Разработка и внедрение компьютерных систем в компании

Я - Теоретические основы

1.1 СИСТЕМЫ В ОРГАНИЗАЦИЯХ

Каждая организация представляет собой социальную систему, структура которой отражает то, как она взаимодействует с окружающей средой. Как система, они ограничивают подсистемы, которые ее составляют, и обусловливают их, поскольку это налагает на них свое предназначение. Полезно распознавать эти подсистемы и то, как они взаимодействуют друг с другом, чтобы иметь возможность судить о необходимой координации между ними и уметь своевременно действовать и вносить соответствующие изменения.

1.2 ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ

Как система, организация трансформирует ресурсы, товары, информацию и услуги для получения продукта. В его состав входят три разные группы:

Системы, которые обеспечивают захват и развитие основных ресурсов в связи с окружающей средой; Системы, которые позволяют администрации или правительству основной системы или организации; Системы, которые занимаются разработкой задач, которые требуются для деятельности организация.

Входные данные фиксируются РЕСУРСНЫМИ СИСТЕМАМИ, а именно: человеческими ресурсами, финансовыми, технологическими и логистическими ресурсами.

Обработка ресурсов, пересечение персонала с операциями (определяемыми процедурами) и обращение к другим ресурсам с помощью технологий составляет функцию компании, сгруппированной в ОПЕРАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ, характер которой соответствует конкретным потребностям каждого из них. организация.

Весь набор ресурсов и операций имеет тенденцию динамически формировать структуры, которые также динамически корректируются с помощью управленческих решений. Это направление не осуществляется спонтанно, но в свою очередь, структурированы: Система администрирования, или государственная система, которая состоит из различных корпоративных систем, так называемые, потому что они представляют собой системы, которые влияют на всю организацию. Это система принятия решений, которая устанавливает механизм принятия решений, информационная система, которая объясняет структуру, посредством которой данные собираются и обрабатываются, систему планирования и контроля, которая предвидит, что произойдет с определенной вероятностью, и оценивает то, что на самом деле произошло, и которые представляют собой дополнительные аспекты принятия решения.

Решения принимаются путем сбора данных и отчетности через информационную систему, и опять-таки через них они преобразуются в заказы или нормы для производства, которые затем преобразуются в действия.

Существует государственная система, чтобы ЛЮДИ, управляющие организацией, могли делать это систематически, чтобы они организовывали информацию для оценки факторов внутри и вне ее, и чтобы контроль за тем, что делается, был максимально эффективным.

Планирование - это заблаговременное принятие решения, но на самом деле оно подразумевает систему для его осуществления. Поскольку в этой системе нельзя предусмотреть все, контроль необходим для корректирующих действий. Информационная система работает как связующее звено между ними, превращая решения в действия, а их результаты - в контрольную информацию.

Задачи этого цикла следующие: внешнее или внутреннее СОБЫТИЕ (событие) создает возбуждение, которое приводит к ЗАПИСИ некоторых из затронутых переменных: ДАННЫХ. Это интегрировано в систему, которая вместе с другими данными составляет то, что мы называем DATABASE. Ручным, механическим или электронным способом хранилище (основание) используется для ОБРАБОТКИ, что приводит к ИНФОРМАЦИИ.

1.3 ИНФОРМАЦИЯ И ДАННЫЕ

Все измерения, сделанные на наблюдаемых переменных, представляют собой данные. Понятно, что они бесполезны, если нет контекста для их оценки или противопоставления. Добавление контекста дает семантическую ценность данным, то есть он разработан, прикрепляя их к другим данным в виде сообщения. Но сообщение тоже не интересует, то есть «информирует», если нет причин знать его.

Схема информационного цикла

1.4 ДАННЫЕ КАК АКТИВ ОРГАНИЗАЦИИ

Каждая организация собирает и анализирует данные. Эти данные из разных источников и служат разным целям. Например, бухгалтерский учет компании обычно обобщает данные, относящиеся к ее операциям, измеряемым в текущих деньгах. Компании и организации обычно также хранят данные о своих продуктах, услугах, клиентах, агентах, подрядчиках, поставщиках или бенефициарах. Каждая из этих категорий означает разные типы данных.

Организации, во многих системах, имеют цель, определяемую решающими решениями высшего уровня лидерства: каталог компании. Но организации не всегда структурируют эффективно для достижения своих целей, и, как известно, некоторые даже делают это явно плохо. Хорошим показателем степени зрелости организации в ее административном управлении является обработка, которую она выполняет с данными. В последние годы несколько организаций, которые осуществили реструктуризацию своих административных систем вокруг своих информационных целей, получили преимущества, которые поставили их перед конкурентами, почти заставив их покинуть рынок. Больше, чем защита монополии,Этот аргумент пытается подтвердить важность разумного управления данными организации, даже в тех случаях, когда цели могут быть измерены только в экономической области промежуточным способом, как в случае общественного здравоохранения.

Это подразумевает признание персоналом организаций того, что данные должны принадлежать всем функциям организации. Острова информации, на которых обычно укрываются руководители среднего и даже высшего звена, строго препятствуют сотрудничеству, необходимому для достижения этой цели. Например, руководитель производства на заводе-изготовителе может понимать успех компании как производство с полной загрузкой, трудовые отношения как бесконфликтную работу, бухгалтера как положительное сальдо бюджета, а финансиста или казначея как счастливый денежный поток. У каждого из них свои информационные потребности и свое видение компании или организации. Унификация этих критериев является задачей организационного развития,но последствия для данных должны быть приняты областью «+» задолго до того, как программа развития организации сможет показать прогресс в этом отношении.

Очевидно, что как организация признает, что ее человеческие, технологические или материально-технические ресурсы требуют определенного уровня специализации в ее администрировании, даже если ее влияние на компанию носит глобальный характер, необходимо признать, что управление данными организации, учитывая ценность что они для этого, должны быть в руках специализированных функций.

Полезность данных компании или организации материализуется в правильном и своевременном принятии решений на основе данных, которые они знают. Если они являются небезопасными, неточными, неподходящими или просто недоступными для лица, принимающего решения, процесс принятия решений становится ненадежным, и организация теряет доверие к правительственной системе, становится жесткой и громоздкой и заканчивается становится бюрократией.

Первым шагом к реинжинирингу проектов в организациях является признание необходимости наличия функции управления данными в каждом из них. С этого момента компьютерная система представляет собой применение методов для производства автоматизированных систем для обслуживания и использования данных в качестве актива Организации, то есть тех, которые она имеет и генерирует.

1.5 СИСТЕМНЫЙ ПРОЕКТ

Системный проект в организации - это набор последовательных или параллельных действий, целью которых является создание компьютерного «продукта», который включается в структуру процессов организации, которая его производит. В любом случае, проект характеризуется:

Он запускается только один раз, имеет дату начала и окончания, имеет операционный бюджет, обслуживает один или несколько процессов в организации.

В этом контексте организационный процесс - это набор действий организации, целью которых является получение определенных результатов на основе данных о доходах. Эти действия могут проходить параллельно или быть последовательными. Они могут включать управление информацией или действия людей. Особенностью процессов является то, что они могут повторяться в нормальных условиях непрерывно. Также возможно генерировать альтернативные методы для достижения тех же целей.

Системы Проект организации выходит за рамки проекта программного обеспечения, хотя она берет свое начало его. Как правило, мы ссылаемся на системный проект, когда он предназначен для внесения изменений в рабочую структуру области, но, поскольку он глубоко отражен в его информационной системе, именно он является измененным. В организации Информационная система преобразует реальные объекты в информацию. Затем администраторы манипулируют этими данными или этой информацией, как бы настоящими объектами, в интересах организации, принимая во внимание цели, сформулированные при ее создании и для которых была сформулирована структура информационной системы.

