Управление процессами является проверенным инструментом в современном управлении бизнесом, позволяющим получать лучшие результаты за меньшее время и, следовательно, достигать конкурентоспособности и превосходства в работе организаций, фактически являясь основой стандартов ISO 9001: 2000. а также модель совершенства EFQM. Следуя этой линии, эта работа нацелена на то, чтобы провести анализ и предложить усовершенствования ключевых процессов, связанных с подготовкой тендерной документации для экспортно-импортной компании Министерства пищевой промышленности ALIMPEX, с акцентом на ее ключевые процессы.
Для достижения этой цели диссертация была структурирована во введении, трех главах, выводах, рекомендациях, библиографии и приложениях. В первой главе раскрыты основные теоретические основы управления процессами. Во второй главе дается общая характеристика компании ALIMPEX с акцентом на отдел внешней торговли, его управление и результаты. Аналогичным образом были определены процессы, задействованные в каждой области, от компании до исследуемой области. Наконец, в третьей главе для каждого из них были составлены карты процессов, диаграммы процессов и применялась методология для разработки анализа и улучшения ключевых процессов. Для выполнения этой работы использовались первичные и вторичные источники информации,консультации и обмены с работниками и менеджерами организации и консультации текстов. Использовалась методика OTIDA и программное обеспечение VISSUAL PARADIGM.
Экспортно-импортная компания МИНАЛ, ALIMPEX
Организационная структура компании Alimpex. Источник: собственная разработка.
Эта структура была создана для поддержки импортной деятельности компании, хотя компания все еще находится в процессе реорганизации с целью достижения зрелости и опыта, необходимого для обеспечения того, чтобы закупочная деятельность должным образом поддерживалась другими областями.
Например, управление бизнес-аналитики было создано в качестве одного из столпов покупателя. Его важность выходит за рамки того, чтобы быть его арьергардом с точки зрения информации, ссылок и баз данных, но скорее представляет собой его аналога, что-то фундаментальное в этом виде деятельности.
Аналогичным образом, отдел логистики имеет важное значение, поскольку он отвечает за таможенные формальности, выставление счетов клиентам, обработку разгрузки товаров на границе, как воздушной, так и морской.
Отдел внешней торговли.
Организационная структура отдела внешней торговли ALIMPEX приведена ниже. Как видно из приведенной ниже организационной схемы, это подразделение состоит из 3 больших групп закупок, разделенных по типам продуктов с очень разными характеристиками, но взаимосвязанными друг с другом:
Организационная структура подразделения COMEX в ALIMPEX. Источник: самодельный.
Основные источники дохода в Alimpex.
Как и у любого импортера, принадлежащего ОАЭ, размер прибыли в операциях его клиентов минимален, в случае ALIMPEX всего 2,5% для свободно конвертируемой валюты и 0,8% для национальной валюты.
Поскольку эта компания создана совсем недавно, нет статистической базы данных, которая позволяла бы получать результаты ее управления.
Основные направления в Alimpex.
Направления ALIMPEX ограничены только выплатой заработной платы и расходов. В случае инвестиций они финансируются GEIA, к которой прикреплен импортер.
Процессный подход в ALIMPEX. Идентификация процессов, которые его составляют.
Управление процессами является ключевым фактором для оптимального функционирования управления импортом, поскольку оно способствует его совершенствованию, поскольку оно представляет собой необходимую основу для осуществления управления по компетенциям и проведения бизнес-диагностики.
Чтобы осуществить эту деятельность, необходимо выполнить ряд логических и последовательных шагов, которые позволяют установить диагноз реальной ситуации в этом районе. С этой целью была проведена консультация с существующей библиографией и выбрана методология «Анализ и улучшение внутренних процессов организации», которая была внедрена на практике и проверена в различных кубинских организациях.
Эта методология будет взята за основу, выполнив следующие шаги:
- Определение ключевых процессов Подразделения COMEX. Подготовка карты процесса Подразделения COMEX. Подготовка схем технологического процесса. Анализ процессов. Предложения по улучшению. Предложение индикаторов для измерения производительности процесса. улучшено
Пликация управления процессами.
После того, как процессы, вовлеченные в ALIMPEX, управление импортом и подготовка тендерных спецификаций были определены, составляются карты процессов.
Подготовка карт процесса.
Карта процессов представляет собой наиболее представительный способ отображения идентифицированных процессов и их взаимосвязей друг с другом и представляет собой графическое представление всех процессов, составляющих организацию. Карта процесса должна соответствовать графическому представлению того, как компания или организация надеются достичь запланированных результатов. Чтобы подготовить его и облегчить лучшую интерпретацию, необходимо предварительно подумать о группах, в которые могут вписаться идентифицированные процессы. Группировка процессов внутри карты позволяет установить аналогии между процессами, облегчая взаимосвязь и интерпретацию карты в целом.
Тип группировки может и должен устанавливаться самой организацией, хотя конкретного правила не существует.
