Увеличение информации в компаниях является экспоненциальным, и эффективная и действенная передача информации нужному человеку представляет собой сложную задачу, поэтому использование информационных и коммуникационных систем помогает управлять информацией как сырьем. Чтобы использовать его в процессах принятия решений и планирования стратегии, но для получения результатов, которые приносят пользу организации, информационные и коммуникационные системы должны подвергаться аудиту для обеспечения их соответствия целям организации.
Ключевые слова: аудит, коммуникация, эмитент, информация, получатель.
Введение
Человеческий потенциал ограничен, в результате чего только часть объема информации становится знаниями, поэтому необходимость его получения проявляется главным образом в выполнении административных задач на уровне управления, таких как формулирование, общение с каждым членом из задач, которые должны быть выполнены в порядке, контроль и оценка организационной стратегии, так что управление информацией является критическим ресурсом, который имеет возможность определять направление организации, чтобы ограничить объем информации представляет собой экономию времени и затрат.
В соответствии с вышеизложенным, информация выделяется как очень важный ресурс в организациях, поскольку она является сырьем для процессов принятия решений, разработки планов, стратегий и контроля деятельности, происходит из набора данных ранее рассматривались, чтобы придать им смысл, чтобы донести полезное послание, которое помогает уменьшить неопределенность будущего. Данные постоянно собираются посредством чтения, наблюдения, расчетов, измерений и т. Д. Конкретного факта или фактов.
Менеджеры несут ответственность за решение ситуаций внутри организаций, но эта работа выполняется на основе доступной и доступной информации, поэтому они должны иметь возможность определять тип информации, которую им необходимо получить, поскольку все решения, принимаемые в организациях, принимаются на основе некоторого типа информации, но без абсолютных знаний, поскольку это требует очень больших затрат на ее получение или из-за доступности во время принятия решений, однако информация, используемая в рамках Процесс принятия решений, хотя и не является абсолютным, достаточно актуален для достижения цели.
Поскольку информация является продуктом значительно преобразованных данных, ее ценность зависит от лица, получающего ее, поскольку полученное сообщение связано с интерпретацией принимающего лица, поэтому информация будет считаться значимой когда это полезно в качестве сырья в процессах принятия решений.
Сообщение, которое передает информация, будет иметь значение только в том случае, если получатель понимает его значение, для которого необходимо соблюдать определенные требования по использованию, обучению, положению в организации и языку. Таким образом, тип требуемой информации зависит различных организационных факторов, таких как иерархический уровень получателя, выполняемая работа, конфиденциальность, срочность и т. д. Таким образом, передача информации зависит от организационного уровня лица, запрашивающего ее, поскольку данные, которые очень полезны для одного уровня, для другого ничего не могут значить.На основе полученной информации получатель получает знания и понимание данных, чтобы уменьшить неопределенность факта и использовать его в качестве ресурса в детерминированных процессах руководства организации, так что без эффективной информации не может быть компании. жизнеспособный.
Как продукт процесса, информация представляет собой стоимость для компаний, которая может быть оценена на основе:
- Содержание требуемой информации. Скорость, с которой требуется информация. Объем требуемой информации. Доступность информации.
Чтобы определить ценность информации, необходимо провести сравнение между стоимостью ее получения и возможным использованием, используемым количеством и ожидаемыми выгодами. Таким образом, хорошо сфокусированная и продуманная информация в значительной степени избегает как проблемы возникают из-за неопределенности.
Внутри компаний для того, чтобы информация считалась полезной, она должна обладать следующими качествами:
- Актуальность: это должно значительно увеличить знания и уменьшить неопределенность в отношении представленного факта, это является решающим качеством, поскольку является продуктом сбора соответствующих данных. Точность: представленные данные должны соответствовать запрашиваемой информации и ее важности, поэтому уровень точности пропорционален важности принимаемого решения и иерархическому уровню лица, запрашивающего его. Завершено: сообщение для отчета должно содержать информацию о ключевых моментах изучаемой проблемы. Доверься источнику: доверие к источнику, где была получена информация, должно быть высоким, чтобы ее можно было рассмотреть, также использование различных источников повышает доверие к информации. Общайтесь с нужным человеком: лицо, отвечающее за снабжение, должно знать, какая информация нужна, чтобы эффективно доставить ее туда, где она требуется. Пунктуальность: хорошая информация - это то, что сообщается во время ее использования. Детализация: информация должна иметь минимальное количество деталей для того, чтобы она была эффективной в использовании. На этот уровень влияет уровень организации, с которой запрашивается информация. компрессия: оно должно быть понято получателем для того, чтобы повысить ценность процесса, в котором оно используется, поэтому оно должно управляться такими факторами, как предпочтения пользователя, предварительные знания, факторы окружающей среды и языки, для эффективной передачи сообщения к вашему получателю.