Цели организации, в которой они работают, избегают правительства системных специалистов как техников, но как администраторы, которые участвуют в решениях этой организации, сотрудничают в их разработке. Однако в каждой области специализированный администратор отвечает за преобразование информационных потребностей организации в информационные потребности сектора. Это ваша ответственность, что инструмент подходит.

Информационная система данной области состоит из формальных и неформальных потоков данных. Оба полезны и необходимы, а также ценны. Формальные потоки часто поддерживаются (по крайней мере частично) набором программ для работы с базами данных и теми, которые используют или обрабатывают одни и те же данные, но в любом случае они всегда больше, чем сумма этих программ, правила, которые управляют ими, люди, которые используют, кормят и контролируют их, являются частью системы. В дополнение к формальным потокам неформальные предоставляют обильную информацию, даже когда каналы, по которым она проходит, не структурированы. Неформальность следует понимать не как нежелательную характеристику, а как реальность жизни или физическую константу. Даже больше,Эти неформальные потоки обеспечивают контекст, без которого наши данные никогда не станут информацией.

1.6 РОЛЬ КОМПЬЮТЕРА

Компьютеры способны выполнять задачи, которые невозможны для большинства людей, один за другим, а тем более - все вместе. Это означает, что много раз, пораженные его возможностями, мы спрашиваем себя, что может делать компьютер, вместо того, чтобы спрашивать себя, для чего компьютер используется в данном районе.

После успешного использования компьютера он использовался по одной или нескольким из следующих причин:

Это улучшило производительность области по сравнению с ранее существовавшими рутинными задачами, способствовало увеличению пропускной способности насыщенной области по отношению к рутинным задачам, освободило персонал области для выполнения творческих, человеческих контактов или задач развития; заменив его в ранее существующих рутинных задачах, он улучшил процесс принятия решений в областях, где большое количество переменных скрывает человеческое решение; он способствовал принятию решений, предоставляя информацию незамедлительно и выполняя невозможные для человека процедуры; он способствовал улучшению услуг, предлагаемых организацией путем выполнения невозможных для человека процедур.

Как видно, компьютер вытеснил людей из тех задач, для которых люди не совсем хорошо наделены. Эти «дополнительные навыки» людей и компьютеров позволяют нам делегировать монотонные или сложные (но нормативные) задачи компьютеру и позволяют людям свободно развивать свои сильные стороны: создавать улучшения, новые возможности и улучшение отношений с клиентами или пользователями услуг.

Современная организация должна деликатно сбалансировать свои человеческие и вычислительные ресурсы: она должна контролировать и контролировать их. Очевидно, что он также выполняет свои задачи через них.

Учитывая, что организация представляет собой саморегулирующуюся систему действий, мы можем классифицировать ответы, полученные на обратную связь информации, как из среды, так и из подсистем, на два типа, которые мы будем называть элементами управления: первый тип, подпрограмма, гарантирует, что все делается по плану или требует внимания, которое мы назовем Reflex Control. Во-вторых, контроль, который измеряет результаты стратегий и политик организации в среде, которую мы будем называть Дискреционный контроль.

По сути, компьютер вносит свой вклад в улучшение системы в области управления рефлексами, более решительным и важным способом, чем в области дискреционного управления. Тем не менее, современные приложения к организациям методов исследования операций, имитационных моделей и экспертных систем позволяют успешно использовать преимущества компьютера в областях дискреционного управления.

Компьютер способствует достижению целей в областях, но не достигает их самостоятельно. Это инструмент, предназначенный для облегчения работы людей в достижении целей. Вот почему Управление Системой предоставляет СИСТЕМНЫЕ УСЛУГИ: оно основано на потребностях других областей.

КОМПЬЮТЕРЫ УСПЕШНЫ, КОГДА ОРГАНИЗАЦИЯ ДОСТИГНЕТ С НИМИ, ЧТО ЭТО НЕ МОЖЕТ ДОСТИГНУТЬ ИХ.

Но для этого пользователь должен подходить к системному проекту, исходя из конкретных задач в своей области, в которой в конечном итоге компьютер может стать его наиболее важным союзником.

1.7 СИСТЕМНЫЙ ПРОЕКТ КАК РАЗРАБОТКА ОБЛАСТИ

Подводя итог сказанному, компьютерная система будет успешной, если организация получит реальные выгоды от ее использования, чего в противном случае достичь невозможно. Чтобы компьютерная система эффективно достигла этих преимуществ для организации, она должна находиться в другой глобальной системе: компьютерные системы не способны делать это самостоятельно, для этого нужны люди. Глобальная система - это та, которая приносит выгоды, а компьютерная система - инструмент для ее достижения.

Чтобы система приносила пользу, цель должна преследоваться сознательно или неосознанно. Очевидно, что для целей контроля за ходом проекта лучше, чтобы эта цель была ясной.

Если явная цель может быть достигнута без изменения всей системы, установка компьютерной системы не должна быть «продвинутой». Цель не может быть слишком амбициозной, но для систем в любом случае нет задачи. Если вместо этого необходимо изменить глобальную систему, самое время спросить себя, может ли компьютер помочь.

Таким образом, ясно, что именно пользователи устанавливают исключительно и окончательно условия успеха или неудачи компьютерной системы: компьютерная система с четкими, точными и измеримыми целями будет успешной, за исключением недостатков, в которых она находится. осуществлять его, если эти цели действительно полезны для пользовательской области и достижимы только с помощью компьютеризированной системы.

ЦЕЛИ, КОТОРЫЕ ИСПОЛЬЗУЮТСЯ С СИСТЕМОЙ, СТРАТЕГИЧЕСКИ

Чем лучше определены эти цели, даже если это занимает много времени, тем выше вероятность успеха проекта.

Чтобы определить свои цели, пользователь должен быть в состоянии описать работу своей области с точностью, как текущей, так и желаемой. Это концептуальный дизайн, который позволяет вам определить ваши цели для компьютерного приложения.

Проект может потерпеть неудачу, если система не принимает во внимание цели, что является следствием несоответствующего дизайна, или если она не выполняет функции, которые определены в проекте, является результатом плохого развития. В любом случае, единственный, кто может решить, какую информацию компьютерная система должна предоставить ему и делает ли он это или нет, является пользователем системы: поэтому он не может делегировать проект аналитику без критического анализа надзор. Ваши цели зависят от этого. Развитие нельзя делегировать вслепую, оно должно участвовать и контролировать, где это возможно. Фактически, компьютерная система - это инструмент, который специализированный отдел подделывает, чтобы пользователь сам мог достичь своих целей.

ЭТО ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ ЗА КОНТРОЛЬ И МОНИТОР, ЧТО ИНСТРУМЕНТ ПРАВДА

Пользователь должен быть готов к наблюдению за комплексным планом развития, которому тесно помогает системный специалист, который позаботится о технических деталях. Результаты, а не действия, должны быть мерой успеха.

В свете всего вышесказанного, жизненный цикл системного проекта принадлежит области пользователей. Он рождается в нем как необходимость достижения цели, а также в нем развивается как институционализированный инструмент изменений, который позволяет новое функционирование области.

В общем, Проект Систем и Проект Информационных Систем проявляется в «переводе» на жаргоне Программного Обеспечения и Систем через серию сигналов, которые расплывчаты в запросе, простом как «Я хочу систему Счетов». Токи », или мне нужно « Компьютер плати мне комиссионные ».

