Диаграммы для изучения делопроизводства

Концепции

Концепция системы: упорядоченный набор процедур (операций и методов), связанных друг с другом, которые способствуют выполнению функции. Система содержит:

Физические элементы:

-формы

-Reports

-Team

-Материал

-Paper

Информационных элементов:

-Data

данных -File (память)

-Инструкцию, как вы делаете?

-Процедуры, что делать и как это сделать? (метод) -

Оценка сравнений измерений -

человеческие элементы: -

Кто

- предпринятые

действия - Связи - взаимосвязи

Система представляет собой сеть процедур, связанных друг с другом и разработанных в соответствии с интегрированной схемой для достижения лучшей деловой активности.

Концепция процедуры

Процедуру можно рассматривать как хронологическую и последовательную последовательность операций, связанных вместе, которые составляют единое целое, в зависимости от выполнения определенного действия или задачи в пределах предопределенной области применения.

Все процедуры включают действия и задачи персонала, определение сроков выполнения, использование материальных и технологических ресурсов и применение методов работы и контроля для достижения полного, своевременного и эффективного развития операций.

Процедура представляет собой серию действий или операций, связанных между собой группой сотрудников, либо в одном отделе, либо в нескольких подразделениях агентства для получения желаемого результата. Примеры: оплата заработной платы, приобретение мебели, подбор и найм персонала, контроль запасов лекарств и т. Д.

Процедура характеризуется не быть системой. Набор процедур, стремящихся к одной и той же цели, называется системой. Примеры: система приобретения и выбытия активов, система обслуживания, система учета и контроля бюджета, система развития и администрирования персонала и т. Д.

Процедура характеризуется тем, что не является индивидуальным методом работы. Метод конкретно относится к тому, как работник выполняет определенную деятельность на работе. Примеры: обучение персонала, деконцентрация факультетов, внедрение системы и т. Д.

Процедура характеризуется тем, что она не является конкретной деятельностью. Специфическая деятельность - это работа, выполняемая работником как часть его работы на этой должности. Примеры: посещение врача, получение корреспонденции, выполнение заказов и т. Д.

Концепция упрощения работы

- это организованное использование здравого смысла для поиска более простых и лучших способов выполнения задачи.

Упрощение работы позволяет упростить задачи, позволяя снизить затраты, сократить капиталовложения и повысить рентабельность наших ресурсов и тех, кто заинтересован в компании.

Упрощение работы предполагает лучший метод работы »самый простой; Это также обеспечивает организованный подход, который не только облегчает самосовершенствование, но и подходит как удобный и непрерывный способ.

Из частичных индексов наиболее часто используется производительность труда, которая связывает производство, полученное за определенный период, с ресурсами, используемыми для него. Он также может быть выражен как количество товаров или услуг, произведенных каждым сотрудником. Единицей измерения продолжительности работы может быть один час, один день, один месяц, один год и т. Д.

1. Схемы процедур

В большинстве компаний основной ошибкой является пренебрежение администрацией к полному применению принципов организации к механизмам роста компании. Как мы уже говорили в предыдущей главе, органы (административные единицы) несут ответственность за осуществление полномочия, определенные соответствующими правовыми положениями, из которых вытекают как функции, так и рабочие системы и процедуры.

Множество функций и рост операций, как в компаниях в официальном, так и в частном секторах, влияют на распространение функциональных процессов (ускоренный рост), которые требуют большого количества людских, материальных и финансовых ресурсов, что обычно приводит к формированию структур. для улучшения производственных мощностей товаров или услуг по отношению к потребителям и покупателям.

Постоянный обзор систем, структур и процедур подразделениями, ответственными за административное усовершенствование, позволит полностью понять работу учреждения или любой административной единицы.

