Это набор операций, необходимых для отмены обязательства по контракту. Это подразумевает уменьшение доступности и, следовательно, также будет уменьшение задолженности.
Платеж происходит из-за наличия обязательства перед третьей стороной.
платежи и-коллекцияЭто обязательство может быть представлено либо в кредиторской задолженности, либо в документе, и вызывает отток активов, либо денег, либо чека.
Другое толкование Платежей дается на передачу документа (векселя), то есть клиент подписывает документ, который одобрен, используется для урегулирования задолженности, приносящей пользу компании в пользу кредитора. Таким образом, задолженность аннулируется, но необходимо учитывать, что остается обязательство по оплате в том случае, если обязательство не отменено в день погашения.
Документация существующего долга также может рассматриваться как ОПЛАТА. Это задолженность по текущим операциям, которая погашается путем выпуска Облигации, бенефициар которой является кредитором. Этот платеж не является окончательным, поскольку долг продолжает существовать, затем он продолжается аналогично оплате чека.
Платеж покрывает все операции, возникающие с момента, когда обязательство должно быть оплачено, до тех пор, пока ценные бумаги, которые погашают долг, не будут доставлены кредитору и не будет получено подтверждение платежа.
Различные формы оплаты
Платежная операция может принимать различные формы, это будет зависеть, среди прочего, от погашенной задолженности, ее суммы, кредитора, места жительства.
- Оплата поставщикам. Оплата сборщикам поставщиков. Оплата в отделениях провайдера. Оплата в банках. Оплата через банки. Оплата наличными за незначительные расходы. Выплата заработной платы.
- Оплата поставщикам по переписке: это наиболее распространенный случай, при котором задолженность, заключенная с поставщиком, списывается путем отправки чека по переписке на адрес поставщика. Подтверждение платежа получается, когда провайдер отправляет соответствующую квитанцию. Оплата сборщикам провайдера: этот метод платежа аналогичен оплате провайдерам по почте, с той разницей, что чек не отправляется провайдеру, но он проводится в компании до тех пор, пока не появится поставщик, чтобы забрать его. Этот случай возникает, когда провайдер управляется через домашних сборщиков долгов. В этом случае квитанция производится и доставляется в момент оплаты. Оплата в офисах провайдера:В этом случае чек принимается непосредственно в офисах провайдера, а квитанция получается в момент осуществления платежа. Оплата в банках: Оплата должна производиться непосредственно в банковском учреждении. Это будет отвечать за зачисление этих сумм кредитору (они получают платеж). Оплата через банки: в эту форму платежа также вмешивается банковское учреждение, но в этом случае именно должник поручает платеж банку, то есть что должник принимает решение произвести платеж через банковское учреждение, которое аннулирует долг посредством платежных поручений, которые будут доставляться каждому кредитору (как правило, по переписке). Для осуществления этой формы платежа у должника должен быть текущий счет в банке, к которому он добавит список платежей, которые необходимо произвести.Через который будет списана общая сумма платежей, произведенных учреждением от имени клиента.
Еще один вид платежей, осуществляемых через банки, - это тот, который используется для погашения долгов, которые были заключены по импортным операциям с использованием документарного аккредитива.
- Оплата наличными незначительных расходов: Для осуществления этих платежей используется основной фонд, из которого извлекаются деньги, необходимые для осуществления незначительных расходов, с последующим предъявлением необходимых ваучеров для обоснования указанных расходов. Вы также можете снять деньги с ваучеров, это применяется, когда точная сумма, которую нужно потратить, не известна, с обязательством учитывать деньги, снятые сразу после оплаты. Основной фонд всегда должен храниться в одной и той же сумме, включая деньги, подтверждение расходов и ваучеры.
Периодически сумма, необходимая для замены недостающих денег из Основного фонда, изымается из банка чеком. Эта сумма должна совпадать с расчетом ваучеров, представленных лицом, ответственным за хранение Основного фонда.
- Выплата заработной платы: эта форма оплаты также обычно производится наличными, которая берется из банка в размере, необходимом для выплаты заработной платы. Этот способ оплаты за наличные требует особого контроля и процедур.
Внутренний контроль платежей
Контроль в этой операции, наряду с контролем в Коллекции, основан на управлении и хранении денежных средств.
Актив, который создает наибольшую сложность, - это денежные средства, поскольку их трудно идентифицировать, поэтому его контроль более подвержен ошибкам. Также из-за его ликвидности и объема, который он представляет в компании, больше шансов, что мошенничество произойдет в его среде. По этой причине необходимо усилить меры внутреннего контроля, чтобы свести к минимуму ошибки и избежать мошенничества.
Правила внутреннего контроля подразделяются на правила общего характера и хранения средств, а также правила основной операции платежей.