Совокупность всех этих характеристик делает информацию, полученную человеком, полезной и ценной, благодаря чему она становится важным и стратегическим ресурсом, который можно получить из нескольких источников (внутренних и внешних).
Большая часть данных, собираемых информационными системами, включает работу организации, способствующую генерированию внутренней информации, но, с другой стороны, также собирается информация, относящаяся к среде организации, поскольку компания добивается успеха только в том случае, если она способна адаптироваться к требованиям вашей внешней среды, в зависимости от группы, из которой получена информация, может исходить из:
- КлиентыДистрибьюторыКонкурсорыПоставщикиПрофсоюзыАктивистыФинансовые институтыГосударствоКоллабораторы
Корпорация должна постоянно получать информацию о каждой из этих групп, поскольку генерируемая информация перемещается из одной в другую через одну и ту же организацию.
Информационная система
Хорошо известно, что компании ведут себя как система, и, следовательно, ее можно разбить на подсистемы. Информационная система - это система, которая относится ко всем остальным, которые составляют организацию, ее цель состоит в том, чтобы собрать информацию, требуемую той же самой организацией, и одновременно обеспечить ее необходимыми преобразованиями для тех членов, которые в ней нуждаются, и тем самым повысить ценность. Для процессов, которые выполняются, по этой причине производительность менеджера зависит от его способности исследовать возможности информационных систем для получения благоприятных результатов.
Формально информационная система "- это формальный набор процессов, которые работают на основе сбора данных, структурированных в соответствии с потребностями компании, собирают, подготавливают и распространяют информацию, необходимую для работы этой компании и для деятельности управления и соответствующего контроля, поддерживаемого, по крайней мере частично, процессами принятия решений, необходимыми для выполнения бизнес-функций компании в соответствии с ее стратегией »(Andreu, Ricart and Valor, 1991, цитируется« Введение в управление информационные системы в компании, 2011). Хотя это определение признает только формальную информацию, информационные системы способны распознавать ограничение неформальной информации как поставщика случайной информации.Информационная система должна быть в центре внимания бизнеса компании, так как это только один элемент, который разработан и используется для достижения целей организации, поэтому важно, чтобы он соответствовал им.
Чтобы прояснить, что представляет собой информационная система, необходимо провести различие с компьютерными системами, поскольку между этими двумя обычно возникает путаница. С одной стороны, компьютерная система состоит исключительно из взаимосвязи аппаратных и программных компонентов, так что посредством алгоритм с заданным входом всегда дает один и тот же выход, в отличие от информационных систем - это социальные системы, поведение которых зависит от целей, ценностей, убеждений и т. д., отдельных лиц и организаций, а также от использования технологии.
Компании не могут работать эффективно и действенно без информационных систем, построенных на основе информационных технологий, поскольку они облегчают управление компанией и обеспечивают поиск конкурентных преимуществ, поскольку информация распространяется по всей организации, как если бы Жидкость будет обрабатываться по формальным и неформальным причинам, а также по горизонтали и по вертикали. Информационная система является частью структуры организации, которая управляет информационными потоками с максимальной эффективностью и эффективностью для выполнения функций компании в соответствии с ее стратегией. Важность информационной системы заключается в том, что посредством этого можно предоставлять необходимую информацию в нужное время и с соответствующим договором тем членам компании, которые в ней нуждаются,Напротив, большинство проблем, которые возникают в информационных системах, связаны с организационными, социальными или человеческими аспектами.
В целом информационные системы включают в свою структуру различные компоненты, такие как:
- Компьютерная техника, Базы данных, Телекоммуникации, Человеческие ресурсы, Процедуры
Вместе эти компоненты помогают компании выполнять свои задачи, поэтому ряд функций, выполняемых информационной системой, можно сгруппировать в функции сбора и сбора данных, хранения, обработки информации и распространение информации по всей организации.