Системным пользователям было бы наивно рассматривать эти запросы по мере их поступления, поскольку они скрывают более глубокие потребности. Механизм планирования организации не всегда работает так адекватно, чтобы заранее определять информационные потребности и формировать их в системный план. Поэтому специалист по системам должен подготовиться к следующему: на самом деле пользователь, пришедший выразить свою просьбу, стремится произвести изменение, поскольку, если бы он был доволен тем, что есть, он бы ничего не просил. Чтобы изменить систему, необходимо либо изменить некоторые ее компоненты, либо реорганизовать их другим способом.

1.8 СТРАТЕГИЧЕСКОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИИ

В наше время новых технологий и постоянных изменений, усиление конкуренции в любом бизнесе заставляет компании все больше полагаться на компьютерные решения для выполнения своих действий, либо для поддержания своей деятельности, либо для обеспечения роста на своих конкретных рынках., В этой ситуации постоянные запросы появляются в области систем, как в виде внутреннего отдела организации, так и в отношении требований, предъявляемых к внешнему поставщику, для деятельности по разработке, внедрению и обслуживанию компьютерных систем, которые предоставляют решения для проблемы, с которыми должна столкнуться компания или организация.

Если эта работа системного вклада, хранения и обработки данных не выполняется в рамках заранее запланированной структуры, вы идете по пути с единственным назначением: хаос. Появление персональных компьютеров привело к тому, что возможности управления информацией перешли от компьютерных центров к столу каждого сотрудника организации.

Это приводит к определенным проблемам, таким как дублирование и несоответствие данных на каждом компьютере. Системная область компании теряет контроль над тем, что, как, где и когда хранятся данные. Несмотря на то, что будет файл клиента, не исключено, что два менеджера продукта имеют электронную таблицу со своими клиентами, независимо от того, являются ли они одинаковыми или потенциальными, не включенными в набор «официальных» клиентов, которые возникают из биллинговой системы., Зачем планировать

Планирование - это задача, которая выполняется во многих видах деятельности: строительство автомагистрали, разработка нового коммерческого самолета, появление лекарства и т. Д. В течение долгого времени организации отдавали предпочтение развитию административных систем, поддерживающих рутинную работу компании в таких областях, как бухгалтерский учет, заработная плата, выставление счетов и, в последнее время, производственное администрирование. Однако данные, сгенерированные этими системами и для них, могут быть преобразованы в информацию для определенных позиций, чтобы поддержать их решения относительно будущего бизнеса. Кроме того, когда административные системы (которые мы можем назвать базовыми) работают, ресурсы могут быть выделены для конкретных разработок,что они становятся все более и более важными в настоящее время и что они связаны с конечным клиентом: телефонная служба для запросов, прием заказов и информация по факсу по запросу; поддержка телемаркетинга и отслеживание клиентов; базы данных и запросы для исследования рынка и сегментации и т. д.

Эта лавина приложений, если она не интегрирована в соответствующий контекст, приведет к дублированию хранилища данных, вредным избыточным ресурсам, дублирующимся действиям, неправильному распределению и использованию человеческих и материальных ресурсов, а также другим недостаткам.

Чтобы избежать подобных ситуаций, компания обязана осуществлять стратегическое информационное планирование. Мы называем это стратегическим, потому что оно подразумевает, что вы будете руководствоваться стратегией, понимая эту концепцию, чтобы определить ситуации, в которых вы будете находиться на разных этапах этого плана. Кроме того, предполагается, что для разработки плана будет использоваться определенная тактика: как каждый из этих этапов будет решаться для достижения каждой промежуточной цели. Что касается разработки программного обеспечения для организации, то это будет документ, который устанавливает, что будет сделано в долгосрочной перспективе (скажем, от 3 до 5 лет): определены компьютерные системы, необходимые для того, чтобы компания осуществляла свою деятельность «нормальным» образом. Скоординировано и полностью.

Давай сделаем это

В целом, стратегическое информационное планирование должно иметь значение (и будет поручено) компании или организации. Идея состоит в том, чтобы изучить эту компанию в целом и понять взаимосвязи между ее частями, а затем иметь возможность подготовить документ, который представит предлагаемый план информационных систем, который будет разработан в будущем.

Ниже мы определяем понятие компании (также применимо к организации): группа людей, которые мобилизуют свои ресурсы для общества, предлагают товары / услуги, имеют или не получают прибыль.

В общем, каждая компания (или организация) имеет организационную схему, в которой мы находим отношения и иерархию между людьми, и это позволяет нам знать, кто есть кто в этой группе. В свою очередь, эта организационная структура дополняется функциональной декомпозицией. Этот документ описывает роли, которые выполняет каждый человек. Следует иметь в виду, что организационная структура представляет формальную структуру (ту, которая написана), но когда компания раскрывается и становится известной внутри, появляется неформальная организация, представляющая реальность того, кто выполняет каждую задачу., Во всех случаях должна представлять интерес функциональная декомпозиция, которая обычно не совпадает с организационной структурой, поскольку функции присущи компании, а не людям; Кроме того, функции выходят за пределы людей (например,Что происходит с задачей выплаты заработной платы, когда этот человек находится в компании? Конечно, задача будет выполнена так или иначе.)

Благодаря элементам, описанным выше, мы сможем провести исследование, зная, кого спрашивать и что мы можем получить в процессе. Для начала вы должны иметь обязательство поддержки со стороны высшего руководства компании, что является необходимым условием для успешного решения. Цель различных собеседований, которые будут проводиться с разными сотрудниками компании, должна заключаться в понимании определенных основных определений.

Эти элементы будут основой анализа компании и основой решений, которые будут приниматься в отношении разрабатываемых систем, их последовательности, размера и взаимосвязей. Широко используемой техникой для такого анализа является изучение критических факторов успеха. Внутри компании существует иерархия FCE. Некоторые из них являются ключом к тому, что делает компания. Однако FCE меняются со временем и в определенный момент пунктуальны. FCE уровня становится целью более низкого уровня, то есть выполнение цели на уровне влияет на FCE более низкого уровня.

На основе накопленных данных мы можем приступить к анализу будущих требований с точки зрения систем, объектов и типов используемых данных. Эти решения также должны зависеть от доступных технологий и будущих возможностей с точки зрения наличия нового аппаратного и программного обеспечения и глобальной (или групповой) готовности компании принять их.

Функции, люди и проблемы

В течение каждого дня формальная организация, описываемая организационной структурой, размыта и становится сетью отношений между функциями, необходимыми для ведения бизнеса, проблемами, которые возникают постоянно (которые могут быть предсказуемыми или непредвиденными), и людьми которые выполняют эти функции и решают эти проблемы.

В качестве следующего шага мы должны рассмотреть основные действия и решения для каждого из продуктов или услуг, включенных в жизненный цикл функций, составить диаграмму приоритетов, выявить сходства и различия и связать функции с организационной структурой.

С точки зрения системной области это служит для того, чтобы знать, кого спрашивать о каких вещах. Тем не менее, его следует использовать с большой осторожностью, поскольку он показывает реальность отношений людей с работой. Это демонстрируется тем, что организационная структура часто не отражает реальную компанию. Идентификация функций и процессов должна быть независимой от организационной структуры. Люди меняются, роли - нет.

Сущности, классы данных и системы

Из жизненного цикла функций, описанных в предыдущих параграфах, должны быть проверены объекты, поддерживаемые компанией. Данные инвентаризации являются наиболее предсказуемыми, которые появляются и соответствуют основным файлам компании (обычно это клиенты, поставщики, продукты, сотрудники и т. Д.). Тогда легче иметь дело с транзакционными данными. Наконец, есть планирование / статистика. Таким образом, получают данные, которыми управляют на каждом этапе.

