Важность администрирования ИТ-функции. тест

Введение

Это вмешательство направлено на то, чтобы дать некоторые рекомендации для нашей будущей профессиональной карьеры, которую мы скоро начнем или которую некоторые из нас, возможно, уже начали.

С моей точки зрения, важность информационных технологий сегодня в стратегии организаций настолько трансцендентна, что даже превосходит традиционные экономические, финансовые и логистические специальности, потому что даже эти и решения, которые на них влияют, обусловлены: информационные системы, на которые они полагаются.

Также, с моей точки зрения и на мой взгляд, те из нас, кто пришел в профессиональный мир из специальностей, связанных с технологиями, и особенно с информационными технологиями, не занимают той роли, которую наша специальность действительно играет в трансцендентных решениях. организации.

Он включает в себя методологию планирования, аспекты управления ИТ-проектами, а также оценку и обновление программы на основе процесса постоянного улучшения; при том понимании, что надлежащее оснащение, распространение и мониторинг процесса планирования позволяют осуществлять комплексное управление ходом реализации ИТ-проектов учреждения.

Почему мы не играем той роли, которую наша специальность играет в трансцендентных решениях организаций?

Основная причина, по которой это происходит, - наша собственная идиосинкразия. Собственный тренд. Наша собственная инерция. Это правда, что обучение, которое мы получаем, возможно, чрезмерно сфокусировано на чисто технической сфере, как будто в конце концов мы все станем исследователями и разработчиками. Однако это правда, что, по крайней мере, насколько мне известно, были предприняты шаги для дополнения обучения с более широкой точки зрения компаний и организаций в целом.

Элементы информатики

С компьютерной точки зрения физическим элементом, используемым для обработки данных и получения информации, является компьютер.

Компьютер - это машина, состоящая из физических элементов электронного типа, способная выполнять широкий спектр работ с высокой скоростью и с большой точностью при условии, что даны соответствующие инструкции.

Набор команд, которые даются компьютеру для выполнения определенного процесса, называется программой. Набор из одной или нескольких программ, выполняющих определенную полную работу, называется компьютерным приложением. Информация - это элемент, который нужно обрабатывать, и это определяется как все, что позволяет получить любой тип знаний; следовательно, информация будет существовать, когда будет раскрыто что-то неизвестное.

Информатика основана на трех основных принципах:

Физический элемент (аппаратное обеспечение) Логический элемент (программное обеспечение) Человеческий элемент.

Подавляющее большинство административных зданий не предназначены для работы с компьютером; В настоящее время технические специалисты начинают осознавать этот тип оборудования и постепенно переходят к новой компьютерной технологии.

Вычислительный центр или Вычислительный центр можно определить как центр, который, хотя и не является административным, выполняет аналогичные функции в автоматическом режиме. Компьютерные центры возникли на основе многократного применения определенных технологий. Следовательно, необходимо создать положение, которое стандартизировало установку любого компьютерного центра.

Постепенное развитие и внедрение новых компьютерных тенденций подразумевает трансформацию традиционного способа работы. Информационные технологии позволяют интегрировать все процессы и движения, как механические, так и человеческие, в единую операционную систему, и это, несомненно, вызывает полную реорганизацию структурных элементов.

Общие понятия

Осуществление административной функции из ее определения (от латинского: AD = A и MINISTRATE = Serve) ведет к обязательству со стороны того, кто ее выполняет, заботиться о доверенных ему ресурсах наилучшим образом, чтобы они служили в качестве эффективные средства и позволяют достичь определенных целей компании.

Администрация в основном делится на пять разделов:

Планирование: установите цели, цели и преимущества, а также определите политику и процедуры, которые позволят достичь этих целей.

Принятие решений: это, пожалуй, самая важная часть работы менеджера. Здесь анализируются возможные альтернативы или пути, которые могут привести нас к достижению цели наиболее эффективным способом.

Организация: по сути, представляет собой создание органической структуры, которая позволяет выполнять действия, необходимые для выполнения поставленной цели.

Направление: это управление человеческими ресурсами, которые участвуют на всех уровнях организации. Менеджмент требует особой способности иметь дело с человеческим фактором, чтобы он был вовлечен в процесс, необходимый для достижения поставленных целей.

Контроль: Посредством контроля отслеживается, что деятельность, осуществляемая организацией, и ее результаты действительно ориентированы на достижение целей, поставленных компаниями.

