Эта статья призвана детализировать структуру отдела риска, который действителен как для отеля, так и для любой компании. Структура анализируется с учетом вертикальной и / или горизонтальной подчиненности, в зависимости от характеристик рассматриваемой компании или отеля. Он предлагает подробную информацию обо всем процессе управления коллекцией, от бронирования клиента до момента окончательного сбора; остановка на каждом из аспектов бухгалтерского учета, а также проверка каждого из счетов, которые участвуют в нем.
Делается краткая схема процесса заключения контрактов, резервов, списания доходов и задолженности.
Наконец, он останавливается на необходимой взаимосвязи между коммерческими, приемными, рисковыми и административными отделами.
Резюме
Настоящая работа должна как объективно детализировать структуру отдела риска, которая действует как для отеля, так и для любой компании. Структура анализируется с учетом горизонтального и вертикального подчинения и / или, в зависимости от характеристик рассматриваемой компании или отеля. Он предлагает подробную информацию обо всем процессе управления коллекцией, от резерва клиента до момента окончательного сбора; остановка в каждом из счетных аспектов и проверка всех учетных записей, участвующих в одном и том же. В нем кратко описываются процесс найма, резервы, доходы и списание долга. Наконец, останавливается на необходимой взаимосвязи между отделами коммерции, приемной, управления рисками и администрации.
Департамент рисков - это отдел финансового анализа, который направляет свои усилия на проведение сборов по всей продукции отеля, в основном по кредитам, поэтому в других компаниях он называется кредитным отделом. Из вышеизложенного вытекает, что его достижения непосредственно влияют и определяют определяющий фактор ликвидности и платежеспособности Компании, и что его работники должны иметь в качестве фундаментальной предпосылки гарантированное минимально возможное количество дебиторской задолженности с наиболее подходящим составом по возрасту долг.
Основная задача этого отдела - помочь создать широкую и растущую прибыльную базу продаж.
Принимая во внимание то, что было заявлено до настоящего времени, можно составить план структуры Центрального департамента риска любого отдела, учитывая уровень подчиненности до уровня отеля, который может быть вертикальным или горизонтальным.
2. Бухгалтер - он отвечает за получение сообщений об уже произведенных платежах или в процессе сдачи на хранение, из которых он осуществляет распределение в гостиницах и готовит временные или сборные квитанции в зависимости от обстоятельств.
3. Секретарь - он отвечает за доставку DHL и / или любым другим способом выставления счетов за отели. А также подготовка и организация переписки с агентствами на центральном уровне.
4. Центральный финансовый аналитик - он отвечает за получение непогашенных остатков от кубинских агентств и компаний, в дополнение к поддержке главы департамента по всем видам требований.
5. Бухгалтер отеля - он отвечает за обновление кредитных счетов с учетом полученных переходных процессов и / или других установленных процедур.
6. Финансовый аналитик отеля - он отвечает за реализацию на уровне отеля стратегии, изложенной главой центрального департамента, а также за претензии на уровне отеля, заботясь прежде всего о состоянии состава долга. по возрасту и в среднем за день сбора.
Преимущества применения этой структуры:
- Стандартизация информации для всех отелей комплекса. Снижение расходов на телефон, факс и т. Д. Повышенный уровень специализации по рынку. Улучшение системы претензий. Уменьшение отчислений за ошибки при выставлении счетов.
Этот департамент напрямую связан с ресепшн отеля, так что во многих гостиничных сетях он известен как кредитный отдел ресепшн, поэтому его отношения с этим отделом описаны ниже (резервирование, выставление счетов)
Его радиус действия - это, в основном, кредитные клиенты, представляющие крупнейшую Группу, агентства и / или TTOO, о которых мы говорим ниже:
Первый контакт агентства с отелем, как правило, происходит через отдел.
Коммерческая. По контракту устанавливаются цены по сезонам, типам номеров и режиму, и отель может получить оговорку (и), как это оговорено в нем.