Это наборы правил, которые направлены на то, чтобы деньги в компании были недействительными и чтобы был установлен строгий контроль над средствами, как теми, которые должны оставаться в бизнесе, так и теми, которые хранятся в банках.
Общие стандарты внутреннего контроля
- Разделение функций между управлением денежными средствами и регистрацией операций. Цель состоит в том, чтобы отделить тех, кто отвечает за управление активами, от регистрации активов и операций, которые они выполняют. Это приводит к контролю со стороны оппозиции между тем, кто выполняет операцию и кто за нее отвечает. Таким образом, управляющий фондами не должен иметь доступа к текущим счетам, кредиторской задолженности или бухгалтерскому учету Концентрация ответственности за хранение средств: денежные ценности компании должны находиться под контролем одного ответственного лица. Если этого не произойдет, контроль над фондами будет практически невозможен. Хранение средств должно зависеть от Казначея, хотя эта ответственность может также касаться других людей. Это будет отвечать за доставку денежных средств в банкоматы,Для того чтобы они могли выполнять свои функции, они должны быть полностью задокументированы, чтобы Казначей мог контролировать своих подчиненных. Отделение средств от Коллекций с теми, которые предназначены для платежей: эффективно отделить средства, поступающие от Коллекций, от средств, предназначенных для Платежей. Суммы, полученные с помощью Коллекции, должны быть полностью депонированы в банке, а Платежи должны производиться путем выдачи чеков против этих банковских остатков, деньги не должны выводиться непосредственно из Коллекций до их депонирования. В случае, если требуется оплата наличными, необходимо использовать основной фонд, а если его недостаточно, он должен быть снят в банке необходимыми деньгами посредством чека.
В коробке с фиксированным фондом не должно быть непрерывного движения, так как таким образом невозможно сохранить контроль над ним.
- Ротация персонала, участвующего в управлении средствами. Этот стандарт контроля предназначен для того, чтобы не допустить того, чтобы один человек выполнял ту же функцию в рамках операции, главным образом в управлении средствами. Если этого нельзя избежать, операция может быть подвержена ошибкам и / или мошенничеству.
То, что это правило ищет через ротацию персонала, - то, что любой, кто заменяет другого сотрудника, может обнаружить ошибку или мошенничество, выполненное в этой функции.
Чтобы выполнить эту ротацию, затронутый персонал имеет время отсутствия на мероприятии, так что в течение этого периода могут быть выявлены мошенничество или ошибка.
- Общий учет операций, связанных с движением средств:
Бухгалтерский учет - это информационная система, а также эффективный метод контроля. Это позволяет проверять посредством регистраций последовательность операций, выполняемых различными секторами компании. Это выгодно с точки зрения движения средств.
Системы должны быть структурированы таким образом, чтобы в случае движения актива его можно было спасти и зарегистрировать в бухгалтерском учете.
Следует отметить, что все учетные записи должны основываться на ваучерах, которые апеллируют к выполненным операциям.
- Сюрприз арки: он состоит из подсчета значений, которые поддерживаются любым лицом, ответственным за хранение средств. Цель этого правила состоит в том, чтобы проверить совпадение между доступностью, которая должна существовать, в соответствии с бухгалтерскими записями и теми, у кого есть основные ваучеры, вместе с существованием реально существующих фондов. Это должно быть сделано неожиданно, иначе это даст ответственному лицу возможность покрыть разницу, произведенную в значениях, до подсчета.
В случае появления предупреждения правило не позволит обнаруживать ошибки или мошенничество в хранении и движении денежных средств, то есть оно не будет выполнять свою цель.
Тоннаж, очевидно, должен быть сделан людьми вне того, кто вовлечен в управление и движение средств.
- Сверка банковской выписки: Принятие, как правило, внутреннего контроля Коллекций, что все коллекции депонируются на банковском счете в едином и ежедневном порядке и, как правило, внутренний контроль Платежей, что расходы производятся в виде чеков, а не наличными, Получается, что все движение средств компании будет проходить через банк. Таким образом, существует мощный помощник, который сотрудничает с контролем за этими операциями, помимо операций, выполняемых компанией, посредством записей, осуществляемых Банком.
Чтобы замкнуть цикл контроля, связанный с движением средств, необходимо сверить бухгалтерские записи компании с бухгалтерскими записями, сделанными банком.
Целью сверки является обоснование регистраций, сделанных в компании в отношении движения денежных средств, и выявление возможных ошибок вменения банком. Для этого обе регистрации сталкиваются друг с другом, и различия оправданы
Чтобы оно было эффективным, оно должно выполняться персоналом, который не участвует в управлении средствами или регистрации этих операций, учитывая, что именно эти функции пытается контролировать согласительная процедура.