Сгруппировав общие данные, нам удалось объединить категории данных. На этом этапе нет необходимости знать конкретные объекты, не видя основных групп, которые мы будем называть классами данных. Системы, доступные в компании, могут быть классифицированы на обычные и нестандартные. В рамках последнего мы можем выделить специальные системы (например, для оперативных исследований), информацию и поддержку в принятии решений. В случае специальных систем создаются решения хорошо структурированных и закрытых задач, которые могут использовать файлы, полученные из других баз данных. Они позволяют экспериментировать с новыми методиками работы. Что касается информационных систем, ответы являются неструктурированными, с непредсказуемыми запросами и производят большое количество списков и отчетов.Его цель - предоставить информацию для более эффективного принятия решений. Они основаны на дружественных и мощных языках запросов. Данные и запросы не структурированы и не предполагаются. Они не автоматизируют решения, а помогают принимать их, используя схему симуляции. Они могут иметь много обработки и, как правило, использовать свою собственную базу данных (с обслуживанием пользователем).

Мы приближаемся к стадии проектирования будущих складов, которая станет основой систем, предлагаемых в информационном плане компании. На этом этапе следует различать различные типы хранилищ, файлов или баз данных:

Файлы: независимые для каждого приложения. Они возникают в результате структурного анализа. С более чем одной системой появляется много отдельных файлов. Это простая схема для реализации, но с высокой стоимостью обслуживания. Изменения в приложениях распространяют изменения в файлах. Это просто, но опасно. Приложения для баз данных: для каждой системы мы создаем таблицы. Есть отдельные базы данных. Мы продвигаем вышеупомянутое, будучи более дорогим для реализации, чем это, но проще, чем следующий пункт. База данных классов:таблицы создаются независимо от приложения и физического места использования. Рассматривается большой набор данных, что требует больше времени для сборки и отладки модели данных, но влечет за собой более низкие затраты на обслуживание. Это приводит к быстрому развитию, потому что склады уже созданы. Он включает в себя роль администратора базы данных и предназначен для больших объемов данных. Информационная база данных: доступ к данным и средствам для запросов конечных пользователей должен быть приоритетным. Их легко реализовать, они более гибки и изменчивы, чем традиционные базы данных. Они могут сосуществовать с предыдущей схемой.

Финальный счет

Работа по исследованию, анализу и проектированию, предложенная до настоящего времени в этой заметке, направлена на представление основного отчета, описывающего план информационных систем. В этом отчете будут подробно описаны этапы, которые пройдёт план, и какие системы компания будет иметь в течение установленного периода. Необходимо будет обосновать выбор систем, которые будут разрабатываться в любое время, имеющихся ресурсов и необходимых для выполнения работы, а также результатов и выгод, которые компания сможет получить, если указанный план будет выполнен.

К сожалению, стратегическое планирование информации является задачей, которую очень немногие организации выполняют с совестью. В некоторых случаях план помог руководителям некоторых компаний понять, как до сих пор управлялась фирма, и позволил вести бизнес в гораздо более упорядоченной и скоординированной среде после завершения плана. Таким образом, системное управление было важным союзником как сектор обслуживания для поддержки бизнеса.

1.- Практический пример: HORMIGÓN MERCEDES SA

2.- Цели работы:

Знать компанию и ее характеристики; наблюдать информационные потребности; определять ключевые области и сектора; изучать текущую динамику ключевых секторов; определять, соответствует ли ее текущее развитие темпам и истинным информационным потребностям, которые требуются компании.

3.- Секторы и схемы, которые будут обследоваться

Схема закупок и поставок для административного сектора Схема выставления счетов и продаж Финансирование и Схема движения денежных средств

Используемая методология:

Физические визиты в Компанию; Личное собеседование с персоналом и сотрудниками, ответственными за важные административные схемы; Подготовка отчетов о проведенных опросах; изучение важных административных схем; текущая диагностика в области аппаратного и программного обеспечения и систем; анализ требований в области Системы и организация, разработка решений и предложения по оптимизации.

Физические визиты на место:

Пятница, 20.09.2002: 18:00 - 21:00, суббота 28.09.2002: 10:00 - 13:00, суббота 5.10.2002: 9:00 - 12:00, суббота 10/19 / 2002: 10:00 - 13:00. Чистое рабочее время в Компании: 12 (двенадцать) часов.

Глоссарий компании

Название компании: Homigón Mercedes SADomile: Администрация - Семинары и офисы: Гуаякиль 251 - CiudadCantera: ExRuta 7 - Km 0, 703 - Клуб Frente Automóvil. Управляющие партнеры: 2 (два) - господа Хосе Маркиссио и Марио ДемаршиСтафф: 2 (два) Профессионалы: Contadora Cristina Bintana Инженер Salvador Constanzo Company Область деятельности: Строительные и строительные услуги Основная деятельность: производство и продажа шлифовки свежего бетона, классификация и продажа заполнителей (гравия, песка, земли, шарового камня, окатышей и производных).: Аренда и ремонт машин (катки, грузовики, краны и др.) Гражданского строительства; Транспорт и движение Земли. Категория компании: Малый - Парк инфраструктуры и машиностроения: Собственный. Возраст компании: 22 (двадцать два) года. Происхождение капитала:100% местный капитал Количество сотрудников: 25 человек. Место проведения опроса: офисы компании, расположенные по адресу: Calle Guayaquil 251 - V. Mercedes (San Luis). Опрошенные: бухгалтер Кристина Бинтана - персонал - инженер-консультант по налогам Сорберто Рубино - персонал - технический консультант sr. Густаво Альтамирано - Административный менеджер

II - причина для анализа и изучения

Обеспокоенность со стороны владельцев и персонала за жесткость некоторых административных систем, относительно механизма и медленных процедур, отсутствие управленческой информации, статистики и прогнозов, чтобы облегчить управление и поведение компании. Настройте некоторые механизмы контроля и установите более гибкие политики в отношении управления клиентами и поставщиками.

III - Анализ административных цепей

3.1 СИСТЕМА ПОКУПКИ И ПОСТАВЩИКОВ И ЦЕПЬ

3.1.1. ОПИСАНИЕ

В настоящее время схема закупок отвечает за соответствующий административный сектор через своего менеджера, который напрямую связан с поставщиками. Поставщики, которых Компания имеет, могут быть классифицированы на две категории в зависимости от объема закупок с учетом, с одной стороны:

Незначительные покупки: они имеют отношение к приобретению расходных материалов в целом, таких как: моющие средства, канцелярские принадлежности, покупки в супермаркете, такие как кофе, чай, сахар, а также включают общие расходы, такие как оплата услуг, фотокопии, сборы и другие та же природа Основные закупки: в качестве капитальных товаров, запасных частей в целом, для обслуживания машин, транспортных топлив, которые, очевидно, потребляют более высокий ежемесячный объем закупок.

Незначительные покупки оплачиваются наличными, мелкими денежными средствами Компании, а крупные покупки совершаются посредством банковских чеков, чеков, которые в зависимости от покупки, будь то обычная или неординарная, осуществляются через счет. текущий со стабильным поставщиком, с которым существуют долгосрочные отношения, или во втором случае в соответствии с условиями покупки, которые были предварительно согласованы, но в обоих случаях через банк, который обычно работает в этих обстоятельства.

Незначительные покупки решаются изнутри через отдел закупок, а более крупные покупки решаются на управленческом уровне вместе с рекомендациями персонала, но управление и разработка деталей операции осуществляются, и мониторинг (оплата, доставка, транспортировка и т. д.) отдела закупок.

Во всех случаях регистрация покупок и платежей поставщикам осуществляется вручную в обычном файле текущих счетов поставщиков, в котором хранится строгий контроль за ваучерами и ценностями, которые доставляются в виде платежей, от менеджера по закупкам.