Запрос на бронирование осуществляется Агентством по электронной почте, факсу, телексу, телефону или в личном случае в случае наличия офисов на Кубе. Они также могут сделать это через GDS.
Эти бронирования подтверждаются отелем в соответствии с квотами (количество номеров, назначенных каждому агентству в процессе заключения контрактов) и с освобождением (период, ограниченный для каждого агентства, в котором вы должны подавать свои запросы на бронирование, как правило, оно варьируется от 7,14 до 21 дня); информация, которая также отражена в договоре.
Когда квоты, высвобождение или оба превышаются, Агентство перед запросом резервирования должно спросить о возможности сделать это, что называется резервированием по запросу.
По запросу означает, что Агентство не имеет гарантии бронирования, даже если есть контракт, конечно, все это работает в зависимости от занятости отеля и серьезности соответствующего Агентства.
Если этот механизм работает своевременно и в отеле есть свободные места, когда бронь прибывает, она подтверждается с использованием тех же средств связи, она компьютеризируется в системе автоматического приема и потенциально становится бронированием. отеля.
Это бронирование в соответствии с бронированием подтверждается билетами, поэтому его необходимо проверять ежедневно 3 раза, утром, в полдень и ночью, чтобы точно определить фактическую занятость в отношении бронирования.
Здесь необходимо сделать круглые скобки и начать объяснять условия оплаты, так как Департаменты резервов и рисков взаимосвязаны на основе того, что они определяют, что предложит небольшой набросок определений и терминов, относящихся к этой теме, и мы начнем со сроком оплаты.
Срок оплаты устанавливается подрядчиком с учетом:
- Срок оплаты Предварительное знание Агентства Уровень платежеспособности и серьезности Агентства Ситуация политической и экономической стабильности в стране Агентства
Учитывая вышеизложенное, подразделение Sol Meliá Cuba устанавливает следующие условия оплаты:
- Prepaid. Кредит до 30 дней. Кредит ограничен гарантийным депозитом, заранее установленным обеими сторонами.
Мы остановимся на первом сроке оплаты: Предоплата.
Отдел бронирования - это то место, где начинается управление сборами агентств с предоплатой. Этот департамент будет ежедневно отправлять в Департамент рисков копию моделей подтверждения бронирования с предоплатой, которые были сделаны в течение предыдущего дня.
Как только у нас будет вся информация, необходимая для отслеживания предоплат и надлежащего заказа, мы можем приступить к управлению претензией о соответствии с предоплатой, которая обрабатывается Департаментом рисков в тесной координации с Отделом приема.
Департамент риска и адрес приема проверят эту информацию на трехдневные записи с уведомлениями, полученными от предоплаченных агентств, из которых будет выполнено одно из следующих предположений:
А) Что агентство не внесло предоплату.