Представление отдельных процедур не позволяет всесторонне узнать о деятельности компании или одной из ее частей (административной единицы) и выявить недостатки в качестве предоставляемых услуг, а также необходимость выявления административных проблем и трудностей, которые являются Они представляют в повседневной жизни, что делать на институциональной основе, в основном из-за отсутствия письменных процедур и их представления (графики); отсюда необходимость упорядоченной группировки их в единый документ под названием «Руководство по процедурам».

Изучение процедур имеет разные нюансы, тема, которая подробно рассматривается в другой главе работы; однако важно подчеркнуть, что после того, как информация, которая является предметом исследования, будет собрана, интегрирована и проанализирована, процедуры будут намечены. Представление процедур, подлежащих изучению, может быть более или менее сложным, в зависимости от метода построения диаграмм и их объекта или области применения.

1. Общие понятия диаграммы

Графическое представление для системной профессии - это система счисления в области математики; то есть сокращенный язык, который позволяет понимать сложные явления за относительно короткие промежутки времени.

Создание диаграмм является не единственной обязанностью системной функции, а неотъемлемой частью деятельности почти всех профессиональных методов, надежного ресурса для упрощения и наглядного представления тысяч различных контекстов.

Использование диаграмм охватывает три области, имеющие большое значение в работе систем: исследование, проектирование и презентация.

Диаграмма изучения

Фаза исследования системы - это оригинальное исследование текущих процедур. На этом этапе экзамен относится к тому, как работа выполняется. Информация, в которой нуждается аналитик, должна быть правильной и полной. После того, как аналитик собрал всю информацию, он использует диаграмму движения, простой ресурс, который преобразует огромное количество автономных деталей, которые он собрал, в простую дорожную карту, которая полностью описывает процедуры.

Диаграмма является желаемым конечным продуктом, с помощью которого аналитик изучил процедуру. Очень важной частью этих знаний является то, что, увидев, как выполняется работа, вы понимаете большую часть причин.

Анализируя диаграмму, мы обнаруживаем широкие области улучшения и то, что было простым исследованием, теперь начинает определять курс; Начните с указания областей, где потенциал для улучшения наибольший.

Эти две фазы, понимание текущих процедур и указание наилучшего пути для будущих действий, представляют собой наиболее ценную ценность, полученную при использовании графиков.

Разработка процедурных диаграмм.

Эта фаза работы систем, пожалуй, самая важная и, безусловно, суть системного назначения. Здесь будут разработаны новые методы, оборудование, новые формы, словом, новая система сама по себе. Блок-схемы, которые были нарисованы на этапе обследования, снова входят в эту стадию. Теперь пути улучшения, которые были указаны ранее, должны быть пройдены. Области, где усилия дублируются или излишне расходуются, те, где маршруты сложны и другие точки аналогичного улучшения, будут тщательно исследованы.

Диаграммы, спроектированные на данном этапе исследования для предлагаемой системы, станут основой для окончательных проектов, вокруг которых будет сосредоточено административное представительство.

Представление диаграмм

Стадия представления работы основывается на использовании выбранных и выполненных диаграмм или диаграмм с единственной целью объяснить администрации, как работает старая система, почему и как она должна быть улучшена. Анализ систем является кумулятивным. Все усилия, которые были использованы, составили этот главный пункт: принятие или отклонение предложенного плана. Решение может быть основано на небольших деталях, например, ресурс, который был предоставлен Эта конкретная нехватка знаний может быть воспринята руководством как показатель того, что исследование было проведено очень плохо, и этот вывод ослабит уверенность в общей презентации.

1. Методы составления диаграмм

Планирование и оценка

Все хорошо выполненные системные анализы основаны на тщательном планировании и постоянной оценке в ходе работы. Что касается диаграмм, планирование - это способ решить, какие из них лучше всего подходят для назначения и реализации желаемых целей и какую информацию должны содержать эти диаграммы. Определите, какой подход является наиболее быстрым и наименее затратным, который согласуется с выполнением понятной работы.