Специфический внутренний контроль
Среди стандартов внутреннего контроля, применимых к платежам, выделяются следующие:
- Оплата чеками: это основная форма, которая регулирует платежи компании. Почти можно сказать, что это общий принцип. Это подразумевает, что все платежи (за исключением мелких расходов) должны быть сделаны путем выписывания чека на банковском балансе.
Это правило уменьшает наличие наличных денег в компании, тем самым снижая риск хранения средств и обеспечивая лучший контроль. Это также означает, что все платежные операции должны проходить через банк и, таким образом, регистрироваться в бухгалтерском учете банка. Это позволяет сверке иметь полный контроль над всеми операциями, связанными с движением средств.
Оплата чеками, в свою очередь, подразумевает другие правила внутреннего контроля, такие как количество подписей, которые должен иметь чек, способ, которым он должен быть выпущен, меры предосторожности, которые должны быть приняты, когда он выпущен, и т. Д.
- Форма выдачи чека. В зависимости от способа выдачи чека его обращение будет осуществляться с большим или меньшим риском. В принципе, чек может быть выдан на предъявителя, заказывать или не заказывать.
Держателем чека на предъявителя является тот, кто им владеет. Чтобы любой, кто мог получить чек, мог сделать его действующим в банке, выбранном банком, внести его на любой банковский счет или передать его новому владельцу простой доставкой. Выданный таким образом чек может не достигнуть кредитора и неоправданно выгоден тому, кто его использует. Следовательно, по стандарту внутреннего контроля следует избегать выдачи чеков на предъявителя.
Бенефициаром чека на заказ является лицо, имя которого указано на лицевой стороне или которое получило его по индоссаменту.
При подтверждении чека он может быть пустым, то есть простой подписью лица, которое его передает, без указания того, кто является новым держателем. В этом случае тот, кто завладеет чеком заказа с бланковым одобрением, может его идеально распространить, поскольку предполагается, что это одобрение было сделано для передачи чека человеку, которому он теперь принадлежит. Если чек на заказ не подтвержден или он полностью одобрен - что указывает на то, кем является новый бенефициар, - тот, кто завладеет этим чеком, может поставить любую подпись, как если бы это был одобрение держателя чека. и заставить его циркулировать без серьезных неудобств. Это возможно, потому что банк при оплате чека контролирует только подпись отправителя и последнего индоссанта, поскольку он не знает подписи первого бенефициара и индоссантов.
промежуточный - у них нет подписи, зарегистрированной в банке. Чтобы избежать этих неудобств, чек можно оформить на заказ, но пересечь и внести на счет. То есть на лицевой стороне чека размещаются две параллельные планки и внутри них легенда с надписью «вносить только на счет, для которого он был выпущен». В этом случае, из-за того, что бары параллельны, чек не может быть оплачен напрямую из банка, который был извлечен, но должен быть депонирован в каком-либо банке, и согласно легенде, которая появляется между барами, допускается только то, что внесен депозит на счет первого бенефициара. Другими словами, тот, кто завладеет чеком в этих условиях, ничего не может с ним сделать или, самое большее, внести его на счет кредитора, которому был произведен платеж.
Чек без заказа принадлежит лицу, которому был выпущен не заказ или кто получил его по переводу. В этом случае перевод не может быть сделан по индоссаменту, но должен быть сделан по гражданскому заданию. Это означает, что при совершении перевода нотариус должен будет подтвердить личность отправителя и правопреемника чека и зарегистрировать его в акте передачи, копия которого прилагается к чеку. Другими словами, этот тип проверки практически исключает любую возможность неправильного захвата значения. Кроме того, если чек должен быть обналичен только получателем, то есть для предотвращения любого перевода, он может быть помечен надписью «Только для зачисления на счет, на который не был выпущен заказ».
Таким образом, во избежание рисков при выдаче и обращении чеков, которые выписываются для осуществления Платежей, они должны выдаваться по поручению или не по поручению кредитора, но оба случая должны быть пересечены для зачисления на счет.
Кроме того, для того, чтобы четко отразить долг, который предполагается выплатить, и, таким образом, избежать любых последующих требований со стороны кредитора, рекомендуется вменять чек; Это достигается путем написания на обороте, какой долг вы хотите оплатить чеком, и подписью той надписи, которая выдает чек. Факт распределения чека имеет особое значение, когда он отправляется по почте или когда по другим причинам доказательная квитанция об оплате не получена во время доставки чека кредитору. Чек для зачисления на счет имеет ту же стоимость, что и квитанция от кредитора, поскольку он показывает, что кредитор получил чек и внес его на свой счет - его невозможно внести на другой счет - и что он знал о том, что он взимал, для вменение сделано на обратной стороне чека.