- С этой уверенностью мы продолжим подавать соответствующую претензию в Агентство. Risgo всегда подаст претензию в письменном виде для записи и отправит ее по электронной почте или факсу. В претензии вы укажите данные и номер в Агентстве. клиентов, даты прибытия и отъезда, услуги, которые необходимо выполнить, сумма к оплате и номер бронирования, которые будут совпадать с подтверждением бронирования с предоплатой. Это требование ясно и убедительно покажет, что это второе уведомление и Агентству еще раз напомнят, что в случае, если Предоплата не была получена до въезда клиентов, отель будет обязан списать их с их прибытия. Документ, который мы создали для этой претензии мы подадим его вместе с уже имеющимися у нас документами, то естьБудет составлен совместный файл для Списка всех видов поступлений и Подтверждения бронирования с предоплатой.На день до прибытия клиентов, соответствие Предоплаты будет вновь рассмотрено, и в случае, если оно еще не было сделано Risks отправит письмо-претензию еще раз, указав, что это третье уведомление. Будет проверено, что файл содержит всю информацию, а именно: подтверждающий документ бронирования с предоплатой, письмо-претензия со вторым уведомлением, письмо-претензия с третьим уведомлением и любой другой документ, присущий руководству. Все это будет приложено к списку всех видов заездов за день. С указанной документацией мы проинформируем руководство отеля о происходящем,всегда в письменной форме и прилагая копии файла, и в то же время мы будем запрашивать определение действия, которое необходимо предпринять. Решение, принятое директором, прилагается к файлу. Оно будет немедленно и всегда сообщаться в письменном виде в приемную отеля, которая Это было решение, принятое Директором, таким образом, избегая того, чтобы по прибытии клиентов не возникало никаких сомнений в отношении процедуры, которой необходимо следовать. Для этих исключительных случаев, когда обстоятельства, по которым кредит имеет право Резерв, который должен был быть предварительно оплачен, Risks будет хранить файл TTOO, в котором будет храниться вся документация, сгенерированная со ссылкой на предоплату, которая будет храниться в файле, пока счет ожидает оплаты.Решение, принятое директором, прилагается к файлу, оно будет немедленно и всегда сообщаться в письменном виде в приемную отеля, которая была принята директором, что позволит избежать прибытия клиентов. Нет сомнений в том, что необходимо соблюдать процедуру. В этих исключительных случаях, когда кредит предоставляется Резерву, который должен был быть предварительно оплачен, Риски будут хранить файл TTOO, в котором будет храниться вся документация. что со ссылкой на предоплату, которая будет сохранена, пока счет находится на рассмотрении.Решение, принятое директором, прилагается к файлу, оно будет немедленно и всегда сообщаться в письменном виде в приемную отеля, которая была принята директором, что позволит избежать прибытия клиентов. Нет сомнений в том, что необходимо соблюдать процедуру. В этих исключительных случаях, когда кредит предоставляется Резерву, который должен был быть предварительно оплачен, Риски будут хранить файл TTOO, в котором будет храниться вся документация. что со ссылкой на предоплату, которая будет сохранена, пока счет находится на рассмотрении.избегая таким образом, чтобы по прибытии клиентов не возникало никаких сомнений в отношении процедуры, которой необходимо следовать. Для этих исключительных случаев, когда обстоятельства, по которым кредит разрешен для Резерва, который должен был быть оплачен, Риски будут хранить файл TTOO, в котором будет храниться вся документация, которая была бы сгенерирована со ссылкой на предоплату, которая будет храниться в файле, пока счет ожидает оплаты.избегая таким образом, чтобы по прибытии клиентов не возникало никаких сомнений в отношении процедуры, которой необходимо следовать. Для этих исключительных случаев, когда обстоятельства, по которым кредит разрешен для Резерва, который должен был быть оплачен, Риски будут хранить файл TTOO, в котором будет храниться вся документация, которая была бы сгенерирована со ссылкой на предоплату, которая будет храниться в файле, пока счет ожидает оплаты.который будет храниться в файле, пока счет ожидает оплаты.который будет храниться в файле, пока счет ожидает оплаты.
Б) Что агентство имеет Предоплату правильно.
В случаях, когда предоплата производится до прибытия клиентов в отель.
Департамент риска подготовит соответствующий временный документ, копия которого будет отправлена в секцию сбора в отеле, которая будет обязана указывать в каждом бронировании, что была произведена предоплата, в дополнение к автоматической записи в текущий счет TTOO.
Мы должны указать, что существует форма предоплаченного подтверждения, основанная на срочном подтверждении Агентства, которое немедленно приступит к выполнению платежа, но из-за процедур требуется несколько дней, чтобы вступить в силу на нашем банковском счете. Для этого они высылают нам копии банковских переводов, копии чеков и т. Д.
