, экономическом, так и в финансовом аспектах. Планирование заказов по позициям и поставщикам, определение объемов заказов и ожидаемых дат запуска.Подготовка заказов на поставку, запуск заказов и отслеживание их до их получения и, при необходимости, контроль качества Устранение несоответствий в получении продукта Анализ отклонений в ценах, сроках доставки и качестве
Для достижения поставленных целей функция закупок состоит из четко дифференцированных видов деятельности, которые можно резюмировать следующим образом:
- Изучение источников поставок (анализ рынка) Выбор поставщиков Контроль необходимых спецификаций качества, включая упаковку, презентацию и т. Д. (Управление качеством закупок) Эти спецификации обычно диктуются техническим отделом (окружающая среда). промышленным) или отделом маркетинга (коммерческая среда) Управление ценами для достижения максимально дешевых закупок Управление сроками и условиями поставки для достижения максимальной надежности, гибкости и сокращения сроков доставки. Мониторинг и контроль всех операций, выполняемых в соответствии со всеми договоренностями и условиями, установленными поставщиком.Продажа излишков и устаревшей продукции, во избежание экономических потерь.
Формы покупки
В любой компании не все покупки осуществляются по идентичным процессам.
Определяющими факторами при приобретении товаров являются: обычная деятельность, выполняемая компанией, важность компании в контексте рынка (покупательная способность), тип приобретаемого товара, значимость покупки, географическое положение поставщика, характеристики продавца и др.
Можно считать, что можно будет действовать более согласованно, если они будут определены независимо:
- Обычные закупки Приобретение так называемых второстепенных товаров Импортные товары Включение основных средств
Тем не менее, разумно предположить, что в определенных случаях, например, приобретение элемента, который может быть классифицирован в рамках так называемой обычной покупки, но в этом конкретном руководстве используются некоторые из трех других способов покупки. упоминается. (Кляйн, Мигель Дж. 1994)
Нормальные покупки
В рамках этого способа закупки находятся сырье, которое должно быть включено в производственный процесс, а также в другие товары или элементы, отражающие общие затраты, связанные с областью производства, маркетинга или управления.
Обычно это элементы, о которых доступна информация о максимальном, минимальном количестве и точке заказа.
Подводя итог, можно сказать, что он охватывает те элементы повторяющегося потребления для привычного развития компании. (Кляйн, Мигель Дж. 1994)
Приобретение мелких предметов
Незначительные элементы - это те, которые необходимы для развития компании, но требуются только в определенное время, такие как запасные части, бухгалтерская книга и т. Д. Покупка этих предметов, будучи небольшой суммой, как правило, осуществляется за счет фиксированного фонда. Даже эти покупки совершаются за ограниченную сумму.
Не удобно централизовать этот тип закупок в одном отделе. Самая удобная вещь для ответственного за сектор, которому нужен такой товар, чтобы совершить покупку. (Кляйн, Мигель Дж. 1994)
Покупки за границей
Существует заметная разница в способах действий между местной покупкой и покупкой за границей.
Когда товары импортируются, необходимо учитывать особенности, связанные с продавцом, фрахтом, обменом и страхованием транспорта. Особое внимание следует уделить качеству товара, который будет приобретен. Также необходимо учитывать относительную валюту, используемую в операции, подчеркивая риск, который возникает с момента отгрузки товара со склада поставщика или до его склада до прибытия покупателя в страну.
Покупки, сделанные за границей, часто совершаются в более значительных объемах, чем покупки на местах, чтобы снизить расходы на товары, фрахт и т. Д. Кроме того, они обычно являются дорогостоящими товарами, и по этой причине меры предосторожности должны быть более строгими. (Кляйн, Мигель Дж. 1994)
Покупка активов
Он характеризуется наличием элементов, которые не требуют постоянной замены. Включает рейды, машины, моторы, инструменты, объекты, недвижимость и т. Д.
