Деловое письмо
Коммерческое письмо служит средством связи между двумя коммерческими компаниями или компанией с физическим лицом или наоборот. Его содержание обычно является официальным, официальным и / или конфиденциальным.
Коммерческая деятельность очень разнообразна, поэтому существует несколько видов деловых писем. Наиболее важными являются: продажи, претензии, предложения, запросы на информацию и рекламу.
В отличие от личных писем, деловые письма имеют более жесткий контур и более объективный тон и должны всегда печататься.
Структура
Деловое письмо состоит из трех частей: заголовок, тело письма и закрытие.
Заголовок
Заголовок охватывает верхнюю часть письма. Он всегда содержит фирменный бланк, место и дату, адрес получателя и приветствие. В общем, тема письма также указывается, так что получатель непосредственно знает, о чем он.
Тело
Тело письма является наиболее важной частью. Он состоит из трех частей: введения, ядра и заключения.
- Во введении обычно упоминается предыдущая переписка, благодарность получателю и / или указание причины написания. В ядре развивается основная идея письма. Важно написать ядро объективно и четко, особенно когда речь идет о претензии, которая заканчивается заключением, которое служит кратким изложением письма и / или поощрением.
Закрытие
Закрытие письма является концом этого. Содержит всегда прощание, подпись, имя и должность.
В случае приложений указывается их количество. Также можно добавить постскриптум или указать, отправляются ли копии другим людям.
В письме все элементы начинаются слева от страницы. Этот «стиль блока» является основным способом составления письма.
Учитывая цели деловых писем, к получателю обычно относятся вежливо. Уважительное отношение к приветствию - «уважаемый сэр» или «выдающаяся леди». Другая немного более личная форма - «Дорогой сэр» и соответствующие разновидности. В тексте письма автор всегда обращается к адресату со словами «вы» или «вы».
Чтобы указать, отправляются ли фотокопии другим людям, используется выражение «Копия», за которым следует имя другого получателя.
Если письмо подписано от имени отправителя, подписи предшествует аббревиатура «PO» (по заказу) или «PA» (по авторизации), указывающая, что лицо, подписывающее письмо, имеет полномочия ответственного лица.
Пример:
|
Сантьяго, 14 июня 2003 г.
Мануэль Монт 367
Вниманию г-на Х. Ривероса
Сантьяго де Чили
Тема: Приглашение к разговору
Уважаемый клиент:
Я связываюсь с вами, чтобы объявить о выступлении, которое состоится 21 июня 2003 г. в 15:00. в нашей аудитории, которая будет предоставлена известным автором нескольких книг по управлению, мистер Том Питерс.
Доклад будет состоять из следующих тем: «умение слушать», «слушание - это не слух», «из чего состоит слушание?» и «умение слушать = больше продуктивности».
Это приглашение только для наших самых эксклюзивных клиентов, поэтому мы надеемся на ваше присутствие.
Я искренне приветствую вас
Памела А. Ричи
Главный управляющий.
Отчет
Отчет служит для ответа на запрос, который обычно требует некоторого расследования и сбора данных для информирования кого-либо о результатах запроса.
Для написания такого документа вы можете ответить на следующую схему вопросов:
- Что именно расследуется? Почему? Каким методом? Каковы результаты? Каковы выводы?
Это приводит к фиксированной базовой структуре для исследовательского отчета:
- Введение (среди прочего, определение границ объекта исследования) Описание проблемы Способ работы Результаты Результаты Заключение
Отчеты, как правило, и особенно в компаниях, являются конфиденциальными. Они формальны, объективны и понятны, чтобы читатель мог их понять, особенно если это технические отчеты.
Если вы также включите вложения, они должны идти в конец отчета, за исключением случаев, когда они должны иллюстрировать сказанное, например таблицу статистики.
Введение:
В этом отчете делается попытка проверить, что слушание не совпадает со слухом, поскольку первое - это биологическое явление, а второе относится к области языка, причем преобладающим фактором является устный перевод.
Описание проблемы:
Если мы внимательно изучим общение, мы поймем, что оно основано, главным образом, не на разговоре, а на слушании, это фундаментальный фактор языка. Эффективная речь достигается только тогда, когда следует эффективное слушание. Поэтому слушание - это то, что направляет весь процесс общения. Когда мы слушаем, мы создаем интерпретирующий мир, слушание - это больше интерпретации.
Рабочий путь:
Слух - это биологическое явление, оно связано со способностью различать звуки в наших взаимодействиях со средой (которой может быть кто-то другой). Слух - это биологическая способность, которой обладают некоторые живые виды, чтобы быть вызванной нарушениями окружающей среды таким образом, что они генерируют сенсорную область, называемую звуком.
Определенные нарушения окружающей среды вызывают у некоторых организмов то, что мы называем явлением слуха. Организмы, принадлежащие к одному и тому же виду, имеют одинаковую биологическую структуру и обычно запускаются аналогичным образом из-за одного и того же нарушения.