Целью информационной системы является управление информационным потоком по всей компании, ее роль в модели цепочки создания стоимости важна, поскольку она позволяет собирать данные обо всех действиях, проводимых в компании, чтобы предложить продукт или услуга, таким образом, информационная система является частью инфраструктуры, поскольку она взаимодействует со всеми видами деятельности компании, будь то базовая или вспомогательная.
Независимо от вида деятельности в цепочке создания стоимости, они нуждаются и генерируют информацию, которая собирается и перераспределяется в других видах деятельности информационной системой для обеспечения работы других, таким образом, обеспечивая координацию между всеми видами деятельности в цепочке поставок. стоимость, аналогично, через информационную систему деятельность цепочки создания стоимости может быть улучшена и даже исследована до точки реконфигурации самой цепочки создания стоимости, таким образом, информационная система служит каналом распределения обратная связь с информацией, которая позволяет повысить ценность процессов.
Вот видеоурок, чтобы узнать, что такое информационная система, каковы ее основные характеристики и какие существуют типы.
Организационное общение
Организационное общение является очень важным элементом, в его функцию входит передача информации (сообщения) от отправителя к получателю, в общем, основная цель общения внутри корпорации состоит в том, чтобы иметь информацию для использования в различных процессы, чтобы облегчить выгоду, в рамках управленческих функций прежде всего необходимо:
- Установление и распространение организационных целей. Разработка планов по их достижению. Эффективная и эффективная организация человеческих и других ресурсов. Выбор, развитие и оценка сотрудников организации. Руководство, руководство, мотивация и создание климата. в котором люди вносят свой вклад. Контроль производительности.
Кроме того, коммуникация позволяет организациям взаимодействовать со своей внешней средой, позволяя обмениваться информацией о клиентах, доступностью поставщиков, правами акционеров, государственными постановлениями, проблемами сообщества с менеджерами.
Иллюстрация 1: Функция связи
Процесс общения состоит из нескольких элементов:
- Emitter: источник, из которого генерируется передаваемое сообщение, которое кодируется так, чтобы отправитель и получатель могли его понять. Канал передачи: информация передается с помощью специального средства, известного как канал передачи, его цель - связать отправителя с получателем для доставки сообщения. Канал передачи зависит от типа сообщения, но может быть устным, письменным или с использованием некоторых информационных технологий. Использование одного типа канала не является ограничением для использования другого, поэтому иногда используются два или более каналов, но правильный выбор из них жизненно важен для эффективной коммуникации. Приемник: это источник назначения, куда сообщение должно быть доставлено, должна быть готовность принять его, чтобы декодировать сообщение и быть понятным, следовательно, точная связь происходит только тогда, когда отправитель и получатель присваивают сообщению одинаковое или подобное значение поэтому сообщение должно быть специально закодировано для получателя, то есть, если сообщение написано на техническом языке, получателю потребуется понять этот язык. Шум: это фактор, который негативно влияет на связь в любом из его элементов, что снижает эффективность доставки сообщения. Обратная связь: для проверки эффективности сообщения должна присутствовать обратная связь, поскольку это средство, с помощью которого сообщение подтверждается, и через него могут быть указаны некоторые индивидуальные или организационные изменения.
Иллюстрация 2: Процесс коммуникации
Различные ситуационные факторы и организации, такие как образовательные, социологические, политико-правовые, экономические, географические расстояния, время и т. Д., Влияют на процесс коммуникации, порождая проблемы в понимании информации, поэтому снижение этого вида шума является критическая задача, чтобы предотвратить трудности в организациях.
