В те времена, когда «тот, кто не бежит, летит», использование времени становится более важным. Обычно нужно слышать фразы типа «у меня нет времени на это» или «эта встреча отняла у меня время». Хосе Ми Акоста подчеркивает, что, несмотря на то, что он разработал отличный план, он может обрушиться из-за ряда непредвиденных ситуаций, которые называются « Ворами Времени ».
Самые известные воры времени:
• прерывания
•Телефон
• встречи
• неподходящие визиты
• Не зная, как сказать НЕТ
• Чрезмерное изменение целей, отсутствие приоритетов
• Делать несколько вещей одновременно
• Сделай сам
Следует уточнить, что не все прерывания должны быть плохими. Согласно проведенным исследованиям, говорят, что от 15 до 20% непредвиденных событий представляют интерес.
Давайте подумаем, сколько раз нас вызывали на срочную встречу, одну из которых без предварительного уведомления или повестки дня, и нам приходилось откладывать свою деятельность. И что происходит, когда у вас незапланированный визит от кого-то из ваших близких, и вы не знаете, что сказать. Что делать в этих случаях? Хосе Акоста рекомендует помнить, что у каждого визита должна быть цель, а если нет, то лучше избавиться от нее как можно скорее, объясняя, что вы заняты и что у вас есть только одна минута.
Я помню работу в некоторых компаниях, где любая ситуация была поводом для заседания комитета. Мы шли много раз, не зная предмета, цели и не будучи подготовленными. Такие встречи обычно продолжаются вечно. Есть люди, которые все подвергают сомнению, а также хотят навязать свои идеи, другие хотят остаться незамеченными и им трудно отключиться от фильма или футбольной игры, которую они видели по телевизору накануне. Есть те, кто говорит и говорит, но ничего не говорит конкретно, другие пьют кофе только на холод. Подсчитано, что стоимость часа работы сотрудника среднего звена превышает 200 долларов (с учетом того, что компания платит за все, энергию, безопасность и т. Д.)
Моя цель - вообще не препятствовать встречам. Наоборот, я поддерживаю командную работу, но хорошо скоординированную, с четкой целью. В своей книге El tiempo Хосе Акоста оставляет несколько интересных советов, которые я постараюсь обобщить:
• Звонок должен быть в письменной форме.
• Не вызывайте людей только ради статуса или чтобы они не злились.
• Группа не должна превышать девяти человек. Чем меньше число, тем меньше торможение и большее участие.
• Семь - это подходящее число (например, страны-члены G-7).
• Убедитесь, что ключевые люди доступны.
• Призывайте их в достаточное время (проконсультируйтесь с теми, кто призван вовремя подготовиться).
• Берегите время и день.
• Выберите место, помня: что оно изолировано от шума, что у него есть видимые часы, столы для заметок, флипчарт, что оно свободно и оборудовано.
• Это не должно длиться более 45 минут (время стоит).
• Начните вовремя, согласно запланированному времени.
• Обобщать и утверждать соглашения за считанные минуты и распространять их менее чем за 24 часа.
Есть много «воров времени», которые, если не будут должным образом управляться, могут усложнить нашу работу и повысить стресс. Я обещаю написать позже о новых "ворах"… но сейчас, чтобы быть в соответствии с тем, что я пишу… Я должен продолжить с моим планом на день.
До скорого!