Оценка - это процесс адаптации, и он должен применяться непрерывно и осознанно по мере продвижения работы, а анализируемая операция становится более известной. Исследование систем, почти без исключения, зависит в некоторой степени и с точки зрения подхода, методом проб и ошибок. Аналитик должен постоянно ценить свои текущие методы и результаты, сравнивая их с конечными целями истории. Это будет постепенно настраиваться по мере работы.

Когда составлять диаграммы

Во время исследовательской фазы исследования аналитик должен в первую очередь интересоваться диаграммами потоков или процессов. При приближении к совершенно неизвестной процедуре аналитик может часто указывать размер и количество листов, на которых будут размещаться диаграммы, исключая непосредственное рисование словесной информации.

Однако, когда черновой вариант выполним, этот ресурс неоценим по трем причинам: во-первых, он экономит время написания и позволяет быстрее проводить интервью, поскольку операции могут быть описаны за меньшее время с использованием символов а не слова; во-вторых, это позволяет аналитику продолжить интервью в порядке и логике; наконец, черновик схемы служит для обозначения точек, где информационные детали были опущены. В связи с этим аналитик может счесть полезным связать каждый символ на графиках со списком сравнений и вопросов о том, какие отчеты ему нужны. Например, символ файла может содержать такие вопросы:Поданный кем? Держится как долго? В каком порядке? Сколько в месяц? Какой шкаф вы используете?

На практике многие аналитики объединяют разделы черновиков и письменные заметки для записи отчетов, которые они получают из интервью.

Искусство интервьюирования совершенствуется с практикой и знаниями, и эксперт-аналитик часто использует или перестает использовать метод черновой диаграммы, приспосабливаясь к обстоятельствам момента.

1. Основные символы

Блок-схема, созданная с использованием непоследовательного или нетрадиционного графического языка, будет передавать искаженное сообщение или будет неэффективной для понимания процесса, подлежащего изучению. Отсюда необходимость придумывать и допускать определенные символы, которым обычно дают точное значение, а также согласовывать определенные правила, касающиеся их применения.

Американское общество инженеров-механиков (ASME) разработало условные обозначения графиков (рис. 6.1), несмотря на широкое признание этого символизма в его работе по административному построению диаграмм, потому что некоторые условные обозначения не появились. это лучше всего отвечает всем потребностям.

Американский национальный институт стандартов (ANSI) разработал символику (рисунок 6.2) для использования в диаграммах, ориентированных на электронную обработку данных (EDP), с целью представления информационных потоков, из которых некоторые получили широкое распространение. условные обозначения для разработки блок-схем в рамках административной работы по составлению схем.

Классификация диаграмм

В библиографии специалистов по системам упоминается значительно запутанное число типов диаграмм и комбинаций типов, обозначенных их авторами для соответствия широкому кругу заданий по диаграммам. Однако можно классифицировать основные виды использования диаграмм, которые по отдельности или в комбинации являются обоснованием для многих существующих типов диаграмм.

1. Оперативные диаграммы для представления потока операций. Архитектурные диаграммы для представления схемы физической местности. Диаграммы взаимоотношений с персоналом для обозначения иерархии полномочий, ответственности и функций. Статистические диаграммы для обобщения числовых и хронологических связей., Хотя знание обоснования упомянутых типов и их целей имеет большую ценность, представление различных типов системных диаграмм облегчается, если проверяется на основе поля, описывающего каждый тип. Следующие описания относятся к трем категориям: Блок-схема. По сути, они относятся к потоку операций и включают графики, связанные с обработкой форм, а также логические схемы, связанные с компьютерными программами.Они относятся к кадровым отношениям, различной графике. Те, которые не включены в вышеупомянутые поля.