3.1.2. ЦЕПНОЙ АНАЛИЗ

Мы считаем, что в настоящее время он не организован должным образом, понятие и следы незначительных платежей теряются, а иногда и более крупные, несмотря на тот факт, что реестр, его документация и ваучеры строго контролируются. фактические расходы, которые часто только приблизительно округлены, хотя известно, что количество мелких покупок не оказывает существенного влияния на общий объем операционных расходов, но мы считаем, что это все еще полезная информация при оценке сокращения расходов. Несмотря на то, что существует административная процедура, она использует журнал, но во многих случаях формальная документация отсутствует, особенно в отношении незначительных расходов, что затрудняет аудит бухгалтерского учета. Также не существует определенной политики оплаты,Вместо этого все согласовывается с каждым поставщиком, и, когда поставщик передает счет-фактуру, после регистрации обязательства компания, если у нее есть средства, платит в соответствии с покупкой чеком или наличными. Невозможно заранее узнать сумму обязательств, которые должны быть покрыты за определенный период, скажем, за неделю, чтобы сделать соответствующие прогнозы для удобного их покрытия, либо путем предварительных переговоров, либо для выбора приоритетов с точки зрения платежей. периодических отчетов и сводок (еженедельных, ежемесячных), в которых детально раскрывается выписка по счетам с точки зрения платежей и ситуации с поставщиками, подробных отчетов об объеме глобальных, отраслевых расходов, а также статистики в целом нет.,Это затрудняет анализ реальных затрат, которые, очевидно, так необходимы при принятии решений относительно снижения затрат.

3.2 БИЛЛИНГ И ПРОДАЖА СИСТЕМЫ И ЦЕПИ

3.2.1 ОПИСАНИЕ

В этом смысле Компания разделила свою деятельность по продажам на две UENS (стратегические бизнес-единицы).

С одной стороны, все виды деятельности, связанные с продажей свежего, обработанного бетона и классификацией заполнителей, таких как мелкий песок, крупнозернистый песок, шариковый камень, гравий и другие заполнители, используемые в строительстве, направляются.

Другой UEN состоит из всех видов деятельности, направленных на продажу и аренду строительных услуг, таких как: Аренда дорожных машин, таких как: катки, экскаваторы, автогрейдеры и другие. Гражданское строительство и транспорт также являются частью этого UEN.

С этой же точки зрения они также разделили счета для каждого UEN. С одной стороны, посвященная продаже и классификации агрегатов, а с другой - посвященная строительным услугам, общественным работам и гражданскому строительству.

UEN: продажа и классификация заполнителей. В этом сегменте доставка свежего и обработанного бетона, например, заполнителей, осуществляется непосредственно из карьера посредством собственного транспорта. Там также сделаны соответствующие партии, которые сопровождают груз, и которые будут подписаны приемом клиентов, чтобы подтвердить доставку.

Чтобы организовать лечение и уход за этим сегментом, клиенты были разделены на две категории по причинам объема и оперативной динамики в предоставлении агрегатов и известняков. С одной стороны, мелкие клиенты, которые обычно являются конечными потребителями, которые являются изолированными клиентами, которые запрашивают материал для возможных запасных частей своей собственности, или, в лучшем случае, те, кто имеет возможность заключать крупные заказы с конкретная конструкция.

Другая часть клиентов состоит, в частности, из компаний, которые строят или увеличивают свою физическую инфраструктуру, производственные склады и которые заключают контракты и требуют не только большего объема материалов, но и большего динамизма в работе. положение, поэтому Mercedes Concrete реализует в этом смысле более динамичный и более управляемый рабочий механизм, чем в первом случае.

Кроме того, он был реализован для более тщательного отслеживания доставки и продажи, различного выставления счетов для каждого сектора клиентов в этом UEN. Как правило, для небольших клиентов оплата производится наличными, а для более старых клиентов автоматически открывается текущий счет, в котором регистрируются все поставки, сопровождающие запрос материала. В этом случае все денежные переводы регистрируются в системе, и выставление счетов выполняется по согласованию раз в две недели или ежемесячно. Он состоит из сбора партий, выданных в рассматриваемом периоде, подсчитано количество доставленного материала и умножено на оговоренную цену за единицу измерения, как правило, кубический метр, то есть за единицу объема.Счет-фактура должна включать, по строгим причинам контроля со стороны компании и клиента, детали готовых отправлений, отсортированные по дате.

UEN: Строительные услуги и аренда дорожных машин. В этом сегменте биллинг проще, поскольку он формируется ежемесячно на основе ежемесячных сертификатов в соответствии с процентом выполнения работ, если это государственная и частная работа, или в соответствии с количеством машинных часов, если на то пошло. аренды такой же или за км. Туры, если это транспорт. В любом случае суммы могут быть более глобальными, так как они могут быть согласованы заранее на этих условиях. Это UEN, предназначенный для производства услуг, и поэтому имеет более высокие затраты типа логистики, а также деятельность, направленную на производство услуг. Семинары уже нацелены на четкое обслуживание этого UEN, и поэтому концентрируются самые высокие эксплуатационные расходы.

В этом смысле основными клиентами, которыми обладает Компания, являются государственные органы, такие как муниципальные и провинциальные органы власти, такие как иждивенцы или агентства, зависящие от муниципалитета или провинции, такие как министерства и секретариаты общественных работ и транспорта.

Как правило, выставление счетов является ежемесячным, с контрактами на определенные периоды, скажем, на один год, и составляет наибольшую часть дохода Компании от общего оборота обоих UEN. Кроме того, в периоды спада, такие как текущий, UEN для продажи бетона и классификации агрегатов остается работоспособным с частью дохода от этого сегмента.

3.2.2. ЦЕПНОЙ АНАЛИЗ

Оформление денежных переводов осуществляется вручную в двух экземплярах, так как требуется заказ материалов. Все подписанные квитанции ежедневно отправляются в биллинговый сектор в конце дня, который должен быть зарегистрирован системой. Мы считаем, что задачу можно сделать более динамичной, автоматизировав создание одного и того же, в том же карьере, а затем отправив на дискету или через Интернет файл со всеми денежными переводами, сгенерированными за день, которые будут импортированы непосредственно системой продаж. Используется в настоящее время. Избегайте дублирования данных в максимально возможной степени, чтобы не иметь дублирующих процедур, избегающих ошибок, избыточных элементов управления и, прежде всего, времени обработки. Таким образом, процессы активизируются, делая их более простыми и эффективными.В настоящее время продажа свежего и обработанного бетона и заполнителей одному и тому же клиенту осуществляются по одному и тому же счету. Мы считаем, что было бы более понятным и полезным для целей анализа, изучения прогнозов, продаж и ранжирования клиентов, анализа затрат и всего, что связано с конкретным анализом, отделить фактурирование по бетону от фактурирования по агрегатам, все еще находящимся в продаже. сделано для одного и того же клиента, учитывая, что эксплуатационные расходы для обеих линий различны, потому что они разные производственные процессы. В одном из них у нас есть первичные процессы, а в другом - процессы с промышленными характеристиками: современные системы не предоставляют статистическую информацию или подробные списки рейтинга клиентов, объемов продаж и сумм, что не позволяет проводить какой-либо анализ.,кроме оджиметра, для проведения взаимных сделок с важными клиентами, а также нельзя проводить анализ или сравнительные исследования между продажами, сделанными между различными периодами, которые помогли бы исправить определенные отклонения, если таковые имеются, или оптимизировать любой рабочий контур в пределах этой линии, если Именно для того, чтобы не потерять землю или долю рынка, было необходимо, чтобы они когда-то были завоеваны, поскольку, хотя это не высокорентабельный UEN, компания давно знает, как сохранить себя в важном секторе рынка. в нем отсутствуют периодические отчеты и сводки (еженедельные, ежемесячные), в которых детально раскрывается выписка по счетам относительно сборов и ситуации с клиентами; что поможет продвигать эффективные предварительные усилия в вопросах ожидающих сборов,не доходя до ненужных судебных ситуаций, все, что они делают, это несут ненужные расходы и теряют клиентов, просто зная данные более своевременно.