Три карты процесса, соответствующие компании ALIMPEX, управлению импортом и, наконец, процессу «составления спецификаций тендера», представлены ниже как процесс, который является объектом анализа этой работы.
Чтобы лучше понять карты процессов, представленные ниже, в ключевых анализируемых процессах использовались разные цвета, взяв за основу «Управление импортом» (синий цвет) в рамках ключевых процессов Экспортно-импортная компания МИНАЛ, ALIMPEX; затем в Управлении импортом был указан процесс «Подготовка спецификаций тендера» (красного цвета), из которого была открыта его карта процесса, чтобы сделать ее более точной в анализе.
Карта процесса ALIMPEX. Источник: самодельный.
После составления карты процессов ALIMPEX ниже представлена карта процессов управления импортом, где указаны основные процессы, которые ее составляют, и ключевой объект процесса этого исследования выделен красным цветом: Тендерная спецификация:
Карта процесса "Управление импортом". Источник: самодельный.
Наконец, составляется наиболее значимая карта процесса этой работы, которая послужит поводом для последующего анализа: Карта процесса подготовки тендерной документации. Ключевыми процессами являются «анализ параллелизма» и «анализ цен», оба из которых определены как два наиболее важных процесса в нем.
Технологическая карта процесса «Подготовка тендерной документации». Источник: самодельный.
Анализ и усовершенствование двух ключевых процессов, связанных с подготовкой тендерных спецификаций.
Для проведения анализа первое, что было сделано, это подготовка диаграмм процессов, диаграмм, которые помогают представить все взаимосвязанные действия более организованно, в дополнение к облегчению интерпретации деятельности в целом, включая записи и результаты, необходимые для процесса.
После составления соответствующих диаграмм ключевых процессов тендерной документации был проведен анализ с целью выявления ошибок, которые могут повлиять на надлежащее функционирование двух ключевых процессов, которые анализируются.
Для проведения этого анализа и выявления постоянных улучшений в этой области был принят во внимание ряд вопросов, на которые были даны ответы для каждого из различных подпроцессов:
- Все ли шаги в процессе организованы в логической последовательности? Все ли шаги увеличивают ценность? Можно ли удалить некоторые шаги для достижения качества? Нужно ли добавить некоторые шаги для улучшения качества? Нужно ли заказывать какие-то шаги? Существует ли пропорциональность между каждым из этапов, составляющих процесс? Какие навыки, оборудование и инструменты требуются на каждом из этапов процесса? Должен ли какой-либо из процессов быть механизированным или автоматизированным? В какой момент они должны измеряться или контролироваться? качество? В какой момент процесса могут возникать наиболее частые ошибки?
Выставленные вопросы являются частью методологии, разработанной автором, который в своем приложении получил эффективные результаты, которые привели к значительным улучшениям в прикладных сущностях.
Вкладки процесса.
И последнее, что не менее важно, были составлены технологические таблицы с целью моделирования последовательности их этапов процесса и предоставления их основной информации. Это основной документ каждого процесса, и его основная функция состоит в том, чтобы организованно собирать основные элементы, которые описывают и идентифицируют процесс для его анализа, перепроектирования и постоянного улучшения. Файл процесса содержит общее описание действий, включенных в него, и содержит три основных элемента:
- Характеристики процесса (его название, его пределы, его участники, его ресурсы, его связь с другими процессами и т. Д.). Динамика процесса (связанная с его целями и показателями). Представление процесса (его блок-схема).
Анализ и улучшение ключевого процесса «Анализ параллелизма»
Ключевой процесс «анализ параллелизма» является одним из наиболее сложных процессов в рамках тендерных спецификаций, поскольку он включает ряд данных, которые необходимо учитывать, когда поддержка направления коммерческой разведки играет очень важную роль.
Этот процесс сам по себе имеет много задач, которые было бы невозможно включить в диаграмму бизнес-процесса ниже. В этом смысле диаграмма включает в себя задачи, выбранные в качестве наиболее значимых в этом процессе, с помощью которых она призвана дать общее представление о текущей ситуации в этом процессе.
Схема ключевого процесса "Анализ параллелизма". Источник: самодельный.
Применение методологии к ключевому процессу «Анализ параллелизма»
| МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ВОПРОСЫ | ОТВЕТЫ |
| 1. Все ли процессы организованы в логической последовательности? | ДА |
| 2. Все ли шаги увеличивают ценность? | НЕТ |
| 3. Можно ли удалить некоторые шаги для достижения качества? | ДА |
| 4. Должны ли быть добавлены некоторые шаги для улучшения качества? | НЕТ |
| 5. Должны ли некоторые шаги быть переупорядочены? | НЕТ |
| 6. Есть ли пропорциональность между каждым из этапов, которые составляют процесс? | ДА |
| 7. Какие навыки, оборудование и инструменты требуются на каждом из этапов процесса? | Знакомые |
| 8. Должен ли какой-либо из процессов быть механизированным или автоматизированным? | ДА |
| 9. В какой момент качество должно измеряться или контролироваться? | Анализ ставок |
| 10. В какой момент процесса могут возникать наиболее частые ошибки? | Выбор провайдеров |
Предложения по улучшению ключевого процесса «Анализ параллелизма».