Слушание - это совершенно другое явление. Вы не слушаете, если не вовлечена интерпретирующая деятельность, даже когда нет звуков. Например, мы «слушаем» жесты, позы тела в той степени, в которой мы можем приписать им значение. Мы также можем слушать немые фильмы, когда нет звуков.
Результат:
Например, Том Питерс подчеркивает, что эффективное прослушивание стало главным приоритетом, начиная с нашей личной жизни и заканчивая бизнесом. Одна из главных причин плохой работы североамериканского менеджмента заключается в том, что менеджер не слушает своих сотрудников. ни своим клиентам, ни тому, что происходит на рынке.
Акт слушания основан на непредвзятости, на признании того, что другие отличаются от нас. Взаимное уважение важно, чтобы иметь возможность слушать.
Вывод:
Слушание стало вопросом первостепенной важности для обеспечения не только эффективного общения и личного успеха, но и самого сосуществования.
3 минуты
Протокол - это документ, в котором устанавливаются соглашения, заключенные на собрании, и, в кратком изложении, обсуждения, которые на нем проводились. Они обычно пишутся прямо в книге под названием «Книга протоколов». Требования, которые требуются для минут, регулируются Коммерческим кодексом, а также уставом компании или ассоциации.
Акт состоит из:
* заголовок или название, а также название компании или ассоциации
* место, дата, время начала и окончания
* список участников
* заказное резюме проведенных дебатов
* утверждение и подпись президента
* подпись секретаря
Пример:
Протокол заседания совета директоров Дебатного клуба:
Ассистенты:
Г-жа Д. Памела Ричи, президент
Г-н Д. Карлос Диес
г-н Д. Педро Бенитес
г-н Д. Энрике Парра
г-н Д. Хулио Агирре
г-н Д. Даниэль Эчеверрия
г-н Д. Роберто Кастро, секретарь
Дата: 15 июня 2003 г.
Время начала: 4 вечера.
Время окончания: 17:30.
Место: Коммуна Провиденсия, Сантьяго де Чили
Развитие встречи:
Сессия начинается со следующей повестки дня:
- Обсуждение различий между слушанием и слухом. Обсуждение слушания и его связи с бизнесом.
Г-н Педро Бенитес объясняет биологическую разницу между слухом и слухом.
Г-н Энрике Парра соглашается с г-ном Бенитесом.
На голосование было принято решение:
- Доверьте публикацию того, что обсуждалось, г-ну Эчеверрии
Г-н. Г-н Карлос Диез требует, чтобы его голос против обсуждения был записан в протоколе по следующей причине: слушание и слушание являются синонимами, поэтому он не видит причины для такого обсуждения.
- Обсуждение второго пункта начинается, и было единодушно решено отложить рассмотрение этого вопроса до следующей встречи, которая состоится 22 июня 2003 года.
Президент Секретарь
утвердил и подписал подпись
Меморандум
Это тот документ, который используется для обмена информацией между различными отделами компании с целью ознакомления с любыми рекомендациями, указаниями, инструкциями, положениями и т. Д. Как правило, этот тип документа содержит следующие части: имя человека, которому он адресован, имя отправителя, дата, тема, текст и подпись отправителя. Его написание должно быть кратким, ясным и точным; Даже при том, что в этом типе общения не принято использовать прощание, бывают моменты, когда его следует использовать для придания личного и вежливого отношения к сообщению.
Существуют компании, которые отправляют на печать свои форматы меморандумов в соответствии со своими потребностями со специальным заголовком, как правило, следующим образом:
| Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Xxxxxxxxxxxxxxx МЕМОРАНДУМ ДЛЯ: ОТ: ДАТА ПРЕДМЕТ: |
Пример:
Ritchie SRL
Меморандум
Кому: Глава РР. H H. Энрике Гонсалес
От: Г.Г. Памела Ричи
Дата: 15 июня 2003 г.
Тема: Слушайте сотрудников
Известный гуру менеджмента Том Питерс подчеркнул, что одной из главных причин плохой работы североамериканского менеджмента является тот факт, что менеджер не слушает своих сотрудников.
Поэтому я рекомендую вам. прислушиваться ко всем предложениям и предложениям наших сотрудников для лучшей работы нашей компании.
Поздравляю тебя. Искренне
Памела Ричи
Главный управляющий
Тест
Это жанр, который развивает тему или тезис, подготовленный автором с чисто личной точки зрения, и требует участия читателя, побуждая его мыслить самостоятельно.
Предметом эссе может быть любая тема: знания и опыт автора, его или ее собственные рассуждения или рассуждения других, прямое наблюдение реальности при условии, что развитие является оригинальным и субъективным.
По словам каждого автора, эссе может быть коротким или длинным, но обычно все представляют схему, подобную следующей:
Введение: что такое эссе и почему тема важна.
Разработка: центральная тема эссе.
Вывод: резюмирует то, что было сказано ранее.
Пример:
Очерк слушания: активное измерение общения.
Нет прослушивания, если не вовлечена интерпретирующая деятельность. В этом заключается активный аспект слушания.