- Оплата покрывается всеми основными и недействительными квитанциями одинаковыми:
Во время подписания чека необходимо предъявить основные ваучеры, подтверждающие необходимость осуществления платежа поставщику, лицо, подписывающее чек, по крайней мере, счет-фактура поставщика, должно получить денежный перевод, составленный из получения. - Заказ на поставку, который указывает, что это товар, необходимый в установленном порядке вместе с Закупками, и Предложение Поставщика, которое показывает, что выплачивается сумма, которая была своевременно указана и на которую была одобрена Покупка.
Эти ваучеры должны быть проверены лицом, которое собирается подписать чек. Во избежание повторного предъявления этих ваучеров для обоснования очередного платежа необходимо вставить штамп, на котором четко указано слово «Оплачено», а также зарезервировать место для записи даты и номера чека. с помощью которого была произведена оплата.
- Проверка с двумя подписями. Эта форма внутреннего контроля означает, что проверки должны быть подписаны как минимум двумя должностными лицами компании. При этом существует взаимный контроль между подписавшими сторонами, и ошибки в Платежах могут быть легко обнаружены. Кроме того, исключается риск того, что адвокат компании может распоряжаться всеми средствами, депонированными в банках.
Вторая фирма должна осуществлять тот же контроль в отношении основных ваучеров, что и первая подписавшая сторона, поскольку вторая фирма не добавит никакого контроля, если она будет ссылаться только на фирму, которая уже контролируется первой подписавшей стороной.
Обе подписавшиеся должны поставить печать на основных квитанциях, которые были аннулированы, с отметкой «Оплачено» и квитанцией чека, которая остается прикрепленной к чековой книжке.
Если бы первая подпись принадлежала казначейству, можно было бы допустить, что контроль над основными ваучерами, которые покрывают Платеж, осуществлялся только лицом, подписавшим вторую, причем первая подпись ограничивалась контролем поступающего Платежного поручения.
Распространенной практикой, которая делает недействительным этот внутренний контроль, является тенденция оставлять незаполненный чек с подписью. В этом случае это как если бы подписывающий был один. Те, кто использует эту практику, заявляют о трудностях, которые могут возникнуть, когда один из подписантов не находится в компании и необходимо произвести Платеж. Однако эта проблема может быть решена, если более двух должностных лиц регистрируют свою подпись при открытии счета в банке, указывая, что чеки могут быть подписаны совместно двумя из числа лиц, имеющих зарегистрированную подпись. Кроме того, даже иерархии фирм могут быть установлены. Например, три менеджера с уровня управления и три человека с уровня надзора регистрируют фирму в банке.и указать банку, что оплаченный чек должен иметь как минимум две подписи и что хотя бы одна из них должна быть от руководства.
- Контроль аннулированных чеков. Чтобы закрыть контроль в отношении обработки чеков, необходимо принять в качестве правила внутреннего контроля, чтобы аннулированные чеки оставались привязанными к чековой книжке или, по крайней мере, чек был уничтожен. угол, где появляется его нумерация, и эта часть аннулированного чека прилипает к пятке чековой книжки.
Таким образом, с помощью простого наблюдения за чековой книжкой вы можете получить представление об использовании или назначении чеков, которые его составили.
- Наличие фиксированного фонда: Для тех Платежей, которые из-за их суммы или характеристик не могут быть сделаны чеком, учитывая необходимость его наличных денег, должно быть обеспечено наличие фиксированного фонда. Мелкие денежные средства или фиксированный фонд должны храниться у ответственного лица.
По его словам, должна быть установлена сумма, до которой расходы будут компенсированы фондом, так что если эта цифра будет превышена, платеж должен быть произведен чеком. Также необходимо определить, кто является должностными лицами, которые могут разрешать выплаты, которые могут быть компенсированы за счет основного фонда.
Также необходимо указать частоту замены основного фонда. В некоторых случаях пополнение производится в фиксированные периоды - например, раз в неделю - в то время как в других компаниях принято, что пополнение производится, когда основной фонд упал ниже определенного уровня. В любом случае, замена должна быть произведена путем выдачи чека при предъявлении всех ваучеров, которые демонстрируют понесенные расходы.
- Расчет и выплата заработной платы. Основные правила внутреннего контроля, которые следует учитывать при расчете и выплате заработной платы, требуют разделения функций между тем, кто контролирует посещаемость, кто готовит расчет активов и кто выполняет платеж. В качестве контрольной меры, если используется система затрат, удобно проверять общее количество отработанных часов с выделением, которое сектор затрат сделал для различных производственных заказов.
В случае если для урегулирования предусмотрены дополнительные часы, их полномочия должны быть сделаны должностными лицами, уполномоченными утверждать сверхурочную работу.
