Время - деньги. Это одна из самых мощных инвестиций, которые мы можем сделать, но мы тратим ее, как если бы она была вечной. Но самое большое препятствие, которое вам нужно преодолеть, - это распространение непродуктивных встреч. У вас есть ощущение, что весь день у вас не было ничего, кроме встреч? Что вы начинаете работать, когда все уходят? Считаете ли вы, что, несмотря на долгие и утомительные встречи, вы ничего особенного не получаете? Хотя много раз вы не можете обойтись без встреч, вы можете сделать что-то, чтобы использовать время гораздо более эффективно.
Вот 5 шагов, которые я советую вам не пропускать при подготовке собрания, если вы хотите сделать его более продуктивным и эффективным:
1- Спросите себя перед встречей: что мне нужно? Чего я хочу достичь? Могу ли я сделать это по-другому? Часто проводятся встречи, которые могут быть решены с помощью электронной почты или телефонного звонка.
2- Определите цель встречи. Сообщите это. Составьте повестку дня и сообщите об этом. А затем придерживайтесь этого и никогда не теряйте цели встречи на мгновение. А если вы его потеряете, перенаправьте свою аудиторию на цель встречи.
- Если, когда они начинают тему, вы понимаете, что она более обширна, чем они ожидали или нуждаются в других людях или других альтернативах, открытых для рассмотрения, откройте возможность для другой встречи. Не расширяйте текущий. И убедитесь, что у нового собрания есть четкая цель, повестка дня и целевая аудитория. Если информации для принятия решения не хватает, убедитесь, что те, кому необходимо провести исследование или анализ, придерживаются этой задачи и завершите ее до следующего собрания. Модератор или тот, кто решит, должен проверить это соответствие по крайней мере за 24 часа до нового собрания.
3- Будьте последовательны и конкретны при представлении. Чем конкретнее вы (и просите то же самое), тем эффективнее будет встреча. С уважением, модератор может перенаправить участника, который бродил (или сошел с рельсов), чтобы каждый чувствовал, что его время ценится, и, самое главное, цель встречи достигнута.
4. Определите, кто является получателями: не приглашайте много людей «на всякий случай». Определите, кто необходим для принятия решения, и, если вам нужно пригласить людей политически или для получения информации, укажите их как дополнительные и объясните, что их участие имеет такой стиль.
5- Соблюдайте время: это действительно важно в нескольких аспектах:
- Люди доверяют вам, если вы говорите, что вы собираетесь встретиться с определенным временем и покажете, что вы его соблюдаете. Люди сосредоточены на достижении цели, потому что они знают, что у них есть конечный срок., Укажите это в начале встречи (если возможно, в повестке дня, тем лучше!) И четко определите, какой будет перерыв. Если это 3-часовая встреча, вы можете сделать перерыв на 5-10 минут. Но если это рабочий день, вам придется делать более частые перерывы или более продолжительные. Это ясно показывает, сколько будет перерыв, и особенно, в какое время вы начнете снова. Укажите, что они используют этот перерыв, чтобы сходить в туалет, выпить кофе, сделать телефонный звонок или ответить на любую ожидающую почту.Но удостоверьтесь, что они знают, что такое время возвращения, и подчеркните достаточно, чтобы они приложили все усилия, чтобы встретить это время. Следите за допусками - они обоюдоострый меч. Ожидание 5 минут для начала звучит очень последовательно и гуманно. Но если у вас всегда будет допуск 15 минут при начале собрания до тех пор, пока не приедут все участники, многие в конечном итоге подумают, что они могут быть на 10 или 15 минут позже, потому что вы всегда терпите это время. Здесь вы не будете ценить тех, кто действительно прибыл рано, и ваш авторитет, когда дело доходит до проведения собраний, поставлен на карту. Если у вас есть действительно важные и высокопоставленные гости, без которых невозможно начать встречу,Обязательно позвоните их участникам за 15 минут до собрания, чтобы напомнить им о собрании и тонко спросите, будете ли вы иметь их компанию в назначенное время. Там вы можете узнать, будут ли они там или участвуют ли они в какой-то другой более важной встрече, и вы сможете принимать решения.
Если это информационные встречи, пожалуйста, дайте им знать. Сегодня многие инструменты позволяют вам записывать ваши собрания, и некоторые люди могут предпочесть прослушать записи позже, и им не нужно участвовать одновременно. Вы можете сделать то же самое. Запишите презентацию в свободное время, а затем включите 15-минутный раунд вопросов и ответов в конце собрания. Это намного эффективнее, и вы можете повторять это столько раз, сколько вам нужно, без необходимости повторять все снова и снова. Это стратегия, которая широко используется для обучения или рутинных информационных собраний и должна повторяться много раз. Будьте изобретательны и используйте технологии в качестве конкурентного преимущества в свою пользу.
Итак, какой совет вы будете применять сегодня, чтобы сделать ваши встречи более продуктивными?