Когда мы слушаем, мы не только слушаем сказанные слова; мы также слышим действия, подразумеваемые в разговоре. Поскольку мы можем слышать возможности действия, мы также можем приписывать значение, мы также можем приписывать значение действиям, которые еще не были выполнены. Когда мы делаем это, мы говорим о «проблемах». Поэтому, когда мы слушаем, мы слушаем заботы людей. Мы слушаем, почему люди выполняют действия, которые они выполняют. Это то, что позволяет нам слышать, что кто-то хочет разбогатеть, когда говорит, что хочет заниматься бизнесом.
Когда мы слушаем, мы не пассивные получатели того, что говорится. Наоборот, мы активные производители историй. Для этого мы должны позволить другим говорить, но также задавать им вопросы, которые позволят нам понять факты, сделать обоснованные суждения и сделать последовательные истории.
Отойдя от предположения о том, что слушание пассивно, мы можем теперь рассматривать слушание как действие, которое нужно выполнить, как действие, которое можно спроектировать, и как действие, основанное на конкретных навыках, которые мы можем выучить.
круговое
Циркулярные письма предназначены для сообщения новостей, представляющих актуальный интерес, при выявлении их причин. Циркуляры часто пишутся в большом количестве и в печатном виде. С этим типом письма может быть объявлено об учреждении, изменении или роспуске компании, изменении адреса, посещении путешественников, изменении цен и т. Д. Обычно на циркуляры не отвечают, но вы можете сделать это по соображениям вежливости или желания начать коммерческую операцию.
Формат может быть несколькими способами, один из них выглядит следующим образом:
-Letterhead: над документом, где упоминается название компании или учреждения.
-Круглый N °: он помещен под фирменным бланком, он указывает номер, назначенный административно этому конкретному циркулярному письму.
- Предмет / тема: в разделе «Циркуляр N °» приводится краткая справка о том, что такое циркуляр.
-Место, дата выпуска.
-Из: указание того, кто отправляет циркуляр
-А: указание того, кто отправляется.
-Боди: содержание этого
Прощальная фраза
-Имя, фамилия и название
Пример:
|
КРУГЛЫЙ № 15
ПРЕДМЕТ: разговор Тома Питерса
САНТЬЯГО, 19 июня 2003 г.
ОТ: ГЕНЕРАЛЬНЫЙ МЕНЕДЖЕР
ТО: ОБЛАСТНЫЕ МЕНЕДЖЕРЫ
В связи с визитом престижного североамериканского консультанта в нашу компанию я хотел бы пригласить вас на беседу, которую он предложит нам в нашем актовом зале 21 июня 2003 года, на следующие темы: «умение слушать», «слушание - не слушание», "Из чего состоит прослушивание?" и «умение слушать = больше продуктивности».
Я искренне приветствую вас.
Памела А. Ричи
Главный управляющий
Запрос
Запрос представляет собой письменное сообщение, в котором изложено, как сделать заказ, чтобы выполнить его в ближайшем или ближайшем будущем, нацеленный на деятельность или организации, направленные на достижение чего-то, что нам дает закон.
Введение: Путь, который связывает отправителя с получателем, ищется через идентификацию лица: физического, юридического, группы или организации, которая открывает связь за целью.
Тело: оно содержит изложение факта, предшествующего факта или объяснения, посредством которого эмитент обращает внимание получателя и предлагает ему мысленно поделиться правдивостью заявлений с документами или сертификатами; зависит от случая.
Вывод: он состоит из закрытия запроса, с благодарностью, типичной для вежливости эмитента
Благодарность должна быть сделана с реальностью возможного времени ответа; это с глаголом в будущем, потому что ответ всегда будет приходить в будущем. В этом аспекте оно может включать заключительное выражение «ВНИМАТЕЛЬНО», после которого оно подписывается и инициализируется, как признак принятия на себя ответственности за написание.
Пример:
Запрос
Ссылка: ЗАПРОС КНИГИ "АНТОЛОГИЯ ЯЗЫКА"
Сантьяго 19 июня 2003 г.
Памела Ричи, студентка мэра Университета, Рут: 29.558.621-4, одинокая, с уважением заявляет:
Из-за моего интереса к теме говорения и слушания в человеческом общении я прошу книгу Рафаэля Эчеверрии «Антология языка» из вашей библиотеки, чтобы получить более подробную информацию по этому вопросу.
ПОЭТОМУ я прошу включить эту книгу в ваш каталог.
ВНИМАТЕЛЬНО, ЛЕДИ ДИРЕКТОР БИБЛИОТЕК.
Памела А. Ричи
Библиография
- monographs.comworldwritting.comgoogle.com.ar
Долорес Комас де Гуэмбе, Матильда Домингес де Бауза и другие, Литературное введение III, под ред. Эстрада, Буэнос-Айрес, 4 изд. 1984.
В дополнение к тому, что уже было изучено в документе, рекомендуется следующий видеокурс, состоящий из 6 уроков (37 минут) о важности коммерческого общения и документах, которые являются его частью. Вы узнаете, какие документы чаще всего используются в письменных коммуникационных задачах внутри компаний, и научитесь правильно их писать. Рекомендуемые.
Скачать оригинальный файл