Администрирование в ИТ-подразделениях

Несомненно, схема администрирования должна применяться как внутри ИТ-подразделений, так и в самой компании. Результат адекватного использования администрирования во многом зависит от достижения поставленных целей. Другими словами, знание того, что будет сделано и как это будет сделано, всегда четко обозначенная цель.

В общем, человеческие ресурсы и материальные блага - это элементы, которые позволяют достичь поставленных целей. Важно знать, что и первое, и второе должны управляться особым образом, требуя в каждом случае одинаково особых качеств от администратора.

Управление компьютерными науками требует еще более пристального внимания к этим качествам, в основном из-за типа человеческих ресурсов, которые сотрудничают в администрировании. В основном персонал, который вмешивается в презентацию службы информационных технологий, ориентирован на выполнение интеллектуальных задач, требующих для этого людей с более высоким уровнем подготовки, что требует больших навыков со стороны администратора или, в частности, лица, отвечающего за направьте их.

Когда компания решила создать в своей организации ИТ-подразделение для поддержки достижения своих целей, оно должно начать работу на основе схемы управления. Важно учитывать, что обычно вычислительные блоки начинаются с малого, и если можно эффективно управлять малым, то это будет для большой структуры, иначе в обоих случаях это будет отказ, который усилится во втором.

Указанные операции в общих чертах осуществляются следующим образом:

планирование

Должен быть составлен План развития компьютеров, в котором устанавливаются цели, политика и стратегии, которые сделают возможным выполнение компьютерных функций в компании. Иными словами, речь идет о том, чтобы с помощью логической структуры упорядочить серию действий по преобразованию реальности компании. В этом смысле любое планирование должно иметь пропагандистскую цель.

В этом плане предполагается:

Определите потребности компании в товарах и услугах ИТ в краткосрочной, среднесрочной и долгосрочной перспективе. Разработайте схему постепенного, скоординированного и рационального развития ИТ. Регулируйте развитие ИТ-функции с учетом официальных и правовых положений. которые применяются, а также внутренние правила.Определите параметры обратной связи, которые способствуют успеху разработки самого плана.

Одними из наиболее важных характеристик этого плана должны быть его целостность, гибкость, осуществимость, правила и иерархия.

Организация

Важно определить способ организации подразделения информационных технологий, чтобы он мог выполнять свои функции наиболее эффективным образом. Здесь следует позаботиться о том, чтобы это соответствовало только реальной потребности, вызванной, возможно, увеличением спроса на услуги или технологическими изменениями, типичными для данной области. Сокращение организации также может быть определено обратным поведением спроса или теми же техническими достижениями.

Всегда безопаснее управлять тем, что необходимо, чем изобретать функции, оправдывающие органическую структуру, которая не требуется. Поскольку наличие персонала, выполняющего слишком много действий, приводит к более высоким эксплуатационным расходам, а также к тому, что во многих случаях не удается достичь целей.

В связи с той ролью, которую ИТ-подразделения выполняют в компаниях, рекомендуется объединить их на уровне персонала внутри организации. Это делается для того, чтобы не отдавать предпочтение определенной области, а, наоборот, получить сбалансированную выгоду.

Принятие решения

Лицам, ответственным за руководство ИТ-подразделениями, требуются значительные навыки для выполнения этой части схемы управления. Бесспорно, что успех компании зависит в значительной степени от правильного принятия решений.

Важные решения, в большинстве случаев, принимаются руководителями высокого уровня, поэтому они требуют, среди прочего:

Четкое понимание целей, политик, правовых норм, органической структуры компании Знание и ответственность за выполнение ИТ-функции Обязательство и, если возможно, обязательство перед учреждением, пытающееся обеспечить, чтобы в своей деятельности они совпадали, оба цели компании, а также личные цели Быть в курсе и быть в курсе технологических тенденций и среды, в которой работает компания, как внутри, так и за пределами Предпринимательский дух, который позволяет ей достаточно уверенно принимать взвешенные риски, которые делают возможно достичь цели эффективным способом. Необходимо следить за тем, чтобы разум преобладал над инстинктом при принятии решений.

Поэтому особое внимание нужно уделить подбору менеджеров.