Эта процедура является для нас очевидным доказательством платежа, поэтому мы переходим к зачислению дебета на счет клиента и переводим его на промежуточный счет под названием Talones al Cobro, который существует в бухгалтерии, где он будет оставаться активным до уведомление о платеже через Банк, после чего соответствующий транзитный пункт готовится и сумма аннулируется на вышеупомянутом счете.
Наряду со всем вышеперечисленным, Риски, когда запрашивают Предоплату посредством письма-претензии, должны использовать в своих интересах и одновременно требовать те возможные предыдущие счета-фактуры, которые все еще ожидают платежа в то время, причем оба аргумента должны оказывать давление на TTOO для погашения своих долгов.
Клиент появляется на стойке регистрации отеля, показывая ваучеры, в которых Агентство записывает количество человек, дней пребывания, режим и любые другие данные, представляющие интерес, в соответствии с Агентством, которое их выдало, это компьютеризировано, процесс Регистрация и Проформа Счет выставлены, очень важный документ для Департамента риска для выполнения своей функции сбора.
Отсюда и в течение всего времени пребывания клиента будет происходить автоматическая оплата за проживание и потребление клиента (помните, что до всего этого Прием заключал в машину контракты со спецификой, на случай, если о любых изменениях, сделанных Специальными предложениями или другими лицами, будет изменяться в Системе каждый раз, когда они происходят и о которых они сообщают в письменной форме).
Каждое утро при регистрации передается счет-проформа, ваучеры, список номеров или резерв и любые дополнительные документы, которые составляют файл.
Мы уточняем, что представленные ваучеры должны соответствовать спецификациям, указанным в бронировании, поэтому счет-проформа подчиняется данным, указанным в резервационных ваучерах, с одинаковым пребыванием, то есть с вводом в тот же день и в течение того же количества дней - пребыванием, у вас могут быть разные планы, которые могут быть следующими:
- Название отеля, количество человек, проживание, номера и цены рег. (Самый важный аспект).
Как только проверка завершена, он приступает к заполнению отгрузочных писем, подготовленных Департаментом рисков для рынков и валют, для каждого из проформа-счетов, которые он проверяет для специалистов рынка рисков и руководителя этого отдела. Весь этот процесс занимает максимум один день.
Оригинал письма с оригинальной документацией отправляется DHL через специальную программу, над которой должен работать этот департамент.
Кроме того, отправляются письма для отправки счетов-фактур экономическим менеджерам Cubanacan SA, Sol y Son, Havanatur SA и другим компаниям, имеющим кредитные отношения с Отелем.
Оплата в отеле оставляет ксерокопию этой документации и формирует файл дня.
В этот раз мы остановимся, так как есть два варианта записи дня.
Один состоит из составления записей по дням прибытия, составленных следующим образом: список прибытия за день; Ксерокопия доставочных писем с предварительными счетами, ксерокопия ваучеров, бланков бронирования и / или перечня номеров, соответствующих фр. ссылка. Все это в целом «обрабатывается» как файл счета-фактуры; и, наконец, фотокопия перечня номеров или модели отклоненных или отмененных бронирований, соответствующих дню.
Другой вариант, который, с нашей точки зрения, является наиболее эффективным, состоит в сборке файлов агентствами, то есть все счета-фактуры, отправляемые рынками (странами) и агентствами, архивируются, гарантируя, что они остаются в этом файле. только счета, подлежащие взысканию, и добавление к полученным платежам тех, которые были оплачены, что значительно облегчает требование задолженности по оплате.
Кроме того, так называемый Файл дня, который предшествует в качестве исходного листа списком ожидаемых поступлений, который получен ежедневно и который при выставлении счетов учитывает передачу данных о количестве счетов в Группу пассажиров, которые добавляют счета, создает файл день, имеющий такую форму:
- Запись дня Список ожидаемых прибытий с включенными данными, Ксерокопия Списка номеров или Модель Отказанных или Отмененных Бронирований, соответствующих дню.