Деньги, которые необходимо вывести из банка для осуществления Платежа, должны быть теми, которые необходимы для выплаты ликвидных сумм заработной платы. Чек на получение средств должен быть подписан уполномоченными должностными лицами перед банком, и подпись будет размещена после предъявления основных ваучеров, подтверждающих выполнение Платежа, Оплата работнику будет произведена после подписания соответствующей квитанции.
Схема оплаты
На рисунке показана последовательность операций процедуры кредиторской задолженности. Он описывается поэтапно, так что допускается более полный анализ содержащихся в нем операций.
Этап 1: проверка счета поставщика
Схема начинается с получения счета поставщика, который необходимо ввести в файл, чтобы сохранить контроль над ним и избежать потери, задержки или других неудобств. Если проект системы предусматривает это, ваши данные будут введены в магнитную опору, чтобы избавиться от них, когда потребуется продолжить выполнение шагов схемы.
На этом этапе проводится формальный контроль счета-фактуры: он состоит в проверке соответствия формальностям, предъявляемым налоговым законодательством, избегании санкций, которые могут подразумевать принятие обработки документации, которая не соответствует законодательным и нормативным требованиям (формат, нумерация, печатные надписи, категория выставления счетов и т. д.).
Этап 2: авторизация платежей
После утверждения первого официального рассмотрения на этапе 2 содержание счета-фактуры поставщика (который поставщик собирается собирать) сверяется с содержанием остальной части документации, связанной с анализируемой транзакцией.
Для этого перейдите к сборке файла оплаты; то есть, чтобы сгруппировать документацию, которая инициировала транзакцию покупки, которая состоит из следующих элементов:
- Счет-фактура поставщика (оригинал). Заказ на поставку. Денежный перевод поставщика, составленный регистратором. Часть приема, выданная регистратором. Отчет о контроле качества, при необходимости.
Углубленный обзор, необходимый для авторизации платежа, включает следующие контрольные шаги (сопоставление данных во всех документах, в которых они появляются):
- Убедитесь, что название компании, напечатанное в счете, соответствует поставщику, которому была назначена покупка.
-Проверьте, что продукты, на которые выставлены счета, и их количество указаны в соответствующем Заказе на поставку.
- Убедитесь, что счета-фактуры были получены без возражений (как указано в выданном денежном переводе и в части получения).
- Убедитесь, что выставленные цены соответствуют тем, которые согласованы в предложении, представленном поставщиком и утвержденном в Заказе на поставку. Убедитесь, что согласованные скидки применяются.
- Проверьте точность арифметических расчетов, содержащихся в счете, включая применение налогов и их соответствующих аликвот.
- Запишите результат проверки контроля качества (когда того требуют товары, приобретенные).
Если проверка успешно прошла все указанные требования, вы сможете авторизовать платеж. Это решение указывается с выпуском инструмента под названием Платежное поручение. Этот документ служит обложкой, предшествующей файлу платежа, ссылка на который была сделана ранее. Платежное поручение - это пронумерованный документ, основанный на непрерывной последовательной нумерации. Он будет содержать указание получателя платежа (поставщика), даты выдачи и даты платежа и исчисления учета; Он будет подписан эмитентом, который отвечает за сектор кредиторской задолженности.
Полная документация (файл) будет отправлена в казначейский сектор (с авторизацией), чтобы сделать платеж эффективным.
Этап 3: Платежная операция
На основании полученной документации (Платежное досье, сопровождаемое Платежным поручением) Казначейство проверяет досье и выдает чек (в ожидаемый срок), соблюдая действующие правила внутреннего контроля. Зарегистрируйтесь в Платежном поручении, примените номер банка и чека. Подпишите чек (первый признак из двух) и отмените документацию (штамп «оплачено»), чтобы избежать повторения платежной схемы при повторном использовании той же документации, что может привести к тому, что для того же платежа будет выдан другой чек.
Для проверки желательно иметь вторую подпись, в дополнение к подписи казначея, чтобы обеспечить безопасность при наличии средств компании.
Этап 4: Бухгалтерский учет
Бухгалтерские регистрации, которые должны быть сделаны в результате платежных операций, указаны ниже:
- Счет поставщика списывается (ответственность, созданная в результате получения товара, аннулируется).
- Субсчета банка, в который были выписаны чеки, зачисляются.
- Одновременно операции регистрируются на соответствующих счетах генерал-майора.
Этап 5: Проверка получения поставщиком
Желательно, чтобы поставщик доставил официальную квитанцию в момент оплаты. Несмотря на то, что были приняты меры предосторожности, чтобы получить чек с указанием «не отдавать распоряжение» и пересечь его, чтобы гарантировать, что бенефициар обналичивает его только депозитарию на своем банковском счете (не имея возможности подтвердить его), Наличие официальной квитанции усиливает меры контроля (упрощает потенциальный процесс тестирования в случае необходимости обоснования возможной претензии по долгу: квитанция указывает, что позиции были отменены). Официальная квитанция должна быть включена в Платежный файл для закройте схему документации.