Административные функции в подразделениях информатики

Направление

Эта часть администрирования не менее важна, чем другие, и тесно связана со всеми из них, поскольку основная ответственность за успешное выполнение функции ИТ сосредоточена в функции управления.

Лицо, ответственное за руководство этим упражнением, в дополнение к соблюдению требований, описанных в предыдущем пункте, должно уметь адекватно выполнять действия своих подчиненных. Не забывайте, что человеческие ресурсы являются наиболее важным элементом в организации, поскольку что для его вождения требуются специальные навыки, такие как:

Выбор подходящего человека на должность Мотивация персонала, чтобы при выполнении своей работы они добивались профессиональных достижений и как люди, тем самым способствуя достижению цели компании. Этого можно достичь посредством уважительного отношения, активное участие в подготовке и распространении планов работы и программ, система, позволяющая признать их результативность, программу обучения и образования, а также использование некоторой динамики интеграции рабочих групп, среди прочего.Обучить персонал, который в будущем мог бы занять вакантные должности более высокого уровня, позаботившись при этом, чтобы не было незаменимых людей, поскольку, к сожалению, динамика подразделений информационных технологий затрудняет внедрение людей.Ведение человеческой деятельности требует, чтобы ответственное лицо было способно понять, что каждый человек уникален в своем образе жизни, поэтому он должен уважать его индивидуальность и делать все возможное, чтобы узнать его определенным образом. Вот почему эффективное управление достигается, когда человек достаточно квалифицирован, чтобы вести каждого по-своему.

В этой роли директор должен выступать в роли психолога, отца, друга и начальника.

Контроль

Эта часть администрирования представляет наибольшую потребность в процедурах и методах, поскольку надежное знание достижений, способов их достижения, их стоимости и, при необходимости, выявления отклонений зависит от адекватного контроля деятельности. и его причины, которые могут поставить под угрозу достижение поставленных целей.

Ниже приведены некоторые методологии и процедуры, которые делают возможным адекватный контроль выполнения компьютерных функций: - без определения их важности, поскольку они одинаково удобны, поскольку выполняют разные задачи;

Повестка дня

Важно систематически записывать запланированные и внеплановые действия и обязательства на ежедневной основе. Не слишком удобно полагаться на свою память. Следовательно, хороший администратор должен использовать повестку дня в своей повседневной работе, поскольку она не только выполняет роль ежедневной программы, но и позволяет ему записывать важные незапланированные события, с которыми ему, вероятно, придется консультироваться в будущем.

Единый отчет о внеплановой деятельности

Чтобы обеспечить соблюдение рабочих программ, направленных на достижение предложенных целей, важно запланировать необходимые мероприятия, четко их обозначив и указав лицо или лиц, ответственных за их выполнение, а также достигнутый прогресс.

Эта процедура позволяет, в дополнение к вышеизложенному, фиксировать реальный прогресс и определять причины, которые привели к отклонениям в программе.

Очень часто в любой организации требуется знать в любое время о статусе планов и рабочих программ, поэтому для этого необходимы различные форматы, содержащие, по сути, одинаковую информацию. Использование этой процедуры, помимо прочего, обеспечивает своевременность и последовательность предоставляемой информации.

Использование сервиса

Эта методология позволяет получать периодические отчеты, классифицированные по-разному, которые служат индикаторами для оценки степени использования и стоимости компьютерных активов. Это делается для того, чтобы наилучшим образом использовать указанные товары и выявить причины, которые повлияли на официальную услугу. Они также служат для того, чтобы знать, достаточно ли этих активов для удовлетворения возникших потребностей.

Уровни обслуживания

Когда ИТ-подразделения обслуживают значительное количество пользователей, важно заключать с ними соглашения, в которых характеристики требуемых услуг определяются с точки зрения количества, частоты, времени отклика и т. Д., Чтобы пользователи осведомлены о том, что реально можно получить от вычислительного блока, тем самым избегая разногласий или недоразумений.

Решение проблем

Когда вычислительные блоки приобретают определенную величину как почти логическое следствие их развития, количество, разнообразие и сложность проблем, которые возникают как для пользователей, так и для самих поставщиков услуг, рассматриваются в возрастающем порядке и в Иногда возникает неуверенность в том, о ком следует сообщать, и сможет ли человек, получивший отчет, действительно решить их эффективно.