Наряду с этим файлом, когда выдается оригинал счетов-проформ, выдается копия или «картон», который отсоединяется и хранится в отдельном картотеке каждый день месяца, в Даты дня отъезда, ожидая накладной.
Как можно видеть, счет-проформа, в котором содержится информация о всех путевках, отправляется сразу после ввода клиента, так что управление коллекцией происходит даже до того, как этот счет-фактура является частью ожидающего, при выезде клиента из отеля., Проформа не влияет на производственные расходы, она представляет собой предварительную накладную того, что будет являться окончательной накладной или накладной (которая влияет на производство) в конце пребывания.
Вышеупомянутое соответствует пункту Контракта, согласно которому для тех Агентств со сроком оплаты до 30 дней этот период начинается с момента прибытия клиентов в отель, а не с момента отъезда.
Агентства с гарантийными депозитами должны платить таким образом, чтобы их задолженность не превышала сумму этого депозита, а при ее превышении устанавливается тот же механизм, который установлен, когда предоплата не получена в установленный срок.
Когда выставляется счет-фактура, производственные расходы для этого клиента- счета- фактуры закрываются, и он списывается с ожидающего, то есть общая сумма счета- фактуры поступает в дебиторскую задолженность.
В этом счете на выписку накладывается «картон» регистрации, который находится в картотеке в день отъезда, как было объяснено ранее, но есть различия, он извлекается из этого картотеки и направляется в регистрационный кабинет по номеру счет-фактура, где они хранятся в течение 5 лет в соответствии с правилами бухгалтерского учета Mintur.
Если есть различия, контракты, предложения, непредвиденные отклонения и все другие возможные причины должны быть рассмотрены. Все это будет разъяснено в письменной форме в файле Check-in / Check-out.
Департамент of Risks будет постоянно проверять кредитные счета, то есть ожидающие, что приводит к эффектам и условиям оплаты
Теперь мы можем продолжить с остальными условиями оплаты.
Способ оплаты - это условие тесно связано со сроком оплаты, поскольку очевидно, что для предоплаты форма будет предоставлена до прибытия клиентов в отель, как описано выше; в течение 30 дней оплата будет произведена позже, способ одновременной оплаты будет действителен только для прямых клиентов.
Валюта платежа - валюты платежа зависят от рынков. Учитывая, что вся компьютерная система смонтирована в долларах США (USD) и что эта валюта в настоящее время является универсальным стандартом обмена, было опробовано всеми средствами, что большинство контрактов подписаны в этой валюте, хотя с учетом Ряд агентств с Контрактами в Испании, Германии и Канаде, мы были вынуждены использовать соответствующие валюты этих стран. Таким образом, используемые валюты оплаты:
- Доллары США, евро и канадский доллар.
Международные способы оплаты. В подразделении Кубы используются самые известные международные способы оплаты (персональный чек, банковский чек, простое платежное поручение, документарное платежное поручение, денежный перевод и документарный аккредитив).
Коллекции можно получить по следующим каналам:
- Через наши аккаунты за границей. По квитанциям (Простое или документальное платежное поручение). Через BFI или FINTUR. Оплата наличными непосредственно в отеле (наличные, векселя и / или чеки.)
Первые три канала Сбора генерируют временные счета, которые являются внутренним документом, подготовленным Департаментом рисков, через автоматизированную Систему. Этот документ влияет на документ Cash of Day и уменьшает Дебиторскую задолженность на сумму кредита.
Временный документ выпускается в двух частях, одна для администрации и другая для получения.
Оперативный в зависимости от типа транзитного.
Коллекции из-за рубежа: общая сумма денег от отношений, загруженных из Интернета, будет распределена между различными отелями, которым соответствуют платежи различных агентств.
Эта информация сохраняется в файле Excel, в котором она поддерживается. Кроме того, в файлах поддержки изображений хранятся данные о платежах, которые поступают по этому маршруту.
Будет открыт временный файл, в котором будет храниться полная копия, содержащая административный транзитный файл, вместе с получающими переходными процессами.
