Организациям необходимо обрабатывать большое количество информации в связи с ежедневными действиями, которые они выполняют. Информация - это набор данных, который, будучи организованным заранее, может создать сообщение, основанное на фактах.
Информация в организациях имеет жизненно важное значение, поскольку она позволяет людям приобретать необходимые знания для принятия своевременных решений.
Конкурентоспособность компании во многом зависит от того, как они обрабатывают информацию, которую она генерирует изнутри, и информацию, которую она продвигает из внешних средств массовой информации. Для этого большое значение имеет достоверность источников, которые могут быть первичными, вторичными внутренними или внешними.
Но при поиске информации вы обнаружите неточные данные, которые могут привести к путанице и помешать решению проблем. Этот тип информации называется диффузной информацией и должен обрабатываться после ряда шагов, чтобы сделать ее полезной для целей организации.
В этой статье мы рассмотрим понятия информации, распространения информации и процесса, указанного для ее обработки.
Определение информации
Информация может быть определена как группа данных, которая доставляет сообщение о явлении или событии, которое помогает принимать решения для решения проблемы.
Чтобы информация была полезной для принятия решений, она должна иметь следующие атрибуты:
Точность: она должна быть правдивой и правильной и правильно описывать явление или факт.
Возможность: Вы должны быть доступны по запросу без задержки.
Актуальность: должна быть связана с рассматриваемой ситуацией
Целостность: это значит, что у вас есть возможность предоставить все детали, необходимые для принятия решений.
Частота: должны доставляться регулярно, чтобы всегда быть в курсе
Временной горизонт: представляет факты из прошлого, настоящего и будущего
Область применения: охват области интереса
Происхождение: это может исходить из внутренних и внешних источников
Форма представления: это стиль, в котором оно представлено, оно может быть в форме текста, таблицы, цифровой или печатной. (Хэмптон, 1990)
Нечеткая информация
Большинство компаний осознают важность правильного управления информацией, потому что успех их конкурентоспособности зависит отчасти. Но для этого вы должны выполнить ряд шагов, которые позволят им получить правильную информацию для принятия решений. Это называется нечетким информационным процессом и предназначено для организации всех данных, которые не являются точными или понятными для целей организации, и делают их полезными или, при необходимости, отбрасывают их.
Этот процесс состоит из нескольких этапов, которые можно организовать следующим образом:
Нужна информация
Потребность компании в информации варьируется в зависимости от характера работы, выполняемой деятельности и поставленных целей. Они различаются в зависимости от уровня, занимаемого людьми в организации, то есть руководителям требуется больше информации, чем техническим специалистам, для выполнения своей работы, и они зависят от внутреннего или внешнего характера.
Внутренние информационные потребности - это те, которые они предоставляют путем анализа деятельности в организации. Вот некоторые примеры:
- Инвентаризация конкретного продукта Продажная цена и стоимость продукта Ежемесячные доходы и расходы Заработная плата сотрудника
С другой стороны, внешними источниками являются те, в которых требуется анализ внешней среды организации, и могут быть:
- Уровень удовлетворенности клиентов Спрос на продукт или услугу, предлагаемые компанией. Знание конкурентных цен, рекламных акций и стратегий продаж. Изменения в государственном регулировании. Информация о поставщиках (Hampton, 1990).
Найти информацию
Для эффективного выполнения этой задачи важно начать с информационных потребностей и подготовить график, в котором будут обнаружены следующие действия:
- Действия, необходимые для достижения целей компании. Иметь хронологический порядок выполнения действий. Укажите ресурсы, которые будут использоваться для выполнения каждой задачи. Укажите продолжительность каждого из них.
Получать все виды информации (диффузная информация)
При поиске информации будет получен большой объем данных, которые будут выглядеть неклассифицированными, неорганизованными и нестабильными, что может привести к путанице и, на первый взгляд, не очень полезно. Чтобы затем установить, подходит ли эта информация для компании, необходимо ответить на следующие вопросы:
- Адаптирован ли он к потребностям организации? Легко ли людям внутри организации использовать его, чтобы получить к нему доступ без проблем? Является ли он полным и точным? Является ли он доступным, всеобъемлющим и надежным? (Aumatell, 2003)
Использование инструментов для управления нечеткой информацией
Чтобы понять всю найденную информацию, необходимо использовать несколько инструментов, среди которых:
- Используйте ключевые слова. Используйте методы быстрого чтения. Выделите основные идеи. Создайте файлы контента. Используйте специализированные поисковые системы. Спросите экспертов по теме. Разработайте и примените процедуру, которая устанавливает, как записывать, концентрировать, классифицировать, систематизировать и ранжировать информацию. Назначать людей, отвечающих за задачу управления. Информация. Определите специализацию и профиль источников информации. Анализируйте, насколько надежны источники информации. Способность идентифицировать типы источников и их содержание. Необходимо знать, как собирать информацию.
