Ежедневный отчет о бухгалтерских операциях

1. Введение

Структура и реализация ежедневного операционного отчета позволит малым и средним компаниям собирать информацию обо всех ежедневных операциях, проводимых компанией; классифицируйте операции по разным разделам для ясности; ежедневно накапливать всю деятельность, которая была завершена в течение месяца, и контролировать наиболее важные счета бизнеса, чтобы принимать решения по внутреннему контролю и будущим действиям, которые администрация желает выполнять для достижения целей, установленных их владельцами.

Ежедневный отчет об операциях предоставит нам информацию, необходимую для подготовки сводки операций, которые представляют собой записи, которые будут содержать накопленный полученный доход, выписанные чеки, покупки в кредит и любые другие записи, которые необходимы компании. Затем эта информация записывается в бухгалтерские книги для последующей подготовки финансовой отчетности.

Эта информация может быть записана легко и быстро с минимальной погрешностью. Эта структура будет разработана в соответствии с потребностями компании, а затем может быть скорректирована с учетом новых перспектив.

Ежедневный отчет об операциях в основном ориентирован на администрацию: для принятия решений в функциях планирования и контроля различных видов деятельности, выполняемых компанией.

С внедрением ежедневного операционного отчета он собирается, записывается и обобщается полезным и адекватным образом, так что позже администрация и другие пользователи могут оценивать и интерпретировать его, формулировать планы и инициировать действия, пока данные все еще подходят для достижения целей и задач. финансовый.

2. Определение ежедневного операционного отчета

Ежедневный операционный отчет - это отчет, который четко и точно собирает транзакции, выполняемые каждый день в компании, такие как: доходы, выписанные чеки, покупки в кредит и другие. Бэйтон, 1995, стр. 93

Ежедневный отчет об операциях можно разделить на следующие основные разделы: раздел доходов и соответствующих начислений и раздел выписанных чеков и покупок в кредит. Кроме того, есть разделы управления, такие как: раздел управления запасами, раздел управления балансом счета, раздел наблюдений и раздел даты и номера.

Для облегчения повседневной работы с отчетами их можно сгруппировать в виде отдельных блокнотов на каждый месяц; те, которые содержат оригинал и сменную копию на каждый день. Оригинал остается в файле в записной книжке, а копии будут храниться в хронологическом порядке; вместе с документами, подтверждающими информацию, зарегистрированную в каждом разделе.

Во всех разделах есть место для записи информации дня и дополнительное место для актуализации накопленных данных по каждой строке. Также есть место для демонстрации точности дебетов и кредитов каждого из разделов.

Этот отчет будет подготовлен в соответствии с характером деятельности и потребностями компаний и может быть изменен по мере изменений или возникновения новых операций.

Для записи информации требуется использование каталога учетных записей, который позволит кодировать учетные записи и вспомогательные учетные записи, которые, таким образом, требуется это. В ежедневном отчете он используется на субсчете операционных расходов и в счетах, сгруппированных в столбце «несколько

3. Цели и задачи внедрения ежедневного отчета об операциях внутри компании.

Основная цель ежедневного отчета об операциях - предоставить работодателю и другим пользователям быстрый, простой, обновленный и точный метод сбора ежедневных транзакций вашей компании, который позволяет вам наблюдать за поведением доступных экономических ресурсов на ежедневной основе и в то же время контролировать ваши финансы. Энтони, 1994, стр. 60

Ежедневный операционный отчет - это инструмент контроля, который во время принятия управленческих решений позволяет выявлять симптомы проблемных или слабых мест, чтобы определить действия, которые необходимо предпринять для исправления ситуации. Другой элемент контроля - предоставить средства связи между людьми, составляющими организацию, это достигается путем представления отчетов о результатах различных действий, выполняемых внутри компании. Гуахардо, 1995, стр. 94

Полный отчет обо всех деловых операциях компаний обычно включает в себя большой объем данных.

Традиционные системы требуют управления несколькими книгами и отчетами для сбора финансовой информации о бизнесе, такой как специальные дневники доходов, выплат, покупки, продажи и другие. Вот почему ежедневный отчет о производственной деятельности рекомендуется в качестве альтернативы малым и средним компаниям, у которых нет возможности нанять более одного или двух единиц для работы в бухгалтерии. Кордера, 1994, стр. 394

Тем, кто принимает административные решения в компаниях, необходима своевременная финансовая информация, которая поможет в планировании и контроле за деятельностью, которую они проводят, а также для выполнения новых проектов и расширений.