- Коллекции
концепция
Базовая операция инкассо может быть концептуализирована как набор операций, необходимых для преобразования дебиторского актива - документированного или нет - (кредиты) в ликвидный актив (доступность). Он начинается с наличия права, представленного на счете или в дебиторской задолженности, и приводит к вводу денег или некоторой представительной суммы денег - чека или денежного перевода.
Документация о кредите, который уже существует, также интерпретируется как Сбор. Это кредит текущего счета, который аннулируется должником через вексель. Хотя сбор здесь не является окончательным, поскольку кредит еще не получен, а деньги еще не получены, характеристики предпринятого управления имеют такое же значение, что и для сбора денег.
Наконец, скидка на документ также может быть принята в качестве основной операции инкассо. Хотя он имеет характеристики, отличные от характеристик базовой операции инкассо, результат, который он дает - трансформация ссуды в доступность - позволяет рассматривать его как инкассо, а не рассматривать его как вторичную (финансовую) базовую операцию.
Основная операция Сбора включает все операции, которые понимаются с момента, когда обнаруживается, что кредит находится в состоянии, которое необходимо получить, до тех пор, пока значения, полученные в результате Сбора, не будут введены и учтены в компании.
Различные формы коллекций
Сбор может принимать различные формы в зависимости от типа рассматриваемой компании, характеристик должников, подачи подлежащих взысканию сумм, объема операций и т. Д. Вероятно, что в компании может быть применено несколько видов инкассо для отмены кредитов.
- Взыскание инкассаторами: в этом случае сотрудники компании отправляются за инкассо непосредственно на место жительства должника. Там деньги, чеки или векселя, подписанные должником. Получены другие варианты этого типа Коллекции: Коллекция дистрибьюторами: в некоторых случаях, учитывая характеристику продукта, который продается, Коллекция осуществляется тем же дистрибьютором, который поставляет проданный товар. Обычно его используют компании, продающие продукты питания. Сбор по агентству: в этом случае должника также посещают у него дома. Разница заключается в том, что Сбор осуществляется компанией, специально предназначенной для оказания этой услуги, и что он был нанят для этой цели. Это не очень широко используемая форма, зарезервированная для ее использования, как правило,в случае кредитов трудной реализации. Взыскание по переписке: должник высылает по переписке сумму своего обязательства. Как правило, должник отправляет чек таким образом, чтобы исключить любой риск потери или вычитания стоимости. Инкассация: в этом случае клиент отправляется в компанию для оплаты своего долга. Эта форма обычно используется в розничных магазинах, которые продают свои товары в кредит, как правило, аннулируются после определенного количества взносов. Взыскание банковским депозитом: в некоторых случаях должник производит платеж, внося причитающуюся сумму на текущий банковский счет кредитор. Как правило, в этих случаях используется специальная модель депозита, которая имеет на одну копию больше, чем обычно. Эта другая копия остается в банке,который отправляет его своему клиенту, чтобы сообщить ему о проведенном инкассо.Сбор документов через банк: среди услуг, предлагаемых банками, есть инкассо документов. В этих случаях собираемые документы доставляются в банк. Последний направляет должнику соответствующее уведомление, чтобы он мог произвести платеж непосредственно в банке. Когда должник платит, банк зачисляет сумму, полученную на счет его клиента, и уведомляет клиента об успешном управлении инкассо. Если документ не отменен после истечения срока его действия, банк может взять на себя обязательство опротестовать его. Экспортный сбор: когда должник проживает за границей, взыскание обычно осуществляется через банковские учреждения, которые позволяют завершить операцию.Кредит выдается на текущий счет кредитора, и банк уведомляет его о произведенном инкассо.
Общие стандарты внутреннего контроля
Этот тип внутреннего контроля аналогичен общему контролю за платежами, который уже подробно описан на странице № 2.
