Административная диагностика - это систематическое, комплексное и периодическое исследование, основной целью которого является знание административной организации и функционирования исследуемой области, чтобы выявить причины и последствия административных проблем компании, проанализировать и предложить альтернативы жизнеспособного решения, которые помогают искоренить их.
Это возникает как необходимость для бизнеса выявить проблемы, которые вызывают кризис внутри компании, а также необходимость адаптации от настоящего к будущему.
Он основан на том факте, что все организации должны адаптировать и модернизировать свой структурный и функциональный аппарат, чтобы соответствовать и соответствовать эволюции существующих рынков, в результате чего они должны адаптировать свой менталитет и действия к изменениям, которые им представляются, и принимать, сталкиваться с в качестве проблемы и найти решение конкретных и общих проблем в любое время.
Область его применения не имеет ограничений или барьеров, его можно применять на всех уровнях в любой области, отделе, функции или процессе, есть просто варианты его применения в зависимости от конкретных характеристик проблемы, которую вы хотите атаковать.
Это должно быть выполнено в единой форме по обнаруженной проблеме и всем тем административным аспектам, которые прямо или косвенно связаны с ней, кроме того, необходимо периодически анализировать исследуемые области для обратной связи с решениями и их постоянного улучшения.
Административная диагностика - это не что иное, как анализ следующих аспектов:
- Из административной и органической структуры, линии полномочий и разделов управления. Из функций каждого из административных органов, который включает в себя комплекс взаимосвязанных действий, которые необходимо выполнить для достижения своих целей. Об общих процессах и графическом описании последовательности функций, выполняемых для выполнения каждой из них, делегированных полномочий внутри персонала, а также о взаимосвязи между выполнением конкретных функций должностей и процесс принятия решений: коммуникация и координация между двумя или более областями, чтобы определить отношения между каждой из них.
Чтобы правильно выполнить административную диагностику, необходимо поддерживать логический порядок успешного сбора и интерпретации информации и достижения желаемых целей; будет сложно получить отсутствие параметров оценки, которые указывают аспекты, подлежащие оценке.
Этапы, составляющие административную диагностику, можно обобщить следующим образом:
- Сбор информации Организационный или административный анализ Составление выводов Предложение и план действий
Сбор информации:
Собранная информация должна быть настолько точной, насколько это возможно, поскольку она представляет собой основу для будущих выводов, когда аналитик является экспертом в диагностике, объективной информации будет достаточно, просто наблюдая или интуитивно понимая, что является прямой проблемой, или, по крайней мере, пытаясь понять симптомы. непосредственный; информация должна обрабатываться и анализироваться с большой осторожностью, поскольку она будет зависеть от возможных решений выявленных проблем, необходимо указать, что каждый источник информации различен и отличается от исходного источника и что каждый из них добавляет ценность при анализе и способствует окончательному решению.
В любом процессе сбора данных есть информация, подлежащая замене, если она имеется в наличии, она обрабатывается и анализируется немедленно, если она недоступна, она создается, то есть она собирается из личных источников с прямой устной информацией и затем защищается с правовыми источниками и другими документами из пострадавшего района, чтобы провести краткий и быстрый анализ того, что было собрано, чтобы облегчить выполнение диагностики в кратчайшие сроки.
Также необходимо проанализировать информацию из внешних источников, поскольку она будет указывать характеристики, возможности и конкретную ситуацию среды каждого элемента, его функций или действий, которые могут быть выполнены в соответствии с анализом проблемы. Эта информация необходима для получения других критериев, которые помогают нормализовать и направлять исследование.
Государственная нормативно-правовая база и рост международных рынков, которые ограничивают объемы продуктов и / или услуг, отменяют спрос, возникает несовершенная конкуренция, экономическая и технологическая зависимость, подразумевают органический и функциональный дисбаланс и способствуют расширению, ограничению или исчезновению. компаний.
Это вынуждает любую компанию изучать организации с помощью административных исследований в качестве постоянной функции, так что благодаря своим продуктам и / или услугам она адаптируется к требованиям среды.
Внутренняя информация, существующая в компании, является фундаментальной основой для проведения исследования и может быть получена из двух источников, которые являются записями компании и являются экспериментальными с помощью информации, предоставленной людьми, принадлежащими к затронутому подразделению, собранными на основе Собеседования и беседы, должным образом спланированные и организованные надлежащим образом, эта информация должна быть проверена субъективным характером ее ответов, информация о регистрации должна контролироваться на предмет ее качества и охвата или анализа полноты, ее обновление необходимо для получения надежных данных, она должна быть проверена и проверена стоимость его получения с учетом полезности, которую он предоставит для исследования.
Таким образом, жизненно важно иметь список возможных функций для изучения, список проблем для начала предварительной самодиагностики, принимая во внимание зарегистрированную информацию или элементы, принадлежащие компании, а также информацию, внешнюю по отношению к отделу или пострадавшей области. проверить его существование для замены существующего и, таким образом, определить анализ информации и возможные выводы.