С помощью хорошей системы сбора информации мы можем оценивать различные области компании, чтобы владелец или акционеры были проинформированы о результатах управления и могли своевременно применять меры, которые они считают необходимыми. С другой стороны, администрация должна иметь базу поддержки для корректирующих мер, чтобы добиться большей эффективности и действенности ресурсов, доступных компании.

Основными целями бухгалтерского учета в коммерческой компании является предоставление подробной финансовой информации о прибыльности или прибыли операций и финансовой платежеспособности; Вот почему необходимо разработать отчет, который предоставляет нам полезные данные для принятия решений. Финни и Герберт, 1990, стр. 418

Немедленная выгода для пользователей информации

Непосредственные выгоды получают путем предоставления количественной информации, в первую очередь финансового характера, в качестве одного из элементов процесса принятия решений для различных пользователей, таких как: владельцы, администраторы, бухгалтеры, и, таким образом, администрация может принять решение раньше кредиторы, клиенты, государственные учреждения и другие.

С помощью ежедневного отчета об операциях можно будет измерить способность бухгалтерской информации представлять словами и суммами, ее статус в разные моменты времени и результаты ее работы.

Эта информация должна позволять пользователю получать результаты и действовать в соответствии с ними для достижения своих конкретных целей.

Учетные данные должны включать в себя события, которые действительно произошли, и должны учитываться в соответствии с общепринятыми принципами бухгалтерского учета, и это должно быть доступно правильному и своевременному пользователю, чтобы принимать решения вовремя и, таким образом, достигать своих целей.

Владельцы

Владельцы бизнеса нуждаются в бухгалтерской информации, чтобы определять успешность их деловой деятельности. Ежедневный отчет об операциях предоставит вам актуальные и своевременные данные о ваших доходах, расходах, расходах, запасах, балансе различных банковских счетов, остатках дебиторской и кредиторской задолженности; Это позволит оценить эффективность управления и обезопасить ресурсы, находящиеся под его контролем. Обладая этой информацией, владельцы могут принимать решения об увеличении, уменьшении или сохранении своих текущих инвестиций в бизнес. Холмс, 1990, стр. 94

Администраторы

Руководство будет использовать данные, записанные в этом отчете, для оценки результатов операций, определения потребности в денежных средствах, оценки возмещения дебиторской задолженности и имеющихся запасов для продажи.

Доходы, затраты и расходы можно сравнить с предыдущими месяцами, чтобы принять соответствующие меры и меры контроля для улучшения повседневной деятельности, находящейся под вашим контролем. Этот отчет очень помогает администраторам в планировании и контроле деятельности.

Бухгалтер

Ежедневный отчет является наиболее эффективным средством предоставления финансовой информации бухгалтеру, поскольку он готовится людьми, которые действительно знают, как происходили бизнес-операции, и смогут правильно закодировать каждую из них. Таким образом, у бухгалтера появляется больше времени для других областей, представляющих интерес для владельца, таких как надзор за внутренним контролем, анализ финансовой отчетности, финансовые и административные консультации и другие. Ballesteros, 1992, стр. 318

4. Преимущества ежедневного отчета о работе и недостатки специальных журналов

Ежедневный торговый отчет имеет ряд преимуществ.

Если сравнивать со специальными газетами. Эти преимущества описаны ниже.

преимущество

Ежедневно накапливаются важные отчеты, такие как доходы, затраты и расходы компании.

Могут быть получены сверенные остатки основных банковских счетов, запасов, дебиторской и кредиторской задолженности.

Документацию, подтверждающую записанную информацию, можно просто и эффективно проверить.

Записи, которые должны быть размещены в общем журнале, показывают точность дебетования и кредитования на ежедневной основе.

Этот отчет контролирует управление доходами, так как он позволяет наблюдать за тем, полностью ли они депонированы в банк, и правильные ли начисления списываются с дебиторской задолженности. Бланес, 1989, стр. 125

Недостатки специальных газет

Бухгалтерская информация находится отдельно в разных газетах.

До конца месяца невозможно узнать накопленные важные строки, такие как доходы, покупки и расходы.