Как мы видели, коммуникация является очень важным элементом для компаний, но в настоящее время цель состоит в том, чтобы информация текла быстрее, поэтому потребность менеджеров в получении информации должна удовлетворяться адаптированной системой связи. на нужды организации. Внутри эффективной организации поток информации проходит в разных направлениях через иерархические уровни, поэтому обмен информацией может осуществляться следующими способами:
- По убыванию: коммуникация проходит от самых высоких уровней до самых низких в организационной структуре. Некоторые средства, используемые для передачи информации таким образом, - это инструкции, речи, встречи, телефон, ораторы, даже неформальное общение. Нисходящий поток информации через различные уровни организации требует времени, и иногда сообщение, генерируемое старшим руководством, не понимается теми, кто получает его из-за одного и того же канала передачи. вверх: Поток информации восходящий происходит в противоположном направлении, чем нисходящий, потому что его источник находится в подчиненных, и он поднимается до самых высоких уровней организации. В этом смысле коммуникационная цепочка может создавать неблагоприятные обстоятельства для передачи сообщения менеджерам, предоставляя возможность невозможности доставить их правильно или представляя соответствующие детали. Некоторыми типичными средствами, которые встречаются в этом типе общения, являются запросы, споры, жалобы, консультации, групповые встречи и т. Д. крестовый походэто сходимость горизонтальных и диагональных потоков информации по уровням; она оказывается быстрее других потоков, позволяя доставлять сообщение непосредственно нужному человеку, имея возможность перемещаться во всех направлениях. Этот тип связи обычно используется для ускорения потока информации, улучшения сжатия и координации для достижения цели организации.
Прерывание потока информации является критической проблемой для компаний, так как это может привести к тому, что планирование и его цели не будут достигнуты, или, в конкретном случае, например, в области производства, воспроизведение представляет большую стоимость, если не предпринимать быстрых действий в ситуации, эти Проблемные барьеры могут возникнуть в отправителе, канале передачи сообщений, получателе или обратной связи. Некоторые из барьеров, которые могут возникнуть в процессе коммуникации, прерывающей поток информации:
- Недостаток планирования: перед отправкой сообщения не указывается цель, изложение мотивов или выбор подходящего канала может привести к тому, что получатель не будет правильно понимать информацию. Предположения невыяснены: случаи, о которых не сообщается, лежащие в основе сообщения, которые вызывают путаницу получателю. Семантическое искажение: слова, с которыми передается сообщение, могут означать разные вещи для получателя, поэтому для их понимания важно тщательно их выбирать. Плохо выраженные сообщенияЕсли сообщение состоит из плохо выбранных слов, соответствующих пропусков, отсутствия согласованности, плохой организации, редкого структурирования и т. Д., Получатель почти не может понять его. Международные барьеры: такие проблемы, как разные культуры, этические стандарты или языки между отправителем и получателем, приводят к тому, что сообщение не может быть получено должным образом. Потеря передачи: поток информации при прохождении через серию передатчиков приводит к тому, что сообщение стать менее точным в отношении потерь. Плохое хранение: отсутствие информации о передаваемом сообщении приводит к ее забвению, поэтому использование различных каналов для публикации сообщения является эффективной стратегией. Недоверие, угроза и страх: наличие любого из этих чувств порождает неопределенность со стороны получателя. Информационная перегрузка: чрезмерный поток информации может вызвать различные проблемы, поскольку люди могут реагировать по-разному, например игнорировать определенную информацию, совершать ошибки при ее обработке, откладывать обработку информации, некоторые данные могут утечь или просто человек склонен чтобы избежать ответственности общения. Статус и мощность: иерархический уровень между отправителем и получателем представляет сложность в представлении искажения информации из-за необходимости проходить через различные организационные уровни.
В качестве способа преодоления этих барьеров и создания эффективной коммуникации в организациях, которая позволяет работать для достижения общей цели, следующие предложения помогают преодолеть коммуникационные барьеры и прокладывают путь для улучшения информационных систем.
- Уточните цель сообщения. Отправитель сообщения должен четко понимать, что он хочет сообщить получателю, поэтому прояснение цели сообщения и составление плана для достижения этой цели помогает лучше понять, кто получает информацию., Используйте сжимаемое кодирование: передаваемая информация должна быть закодирована и декодирована в соответствии с уровнем знаний приемника, чтобы ее можно было легко понять. Консультирование мнений других: сбор мнений других перед передачей сообщения помогает обогатить данные, анализ сообщения более эффективен, а выбранный канал пригоден для сжатия. Учитывайте потребности получателей: Сообщение что-то ценное для получателя может означать, что информация течет быстрее. Используйте соответствующий тон и язык: чтобы обеспечить достоверность передаваемой информации, эмитент должен контролировать свой тон голоса и выбирать соответствующий словарный запас, чтобы добиться интереса к информации и облегчить ее понимание. Получите обратную связь: чтобы завершить процесс связи, отправитель должен убедиться, что его сообщение было доставлено надлежащим образом, поэтому наличие пути обратной связи от получателя гарантирует точность информации. заслушиватьДля эффективного получения и понимания отправленного сообщения важно научиться слушать, поэтому устранение отвлекающих факторов и концентрация внимания на отправителе позволяют понять сообщение, а также задавать вопросы помогают обогащать информацию, делая сообщение более четким.