3.3 ФИНАНСОВАЯ И ДЕНЕЖНАЯ СИСТЕМА И ЦЕПЬ

3.3.1 ОПИСАНИЕ

Эта схема реализуется через казначейство, которое имеет менеджера и отвечает за все, что связано с получением коллекций, через управление отделом продаж, платежей, через управление Отдел закупок, а также все, что связано с обработкой наличных, банковских счетов и портфельных чеков.

Этот отдел не компьютеризирован, и все, что делается на уровне регистраций, расчетов наличными, сверок, контроля портфельных чеков, переводов, депозитов и последующих операций, выполняется вручную, через специальные формы или формы.

Что касается ежедневного управления денежными средствами, департамент управляет и контролирует мелкую кассу, с помощью которой предоставляются различные решения с точки зрения поставок, суточных, платы за проезд, фотокопий, в соответствии с требованиями, которые ставить между различными подразделениями и Компанией для своей повседневной работы. Короче говоря, это подразделение внутреннего финансирования.

Для более крупных платежей Казначейство управляет банковскими операциями через различные собственные текущие счета, которые компания распределила среди различных банков в этом районе. Это требует выдачи собственных чеков. Кроме того, компания ведет переговоры со сторонними чеками, имеющимися в ее портфеле, с отложенными сроками погашения в соответствии с условиями, согласованными с поставщиками, и которую она использует для отмены обязательств, иногда вместе со своими собственными чеками.

В первом случае казначейство получает разрешение от правления на выдачу чека, который в конечном счете определяет, кто принимает платежи на основе того, что вы покупаете, и кто подписывает чеки. Казначей - это просто тот, кто подготавливает чек в соответствии с полученными указаниями и после завершения внутренней схемы переходит к платежу и хранит квитанцию, подписанную провайдером.

Во втором случае это происходит аналогичным образом, за исключением того, что в некоторых случаях выдача чека разрешается, как правило, для устранения разницы в остатках, которая недостаточна для покрытия чеками в портфеле. Для чеков в портфеле казначей вручную ведет учет их въезда и выезда, детализируя происхождение и затем пункт назначения, а также даты выдачи, доставки, суммы, номера и идентификационные данные, через которые можно проследить в случае возникновения непредвиденных обстоятельств.

Казначей - это также тот, кто делает вклады, контролирует состояние счетов и сверок путем тщательной проверки банковских выписок и, в конечном счете, всего, что связано с обычными отношениями, процедурами и операциями с банками. За исключением исключительных случаев, таких как открытия и закрытия счетов, сберегательных касс, например, когда характеристика операции требует вмешательства держателей, казначей не участвует, но, очевидно, осведомлен о финансовом и административном статусе фирмы.

3.3.2. ЦЕПНОЙ АНАЛИЗ

У компании нет компьютеризации через систему управления в этом смысле для деятельности этого отдела. Для регистрации, администрирования и работы этой схемы они выполняются с помощью утилит или вспомогательных программ, таких как Word, Exell, которые в конечном итоге заменяют ручную регистрацию, но мы не говорим о динамике, необходимой в этом отношении для ускорения сбора данных. как и предполагалось, что может дать только конкретная система.

Необходимо с большим трудом поддерживать соответствующие обновления, особенно в банковской системе, и сторонние проверки, учитывая, что эта информация, особенно касающаяся остатков на счетах, должна быть доступна онлайн, а при необходимости - для уметь работать с небольшим риском, в том смысле, что информация не слишком сильно отличается от той, которую обрабатывает банк, учитывая, что компания постоянно имеет дело с банками, например, чтобы выписать чек на один из счетов, знать заранее что необходимые средства действительно доступны.

Наиболее критический момент основан на том факте, что операция становится громоздкой в этой линии для компании, поскольку она зависит от одного человека, а используемая методология не подходит для тех времен, которыми управляет компания, поскольку система Это даже не специфично для регистрации, это зависит от возможностей, которые может предоставить утилита.

Невозможно узнать предварительную информацию, например, в течение двадцати дней о прогнозировании баланса, который может иметь конкретный счет, если зачисленные на этот счет чеки уже зачислены. Эта информация очень важна, потому что компания своевременно принимает необходимые меры предосторожности для выполнения этих обязательств.

Банковская книжка не может быть получена автоматически через автоматические сверки, потому что банковская выписка также не может быть зарегистрирована. В конечном итоге это может быть достигнуто с помощью утилиты, с небольшими усилиями, но это не имеет смысла, когда речь идет о системах управления.

То же самое относится к денежным потокам, ежедневным сводкам денежных средств, закрытию наличных с обновлениями и переносу баланса, поскольку все это также выполняется с помощью электронной таблицы.

IV - ДИАГНОСТИКА СОВРЕМЕННОЙ СИТУАЦИИ

4.1 СОСТОЯНИЕ СИТУАЦИИ В ОБЛАСТИ ОБОРУДОВАНИЯ

В настоящее время компания имеет 3 (три) компьютерных оборудования в соответствии со следующей деталью:

1 блок ПК AT 80286 Olivetti 1 блок ПК 80386 Olivetti 1 блок Pentium II Multimedia 1 струйный принтер CANON 2 широкоформатная матричная каретка Epson для принтеров.

Мнение:

Мы считаем компьютерный парк небольшим по отношению к истинным потребностям компании;

Оборудование 286 и 386 очень старое и очень медленное, но, учитывая его надежность, поскольку они являются фирменными, их можно будет амортизировать, если они расположены в качестве рабочих мест для соответствующих задач в локальной сети (см. Конкретный проект);

В настоящее время все оборудование работает изолированно или независимо, в однопользовательском режиме, с различными прикладными программами, что снижает его динамизм и дублирует процессы и элементы управления, хотя ручные процедуры могут быть адаптированы к ритму работы компания.

4.2 СОСТОЯНИЕ СИТУАЦИИ В ПРОГРАММНОМ ОБЕСПЕЧЕНИИ

Компания имеет прикладное программное обеспечение различного назначения. Программное обеспечение имеет различное происхождение и разработано на разных языках;

В целом можно сказать, что текущее программное обеспечение нацелено на обработку следующих элементов:

Зарплата и заработная плата Управление сертификатами на дорожные работы Биллинговая система НДС-система закупок и продаж, Интегрированная система презентаций AFIP Утилиты общего назначения: электронные таблицы, текстовые процессоры, чартеры Операционные среды, DOS, Windows 3.1. Windows 95 Интернет и электронная почта Браузеры;

Мнение:

Установленное программное обеспечение не отвечает на общий проект, но состоит из «исправлений», которые были добавлены с течением времени в соответствии с потребностями компании.

В некоторых случаях существующее программное обеспечение работает в условиях высокого риска, учитывая, что доступны только скомпилированные версии, отсутствуют исходные программы, необходимые для выполнения модификаций, обновлений и обслуживания, которые требуются в реальности.

Качество систем низкое, либо потому, что первоначальный проект не был завершен, если он существовал, либо по другим причинам. Требуется повторная обработка некоторых операций. Существует небольшой контроль над зарегистрированными элементами.

Общее ощущение заключается в том, что система используется как инструмент регистрации, а не как инструмент управления. Это чувство характерно практически для всех систем, используемых в компании.