Вот почему создание подразделения, отвечающего за получение отчета о технических проблемах, связанных с ИТ-областью, удобно, поскольку это единственный способ сделать это.

Это Подразделение должно регистрировать такие проблемы, направлять их для внимания и следить за ними до тех пор, пока они не будут решены, записывая, как они были решены, чтобы в случае повторения их можно было решить быстрее.

Смени управление

Изменения в нормальной рабочей среде ИТ-области происходят очень часто, в том числе из-за динамики развития самой этой области.

Очень важно иметь адекватный контроль над необходимыми изменениями, будь то физические, логические, человеческие или процедурные. Это сделано для того, чтобы предвидеть последствия их выполнения и подготовить все необходимое на случай, если изменение не увенчается успехом.

Инвентаризация физических ресурсов

Поскольку любое оборудование получено, независимо от его происхождения (покупка, пожертвование, аренда или ссуда), необходимо проявлять особую осторожность при его контроле, регистрируя его в базе данных, что позволяет нам в любое время узнать, возможно, его стоимость. покупка, дата получения, серийный номер, характеристики, прямой пользователь, гарантийный срок, поставщик и т. д.

Инвентаризация логических ресурсов (Библиотека программ)

Несомненно, разработка логических ресурсов (программного обеспечения) во многих случаях сопряжена со значительными затратами, поскольку они напрямую связаны со стоимостью человеческих ресурсов, которые обычно составляют самый высокий процент операционных затрат компании.

По этой причине настоятельно рекомендуется провести инвентаризацию программного обеспечения, разработанного, чтобы избежать дублирования и почти немедленно удовлетворить некоторые требования на основе того, что уже существует.

Страхование от претензий

Учитывая высокую стоимость приобретения компьютерных активов, их оборудования и, в основном, информационных систем, а также самой информации, важно заключить договор страхования от определенных рисков, поскольку, как и в случае с информацией, это может быть бесценным.

Однако в случае несчастного случая потери, по крайней мере, у одного должна быть возможность вернуть материальные ценности, чтобы восстановить рабочую среду. Это напрямую связано с планами аварийного восстановления, где предусмотрены необходимые меры для уменьшения воздействия аварии, например, с учетом дублирующихся файлов, хранящихся в разных местах.

Сказанное выше действительно как для недавно созданных ИТ-подразделений, так и для тех, которые уже начали свою деятельность ранее; только то, что во втором случае нужно начинать не с нуля, а вносить необходимые корректировки во все элементы администрирования, предлагаемые текущими и потенциальными пользователями.

Цикл выполнения вычислительной функции

В рамках нормальной работы ИТ-подразделений, в основном, когда они уже начали работу в предыдущие годы, существует последовательность элементов, которые необходимы для адекватного выполнения своих функций.

Как правило, эти элементы, относящиеся к схеме управления, происходят циклически каждый год, каждый раз приспосабливая их к текущим потребностям. В общих чертах этот цикл разработан следующим образом:

Обычно он основан на бюджете расходов и, в случае необходимости, на доходе, который потребуется в следующем финансовом году.

Здесь необходимо принять во внимание все финансовые потребности, которые, по оценкам, потребуются для эффективного участия в ИТ-функции. Также важно помнить, что если иногда бывает трудно добиться того, что было запланировано, то еще труднее, когда это не сделано. По этой причине при составлении этого бюджета необходимо проявлять особую осторожность.

Составление планов и программ работы

Важно определить рабочие планы и программы, которые потребуются для достижения поставленных целей. Персонал, ответственный за его выполнение, должен участвовать в его подготовке, чтобы он включал в себя все необходимые действия, избегая, насколько это возможно, упущений и их собственного невежества.

Эти планы и программы должны включать обучение и подготовку, необходимые для того, чтобы люди могли эффективно выполнять свои обязанности.

Подготовка заказов на поставку и заключение договоров на оказание услуг

Принимая бюджетное разрешение в качестве ориентира, заказы на поставку и заключение договоров на услуги должны быть запланированы заранее, чтобы гарантировать, что все необходимое для выполнения рабочих программ будет доступно своевременно.

Выполненная программа работы отслеживается с помощью Отчета о программе и деятельности. Важно, чтобы его анализ был периодическим и включал все необходимые данные для подготовки соответствующих отчетов. На этом цикл замыкается, выявляются необходимые параметры обратной связи, которые приведут к новому подходу к запланированным планам, адаптируя их к текущим потребностям.