Специфический внутренний контроль
Среди правил Коллекции выделяются следующие:
- Использование предварительно пронумерованных квитанций: чтобы обеспечить строгий контроль над Коллекцией, формы, используемые в качестве квитанций, должны быть связаны в чековых книжках и предварительно пронумерованы для печати. Копия каждой расширенной квитанции должна быть приложена к чековой книжке, а также к тем, которые были аннулированы. Кроме того, персонал, который выдает квитанции, должен быть проинструктирован так, чтобы использование соответствовало, то есть, не оставляя пустых квитанций для использования позже. По сути, следует проверить, что копия каждой выданной квитанции отправляется в компанию. Для них чековая книжка может контролироваться, когда она закончена, наблюдая, если ко всем квитанциям приложена копия, добавляя количество копий и контролируя общее количество с предоставленными коллекциями, которые использовали чековую книжку,в дни, охватываемые использованием того же самого. Другой формой контроля является ежедневное наблюдение за тем, имеют ли копии полученных чеков корреляционную нумерацию. Квитанции должны быть подписаны лицом, сделавшим сбор. Чтобы закрыть контроль, формы должны охраняться ответственным должностным лицом (начальником коллекций) и доставляться тем, кто будет их использовать, по подписанной квитанции и когда они показывают, что чековая книжка, которую они используют, скоро будет заполнена.под подписанным чеком и когда они показывают, что чековая книжка, которую они используют, вот-вот закончится.под подписанным чеком и когда они показывают, что чековая книжка, которую они используют, вот-вот закончится.
- Немедленное погашение инкассо: это правило гарантирует, что когда инкассо осуществляется за пределами компании, полученные средства поступают в казначейство Компании или в Банк как можно скорее. Это подразумевает, что если коллекция произведена коллекционерами, сдача должна быть ежедневной. В случае, если коллекционеры перемещаются во внутреннее пространство, требуется, чтобы они ежедневно вносили депозиты или переводы из внутренних банков. Путем концентрации собранных средств как можно скорее контролируется доступность, принадлежащая компании, в дополнение к возможности временно использовать эти значения для целей, отличных от целей эксплуатации. Контроль значений, полученных по переписке: Собрание заключается в том, что на момент получения значений квитанция на доход не выдается.По этой причине удобно, чтобы значения не поступали непосредственно в Банк без какого-либо типа чека. Удобно, чтобы корреспонденция открывалась непосредственно Секретариатом и чтобы там была подготовлена электронная таблица с подробной информацией о полученных значениях. Предоставление скидок для быстрой оплаты: они не должны быть санкционированы лицом, осуществляющим сбор. Это правило направлено на то, чтобы избежать возможного мошенничества со стороны тех, кто собирает сумму, и ввести более низкое значение, оправдывая разницу как предоставленную скидку. Ограничительное одобрение полученных чеков: необходимо, чтобы после получения чека на обороте была вставлена печать это имеет легенду «Только для депонирования на счете XX». Таким образом, никто не сможет присвоить чек, поскольку он может быть внесен только на счет компании.Чек должен быть сдан на хранение позже: это общепринятая практика доставки чеков, которые должны быть отложены и которые обычно выписываются заранее. Это правило внутреннего контроля - не принимать чеки с датой истечения срока, поскольку, если между датой получения стоимости и той, которая появляется на ней, наступает смерть, банкротство или другой тип обременения комитента, возможности сделать эффективными сбор денег. Перевод денег или ценных бумаг. Каждый раз, когда наличные деньги или ценные бумаги переводятся изнутри, это должно быть сделано таким образом, чтобы перевод был задокументирован таким образом, чтобы было известно, кто несет ответственность за их хранение.Передаточная документация подразумевает выпуск для лица, которое дает деньги, и ответственность для лица, которое получает их, подписывая квитанцию о ценных бумагах. Поэтому рекомендуется, чтобы ценные бумаги проходили через наименьшее возможное количество раздач. Хранение документов, подлежащих сбору: Рекомендуется, чтобы документы, подлежащие сбору, не принадлежали лицу, которое собирает или получает средства, поскольку возможно, что вывести средства из Коллекции и заменить эти суммы документом. По этой причине рекомендуется, чтобы эти документы оставались в руках людей, которые не имеют доступа к ним. Полный и немедленный депозит коллекции: требуется, чтобы общий депозит Коллекции производился ежедневно и в то же время выдавать чек, чтобы извлечь необходимые средства из банка.Таким образом, эффективный контроль становится возможным благодаря проверке того, что каждый день Сбор поступает в Банковское учреждение.
Коллекция Схема
На рисунке показана последовательность операций процедуры сбора. Он описан поэтапно, так что это позволяет проводить более исчерпывающий анализ содержащихся в нем операций.
Этап 1: Определение возможностей сбора
Коллекция возникает в результате предыдущей операции продажи, которая, в свою очередь, инициировала процесс выставления счетов. Это означает, что на момент сбора уже существуют компьютерные записи с сохраненной информацией (срок действия), которая позволит идентифицировать в соответствующее время различные возможности, в которых следует инициировать процедуры сбора.
Поэтому компьютерная программа будет периодически сканировать файл Debits to Clients в ожидании отмены (обычно это счета-фактуры и дебетовые заметки) и обнаруживать, какие из них находятся в ситуации сбора. Аналогичная ситуация возникнет, если они будут вести учет документов для сбора.