Оценка информации
Чрезвычайно важно оценивать информацию, потому что достижения компании напрямую связаны с использованием информации.
Для правильной оценки информации необходимо:
- Укажите цели оценки. Отличите общее от частного, связанного с информацией. Используйте указанные критерии для сбора, выбора, интеграции и организации. Делайте информацию согласованной. Различайте фактические мнения. Постарайтесь найти и проанализировать различные точки зрения на информацию и обсудить. Точка зрения, которую источник имеет в информации. Во время манипулирования информацией используйте критерии достоверности, достоверности и уровней глубины. Дайте обратную связь о выполняемых действиях. Уметь видеть эволюцию, которая произошла с управлением Информация Знайте, как отличить первичные и вторичные источники
Зачем оценивать информацию?
- Потому что управление требует этого, потому что это позволяет вносить улучшения в системы, потому что оно делает информацию прослеживаемой, потому что это является частью процесса планирования, потому что оно предоставляет мнения, которые дают новые перспективы, потому что оно позволяет документировать результаты или воздействия на организацию
Обрабатывать и производить информацию
Информация должна быть обработана для того, чтобы использовать ее в интересах компании.
На этом этапе следует учитывать следующее:
- Организовать, обобщить и представить информацию. Имеют возможность анализировать информацию. Размышлять о найденной информации. Хорошо писать. Имеют возможность составлять хорошие отчеты и отчеты. Важно не копировать и вставлять. Представлять информацию, используя изображения, текстовые поля и т. Д. Знать, как сделать эссе.
Это позволит создавать правдивые и своевременные инструменты коммуникации, соответствующие реальным потребностям компании.
Принимать решения
В связи с изменяющимися обстоятельствами на уровне технологий, экономики и глобализации организациям необходимо создавать стратегии для принятия эффективных и своевременных решений. Наличие надежной, точной и адекватной информации под рукой позволяет организации всегда быть в авангарде ситуации и избегать попадания в тупиковые ситуации, поэтому, чем выше качество организации, тем больше возможностей будет принимать разумные решения.
Поэтому жизненно важно, чтобы решения принимались на основе фактов, и поэтому информация всегда должна быть доступна.
Руководство должно ежедневно принимать множество решений для правильного развития деятельности в организации, а также для достижения целей, задач, миссии и видения компании. Для этого информация станет вашим великим союзником.
вывод
Нечеткая информация - это организованный набор данных, который отправляет небольшое прямое и неопределенное сообщение, которое делает его неясным, запутанным и неточным.
Затем организация должна внедрить методологию для анализа всей этой информации, чтобы преобразовать ее в нечто полезное для целей компании.
Анализ данных и распространение информации имеет жизненно важное значение для принятия решений, что позволит компании оставаться конкурентоспособной в долгосрочной перспективе.
Библиография
Aumatell, CS (2003). Аудит информационных систем. Барселона: редакция УПЦ.
CS, A. (2003). Аудит информационных систем. Барселона: редакция УПЦ.
Гонсалес, AC (2014). Стратегическое управление. Мексика: Larouse - Grupo Редакция Патрия.
Хэмптон, ДР (1990). АДМИНИСТРАЦИЯ. Мексика: Макгроу Хилл.
Сандра Зибер, СП (2006). Информационные системы в современной компании:
стратегические аспекты и практические альтернативы. Испания: Макгроу-Хилл.
Спасибо
Технологическому институту Орисабы за предоставленную мне возможность профессионально обучаться и профессору Фернандо Агирре и Эрнандесу за все знания, которыми он поделился с нами в своей теме «Основы административной инженерии», чтобы научиться и совершенствовать свои способности писать качественные научные статьи
Скачать оригинальный файл