Что может быть связано с успешным выполнением функции компьютера?

Не пытаясь дать рецепт, это далеко не иерархия аспектов для достижения успеха административного управления в рамках ИТ-функции, это пункты, описанные ниже, которые могут способствовать его достижению более эффективным способом.

Необходимо четко знать и решать задачи компании, ее организацию, политику и внутренние правила.

Заручитесь поддержкой и доверием вышестоящих властей для выполнения планов и программ работы.

Всегда будьте в курсе технологических тенденций в этой области, чтобы иметь технические полномочия предлагать направления развития.

Сохраняйте уникальную приверженность работе, чтобы лучше служить компании. Подавать пример

Немедленно решайте мелкие проблемы и размышляйте над важными.

Относитесь к сотрудникам с уважением и вежливостью, делая все возможное, чтобы их работа находила удовлетворение.

Осуществлять динамику интеграции рабочих групп, через их участие в разработке рабочих программ, сосуществование и т. Д.

Поддерживайте теплые отношения, если возможно, дружеские, с теми, кто отвечает за другие области органической структуры компании.

Поддерживайте максимальный порядок в производительности, думая, что каждый должен работать каждый день с таким энтузиазмом, как если бы это была последняя работа, выполняющая эту функцию.

Требовать необходимые товары и услуги с наибольшими возможностями, стараясь, насколько это возможно, быть первыми, чтобы гарантировать наличие достаточных ресурсов, а не последними, когда существует риск их доступности для решать другие приоритеты.

Поймите, что выполнение назначенной функции должно выходить за рамки простого выполнения и что нужно чувствовать привязанность к учреждению (надеть рубашку), возможно, рассматривать свои интересы как свои собственные.

По мере возможности участвовать в определении направлений развития компании. Делегируйте то, что можно делегировать.

Поддерживайте хорошие деловые отношения с поставщиками.

Подготовьте планы развития компьютеров с минимальными характеристиками, описанными в пункте II.

Признайте эффективное выполнение работы персонала и даже больше дополнительных усилий, приложенных для достижения целей компании.

Централизация ИТ-функции и децентрализация услуг

Среди компьютерных СМИ есть некоторые разногласия по поводу плюсов и минусов централизации услуг, предоставляемых этими подразделениями внутри компании. Однако удобно разбирать отдельные случаи и решать, что для каждого из них наиболее подходит.

Бесспорно, что факт наличия компьютеров и компьютерных систем все более ориентированных на конечных пользователей может свидетельствовать о том, что наиболее целесообразно вещь, чтобы дать каждому из своих ресурсов и управлять ими для себя.

Однако в некоторых случаях это не очень удобно по разным причинам, например по следующим:

Обычно пользователю требуется совет по правильному использованию и эксплуатации своих вычислительных ресурсов.

Обслуживание ИТ-активов может быть дороже в расчете на единицу, чем на партию. Есть риск дать ему избыток или ограниченный ресурс в соответствии с реальными потребностями.

Теряется контроль над использованием компьютерных ресурсов и так далее.

Вот почему в большинстве случаев наиболее целесообразным решением внутри компании является то, что она отвечает за управление этой функцией на основе децентрализации службы и централизации ее администрирования, при этом эта область отвечает, среди прочего, за:

Подготовьте планы развития компьютера.

Подготовьте стандарты для разработки системы и использования программного обеспечения. Контролировать инвентаризацию компьютерных активов.

Выполните необходимые процедуры для заключения договоров на поставку компьютерных товаров и услуг.

Подготовьте правила использования компьютерных ресурсов. Продолжайте обслуживание компьютерных активов и т. Д.

После выполнения вышеупомянутого мы можем сказать, основываясь на нашем опыте, что работа по этой схеме управления внутри ИТ-подразделений может обеспечить значительную экономию для компании и более высокую вероятность того, что ИТ-отделы встретятся эффективно, его роль в поддержке достижения институциональных целей.

Ссылки

Руководство по компьютерным процедурам Banjercito. Принципы управления и организационного поведения, Берт К. Сканлан, Лимуса, первое издание. Руководство по подготовке программы компьютерной разработки, ИНЕГИ-СПП, издание 1997 г. Управление проблемами, контроль изменений и уровни обслуживания, IBM, 1987.