В специальных газетах мы не контролируем важные счета, такие как банк, дебиторская и кредиторская задолженность и другие.

Архивированные документы невозможно быстро найти.

Что управления и записи операций - это много.

Регистрация обходится дороже, поскольку требует большего количества отчетов и большего числа сотрудников.

Краткое содержание отчета о ежедневных операциях

Основная цель схемы ежедневных операционных отчетов - наблюдать, измерять, регистрировать, классифицировать и анализировать коммерческие операции предприятия, выраженные в денежном выражении. Это также позволяет администрации интерпретировать содержащуюся информацию и своевременно достигать необходимого прогресса в достижении своих бизнес-целей. Данные бухгалтерского учета являются ключевым материалом для принятия принципиальных экономических решений о распределении производственных ресурсов компании.

С помощью этого ежедневного отчета у нас будет возможность фиксировать ежедневные транзакции компании и накапливать наиболее важные данные, которые представляют собой источник своевременной информации. Одной из проблем, с которыми сталкиваются малые и средние компании в нашей среде, является отсутствие простой системы бухгалтерского учета, которая предоставляет постоянную информацию и не требует больших затрат на персонал и операционных расходов.

Рекомендуемый отчет содержит различные разделы, которые упрощают регистрацию и контроль деловых операций.

Упомянутые основные разделы подробно описаны ниже.

Раздел доходов и соответствующие начисления Раздел выписанных чеков и покупок в кредит

Также есть разделы управления, такие как:

Раздел управления товарными запасами Раздел управления остатками на счетах Раздел наблюдений Раздел подписи, даты и номера

Для лучшего понимания процедуры, которой необходимо следовать при регистрации каждого из разделов, перечисленных в предыдущем абзаце, мы опишем основные разделы ниже:

Раздел доходов и соответствующие начисления

Этот раздел разделен на три части:

- Оформление кредитов

- Учет дебетов

- Запись итогов по дебету и кредиту

Запись кредитов

Кредитный реестр включает в себя все доходы, как наличными, так и по кредиту, полученному компанией. Подписки, полученные от клиентов, взносы в клубные товары, уплачиваемые членами или владельцами клубов товаров, депозиты, полученные от клиентов для разделов товаров, ITB M, собранные или начисленные в кредит, прочие полученные доходы и любой другой приток денежных средств или кредитный счет, полученный компанией. Каждому кредиту будет назначена строка и столбец для ввода соответствующей суммы на день совершения транзакции и столбец для соответствующего накопленного.

Учет дебетования

Запись о дебетах включает все расходы, которые соответствуют учету эффекта записанных кредитов. То есть, если получен денежный доход, комиссия соответствует банковскому или наличному счету; Если кредитная регистрация получена, плата будет составлять дебиторскую задолженность или любую другую сумму, которая применима или находится в соответствии с планом счетов.

Документами, из которых состоят записи раздела доходов, являются: счета-фактуры и квитанции. Эти документы должны включать все средства контроля, обеспечивающие соблюдение правовых аспектов и аспектов внутреннего контроля. Минимальные рекомендуемые меры контроля: название компании, запись единого налогоплательщика, предварительно напечатанная нумерация, копии и любые другие необходимые элементы.

Эти документы необходимо проверять ежедневно и резюмировать в предыдущем отчете, который называется «расчет наличными».

Отчет о подсчете денежных средств не требует пояснений, и следует только отметить, что он имеет большое значение для оценки внутреннего контроля операций с доходами.

Учет итогов по дебету и кредиту

Запись итогов относится к дневному сальдо, которое должно существовать между элементами, составляющими сумму кредитов и дебетов, составляющих раздел доходов.

Наиболее важными учетными записями, которые обычно используются для сбора раздела доходов для малого и среднего бизнеса, являются:

Линия продаж

Будет указана сумма всех наличных, кредитных, отложенных и клубных продаж, сделанных в день, не включая 1. TBM.

5. Строка дебиторской задолженности (кредиты)

Регистрируется сумма поступлений по платежам клиентов, выставленных в день.

Линия товаров клуба

Включает все квитанции, выданные покупателям на оплату клубных сборов, полученные в день продажи.

Клиентская депозитная линия

Следует указать сумму квитанций, выданных клиентам за разделенный товар.