аудит
Аудит может рассматриваться как тип проверки, который применяется к какому-либо процессу, механизму, области, чтобы увидеть его уровень эффективности, поэтому, в свою очередь, также рассматривается как средство контроля ситуации в проверяемой системе, следовательно, Аудит - это процесс проверки или контроля любой ключевой точки компании для проверки ее правильной работы. Аудиты внутри компании могут проводиться только двумя способами: внутренним или внешним: первый проводится аудитором, принадлежащим к той же компании, а второй, напротив, независимым аудитором.
Цель аудита зависит от его типа и причины, по которой он проводится, но независимо от его характеристик, общими целями, которые они преследуют, являются:
- Точно знать текущую ситуацию в компании, процесс, систему или конкретную область. Обеспечить доверие и доверие к возможным инвесторам или организациям в отношении компании. Выявить слабые стороны компании, систем, области и т. Д. Проверить законность продукты и услуги. Обнаружение ошибок при выполнении действий. Определите, является ли используемая система эффективной и действенной для целей компании. Соберите как можно больше информации для принятия решений, повышающих производительность.
Важность проведения аудитов внутри компаний зависит от тех же целей, к которым они стремятся, но, кроме того, аудит позволяет нам изучать, что на самом деле делается, определять, хорошо ли все делается, они также позволяют нам измерять соответствие нормативным требованиям. Чтобы увидеть ваш уровень обновления и использования технологий, все эти факторы позволяют направлять и принимать решения, которые позволяют добиться большего успеха.
В этом смысле аудит информационных и коммуникационных систем является специализацией в области действий для функций внутреннего аудита, их целью является выявление существующих проблем договора об информации и коммуникации на протяжении всего организация, чтобы дать рекомендации, которые позволяют разрабатывать план совершенствования системы в соответствии со стратегией организации, в частности, речь идет о разработке конкретного и эффективного плана коммуникации при измерении эффективности коммуникации, а также его каналы и средства для достижения целей.
Аудит информационных и коммуникационных систем должен сохранять беспристрастность, фокусироваться на здравом уме и свободе суждения, чтобы выразить результат в контексте целей аудита. Во время проведения аудита необходимо охватить четыре элемента:
- В процедурах. Эта деятельность включает в себя знание потока информации с момента создания данных до их использования, через каждую из позиций компании. Зная все процедуры, выполняется критический анализ, чтобы определить целесообразность включения элементов управления в определенных точках потока, изменения некоторых из существующих, устранения других, которые препятствуют потоку, для улучшения системы. Физические активы систем. В этой области основное внимание уделяется целостности информации от возможных сбоев или злонамеренных действий и защите всех активов системы, для которых необходимо провести оценку рисков и рассмотреть меры на случай непредвиденных обстоятельств. Программы, Он представляет собой анализ программ, используемых для обработки информации, с помощью какого-либо программного обеспечения или проприетарной программы, которая проверяет целостность данных и внутренние процедуры обработки информации. Администрирование самого аудита. Это включает в себя знание конкретных методологий методов подготовки и представления отчетов, разрешения конфликтов, планирования стратегии и конкретных методов.
При этом аудит систем связи является отправной точкой и основой любого эффективного коммуникационного подхода, поскольку он облегчает коммуникационную работу организации, анализируя эффективность каналов и средств массовой информации, используемых для передачи информации.,
Как провести аудит?