ASME Символика

Соглашение по диаграммам

1. Информация для идентификации каждой диаграммы должна быть следующей: Название процесса с указанием начальной и конечной точек. Наименование задействованного отдела или отделов. Имя лица, подготовившего диаграмму. Число задействованных людей или должностей. Количество шагов. Укажите в каждом столбце имя человека или должности, которые выполняет один из шагов. Представьте формы или документы, используя прямоугольники, пропорциональные представленным формам или документам. Однако, поскольку ясность - это главное, это соглашение можно устранить, используя только здравый смысл. Каждая фигура всегда должна быть представлена ​​прямоугольником одинаковых размеров. Каждый раз, когда фигура создается, она помещается в оригинал и копирует черный треугольник в правом нижнем углу. Когда размеры прямоугольника позволяют это,Название формы удобно на каждом шаге, который появляется, оригинал и копии должны всегда располагаться в одном и том же порядке Номер находится в правом верхнем углу. Для оригинала всегда будет использоваться номер один; Следующие копии будут иметь возрастающую нумерацию. На каждом шаге должны быть представлены все соответствующие документы. При транспортировке двух или более документов, которые соединяются либо скрепкой, либо застежкой, либо в конверте, собираются прямоугольники, идентифицирующие каждый из них, Движение представлено одной линией. При перемещении вместе, но не в соединении, транспорт представлен линией для каждой фигуры или группы фигур. Показана последовательность, приводящая к тому, что транспортные линии имеют небольшую тенденцию к вниз.Хронологический порядок шагов представлен порядком, в котором прямоугольники появляются сверху вниз.Каждый шаг должен быть обозначен номером и кратким описанием его, написав глагол, который идентифицирует действие. подписать его начальником отдела или сотрудником, предоставившим информацию.

Представление фигур на диаграмме

1. Рисунки должны быть выполнены в форме квадратов или прямоугольников, имитирующих, насколько это возможно, форму и размер оригиналов, уменьшенных в масштабе. В нижней части и в центре указывается имя с одним словом, а в верхнем углу и в центре - имя с одним словом, в правом верхнем углу - номер рассматриваемой копии. Когда на чертеже появляются две фигуры одинакового размера, фигуры или имени или обе, для их идентификации удобно использовать число, фигуры с копиями должны быть представлены следующим образом.

В случае наличия большого количества копий они должны быть представлены таким образом.

1. Если форма уничтожена, она представляется следующим образом.

Если у вас есть альтернатива, нарисуйте горизонтальную линию и запишите ее карандашом, используя нормальный путь, начиная с одного конца линии для всего графика.

В конце линии разрабатывается альтернатива, но с использованием разноцветного карандаша, который позволяет различать два пути; если у вас был только один цвет, то используйте пунктирную линию или светлее.

В общем, когда у вас есть альтернативы, предпочтительнее оставить тот, который встречается чаще всего на диаграмме, а другой (-ые) на отдельной диаграмме, чтобы избежать путаницы и получить большую ясность.

Символ будет использоваться для представления двух или более альтернатив, возникающих в процессе.

1. Если линии должны были встретиться друг с другом, будет использоваться следующее соглашение: Когда вам нужно распределить фигуры, рекомендуется начинать с самой дальней, чтобы избежать их пересечения. Каждая фигура должна показывать свое происхождение. Новая фигура помечается с треугольником на нижнем левом краю и, таким образом, определяется тот факт, что фигура появляется впервые в процессе. Когда доступное пространство на бумаге закончено и необходимо пропустить другой лист или другую часть того же листа, Связь процесса показана «соединителями», состоящими из двух кружков с буквой W, один на цоколе, где процесс был прерван, а другой в том месте, где он перезапущен.

Требования к построению диаграмм

Каждая диаграмма должна иметь следующие характеристики:

Синтетическое

представление Представление системы или процесса должно быть сведено к нескольким листам, предпочтительно к одному.

Обширные диаграммы затрудняют понимание и усвоение, поэтому они больше не практичны.

