Внутренний контроль при приобретении и оплате товара

МЕТОДЫ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ

Методы внутреннего контроля могут быть слегка классифицированы на методы предотвращения и обнаружения.

Методы предотвращения предназначены для обеспечения разумной уверенности в том, что только действительные транзакции признаются и обрабатываются. Примеры методов профилактики включают в себя:

• Надзорный контроль за корректировочными операциями;

• процедуры паролей для ограничения доступа к онлайн-терминалам, компьютерным программам и файлам;

• Балансировка, транзакция за транзакцией, в онлайн-системе;

• Проверка и подтверждение (например, проверка клавиатуры или цифры проверки) данных, введенных в компьютерную систему;

• Изучение данных, чтобы увидеть, что это разумно, прежде чем войти в систему;

• Сегрегация и ротация въезда и обработки пошлин; и

• Четко определенные процедуры обработки и исключения.

Методы обнаружения предназначены для обеспечения разумной уверенности в обнаружении ошибок и нарушений. Примеры могут включать в себя:

• Согласование отчетов о балансировке партий с хронологическими записями, которые ведутся первоначальными отделами;

• Сверка инвентаризации циклического учета с постоянными записями;

• Отслеживать использование предварительно пронумерованных форм;

• Просмотр и утверждение отчетов об обслуживании («было и есть») основного файла;

• Внутренняя проверка;

• сравнение с планами и бюджетами сообщаемых результатов;

• в бухгалтерских операциях сверка с наибольшим общим балансом крупнейших вспомогательных организаций;

• согласование количества ссылок, которые покидают одну систему и вводят в другую; и

• Просмотр журналов транзакций и онлайн-доступа.

Случай применения:

Цикл приобретения и оплаты

Цикл покупки и оплаты включает в себя некоторые функции, такие как:

• Приобретение товаров, товаров, услуг и рабочей силы

• Оплата приобретений

• Классификация, резюме и отчеты о том, что было куплено и что было оплачено

Основные типичные функции покупки

• Выбор поставщика

• Запросить покупки

• Покупать

В рамках приобретения товаров некоторые отделы или функциональные области, такие как:

1. Прием

2. Кредит и Коллекции

3. Оплата наличными

4. Бухгалтерский учет

5. Финансовый

6. Контролер

7. Покупки

Функция закупок направлена на:

• Уменьшить уровень инвентаря

• Объединяйте небольшие партии в крупные партии

• Внедрить контроль качества в закупках

• Установить политику закупок и проведения торгов

• вести учет продуктов

Основными показателями отдела закупок являются:

1. Общая стоимость покупок / общий объем продаж по сравнению с предыдущим годом

2. Всего покупок / Количество покупок

3. Процент отклоненных покупок

4. Процент остановки производства из-за нехватки сырья

5. Инвентарь / Продажи

6. Средняя стоимость заказа на поставку

7. Среднее время доставки заказа

8. Номер заказа в месяц по сравнению с предыдущим годом

ОСНОВНЫЕ УСЛОВИЯ И / ИЛИ ОПРЕДЕЛЕНИЯ

ЭЛЕМЕНТЫ В СУЩЕСТВОВАНИИ. Определенное количество файлов, которые хранятся в отдельных учетных записях и которые физически хранятся на складе на складах. СКЛАДЫ. Это места хранения товаров.

Складов может быть двух типов: центральный и транзитный. Эти винодельни отвечают за следующие виды деятельности:

• Получение и проверка статуса продукции, поставляемой поставщиками.

• Местоположение, контроль качества и хранение продукции

• Доставка хранимой продукции в оптимальных условиях запрашивающим пользователям.