4.3 СОСТОЯНИЕ СИТУАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИИ

Следующие выводы вытекают из обследованных цепей:

Хотя существует общий подход к административным процедурам, не существует общего подхода к управлению и отчетности для различных секторов, который дает конкретные рекомендации по текущему состоянию переменных, особенно в ключевых областях компании;

Мы считаем, что нынешние процедуры стали просто рутиной, которые выполняются по обычаю и устной традиции;

Это дает нам представление о том, что общее представление об определенном моральном устаревании в некоторых точках, а также о состоянии «черного ящика» в других, то есть промежуточные состояния и результаты, неизвестны, что затрудняет управление, за исключением отчетов. пунктуальность менеджеров одинакова. Это не позволяет нам оценить совместную проекцию во внутренних информационных цепях;

Физическое и функциональное распределение текущего компьютерного оборудования, за исключением недостатка в количестве, кажется нам совершенно неадекватным, учитывая, что медленное оборудование применяется для задач регистрации и выставления счетов, а быстрое оборудование - для задач поддержки и приложений. от инспекционных агентств, таких как AFIP и Gross Income, но не для конкретных задач административного процесса какой-либо внутренней цепи сектора;

В организации нет системного отдела или чего-либо подобного, и в настоящее время они не имеют внешних консультативных услуг в этом отношении, что уменьшает методологию или компьютерное планирование в этом отношении для закупок оборудования, пользовательских разработок, или ориентация с совместным прогнозом, который в настоящий момент мы считаем очень важным, и с большим основанием, если бы он включал консультативный персонал, формируя междисциплинарную профессиональную группу;

Вероятно, нынешняя организация будет приемлемой в компаниях гораздо меньшего экономического размера, чем Hormigón Mercedes SA.

Человеческий фактор высокого качества. Демонстрирует надежность, преданность делу и желание меняться и совершенствоваться;

Внешние консультанты передали нам образ самоотверженности, надежности и высокого технического качества. Применение знаний обоих дает нам представление о том, что они очень важны для компании и что менеджеры поддерживают большую часть своих решений в экспертизе и торговле персоналом;

Со своей стороны, у нас осталось впечатление огромного желания перемен как в иерархическом персонале, так и в линейном персонале, с которым мы общались; и большая открытость, чтобы получать новые предложения и идеи, которые могут быть полезны и пригодны для питья для разработки и реализации, что раскрывает авангардный ум, и, прежде всего, если они приходят через линии вне компании.

V - Проект реорганизации

В общих чертах, основная структура выглядит следующим образом:

Для реализации проекта трансформации на время этого перехода должна быть разработана небольшая рабочая группа или специальная группа, состоящая из директоров, бухгалтера, инженера компании и консультационной группы, определяющая владельца Компания как руководитель проекта. Из этой сферы будут разработаны программы, которые будут выполняться в каждой из задействованных областей, с соответствующим планированием времени и ресурсов, и будут осуществляться под наблюдением и контролем соответствующих специалистов с сотрудничество и поддержка владельца, который станет фигурой менеджера компании.

Составление схемы и установка локальной сети, состоящей из существующего оборудования и другого оборудования, которое необходимо приобрести (см. Рекомендации по аппаратному обеспечению); выбор найма комплексного поставщика компьютерных услуг с большим опытом работы и присутствием в среде, которая отвечает за предоставление аппаратного и программного обеспечения, в качестве альтернативы, может распознаваться и адаптироваться или настраиваться индивидуально, а также устанавливать и настраивать локальную сеть, что позволит сразу же приобретать системы и приобретать практический опыт, позволяющий пользователям быстро связаться с новая компьютерная платформа; возможное программирование, адаптированное к системам по мере необходимости; изменение некоторых задач, схем и административных процедур в сочетании с внедряемыми системами; постепенная установка, но с первого дня,систем и возможных изменений; принять во внимание будущее расширение и расширение проекта для включения других областей, не предусмотренных на этом первом этапе, таких как ремонтные работы и ремонт, расходы.

5.1. Общие технические рекомендации по программному обеспечению

Конкретное программное обеспечение, которое должно быть приобретено для этого проекта, должно основываться на локальной сетевой платформе с выделенным сервером, стандартным или настраиваемым приложением; исходя из предыдущего предположения, все прикладные системы для управления Компанией должны быть многопользовательский, то есть одновременный доступ со всех рабочих станций одновременно с автоматическими блокировками и защитами на уровне файлов или реестра, в зависимости от обстоятельств, все индивидуальные или исчерпывающие запросы должны выполняться на экране или принтер; система должна поддерживать принтеры разных марок и моделей, и такое управление должно быть прозрачным для пользователя; все экраны и списки должны следовать стандартному шаблону, чтобы начать печатать определенную однородность в формах работы и общих кодах;Подпрограммы должны быть защищены с помощью кодов доступа, открытых для разных уровней пользователя и в соответствии с их конкретной функцией, чтобы знать с административной точки зрения системы, тех, кто отвечает за различные функции в каждом секторе, и уважать их роль, которая он также должен соблюдаться и обдумываться на системном уровне: каждая система должна иметь процедуры аудита с отбором информации по выборке или по важности, чтобы разрешить последующие процедуры, а также свои собственные процедуры обслуживания; каждая система должна иметь запросы и отчеты управления, доступные с любой рабочей станции, но ограниченные для ее естественных пользователей; целью каждой системы будет управление всеми операциями и секторами, обеспечивающими регистрацию того же, что и побочный продукт системы,и не является самоцелью; эта схема работы сети позволит в ближайшем будущем полностью изменить внутренние процедуры, обеспечив полную связь и интеграцию между различными задействованными секторами.

5.1.1. Технические характеристики Система закупок и поставщиков

Администрирование файловой базы данных поставщиков; регистрация всех типов ваучеров на покупку с указанием даты истечения срока действия ваучера, особенно если это счет-фактура или дебетовое примечание; все ваучеры должны иметь возможность зарегистрироваться с налоговой дискриминацией выполнение автоматического пересчета итоговых сумм; возможность ведения постоянной выписки по текущему счету с историческими записями, чтобы знать состояния формирования долга, последних движений, отмены ваучеров и предыдущих сальдо; выдача списков предварительно -Ликвидирование платежей до определенной даты; Списки остатков Ctas.Ctes. поставщиков; списки выписок со счета и состав остатков; выдача платежных поручений с автоматической генерацией движений в бухгалтерском учете. от провайдера;Регистрация частичных, общих платежей уже учитывается, с детализацией отмены ваучеров. Выдача справок или доказательств удержания НДС, валовой прибыли и доходов, выдача под-журнала покупок и под-журнала платежей с разбивкой по UEN, выдача книги НДС - Закупки также с разбивкой по UEN; Ранжирование поставщиков по объемам закупок; Интеграция с банковской системой и ежедневными денежными средствами. Ведение файла ожидающих заказов для поставщиков с возможностью частичного приема, изменения, отмены и отслеживания операции.Ранжирование поставщиков по объемам закупок, интеграция с банковской системой и ежедневными денежными средствами, ведение файла ожидающих заказов поставщиков с возможностью частичного получения, изменения, отмены и отслеживания операции.Ранжирование поставщиков по объемам закупок, интеграция с банковской системой и ежедневными денежными средствами, ведение файла ожидающих заказов поставщиков с возможностью частичного получения, изменения, отмены и отслеживания операции.