Учитывая, что выплаты по этим операциям, как правило, важны, для его разрешения требуется согласие старшего представителя компании, такого как генеральный директор или лицо, которое заменяет его в случае отсутствия. либо невозможность того, либо, в последнюю очередь, совета директоров речь идет о крупномасштабном приобретении. (Кляйн, Мигель Дж. 1994)
Этапы принятия решения о покупке
Основные этапы процесса принятия решения о покупке следующие:
- Признание необходимости. Процесс покупки начинается, когда покупатель осознает необходимость покупки продукта или услуги, распознавая разницу между желаемым состоянием и фактическим существующим состоянием. Эта потребность может возникнуть из-за внешних или внутренних импульсов поиска информации. На этом этапе покупатель должен собрать всю информацию, которую он считает необходимой для обоснования своего анализа и принятия решения. Эта информация связана с определением возможных поставщиков, информацией о параметрах предложений каждого поставщика, характеристиками и требованиями потребителей компании, характеристиками объекта поставки и другой информацией, относящейся к рынку и компании. Формирование альтернатив.На основе собранной информации покупатель определит варианты покупки, с которыми он сталкивается, охарактеризовав каждую из альтернатив соответствующими параметрами. Покупатель при каждой покупке определяет, каковы основные критерии выбора. На основе этого определения каждая альтернатива оценивается в соответствии с этими критериями, а на основе взвешивания различных критериев достигается всесторонняя оценка каждой альтернативы, чтобы выбрать тот, который наиболее удобен для компании., Принимая во внимание предыдущую оценку и схему сил участников покупки, принимается решение о покупке, которое включает в себя набор параметров, таких как: поставщик, количество для покупки, стоимость покупки, способ оплаты,предмет транспортировки, место доставки, дата доставки, характеристики продукта, используемой тары и упаковки и др. Оформление покупки. Этот этап включает в себя комплекс действий по выполнению ранее принятого решения о покупке. Этот этап имеет большое значение, так как именно на нем достигается материализация покупки и требуется тщательное внимание для ее совершения, корректировка параметров, составляющих решение о покупке. Мониторинг после покупки. После совершения покупки необходимо поддерживать мониторинг продукта или услуги на протяжении всего цикла потребления или использования, чтобы обнаруживать возможные сбои, которые могут быть предметом жалобы, а также увеличивать информацию о соответствующей торговой марке, что очень полезно. в будущих покупках. (Гомес, Марта И. Асеведо,Хосе А. 1998)
Техника покупок.
После принятия решения о покупке для его выполнения можно использовать различные методы:
Открытые заказы: это контракт на закупку определенных товаров от поставщика. Это не разрешение на отправку чего-либо. Поставка осуществляется только после получения согласованного документа, которым может быть запрос на поставку или разрешение на поставку.
Покупка без счета-фактуры. В среде закупок без счетов-фактур обычно есть один поставщик всех единиц определенного продукта.
Электронные заказы и перевод средств - электронные заказы и переводы денежных средств сокращают количество бумажных транзакций. Электронный заказ может не только сократить бумажную работу, но и сократить время покупки.
Электронный обмен данными (EDI) - это стандартный формат передачи данных для компьютеризированной связи между организациями. Например, с помощью EDI данные для заказа на поставку (из заказа, даты поставки, количества, количества деталей, номера заказа на поставку, адреса) упорядочиваются в стандартном формате EDI.
Покупка без учета запасов: поставщик хранит запасы вместо покупателя. Товарно-материальные запасы на партии товаров - это связанный вариант.
Стандартизация: отдел закупок должен приложить значительные усилия для повышения уровня стандартизации.
Отношения с поставщиками
Рассматривать провайдера как противника контрпродуктивно. Тесные, долгосрочные отношения с несколькими поставщиками являются лучшим способом. Хорошие отношения с поставщиками - это отношения, при которых поставщик стремится помочь покупателю улучшить свой продукт и выиграть заказы. Поставщики могут быть источником идей о новых технологиях, материалах и процессах. Покупки - это способ передать эту информацию соответствующим людям в организации.
Кроме того, к хорошим отношениям относятся те, в которых покупатель обязуется информировать поставщика о возможных изменениях продукта и графика производства.
Функция закупок и поставщики должны развивать взаимовыгодные отношения.
Качество покупок.
Когда продукт попадает в руки производителя или используется в конечном продукте, закрывается еще одно звено логистической цепочки, которое должно быть ориентировано на качество для успешного выполнения процесса.
Развитие отношений между покупателями и поставщиками - это путь, по которому необходимо улучшить управление логистикой. «Поставщик должен интуитивно понять и помочь определить качество, которое потребуется покупателю. Он должен определить свои собственные требования с участием всех задействованных отделов и при поддержке поставщика ».
Качество необходимо понимать как основу этих отношений, и необходимо развивать присущие ему концепции коммуникации и интеграции. Тот импульс, который получил в этой области благодаря применению стандартов ISO многими производителями, маркетологами и поставщиками, прибегнув к сертификации, является ценным.
Организация должна гарантировать, что приобретенный продукт соответствует установленным требованиям к закупкам, так как пригодность приобретенного сырья и материалов будет зависеть от их влияния на последующую реализацию продукта или на конечный продукт / услугу. Чтобы покупка соответствовала поставленной цели, необходимо разработать процедуру покупки; цель которого состоит в том, чтобы определить объем функций, выполняемых отделом закупок, и установить основные направления для координации этих функций с поставщиками и другими отделами организации.
Он будет разработан в соответствии с требованиями к дальнейшим действиям, отраженными в Руководстве по качеству, ISO 9001 и / или других существующих процедурах в организации, с которыми удобно консультироваться.
Показатели эффективности.
Контрольный индекс закупочной функции.
- Индекс покупок.
Значимость закупок по сравнению с продажами в процентном отношении Индекс затрат отдела закупок.
Значение затрат отдела закупок (затраты на управление) по отношению к стоимости закупок Стоимость заказа на поставку.
Он будет определяться как отношение затрат отдела закупок к количеству выполненных заказов Индекс концентрации закупок.
Он показывает среднюю сумму покупки на один заказ Индекс загруженности.
Среднее количество покупок на одного сотрудника.
Он определяется как частное между стоимостью закупок и количеством сотрудников в отделе закупок Индекс концентрации поставщиков.
Собирает среднее количество заказов, полученных каждым поставщиком.
Он получается путем деления количества заказов на количество поставщиков.
Указывает объем закупок поставщиком.
Он получается путем деления стоимости закупок на количество поставщиков Индекс ротации запасов сырья.
Указывает, сколько раз средний запас оборачивается относительно количества закупленного сырья (материалов).
Определяется путем деления стоимости ежегодных закупок на среднегодовой запас. Индекс отклонения.
Взаимосвязь между стоимостью возврата и стоимостью покупок, выраженная в процентах.
Он получается путем деления стоимости возврата на стоимость покупок и умножения на 100. Индекс финансирования закупок поставщиками.
Указывает процент стоимости закупок, финансируемых поставщиками.
Он получается путем деления среднего остатка на балансе поставщиков на стоимость закупок и умножения на 100. Кредитные дни поставщиков.
Если периодом анализа является год, его можно определить по соотношению между стоимостью, финансируемой поставщиками, и стоимостью годовых закупок, умноженной на 360 дней в году. Прибыльность закупок.
Он рассчитывается путем деления прибыли (годовой экономии), полученной от покупок, на годовые затраты отдела закупок и умножения на 100 (Гарсия Фернандес, Назарио, 2002).
Основными показателями отдела закупок являются:
- Стоимость общих закупок / Общие продажи по сравнению с предыдущим годом Всего закупок / Количество покупок Процент отклоненных покупок Процент остановки производства из-за нехватки сырья Запасы / Продажи Средняя стоимость заказа на закупку Среднее время Доставка заказа. Количество заказов в месяц по сравнению с предыдущим годом.
Новые тенденции в закупочной политике
Сегодня новые логистические тенденции существенно изменили эту схему, установив новые приоритеты, которые вместе являются более выгодными для компании.
В соответствии с этими тенденциями схема приоритетов будет выглядеть следующим образом:
- Согласованное качество. Срок поставки. Гибкость при изменении заказов. Цены и условия оплаты.
Эта новая мысль дает толчок развитию так называемых отношений совместного производства посредством выбора определенных поставщиков, называемых совместными производителями, с которыми поддерживаются отношения, в силу которых покупается не продукт, а его производственные мощности; в том смысле, что создается взаимное обязательство, основанное на информационной прозрачности, особенно в отношении прогнозов закупок и производственных мощностей, чтобы гарантировать покупателю определенный объем покупок в обмен на получение Максимальная гибкость поставщика в поставках с сокращенными сроками доставки и ценой на продукцию.
Короче говоря, согласно этой концепции, производитель-сотрудник является еще одним звеном в логистической цепочке компании.
Библиография
Анайя Техеро, Хулио Хуан: «Интегральная логистика. Оперативное управление компанией ». Редакция ESIC. Мадрид 2000
Процедура диагностики управления закупками кубинской компании. Конструкторское предложение компьютерного инструмента для его применения и обработки. Дипломная работа-CUJAE-2003
Heizer and Render, Управление производством - Тактические решения, под ред. Prentice Hall.
Мск. Пуч Домингес, Виолета де ла С: Новая роль закупок и их влияние на конкурентоспособность организации. Институт внешней торговли.