ТРАНЗИТНЫЕ СКЛАДЫ. Это временные склады, на которых товары хранятся в течение короткого периода времени. На этих складах можно найти местные или импортированные материалы в пути. ЦЕНТРАЛЬНЫЕ СКЛАДЫ.- Это склады, которые обеспечивают постоянное хранение товаров. СКЛАД.- Ответственный за управление и регистрацию операций склада. ЭКОНОМИЧЕСКОЕ КОЛИЧЕСТВО ЗАКАЗА. экономическое количество, для которого сделан заказ. Это означает прибыльный запрос или запрос для компании. КОНТРОЛЬ. Отслеживание, отслеживание, оповещение для обеспечения соблюдения планов и программ. ВНУТРЕННИЙ КОНТРОЛЬ. Оценка методов и процессов, которые взаимосвязаны в организации для защиты его активы, получение точной и своевременной информации,измерение эффективности операций и соблюдение навязанной политики, а также выполнение поставленных целей и задач. СТОИМОСТЬ ЗАКАЗА. - Затраты, связанные с заказами, независимо от размера заказа. СТОИМОСТЬ ЗАКАЗА. - Это равно размер заказа по цене за единицу. Это переменная стоимость ГОДОВАЯ ФИКСИРОВАННАЯ СТОИМОСТЬ ВСЕХ ЗАКАЗОВ. Это количество заказов, сделанных в течение года, которое равно годовой потребности, деленной на количество заказов в каждом заказе. ОБЩАЯ ГОДОВАЯ СТОИМОСТЬ ИНВЕНТАРЯ. равна общей стоимости заказов плюс общая фиксированная стоимость заказа плюс стоимость хранения. СТОИМОСТЬ ХРАНЕНИЯ. - Она равна стоимости обслуживания инвентаря по среднему запасу. СТОИМОСТЬ ОБСЛУЖИВАНИЯ. - Затраты, связанные с физическим фактом. вести инвентарь. Например,стоимость альтернативы. ДЕМАНДА. Фактическое количество материалов, запрошенных заказчиком или отделом обслуживания в конкретном заказе. ГАРАНТИИ. Поставщик гарантирует, что товар соответствует следующим характеристикам:

к. Соответствие товара заказу на покупку

б. Оптимальное качество доставляемого товара

с. Товары, свободные от любого легального домена

д. Товар, соответствующий условиям, указанным в Заказе на поставку

ПРОВЕРКА.- Товар, описанный в заказе, подлежит проверке покупателем в месте его назначения. Покупатель оставляет за собой право вернуть весь или часть товара, если он не соответствует установленным требованиям. МАКС. должен храниться на складе, а не на складе. MERCADERIA.- Это название, присвоенное товарам или работам, выполненным поставщиком в соответствии с условиями, описанными в заказе на поставку. МИНИМУМ. - Определенное количество, позволяющее удовлетворить нормальный спрос

Это минимальное количество предмета, которое необходимо хранить в инвентаре.

В идеале начальный инвентарь для каждого периода должен быть как можно ближе к нему.

СПИСОК УПАКОВКИ.- Документ, позволяющий регистрировать информацию об импортной продукции, полученную на складе. КОНТРАКТ.- Это обязательство, устно или письменно заключенное с поставщиками товаров. Эти предварительные договоры устанавливают платежные обязательства в процентах, даты обязательств по доставке товаров, скидки на быструю оплату и другие характеристики. ТОЧКА ЗАПИСИ.- Когда уровень запасов падает до этой точки, создается новый заказ, который поступит через некоторое время. после ТРЕБОВАНИЯ К СКЛАДУ И / ИЛИ ЗАПРОСА ПОКУПКИ. Этот документ является запросом, который должен быть заполнен, утвержден и утвержден, чтобы разрешить доставку хранимых товаров или покупку несуществующих товаров на складах компании.- Количество дополнительных предметов или материалов, которые хранятся на складе, чтобы предотвратить любой недостаток товара. ТАБЛИЦА ФИНАНСОВЫХ ОРГАНОВ. - Он состоит из людей, которые уполномочены подписывать складские заявки и / или заявки на покупку.

Эта таблица должна быть обновлена Управлением закупками в соответствии с потребностями.

Цель 1:

Поставщики должны быть авторизованы в соответствии с критериями управления.

Для этого в поставщиках необходимо проанализировать следующее:

• Существующие и потенциальные возможности и желание обеспечить качество и количество, своевременные поставки и обслуживание.

• Конкурентоспособные цены с учетом цен за единицу, оптовых скидок, транспортных расходов и условий кредитования.

• Правовые ограничения

• Политика организации в отношении операций со связанными сторонами, конфликта интересов, деликатных платежей и т. Д.

Методы управления:

1. Четкие формулировки критериев. Правила покупки и / или процедуры с четко определенными правилами. Пример:

Только продавцы, предлагающие оптовые скидки, будут утверждены

2. Базы данных. Список утвержденных поставщиков или основной файл поставщика.

3. Процедуры, установленные для добавления, изменения или удаления из баз данных.

4. Эти процедуры должны включать:

к. Описание документов, которые должны быть получены или созданы в отношении потенциального поставщика и

б. Тесты или проверки документов и информации

получен.

1. Целостность файлов должна быть защищена такими методами, как:

2. Укажите, что изменения должны быть одобрены в письменной форме указанными руководителями или руководящими работниками.

3. Стандартные предварительно пронумерованные формы с предварительно закодированными ключевыми полями для документирования изменений, физического контроля доступа к формам и сверки форм, используемых с таблицей фактически внесенных изменений

4. Просмотр и утверждение отчетов об изменениях и после каждого обновления баз данных в связи с изменениями имени и адреса.