Символизированный

Применение соответствующей символики к системным и процедурным диаграммам не дает аналитикам излишних, повторяющихся и запутанных обозначений в их интерпретации. Основная причина использования символов заключается в том, что они стандартизируют виды деятельности, «упаковывая» их в компактные группы схожих видов деятельности.

Видимо для системы или процесса

Диаграммы позволяют нам наблюдать за всеми этапами системы или процесса без необходимости читать длинные заметки. Диаграмма, в некотором смысле, сравнима с аэрофотоснимком, который содержит основные особенности региона и который, в свою очередь, позволяет наблюдать эти основные особенности или детали.

Ниже приведен пример, применяемый к нашей среде, в которой присутствуют наиболее часто используемые символы, а также их применение.

Используемая формулировка пытается максимизировать понимание потока процесса; однако на практике будут предприняты усилия для того, чтобы аннотации были как можно более короткими, не жертвуя при этом четкостью и плавностью диаграммы.

Когда у вас есть адекватная ментальная структура для проблем, возникающих в технике построения диаграмм, разработка диаграммы проста; поэтому, рекомендуется, чтобы эта необходимая ментальная структура была сформирована с использованием этой техники, применяя на практике диаграмму некоторого известного процесса; После того, как это сделано, он должен быть тщательно проанализирован, чтобы уточнить детали.

1. Форматы сбора информации

Сбор информации для разработки или улучшения процедур, как правило, осуществляется посредством:

-Документального исследования.

-Опрос.

Наблюдение.

Для большей амплитуды этого этапа удобно ознакомиться с главой «Понимание существующей системы».

Анкеты, используемые в опросе и предназначенные для получения желаемой информации, состоят из серии письменных, заранее определенных, упорядоченных вопросов, разделенных главами. Это средство сбора информации экономит экономические ресурсы и время; однако качество получаемой информации будет зависеть от дизайна и представления вопросников.

Методы интервью, непосредственное наблюдение, выборка (таблицы выборки) также подробно рассматриваются во второй части работы.

Как только информация из областей, вовлеченных в исследование, была собрана, сгруппированные данные упорядочены и систематизированы, чтобы иметь возможность объединить операции, вовлеченные в исследуемую процедуру, вовлеченные области и используемые форматы,

Формат приложения 1 «Сбор информации о процедуре».

В этом формате последовательность выполнения задания представлена ​​в графической форме, в которой несколько человек принимают участие в такой степени детализации, которая включает в себя действия третьего уровня.

Шаг за шагом относится к набору действий, выполняемых на рабочей станции.

Следующие аспекты включены в этот тип диаграмм.

1. Последовательность, в которой выполняются шаги процесса. Тип операции с помощью символа. Operation.InspectionDelay. Чистое время, за которое выполняется операция. Общее время, использованное для выполнения операций. Задержки, возникающие (из-за разницы между двумя временами Начало: определите точный момент начала процесса Конец: определите точный момент окончания процесса.

Чтобы соответствовать содержанию руководства по процедурам, необходимо иметь специальные форматы для документирования целей, политики, где каждая из этих заповедей будет четко, просто и прямо расшифрована, Приложение 2 выполняет миссию. Для литературного описания процедуры будет использовано Приложение 3, в котором будет описана каждая из составляющих его операций, кто выполняет передачу документов, административные случаи, которые должны быть охвачены, а также продукты и результаты, которые генерируются. Наконец, для составления схемы процедуры показан обычный формат, который можно использовать для горизонтальной диаграммы формата (Приложение 4).

Использование форматов для захвата и / или представления процедур во время их работы обычно является традиционным и адаптируется к характеристикам и характеру компаний. В случае, например, государственного сектора, для документирования процедуры или услуги форма может отличаться. В качестве примера представлена ​​услуга, предоставляемая мексиканской почтовой службой и идентифицируемая с процедурой, которой должен следовать пользователь, которому требуется почтовый ящик ». Приложение 5 подробно описывает операции процедуры.

Скачать оригинальный файл