Линия национального казначейства ITBM

В этой строке указывается сумма ITBM, содержащаяся во всех выставленных счетах-фактурах.

Прочая статья доходов

В этой строке будут занесены квитанции о доходах, которые не являются частью основной деятельности компании (фотокопии, проценты и любые другие).

Банковская линия

Будет введена сумма всех внесенных депозитов, и одна строка будет использоваться для каждого существующего банковского счета.

Строка дебиторской задолженности (продажи)

В этой строке указывается сумма всех счетов-фактур за продажу товаров в кредит клиентам, включая ITBM.

Линия товаров клуба

Вносится сумма счетов-фактур, выставленных за снятие товаров членами клубов товаров. Включает ITBM

Клиентская депозитная линия

Сумма счетов-фактур, выставленных клиентам за продажу отдельных товаров, записывается.

В каждом ежедневном отчете об операциях есть столбец для записи дохода за день и накопленный столбец, в котором будет указана сумма дохода, полученного в течение дней операций, прошедших в месяце.

Важно проверить точность баланса итоговых дебетовых и кредитовых сумм как для дневных, так и для накопленных позиций.

Ниже приведен пример двухдневных операций, записанных в разделе доходов, и соответствующие расходы в предлагаемом отчете:

Таблица 1

Раздел доходов и соответствующие начисления

Модель на день 1

ДОХОДЫ

КРЕДИТЫ, НАКОПЛЕННЫЕ СЕГОДНЯ

Продажа 1920 83 1920 83

Дебиторская задолженность (кредиты) 313 80 313 80

Товары Клаб 31 00 31 00

Клиентские депозиты 272 70 272 70

Национальное казначейство ITBM 96 07 96 07

Прочие доходы 71 20 71 20

Всего кредитов B /. 2705 60 2705 60

дебеты

Banco General, SA 1288 08 1288 08

Дебиторская задолженность (продажи) 596 63 596 63

Грузовой Клуб 446 19 446 19

Клиентский депозит 374 70 374 70

Общий дебет: B /. 2705 60 2705 60

6. Раздел выписанных чеков и покупок в кредит.

Этот раздел состоит из двух частей:

Выпущенные чеки

Это информация, которая соответствует сумме всех выписанных чеков каждый день. В нем производится запись дебетований, на которые будет действовать выписанный чек, и их общая стоимость, которая будет принята в качестве банковского кредита.

Покупки в кредит

Это информация, относящаяся к покупкам в кредит. Отмечается дебет счета, который соответствует влиянию, и данные об общей сумме, соответствующей сумме, подлежащей выплате поставщикам.

Оба раздела содержат столбцы для различных аннотаций, которые описаны ниже:

Числовой столбец

В этом столбце следует указать номер выданного чека или счета-фактуры в зависимости от обстоятельств.

Столбец описания

Имя, на которое был выписан чек, или поставщик будет включен, если это относится к счету-фактуре.

Столбец "Счета к оплате"

Сумма, выплаченная поставщикам, должна быть указана посредством выписанных чеков.

Колонка покупок

В этом столбце мы запишем все покупки товаров, которые были сделаны наличными, чеком или в кредит по счету. Эта цифра не включает ITBM.

Столбец ITB M

Стоимость налога на передачу личного имущества (ITBM), который включает каждую покупку или расход, облагаемый этим налогом.

Столбец операционных расходов

Соответствует отметке стоимости расходов, понесенных в счет выписанных чеков или покупок в кредит.

Столбец кода

Рядом с каждым учтенным расходом должен быть указан код, соответствующий влиянию в соответствии с планом счетов.

пример

1. На B / выписывается чек. 100.00 на выплату заработной платы.

2. Это будет отражаться в ежедневном отчете следующим образом:

В графе эксплуатационные расходы значение B /. 100.00, а затем в столбце кода будет введено «01», что соответствует номеру, присвоенному этому расходу, в коде счета.

Несколько столбцов

В этом столбце будет указано значение, соответствующее любой другой учетной записи, для которой не был назначен специальный столбец и на которую должен быть выписан чек или покупка в кредит.

Столбец кода

Это относится к коду, присвоенному в соответствии с кодировкой учетной записи учетной записи, указанной в столбце несколько:

пример

1. На B / выписывается чек. 10 000,00 на покупку оргтехники.