Этап 2: Подготовка управления коллекцией
Управление инкассо (когда оно осуществляется через коллекторов) должно быть структурировано в соответствии с географическим распределением должников, чтобы каждый коллектор отвечал за свою назначенную область.
Поэтому компьютерный процесс будет обрабатывать информацию, хранящуюся в файлах, и будет выпускать (ежедневные) списки, упорядоченные по областям, которые содержат идентификационные данные ваучеров, сбор которых будет заказывать каждый сборщик. Детали этих списков будут включать номер счета-фактуры, дебетовое или примечание, дату выпуска и срок погашения, чистую сумму (указание скидки, если применимо), название компании или имя должника, адрес платежа и место, предназначенное для записать результат управления («не взимается» или, в противном случае, номер квитанции, тип сбора чистой суммы и скидка).
В случае инкассации по переписке - когда клиенты аннулируют свои долги, отправляя чеки по почте, необходимо принять определенные меры предосторожности для контроля. Во-первых, корреспонденция должна быть получена и обработана сектором за пределами Казначейства. Это связано с тем, что третья сторона, не связанная с движением средств, служит элементом контроля за полученными ценностями и сроками их получения. В этом случае получатель закроет форму, специально предназначенную для записи значений, полученных по переписке. Затем чеки будут отправлены в казначейство, чтобы продолжить процедуру сбора.
Этап 3: управление коллекцией
Если инкассо осуществляется через сборщиков домашних счетов, они будут доставлять квитанции, которые могут быть временными, если это определено правилами компании, до тех пор, пока чеки не будут зачислены на ваш счет. В противном случае квитанция будет окончательной (официальная квитанция), но желательно записать ее с помощью пояснительной легенды, удостоверяющей документы, на которые ссылается квитанция. После проверки банковской аккредитации соответствующих полученных чеков они будут аннулированы.
Каким бы ни был результат управления инкассо, коллектор оставит его зарегистрированным в списке, который был ему предоставлен для процедуры, с указанием номера чека, банка, суммы и номера квитанции, если он был успешным в его управлении., Этап 4: сдача коллекции
Коллекционеры должны ежедневно сдавать выполняемую им функцию. Это означает информирование Казначейства о том, какие ценности, из которых вы собирались получить, были получены и в какой форме: чеком или векселем, а также то, что не удалось собрать (и причину этого).
Для этой сдачи удобно разработать специальную форму, которая может быть включена в компьютерную систему, которая управляет этой процедурой, и представить на экране структуру информационной схемы, требуемую на этапе сдачи.
Важно подчеркнуть, что вся информация, введенная на «экране передачи», должна подтверждаться соответствующей информацией, содержащейся в квитанциях (копия которых будет являться частью передачи) и в полученных значениях.
Подготовленная таким образом документация и ценности будут контролироваться Казначейством (получателем этих элементов), которое должно одобрить процесс сдачи, если он согласится. В Казначействе сводка полученных значений будет включена в ежедневный кассовый аппарат, который также будет включать, если это произошло, значения, полученные по переписке.
Со своей стороны, сектор коллекций должен обновить свои записи, чтобы на следующий день повторить новый цикл процедуры с уточнением своей документации и информационной схемы. На этом этапе в банковском учреждении - через сектор казначейства - остается депонирование полученных чеков, как от инкассаторов, так и от отправленных по переписке. Полученные коллекции должны быть сданы на хранение в полном объеме и без задержек. Это означает, что эти средства (или их часть) не должны использоваться для осуществления платежей. Они будут осуществляться через основной фонд (если расходы малозначительны) или посредством собственных проверок, если этого требует его важность.
Этап 5: Контроль и регистрация сбора
Сектор бухгалтерского учета будет нести ответственность за контроль согласованности всей информации, полученной от управления сбором. После проверки вы можете сделать соответствующие записи в общем бухгалтерском учете и в Подотделе доходов и расходов. Информация, на которую мы ссылаемся (основа контроля), следующая:
Проверка согласованности состоит из следующих проверок:
- Кредиты на счетах клиентов при аннулировании счетов (или других дебетов), причитающихся им, должны совпадать с суммой сумм, записанных в списках инкассаторов и списком значений, полученных по переписке.
- В случае скидок за своевременную оплату, общие суммы аннулированных счетов должны быть согласованы с фактическими суммами, собранными в отношении этих счетов.
- Сумма списков, указанных в первом пункте, должна совпадать с общей суммой выданных квитанций и суммой сумм на депозитных листах.
Авторы:
Дом, Алехандро
Солис, Гизела
Портас, Найла
Национальный технологический университет
- Библиография
- Описание типичных операций компании. Альберто Диас, Редакция Club de Estudio. Информационные системы для управления бизнесом. Процедуры, безопасность и Альберто Ларденц, редакция Prentice Hall.