Организационный или административный анализ:
Эта фаза административной диагностики направлена на сравнение информации, записанной на этапе анализа, и установленных технических аспектов, чтобы перечислить результаты и определить критические точки, которые влияют на хорошие показатели оцениваемой области.
Среди его основных целей:
- Соберите данные, которые позволят получить общее представление о компании. Определите с помощью реальных данных эволюцию компании за более или менее длительный период с точки зрения капитала, продаж или услуг, ресурсов и т. Д. систематически анализировать, был ли рост или развитие как в его административном, так и в оперативном аспектах. Исследовать персонал, его деятельность, функции, отношения и т. д.
Это делается путем анализа следующих организационных аспектов:
Анализ структуры:
Он включает изучение каждого из компонентов, составляющих организационную структуру, чтобы определить, помогает ли способ их организации выполнить миссию, видение и цели компании и компании в целом.
Аспекты, которые должны быть оценены как минимум, следующие:
- Структурная организационная структура Иерархические уровни Тип и линии полномочий Пути контроля Существующие ресурсы Зависимость и отношения с другими областями
Анализ функций:
Он включает изучение функций, возложенных на исследуемую область, а также полномочий и обязанностей, которые они должны выполнять для выполнения работы.
Основу для этого типа анализа представляют все задания, составляющие организационную структуру, поэтому важно проверить:
- Основные функции исследуемой области.Взаимосвязь между функциями, выполняемыми в каждой работе, с целями области и их адекватным регулированием или простым выполнением эмпирически. для достижения тех же целей. Степень сложности и специализации, необходимые для выполнения каждой из функций. Описание и профили работы
Анализ процесса:
Он включает изучение процессов, которые разрабатываются в исследуемой области, а также вклад, который они частично вносят в общие процессы организации, в которую он вовлечен.
Основой для этого типа анализа является последовательность каждого из мероприятий, выполняемых в исследуемой области.
- Основные процессы Подпроцессы Условные процессы Выполняемые действия, соответствующие процессам в других областях.
Очень полезно провести этот анализ на основе Руководства по нормам и процедур, которые разрабатываются в данной области.
Анализ отношений:
Он включает в себя изучение координации, общения и зависимости, которые существуют между членами организации в целом и которые связаны с изучаемой областью.
Типы отношений, которые должны быть определены и оценены, следующие:
- Среди иерархических уровней, которые составляют организационную структуру исследуемой области. Среди общего персонала исследуемой области с другими областями. Среди функций и рабочих мест, которые составляют область. Среди общих процессов организации в которой зависимость от площади хотя бы в одном из ее компонентов деятельности.
Делать выводы:
Все этапы административного диагноза тесно связаны между собой, каждый из которых может давать выводы еще до окончания сбора данных, и путем простого наблюдения в начале исследования, дающего результаты, которые впоследствии проверяются с помощью полученной информации.
Чтобы выполнить более полный анализ, важно проанализировать эволюцию и развитие, которые они претерпели за прошедшее время, и сравнить эти данные с другими аналогичными данными, будь то из других областей или отделов в компании или с другими подобными компаниями, и, наконец, проверить или проверьте, была ли поставленная цель достигнута путем эффективного контроля над ситуацией.
После предыдущих этапов или этапов было бы справедливо указать, что необходимо также проанализировать как организацию пострадавшего района, так и методы управления, используемые для его функционирования, деятельность и взаимосвязи между его элементами, рост площади и этап, на котором она расположена. Цели, которые он преследует, какую политику и процедуры он применяет, какова его официальная структура и какие нормативные акты устанавливают ее, какие каналы связи и распространения используются, каким образом мотивируются или мотивируются сотрудники и рассматривается ли окончательный вывод любого из них, Также необходимо проанализировать информацию, ее потребности, ее источник, ее качество и количество, процедуры ее сбора и регистрации, а также правильное использование электронной обработки данных, если имеется интегрированная информационная система или простая общая система.; При этом будет разработан функциональный анализ, который представляет собой не что иное, как оперативный способ выполнения действий, присущих изучаемой проблеме.
Наконец, следует составить список вещей, которые являются ошибочными и неуспешными в организации, чтобы получить частичные выводы о проблемах и способах их важного решения по отношению к окончательному решению, выбрать возможные решения и установить или структурировать план действий.