Копия всех транзитных квитанций будет доставлена менеджеру по сбору на каждом рынке вместе с копией Административной транзитной. С этим документом он опускается в ожидании, обновляя дебиторскую задолженность через документ Receiving Box.
Денежные переводы: это те чеки, которые мы получаем от агентств и которые мы не можем ввести в действие на Кубе в результате блокады в Северной Америке, и поэтому они будут отправлены в штаб-квартиру C & C в Пальма-де-Майорке, которая будет отвечать за управление сбором таких же, В настоящее время из офиса C & C ежедневно поступают уведомления о сборе и / или поступлении доходов, что гарантирует, что состояние портфелей сборов в каждом отеле показывает выдающиеся кредиты в режиме реального времени.
Коллекции от BFI: Эта учетная запись будет обрабатывать все те депозиты, которые были сделаны на текущих счетах каждой гостиницы в BFI, поэтому будет использоваться код этой учетной записи.
Мы можем найти две ситуации:
- Чеки доставляются отелем Central Cashier в BFI. Банковские выписки сдаются банком.
Чеки, доставленные Отелем в BFI, являются чеками, которые агентства, расположенные в стране и имеющие счета в BFI, доставляют непосредственно в Департамент рисков в результате соглашения о сверке и оплате.
Эти чеки доставляются в Центральный кассир, который вносит их в BFI. После того, как то же самое дает нам подтверждение вашего депозита, мы приступаем к подготовке соответствующего транзитора, из которого администрация доставляется в центральный банкомат, а прием (ы) - управляющему рисками на рынке для его введения в автомат. где поле дебетуется, а ожидающий зачисляется.
Коллекции
Коллекторский персонал имеет основную задачу - регистрировать и контролировать сборы кредитов Агентствам, TTOO и Компаниям, а также претензии, возникающие из-за неполных платежей.
Его работа поддерживается документацией, созданной в зоне приема, такой как счета, бонусы, резервы и т. Д. и переходных.
Счета к получению от компаний и / или агентств представлены как:
- Текущий счет агентства или компании. Счет минус платежей для каждого агентства и / или компании
Другие используемые аккаунты:
- Ожидающие удержания. Претензии клиента.
Текущий счет агентства или компании: Все счета ожидают сбора.
Неоплаченный счет: отражает счета, сумма которых не была полностью оплачена. (Различия в оплате).
Ожидающие вычеты: Отражает счета-фактуры, оплаченные Агентствами или Компаниями за меньшую сумму, которые должны быть выставлены за ошибочно выставленный счет, выше правильной стоимости, пока Директор не утвердит производство.
Претензии клиентов. Отражает счета-фактуры, оплаченные Агентствами или компаниями за счет претензий, предъявленных Отелю, до тех пор, пока Директор не утвердит их перевод в Бухгалтерию для зачисления на соответствующий счет расходов.
Каждая из описанных выше учетных записей имеет код, который служит идентификатором для записи любого движения учета.
Процедуры бухгалтерского учета, с помощью которых Департамент рисков обновляет кредиты, можно обобщить с помощью следующей диаграммы:
Следовательно, с главной целью Департамента рисков его основная функция заключается в том, чтобы гарантировать базу контрактных агентств, которые наилучшим образом осуществляют свои платежи, для чего важно постоянно требовать просроченные платежи.
Таким образом, было продемонстрировано, что для того, чтобы иметь эффективный денежный поток, который гарантирует расширенное воспроизводство, необходимо самое тесное сотрудничество между этими четырьмя отделами, и только таким образом может быть достигнута главная цель отдела рисков, что, как мы отмечали в начале, Речь идет о помощи в создании широкой и растущей прибыльной базы продаж.
Библиография:
Сантандреу, Элиасу - руководство кредитного менеджера. McGraw Hill Publishing. 2000
Основы Адмона. Financial. Части I и II.