2. В столбце «Несколько» будет указано значение B /.10,000.00, а затем число 123 будет отмечено в столбце кода.

Линия сегодняшних итогов

Данные, содержащиеся в строках «сегодняшних итогов», представляют собой не что иное, как сумму всех «дебетовых» столбцов, затрагиваемых каждый день, сумма которых должна совпадать с итоговым значением в сумме «сегодняшних итогов» «Тотал». Этот баланс необходимо проверять в каждом выпускаемом отчете.

Линия промежуточных итогов

Это сумма «итогов на сегодня» плюс накопленные за предыдущий день по каждой из колонок, содержащихся в отчете. Как и в предыдущем пункте, должен быть баланс между суммой накопленных столбцов «дебет» и суммой столбца «итоги».

Кроме того, в разделе выписанных чеков и покупок в кредит должно быть приложение, в котором вы накапливаете банковские кредиты и кредиторскую задолженность, которые описаны ниже.

«Сегодня» и «накопленные» кредиты

Поскольку отчет о выписанных чеках и покупках в кредит составляется в виде единого раздела, необходимо ежедневно разбивать кредиты, на которые будет оказываться влияние. Следовательно, стоимость выписанных чеков и покупок в кредит, сделанных в течение дня, должна накапливаться отдельно, чтобы ввести эти значения в строки, присвоенные банкам и кредиторской задолженности.

Сегодняшняя колонка

В этом столбце будет указана сумма выписанных чеков и сумма дневных покупок в кредит.

Накопленный столбец

В этот столбец будут добавлены накопленные за предыдущий день плюс текущий день банковского счета и кредиторской задолженности.

Этот ежедневный отчет также содержит контрольные разделы, которые будут очень полезны для проверки того, что информация, введенная в эту структуру, верна, и что она также была зарегистрирована в банковской книге, в дебиторской, кредиторской и в том, что касается кредитов, подлежащих выплате банками.

Также есть раздел управления запасами, в котором

Стоимость проданных товаров определяется ежедневно, а сумма затрат накапливается на сегодняшний день, а также остаток оцененных запасов, который можно проверить в любое время с помощью имеющихся у компании материальных запасов.

Как показано в предыдущих разделах, ниже показана практическая форма, которая предлагается для раздела о выписанных чеках и покупках в кредит.

7. Секция управления товарными запасами

В этом разделе приводится сводная информация о движении входов и выходов, составляющих товарный инвентарь компании. Чтобы записать раздел управления запасами товаров, все счета-фактуры продаж должны содержать информацию о стоимости каждого проданного товара. Эта информация будет записана с использованием кодов для защиты конфиденциальной информации.

Строка начального инвентаря

Начальная инвентаризация должна вводиться ежедневно в сегодняшнем столбце, который будет взят из строки, содержащей конечную инвентаризацию дня непосредственно перед этим.

Первоначальная инвентаризация, которая будет отмечена в столбце накопленных данных, - это та, которая начинается каждый месяц. Эти данные остаются неизменными в течение месяца работы.

Задача поддержания в инвентаре столбца сегодня, начального инвентаря предыдущего дня и накопленного инвентаря начального инвентаря начала месяца, состоит в том, чтобы иметь возможность установить баланс между дневными и накопленными данными и чтобы конечный инвентарь отражал равенство в обе колонки.

Торговая линия

В графе «сегодня» строки покупок записывается стоимость, записанная в итогах «сегодня» раздела выписанных чеков, регистрируются покупки в кредит. Столбец «Накоплено» - это результат сложения накопленного за предыдущий день плюс столбца «Сегодня».

Строка затрат на проданный товар

Строка стоимости проданных товаров получается путем ежедневного преобразования кода стоимости, указанного для каждой позиции в счете-фактуре, в значения в долларах (B /.). Эти данные накапливаются из всех счетов-фактур, выставленных в день, и результат указывается в стоимости проданных товаров в столбце «сегодня». Столбец накопленных данных получается путем добавления результата «сегодня» к столбцу накопленных данных за предыдущий день.

Конечная строка инвентаря

Последняя строка инвентаризации будет добавлена к сумме «сегодня» и «накоплено» следующим образом:

Начальные запасы плюс (+) покупки, минус (-) стоимость проданных товаров равны (=) конечным запасам.