Вот некоторые примеры организационных проблем, которые можно обнаружить с помощью административной диагностики:
- Отсутствие четко определенной миссии, видения и целей. Отсутствие административных стратегий, целей и политики, которые определяют цели организации, чтобы не путать автономию с независимостью. Отсутствие организационной структуры в соответствии с целями области исследования Двойственность командования и злоупотребления Неспособность или отсутствие управленческого интереса руководителей среднего звена направлять своих подчиненных и эффективно выполнять задачи компании. Совершенствование работы как следствие отсутствия административных планов и программ. Отсутствие связи и координации среди персонала для на всех уровнях или между различными областями или отделами, составляющими компанию (иерархическая линия).Нехватка своевременной информации для правильного принятия решений.Наличие бюрократии в процессах, которые разрабатываются внутри компании. Устаревание процедур, методов и приемов работы. Недостаточное профессиональное и техническое качество при выполнении различных работ. Отсутствие программ обучения и ознакомления для персонала, выполняющего различные виды деятельности Дублирование функций Узкие места Неадекватные возможности для выполняемых задач. Отсутствие средств управления для правильного использования доступных ресурсов. Излишние канцелярские принадлежности и формы в целом. Неадекватное распределение работы, что не позволяет разграничить обязанности. Отсутствие делегирования полномочий и ответственности. Чрезмерный контроль. Сопротивление изменениям и конформистское отношение персонала. Неправильное использование навыков и способностей персонала.Медленный и сложный процесс принятия решений, концентрируя и перегружая их в высшем руководстве, даже те, которые являются рутинными. Чрезмерное среднее звено или ненужные должности. Низкая производительность в результате технических, человеческих и организационных проблем. Внеплановый рост, когда не ожидается принять правильные меры к тому, что вызывает окружающая среда и что подразумевает, что структурная и функциональная организация обусловлена внешними и внутренними факторами, что подразумевает ослабление и непродуктивность со стороны тех, кто отвечает за осуществление деятельности внутри компании. в одном человеке или области (не заменяет) Отсутствие неадекватных лидеров или лидеров.Избыток руководителей среднего звена или ненужные должности. Низкая производительность как следствие технических, человеческих и организационных проблем. Внеплановый рост, когда он не предусмотрен, и они принимают правильные меры к тому, что вызывает среда, и это подразумевает, что структурная и функциональная организация обусловлена факторами. внешняя и внутренняя, что подразумевает ослабление и непродуктивность со стороны тех, кто несет ответственность за осуществление деятельности в компании.. Специализация работы в отдельном человеке или области (не заменяет) Отсутствие неадекватных лидеров или лидеров.Избыток руководителей среднего звена или ненужные должности. Низкая производительность как следствие технических, человеческих и организационных проблем. Внеплановый рост, когда он не предусмотрен, и они принимают правильные меры к тому, что вызывает среда, и это подразумевает, что структурная и функциональная организация обусловлена факторами. внешняя и внутренняя, что подразумевает ослабление и непродуктивность со стороны тех, кто несет ответственность за осуществление деятельности в компании.. Специализация работы в отдельном человеке или области (не заменяет) Отсутствие неадекватных лидеров или лидеров.когда это не предусмотрено, и они принимают правильные меры к тому, что вызывает окружающая среда, и это подразумевает, что структурная и функциональная организация обусловлена внешними и внутренними факторами, что подразумевает ослабление и непродуктивность со стороны тех, кто отвечает за осуществление деятельности в рамках Компания. Специализация работы в отдельном человеке или области (не заменяет) Отсутствие неадекватных лидеров или лидеров.когда это не предусмотрено, и они принимают правильные меры к тому, что вызывает окружающая среда, и это подразумевает, что структурная и функциональная организация обусловлена внешними и внутренними факторами, что подразумевает ослабление и непродуктивность со стороны тех, кто отвечает за осуществление деятельности в рамках Компания. Специализация работы в отдельном человеке или области (не заменяет) Отсутствие неадекватных лидеров или лидеров.
Список выводов представлен через административный SWOT, который включает сильные и слабые стороны как внутренние факторы и возможности и угрозы как внешние факторы, а также взаимосвязь между четырьмя факторами.
Предложение и план действий:
Именно синхронизация деталей действий, которые должны быть предприняты, как для проведения расследования, анализа информации, так и для простоты возможных решений в организации или реорганизации, определяет, какие этапы необходимы для реального расследования, какие области В исследовании затрагиваются, какая цель преследуется, какие ресурсы необходимы для анализа, получают выводы, которые позволяют рекомендовать возможные решения или альтернативы для лучшего результата, оценивая требуемое время, его стоимость, а также операции и методологию. принять в новой системе, указанной в процессе обучения.
Предложение и план действий в общих чертах должны содержать описание:
- Как использовать сильные стороны организации, чтобы противостоять обнаруженным возможностям, как минимизировать слабые стороны организации, противодействовать обнаруженным угрозам.
Благодаря следующей серии видеоуроков, преподаваемых профессором Антонио Верду из Университета Мигеля Эрнандеса в Эльче, вы сможете больше узнать о некоторых полезных методах и инструментах в бизнес-анализе, которые позволяют выделить те аспекты, которые можно рассматривать как сильные стороны и слабая организация. В частности, рассматриваются следующие темы: (1) внутренняя диагностика компании; (2) цепочка создания стоимости; (3) анализ ресурсов и возможностей; (4) Матрицы стратегического анализа и (5) Матрица SWOT. Хорошее дополнение к предмету административной диагностики. (11 видео - 42 минуты)