5. Периодическая балансировка и сверка количества имен в файлах лицом, которое не несет ответственности за инициирование или обработку изменений, или группой контроля данных.

6. Периодические внутренние аудиторские проверки файлов.

7. Периодический просмотр графиков активности онлайн-доступа, чтобы помочь определить правильность изменений в основных файлах.

8. Согласование контроля контрольной суммы номеров поставщиков в основном файле.

9. Ограничение доступа к базе данных через систему администрирования базы данных, пароли или физический контроль на терминалах.

10. Контрольные цифры на номерах поставщиков для ведения основного файла.

Цель 2:

Типы, предполагаемые количества, цены и условия на товары и услуги должны быть авторизованы в соответствии с критериями руководства.

Для этого вы должны:

• Укажите тип товаров и услуг, которые необходимо приобрести, включая стандарты качества.

• Применить методы, чтобы определить количество, которое будет куплено

Указывает на изменение порядка

Количество для самого дешевого заказа

Утвержденный план для необходимых материалов

Бюджет капитализированных расходов

• Установите цены для оплаты

Самая низкая цена

Договорная цена

Прайс-лист поставщика

• Определить приемлемые условия

перевозка грузов

Скидки

Минимальное время на подготовку поставок

Методы управления:

1. Будут заказаны только материалы, которые указаны в списке материалов. Другие заказы должны быть утверждены руководителем отдела закупок.

2. Количество заказанных материалов не должно составлять запасов, превышающих установленные уровни.

3. Материалы будут заказываться только в том случае, если это указано в утвержденном плане необходимых материалов.

4. Все капитализируемые выплаты, превышающие определенную сумму, должны быть одобрены Советом директоров.

5. Качество заказанного товара должно соответствовать заявленным техническим характеристикам.

6. База данных о ценах и условиях поставщика должна быть утверждена.

7. Основной файл запаса склада с точками для повторного заказа, количествами для наиболее экономичного заказа, необходимым планом материалов.

8. Установлены процедуры добавления, изменения, удаления цен из базы данных.

9. Сверка контрольных сумм контрольных сумм по ценам поставщиков в основном файле.

10. Периодическое сравнение опубликованных цен поставщиков с основным файлом цен.

11. Периодическая проверка основных файлов соответствующим руководящим персоналом.

12. Письменные заявления о приемлемых технических и качественных характеристиках.

13. Документированные и вынужденные процедуры рассмотрения и утверждения долгосрочных контрактов министров до их оформления.

14. Периодическое сравнение цен, уплачиваемых поставщику, с рыночными ценами или с ценами, уплачиваемыми другим поставщикам за аналогичные товары и услуги.

15. Централизованный отдел закупок контролирует выдачу всех заказов поставщикам на товары или услуги.

Цель 3:

Корректировки выплат наличными, счетов поставщиков и распределения счетов должны быть санкционированы в соответствии с критериями управления.

Для этого вы должны:

• Контроль денежных средств, полученных от поставщиков

• Контроль возврата товаров поставщикам.

• производить зачеты из кредиторской задолженности в счет дебиторской задолженности

• Контроль дебетовых и кредитных нот (для объемов покупки и т. Д.)

• Поддерживать соглашения о пересмотре цен

• Осуществлять расчеты спорных предметов.

• Поддерживать частичные платежи

• Поддерживать специальные платежи

• Храните аннулированные чеки с неоплаченным заказом, возвращенные и переизданные.

• Провести реклассификацию распределенных сумм.

Реклассификация расходного счета в инвентарный счет или другой актив

Реклассификация платежа

Методы контроля:

1. Четкое изложение критериев и политик, в том числе политик, касающихся возврата товаров, частичных платежей, урегулирования спорных позиций, получения скидок для быстрой оплаты и т. Д.

2. Для всех счетов, оплаченных в течение указанного количества дней, будут приняты скидки при быстрой оплате.

3. Поставщики будут уведомлены в течение определенного количества дней о любом сделанном возврате, и соответствующая кредитная нота будет списана со счета поставщика.

4. Кредиторская задолженность не будет зачтена с дебиторской задолженностью без соответствующего разрешения

5. Будут выданы распоряжения не оплачивать чеки, которые не были собраны в течение более определенного количества месяцев, и денежные счета будут скорректированы с учетом таких чеков.

6. Стандартные и контролируемые предварительно пронумерованные формы для корректировок с соответствующим утверждением.

7. Регулярная отчетность и периодический анализ тенденций сумм и видов корректировок.

8. Письменное одобрение всех корректировок распределения учетной записи указанным руководителем или руководителем.

Цель 4:

Процедуры процесса приобретения и цикла платежей должны быть установлены и поддерживаться в соответствии с критериями руководства.

Методы управления:

1. Четкие формулировки процедур:

Руководства по политике

Процедурные руководства

Тренировки

Требования к надзору

Системная и программная документация

2. Проверка необходимых одобрений со стороны руководства и пользователей для новых систем и процедур

3. Изменения систем, процедур и программ

4. Периодическая проверка надзорных утверждений, необходимых для передачи обязанностей, изменений в формах, файловых системах и т. Д.

5. Периодические проверки разумности

6. Процедуры, требующие, чтобы все изменения в компьютерных программах были авторизованы, рассмотрены и утверждены менеджером по обработке данных и руководителем пользовательского отдела.

Цель 5:

Должны быть одобрены только запросы поставщиков на товары или услуги, которые соответствуют критериям руководства.

Методы управления:

1. Документированные процедуры для инициирования, рассмотрения и утверждения запросов на товары и услуги.

2. Предварительно пронумерованные формы жизни (например, запросы на покупку, заказы на покупку и т. Д.) И подотчетность таких форм (например, числовые проверочные листы или чаевые).

3. Файл авторизованных подписей.

4. Регулярные внутренние проверки таких вещей, как конкурентные предложения в архиве, ценообразование заказов на закупку по прайс-листам поставщиков, принятые условия в сравнении с доступными условиями поставщиков и т. Д.

5. Система управления запасами, которая производит заказы на закупку (например, при наличии постоянной записи инвентаризации, подготовленной с помощью компьютера, заказы на закупку могут создаваться автоматически, когда количество в запасе достигает заданного значения для переупорядочения).

Цель 6:

Только товары и услуги, которые были запрошены, должны быть приняты.

Методы управления:

1. Центральные пункты приема строго контролируются и отделены от функций доставки, покупки и хранения.

2. Бланки заказа на закупку, в которых заранее напечатано место получения и о том, что поставщику поручено осуществлять доставку только в это место.

3. Подсчет контейнеров (и сравнение с коносаментом) и наблюдение за появлением контейнеров на приемной платформе.

4. Детальное сравнение полученных товаров с копией заказа на покупку. (Примечание. Эффективное использование этого метода требует, чтобы поставки, для которых в пункте приема не было зарегистрировано ни одного файла в файле, были возвращены поставщику или отложены до получения заказа.)

5. Периодический просмотр ожидающих заказов на покупку для возможных отмен.

6. Автоматическое аннулирование отложенных заказов на поставку после указанных дат поставки.

7. Строгий надзор за приемом персонала.

Цель 7:

О принятых товарах и услугах необходимо сообщать точно и своевременно.

Методы управления:

1. Предварительно пронумерованные и контролируемые документы квитанции, о которых позже сообщается, что они были отправлены или получены функцией проверки заказа или кредиторской задолженности.

2. Ведение хронологической записи приема, в которой каждый приемный документ записан в вашем заказе. (Примечание. Эту запись можно использовать позже для отслеживания предварительно пронумерованных документов квитанции. Одновременная система аннотаций может использоваться для одновременного создания записи и документа квитанции.

3. Документированные процедуры для перебоев в приемной (ежедневно и в конце периода).

4. Тотальный контроль и идентификация дат, заголовков и т. Д. в отчетах

Цель 8:

Суммы, причитающиеся поставщикам за принятые товары и услуги, и учетное распределение этих сумм должно быть точно рассчитано и незамедлительно признано в качестве обязательств.

Методы управления:

1. Проверка выставленных счетов количеств, цен и условий путем ссылки на заказ на поставку и отчета о получении и проверки документации.

2. Проверка и документирование умножений и сумм счетов. (Примечание: это можно сделать путем тестирования.)

3. Стандартные процедуры накопления в конце периода обработки необработанных счетов, полученных отправлений, но не счета-фактуры и т. Д.

4. Анализ различий между материальными запасами и постоянными записями.

5. Распространение журналов закупок или распределение расходов среди руководителей отделов для проверки и анализа.

6. Проверка выписок по счетам поставщиков (не счетов-фактур) на предмет просроченных просроченных позиций.

7. Списки перед подготовкой ваучеров для установления непосредственного контроля над счетами поставщиков, прежде чем присоединяться к отчетам о получении и заказам на покупку, которые завершают подготовку ваучера.

8. Методы пакетной балансировки и хронологической записи для контроля счетов с Ваучерами на оплату.