- Установите цели аудита: на этом этапе устанавливаются преимущества, которые вы хотите получить, выполняя этот углубленный анализ коммуникационной системы компании. Изучите окружающую среду: необходимо проанализировать все факторы, которые окружают систему и которые могли повлиять на нее тем или иным образом. Вмешиваются социальные, экономические и организационные факторы. Анализируйте публику: чтобы идентифицировать клиентов процесса, составляется список и анализируются характеристики каждого из них, чтобы впоследствии выполнить анализ коммуникационных действий, которые каждое из них выполнило конкретным образом. Опишите все использованные кампании и сообщения: речь идет об определении средств и причины, по которой сообщения передаются из одного места в другое внутри компании для определения материалов, используемых шагов и результатов. Инвентаризация средств коммуникации: идентифицируйте все инструменты, вовлеченные в общение, чтобы проанализировать их использование при передаче информации. Зная мнение других: знание мнения участников о передаче информации позволяет открыть панораму потока, который находится в компании. Сделайте выводы и рекомендации: сравнение с целями организации должно быть сделано, вся информация, полученная в результате аудита, должна быть обобщена, чтобы сформировать окончательное заключение, включающее рекомендации и наблюдения, найденные в информационной системе. Планирование новой стратегии: с помощью выводов, полученных в ходе аудита, принимаются необходимые решения для определения новой коммуникационной стратегии, которая позволяет достичь целей организации.
Аудит систем связи является важным процессом для успешной реализации любой стратегии, поскольку информация является жизненно важным ресурсом для организаций.
В следующих нескольких видеороликах доктор Игнасио Хиль Печуан, профессор Политехнического университета Валенсии, объясняет концепцию аудита информационных систем и этапы его развития.
вывод
Информационные и коммуникационные системы являются фундаментальным элементом в развитии компаний, так как поток информации, который проходит через них и доставляется людям на всех уровнях, позволяет определить направление деятельности одной организации, принимая меры, когда Возникают проблемы, определяют стратегии каждого отдела и организации, кроме того, эти действия позволяют узнать организацию внутри и открыть ее для ее среды, поэтому благодаря этим системам компании рассматриваются как открытые системы, поскольку С их помощью можно получить все виды экологических данных, которые помогают повысить конкурентоспособность и обеспечить позиционирование организации.
Поскольку информационные и коммуникационные системы так важны для компаний, необходимо обеспечить их правильную работу и соответствие целям и организационной стратегии, чтобы проведение аудита могло выявить сильные и слабые стороны, с тем чтобы разработать план действий, позволяющий скорректировать и улучшить поток информации в системах, чтобы результаты, полученные путем принятия решений, были эффективными при использовании точной информации.
Следует отметить, что организации, которые не имеют эффективной информации, будут иметь тенденцию терпеть неудачу, поскольку их планы действий будут иметь высокий уровень неопределенности, поэтому информация является наиболее ценным ресурсом, который компании могут получить, поскольку он позволяет им эффективно развиваться.
Аннотация
Увеличение информации внутри компаний является экспоненциальным, и эффективная и действенная передача информации нужному человеку представляет собой сложную задачу, поэтому использование информационных и коммуникационных систем помогает управлять информацией в необработанном виде. Чтобы использовать его в процессах принятия решений и стратегического планирования, но для получения результатов, которые приносят пользу организации, информационные и коммуникационные системы должны подвергаться аудиту для обеспечения их соответствия целям организации.
Ключевые слова: аудит, коммуникация, информация, получатель, передатчик.
Ссылки
- Caurin, J. (2017). Аудит в компании. Получено с emprendepyme.net: https://www.emprendepyme.net/auditoriaAlcamí, R. l., Carañana, CD, & Herrando, JG (2011). Введение в управление информационными системами в компании. Публикации Университета имени Жаума I. Servei de Comunicació i Publicacions Campus del Riu Sec.Dueñas, HA (sf). Аудит информационных систем. Получено из https://repository.icesi.edu.co/biblioteca_digital/bitstream/10906/3946/1/auditoria_sistemas_informacion.pdfeliromerocomunicacion. (2016). Как выполнить коммуникационный аудит в 8 шагов. Получено по адресу https://eliromerocomunicacion.com/como-realizar-una-auditoria-de-comunicacion/Koontz H., Weihrich H. & Cannice, M. (2012). Администрация, глобальная и бизнес-перспектива. Мехико:McGRAWHILL / INTERAMERICANA EDITORES SA DE CVMimenza, OC (2019). Деловое общение: виды, характеристики и распространенные ошибки. Получено из Психологии и Разума:
