Введение
Когда вы решаете отобразить или составить диаграмму процесса, вам нужно графически, с помощью символов, показать, какие действия выполняются в организации, чтобы каждый, кто их читает, мог понять объем и / или выполнить процесс, идентифицируя входные данные для процесса, сам процесс и выходные данные процесса.
Карта в первую очередь предназначена для того, чтобы быть полезным документом, который можно использовать, изменять и часто просматривать. Тем не менее, имидж и дизайн важны. Привлекательный внешний вид и удобная для чтения презентация улучшают содержание. На диаграмме объекты соединены линиями и стрелками, которые указывают на поток и порядок процедуры или процесса, эти стрелки не показывают взаимодействия, с которыми мы определяем, кто доставляет (поставщик), а кто получает (заказчик), требуется разместить сообщения или легенды для определения входов (входов) и продуктов (выходов) каждого процесса или подпроцесса.
Определение
Что такое процесс? Это систематическая серия действий, направленных на достижение цели. Это последовательность действий, задач или шагов, которые превращают входные данные в выходные.
Рабочий процесс добавляет ценность входным ресурсам, преобразовывая их или используя входные данные для производства чего-то нового, например: на фабрике пластмассовых изделий мы могли бы определить область, ответственную за закупку сырья для производства пластика, одного из Дизайн пластиковых контейнеров, один для литья под давлением, один для детализации пластиковых контейнеров, а другой для продаж и обслуживания клиентов, все эти области должны взаимодействовать как клиент и / или поставщики, координируя для окончательной доставки продуктов (пластиковые контейнеры), ясно, что если какой-либо из них не будет адекватно выполнять свою функцию, это повлияет на производительность следующего процесса или подпроцесса и, как следствие, на общую производительность завода.
Что такое стандартизация процесса? Определите и получите контроль над переменными (ключевыми вкладами), которые влияют на него, чтобы получить точный результат и, прежде всего, для обеспечения качества доставки продуктов и / или услуг для следующего процесса или подпроцесса, при стандартизации необходимо составить схему (карту) и документ в тексте самый известный способ выполнить процесс.
Фазы отображения области процесса
Очень важно понимать и соблюдать тот факт, что сначала необходимо стандартизировать процессы, чтобы затем измерить их ключевые факторы. В результате указанного измерения и новых предложений по улучшению (многие из которых возникают в процессе стандартизации) генерируются новые стандартные процессы. Все это через процесс постоянного улучшения. Кто участвует в построении диаграмм или картировании? Эксперты процесса, люди, выполняющие работу, должны быть людьми, работающими в процессе, с полным знанием следующих факторов:
- Деятельность Входы и продукты Поставщики и клиенты Тонкие моменты и хитрости процесса (ноу-хау).
Важно, чтобы навыки, возраст, личные качества, образование и всевозможные личностные факторы и рабочие функции были смешаны для достижения группы с различными идеями и точками зрения, которые обогащают процесс при обсуждении и стандартизации.
Для понимания процесса рекомендуется:
- Опишите процесс Определите основные результаты или продукты процесса и их соответствующих клиентов (потребности и проблемы клиентов). Определите основные потребности процесса или подпроцесса (входных данных), которые отображаются. Опишите стандартный процесс.
Начальные вопросы для ответа:
- Что процесс в настоящее время делает? Что он должен производить или выполнять? Как процесс связан с потребностями клиента? Каков наиболее известный сегодня способ выполнения указанного процесса?
Основные характеристики процессов.
- Со временем они стремятся к комфорту, а не к конкурентоспособности. Все люди работают в рамках процесса, и каждый должен нести ответственность за него. Существует большое разнообразие в применении элементов процессов (людей, материалов)., информация и методы). Благодаря уменьшению вариаций результаты улучшаются. Отсутствие стандартов работы приводит к путанице и порождает изменчивость.
Общие области возможностей в процессах
Существует четыре основных области, в которых обычно возникает большинство проблем в процессах:
- Недостаток понимания процесса, как на административном, так и на оперативном уровнях. Недостаточное знание потребностей и пожеланий клиентов. Отсутствие контрольных измерений процесса в ключевых точках. Плохая связь между областями.
Ключевые моменты, чтобы определить, какие процессы требуют внимания:
- В качестве инициативы какого-то плана внутри организации определено, что определенный процесс требует улучшения. Любой новый процесс. Процессы, в которых есть неудовлетворенность внешних и / или внутренних клиентов. 4) Все процессы, которые каким-либо образом связаны с безопасностью персонала или проблемами окружающей среды. Процессы, которые не претерпели изменений в течение длительного времени. Когда любая сертификация, закон или нормативный акт требуют стандартизации или документирования процесса. Когда они получены постоянные жалобы, возвраты, работа, которую необходимо выполнить более одного раза, пропущенные даты, низкий моральный дух, текучесть кадров, низкая производительность или плохие результаты аудита, а также другие виды проблем.
Шаги для построения области видимости процесса
Диаграмма (картирование) полезна для определения входных и выходных данных, рассматривающих их как требования, которые должны быть выполнены для разработки процесса или процедуры в условиях, когда цель указанной процедуры или процесса может быть достигнута, а этапы, позволяющие отобразить процесс, - это: последующий:
1.- Определите основные продукты или услуги (результаты) области, процесса, потока или отдела. Область, процесс, нить или отдел.
2. Определите непосредственных клиентов, это те, внутренние и внешние, которые получают результаты первыми. Область, процесс, нить или отдел. клиенты
3.- Перечислите основные входные данные, необходимые для области, процесса, подпроцесса или отдела для получения каждого из важных результатов. Область, процесс, нить или отдел.
4.- Определите источник входных данных (то есть, кто поставляет их или являются их поставщиками) Область, процесс, подпроцесс или отдел, поставщики.
Шаги с 1 по 4 должны быть разработаны для каждого интересующего процесса или подпроцесса, и должны быть идентифицированы взаимосвязи между различными процессами, чтобы интегрировать карту, подобную показанной на следующем рисунке:
Источник: www.gestiopolis.com/mapeo-de-alcance-de-procesos/
вывод
Отображение области процесса - очень полезный и актуальный инструмент, с помощью которого можно подробно описать части, составляющие процесс, чтобы идентифицировать все действия и область процесса (вплоть до того, где этот процесс идет), и, следовательно, иметь основу для его стандартизации или разработки плана улучшения.
Очень важно не поддаваться искушению улучшить сам процесс при подготовке отображения области процесса, поскольку это распространенная ошибка, поскольку это лишило бы возможности визуализировать процесс полностью и достичь улучшения. большая или существенная.
Источники консультировались.
- Nacional, IP (2013). Картографическая мастерская и технологическая документация. Мексика: Департамент менеджмента качества и стандартизации, Портер, М. (2010). Конкурентное преимущество: создание и превосходная поддержка. Мексика: PirámideHerrera, W. (2009). Slideshare.http: //cursos.tecmilenio.edu.mx/cursos/cfe/fe06046/anexos/explica4.pdfhttp: //www.entremundos.org/databases/Mapeando%20alcances%20con%20socios%20locales.pdf
