Диагностика организационных коммуникаций показывает две основные проблемы коммуникации в организации, с одной стороны, связанные с технологиями, а с другой - проблемы коммуникации между областями или зависимостями, которые составляют государственные учреждения.
Столкнувшись с проблемами и изменениями, которые несут глобализация и новые рынки, компаниям необходимо развивать современные процессы управления и консолидировать себя как прочные организации, которые прогнозируют рост на протяжении веков.
Аналогичным образом, общественные организации не должны забывать об этой трансформации, поскольку всегда будет необходимо работать для их укрепления, что гарантирует устойчивое развитие страны, и, следовательно, поиск различных альтернатив для улучшения процессов управления. и обслуживание пользователей.
Именно так в наши дни внедрение эффективных процессов внутренней коммуникации в этих учреждениях приобрело жизненно важное значение, что позволило улучшить их организационный климат.
Во-первых, необходимо определить функции горизонтальной коммуникации, поскольку точно так же, как нисходящая связь направлена на то, чтобы направлять усилия коллабораторов, горизонтальная коммуникация предназначена для их координации друг с другом для оптимизации усилий и ресурсов.
Кроме того, коммуникация должна использовать общие ресурсы, создавая синергию. Одним из последствий этого является то, что горизонтальная коммуникация должна «связывать» динамику управления различными частями организации, создавая определенный синхронизм, который с макро-точки зрения связан с общей динамикой управления учреждением.
Хотя основной проблемой является связь между областями и отсутствие культуры признания, которая способствует коммуникациям в организационном климате, стоит подчеркнуть необходимость технического совершенствования, понимаемого не только путем приобретения технологических инструментов, но и совместная работа между сферами коммуникаций и технологий, особенно в связи с передачей процессов и тех, которые направлены на улучшение качества обслуживания граждан.
Стоит также подчеркнуть необходимость укрепления коммуникативной культуры лидеров, чтобы они могли использовать внутреннюю коммуникацию в качестве стратегического ресурса, ориентированного на руководство, координацию и адаптацию организации к потребностям и ожиданиям граждан.
Кроме того, необходимо сослаться на постоянное улучшение, которое требует не только получения информации от клиентов, но и адаптации организации к этим требованиям, и для этого необходимо укрепить связь между областями и командами. работа. Кайдзен называет это «межфункциональным общением».
Этот тип упражнений основан на процессах отладки и приведения их в соответствие с ожиданиями клиентов в отношении услуг или процессов организации.
В этом смысле работа «Межфункциональных групп», «Совещаний по улучшению», «Журналов качества» и т. Д. Является обычной практикой.
Кросс-функциональные команды состоят из людей из разных областей, и их цель состоит в том, чтобы сосредоточить процессы организации на определенной рабочей единице или проекте, уменьшая потери и ошибки соответствия между областями.
Совещания по улучшению, с другой стороны, - это, как правило, встречи только в двух областях, где стремятся к взаимному сотрудничеству, чтобы уменьшить количество ошибок и добиться улучшения производства (время, усилия, развитие взаимодействия и т. Д.)
Наконец, журналы качества - это записи запросов, которые одна область направляет другой, чтобы улучшить определенную процедуру и тем самым оптимизировать выполняемую работу. Там одна область делает запрос в другую, и эта другая должна предлагать ответ, чтобы знать, возможно ли внести изменение или как может быть достигнута запрашиваемая область запроса.
Как упомянуто выше, известная веберовская модель, которая разделяла процессы для их специализации и, следовательно, делала их более эффективными, все, что она делала, это прерывало поток информации в организациях.
По этой причине сегодня, когда этот поток является жизненно важным конкурентным чувством организации, организационные структуры потрясены поиском новых путей. Специализация работы департаментов изолировала части процесса, поэтому сегодня коммуникация является фундаментальным инструментом для сокращения времени и ошибок и для глобального понимания процесса.
Опрос 57 государственных учреждений, чтобы определить, какова их внутренняя коммуникация, показывает, что основными проблемами являются: плохая связь между областями, отсутствие выражений признания и технологические недостатки, так как они привели в среднем к 3,4 по шкале от 1 до 5.
Очень близкое следствие: отсутствие двухканальных каналов и общие проблемы с отношением в среднем на 3,3; проблемы межличностных отношений в командах с 3.2; отсутствие информации из директив и географических расстояний с 3.0.
И, наконец, процессы, дизайн которых предотвращает связь между частями организации и плохую связь между непосредственным руководителем и сотрудником с 2.8.
В среднем, опрошенные общественные организации указали, что причины проблем их управления на 80% связаны с проблемами внутренней коммуникации, что сравнимо с результатами латиноамериканского опроса, проведенного студентами из Университета Серджо-Арболеда в частных компаниях, и где в среднем по континенту также было 80%.
Наконец, с учетом этих различных проблем, с которыми ежедневно сталкиваются государственные учреждения, необходимо указать на важность внедрения адекватных процессов внутренней коммуникации, которые позволяют этим организациям иметь гораздо более эффективное управление, более приемлемый имидж и устанавливать более теплые отношения с его пользователи, которые в конце концов будут теми, кто будет квалифицировать и признавать их работу, именно там, из поставленных целей и направлений перемен, рождается эта великая задача, которую коммуникация готова преодолеть.