5.1.2. Технические характеристики Банковская система и Cash-Flow - Финансовый модуль

Регистрация доходов и расходов, относящихся к секторам и UEN; Детальная выдача сводок доходов и расходов, различаемых по секторам и UEN; Автоматическая регистрация сборов и платежей; Администрирование собственных и сторонних чеков - чеки в портфеле; Контроль полученных чеков, депонированы и доставлены с указанием сумм, сроков, происхождения, получателя, для того, чтобы иметь возможность осуществлять соответствующие последующие действия, в случае возникновения обстоятельств, связанных с его аккредитацией; регистрацией выписок по счетам для различных счетов; автоматической выверкой банковских счетов; автоматическим формированием банковских книг и ежедневных денежных средств; Корректировки и прогнозы остатков на разные даты; Управление мелкими денежными средствами; Детали и определение выписок по банковским счетам; Выпуск сводок о движении между двумя датами; Выпуск и составление бухгалтерских протоколов;Вменение административных расходов в банковские счета Суммарные сводные данные с разбивкой по депозитам, банковским дебетам и выпущенным чекам, ежедневные и ежемесячные закрытия и тоннаж, с переносом остатков и без него; интеграция с системой закупок и продаж в модулях оплаты и сбора;

5.1.3. Технические характеристики биллинга и системы продаж

Администрирование базы данных клиентских файлов, с категоризацией клиента - Обычный - Просроченный - Безотказный Онлайн-регистрация отправлений, различаемых по клиентам и по продуктам: свежий и обработанный бетон и продажа заполнителей; выдача списков контроля отгрузки заказчиком, Элемент и продукт; Контроль дублирования движений; Управление базой данных товаров и услуг, с ценами за единицу - стоимость часа - единицы объема или глобальные в случае услуг; Автоматическое выставление счетов из или из переводы по клиенту и по пунктам, с выдачей квитанции и подробным приложением соответствующих денежных переводов, детализированные и упорядоченные по дате и номеру, подсчитанные по пунктам и налоговой дискриминации в зависимости от типа счета-фактуры; Автоматическая выдача НДС-продаж и основных книг Продажи;Регистрация и выдача дебетовых и кредитных нот в соответствии с типом и категорией клиента; Администрирование текущих счетов клиентов; Выдача выписок по счетам и составление сальдо; Выдача сводок об остатках и движениях счетов. дата окончания срока действия; выдача квитанций и вменение общих и частичных инкассо, уже учитываемых в разных ваучерах; выдача филиала и списка инкассо; администрирование и контроль заказов, отложенных ордеров и доставок; интеграция с банковской системой и ежедневными денежными средствамии вменения общих, частичных сборов уже относятся к разным ваучерам; выдача дополнительных и сборных списков; администрирование и контроль заказов, отложенных заказов и доставок; интеграция с банковской системой и Daily Cashи вменения общих, частичных сборов уже относятся к разным ваучерам; выдача дополнительных и сборных списков; администрирование и контроль заказов, отложенных заказов и доставок; интеграция с банковской системой и Daily Cash

5.2. Рекомендации по оборудованию и платформам

Согласно проекту, оборудование для покупки на этом этапе выглядит следующим образом:

Один компьютер предназначен для использования в качестве выделенного сервера в локальной сети; три компьютера предназначены для рабочих станций в локальной сети, которые должны быть распределены в соответствии со схемой. Два принтера с узкой кареткой и широкая каретка с точечной матрицей для печати счетов-фактур B для рабочей станции Выставление счетов и другое для списков и общих сводок, которые будут размещены на другой рабочей станции; Струйный принтер для вспомогательных заданий, расположенных на одной из рабочих станций сети; Резервное устройство, предназначенное для рабочей станции. быстрая, чтобы периодически поддерживать резервное копирование всей системы; кабели UTP, коммуникационные карты, концентратор и терминалы; вспомогательный блок питания с достаточной автономностью для завершения отложенных и текущих задач в случае возможного отключения питания,

Примечание. Мы не будем подробно останавливаться на деталях и технических характеристиках указанного аппаратного обеспечения, поскольку понимаем, что с учетом головокружительного технологического развития в этом отношении детали могут устареть во время утверждения и реализации проекта, что, по нашему мнению, является подходящим временем оценить различные предложения, технические характеристики, бюджет, выделенный для проекта.

5.3. Платформа или базовое программное обеспечение

Программное обеспечение администратора локальной сети NOVELL или Windows NT, предпочтительно в его последних версиях, лицензированное для 25 пользователей;

Платформы Windows-98 или Windows XP для разных рабочих станций, с утилитами и приложениями, присущими каждой позиции на каждой из рабочих станций;

Некоторая система Office, которая включает в себя внутренние сообщения и почту, расписания встреч, для диаграмм связи через сеть.

5.4. Предлагаемая схема распределения оборудования

VI - Окончательные рекомендации по его реализации

Исходя из всего изученного, сильные и слабые стороны каждой области, возможности и угрозы Компании, и прежде всего то, что мы предполагаем, должна быть организация компании, был разработан проект реорганизации, который, если мы предпримем, мы считаем, Должно быть совершенно ясно, что оно начинается со следующих фундаментальных предпосылок:

Предложенный подход является первым шагом на долгом пути: проект не предназначен для переноса на вычисления задач, которые выполняются вручную, а для переноса на вычисления переосмысления задач обследованных секторов; проект пытается изменить методы работы для их улучшения упростить их и обеспечить, чтобы от уровня управления до последнего сотрудника у них были лучшие элементы, больше и лучшая информация и, что принципиально, больше времени для улучшения их управления; этот первый шаг не последний, он не является окончательным и Это оптимально, это живой проект, и поэтому он должен расти со временем. Его статическое развитие и использование в течение долгого времени не задумано, а скорее его постепенное расширение и обновление: проект пытается быть полностью консервативным с точки зрения инвестиций в него, и поэтому он принимает решения, которые,Будучи хорошими, приемлемыми и дешевыми, они не являются лучшими, результаты не будут оценены мгновенно, для этого требуются время разработки, время реализации, время настройки и время совершенствования; к тому времени, когда оно будет усовершенствовано, оно, безусловно, будет небольшим устаревший и недостаточный, и он должен продолжать расти, если он должен поддерживать адекватную производительность; проект является жизнеспособным только в том случае, если он полностью разработан и применяется. Частичные приложения не имеют смысла, потому что проект работает как система, то есть все его части дополняют и взаимосвязывают, достигая синергетического эффекта, который приносит пользу всему; проект требует от руководства полной уверенности в этом, ваша личная поддержка конкретным и решительным образом и ваше желание улучшить текущую ситуацию,требовать немедленного использования модулей, приобретенных по мере их установки, и позиции постоянной конструктивной критики; жизненно важно не только немедленная установка и использование подпрограмм по мере их установки, но также неинсталляция и ликвидация других внешних программных продуктов, не предусмотренных в проекте, потому что это отношение рассеивает цели и не позволяет осуществлять надлежащий контроль, а также является способом продолжения увязки со старыми руководящими принципами и уровнями; проект также требует этого, когда задача выполняется сегодня вручную он заменяется компьютерным модулем, с первого дня прекратите работу вручную и выполняется с новыми рабочими параметрами, предполагая, что могут быть некоторые неудобства, но это положение ускоряет время установки, улучшает процессы,Это быстрее адаптируется к персоналу и позволяет рост систем. Несоблюдение этого базового условия является причиной большинства сбоев в системной области.

Библиографические ссылки:

Разработка программного обеспечения: Хорхе Боря - Редакция Kapelusz - издание 1987 г. Разработка программного обеспечения для управления: анализ и проектирование приложений - А. де Амескуа Секо, Л. Гарсия Санчес, П. Мартинес-Фернандес, П. Диас Перес - редакция Paraninfo - 1995. Программная инженерия: практический подход: Роджер Прессман - 3-й. Издание - 1993 - Ed.Mc.Graw Hill. Журналы Compumagazine - Редакция MP Ediciones.Magazines Информационные технологии - Recoletos Argentina SA

Скачать оригинальный файл