Методология приводит к важным изменениям и улучшениям в процессе анализа параллелизма.
Было решено исключить поиски рыночных ссылок, поведения товарных продуктов, ссылок на предыдущие закупки и другой информации, которая предлагается, чтобы эти данные были предоставлены Управлением коммерческой разведки при подготовке спецификаций тендера. Аналогичным образом предлагается исключить запрос на техническое одобрение в тех случаях, когда это не является существенным, например, когда речь идет о тех продуктах, которые уже были ранее проверены клиентом и / или совпадают с предыдущими покупками. Это больше, чем предложение, включено в статью 24 Резолюции 190 МИНЦЭКС (см. Приложение № 2). Это отличается от ALIMPEX PGI, который требует запроса технического разрешения во всех случаях, что приводит к ненужной трате времени в управлении покупателя.
С устранением этих действий у покупателя будет больше времени, чтобы углубиться в анализ конкуренции и анализ спецификации в целом. Аналогичным образом, коммерческая разведка станет аналогом покупателя с точки зрения цен, выбора поставщика, ссылок на мировые рынки, ссылок на предыдущие покупки и др.; в то же время это создаст дополнительную ценность для управления закупками и, следовательно, будет способствовать повышению качества импорта.
Чтобы сделать анализ более четким, на графиках использовались разные цвета, чтобы отличить текущее состояние анализа параллелизма от предложенного.
На следующем рисунке предлагаемое улучшение представлено графиком:
Схема улучшенного процесса «Анализ параллелизма». Источник: самодельный.
После внесения предложения по улучшению выполняется ключевой процесс «Анализ параллелизма»:
| Процесс: анализ параллелизма | Владелец: Покупатель | |||
| Миссия: Обеспечить измерение и оценку эффективности в коммерческом управлении. | Документация: | |||
| Объем | Начало: Получение предложений от поставщиков
Включает в себя: информацию бизнес-аналитики, технические разрешения, курсы валют, анализ цен, среди прочего Конец: Результат работы комитета по найму ALIMPEX. |
|||
| Билеты: предложения получены.
Поставщики: национальные или иностранные поставщики |
||||
| Выходы: отчеты, коммерческие счета клиенту
Клиенты: юридические лица, связанные с MINAL и третьими лицами, должным образом утвержденные MINCEX |
||||
| Проверки: просмотр записей и статуса покупок. | Записи: Бизнес записи | |||
| Контрольные переменные:
Выбор провайдеров Проверка предложений |
Индикаторы: указанные выше. | |||
Анализ и совершенствование ключевого процесса «Анализ цен»
Для проведения этого анализа первое, что было сделано, - это составить схему этого процесса, а затем выполнить его анализ, а затем внести предложения по улучшению, представив их в новой диаграмме бизнес-процесса, чтобы облегчить понимание., Важно отметить, что на диаграммах были учтены только самые важные задачи, поскольку анализ цен представляет собой сложный процесс, который включает в себя бесчисленные задачи и данные, которые необходимо учитывать. Диаграмма текущего состояния этого процесса представлена ниже:
Original text
| или
где: r = уменьшение скорости роста. n = количество лет исторического ряда. Pf = цена последнего года исторического ценового ряда. Pn = цена первого года исторического ценового ряда.
Схема ключевого процесса «Анализ цен». Источник: самодельный. Применение методологии к ключевому процессу «Анализ цен»:
Предложения по улучшению ключевого процесса «Анализ цен» Методология приводит к значительным изменениям и улучшениям в подпроцессе «Анализ цен». Было решено исключить из потока все виды деятельности, связанные с поиском рыночной информации, цен на акции, последнюю покупку и ссылки на национальное производство… так как все эти данные должны предоставляться Управлением бизнес-аналитики, которое выполняет функции выполнения Исследование рынка и цен, мониторинг поведения товарной продукции и ведение статистики закупок в компании-импортере. С учетом этих изменений у покупателя будет больше времени для проведения анализа цен и достижения лучших результатов при подготовке тендерной документации. Аналогичным образом, и что очень важно, Business Intelligence служил аналогом покупателя, поскольку в настоящее время покупатель управляет ценами и является судьей и участником анализа, поскольку аналога нет. Также предлагается, чтобы член коммерческой разведки, который участвует в Договаривающемся комитете, играл активную роль в качестве контрагента покупателя с точки зрения цен, а также являлся источником информации и обогащения по вопросам, возникающим в отношении поставщиков. Как следствие вышесказанного, благодаря большей достоверности результатов анализа, результаты тендерных спецификаций будут намного качественнее и, следовательно, принесут лучшие результаты компании и конечному потребителю. Еще одна информация, включенная в спецификации тендера, - это заголовок тарифа для каждого продукта. Предполагается, что эти данные будут предоставлены Отделом логистики, который имеет специалистов в этой области. Вы подвергаетесь большому риску, имея эту задачу у покупателя, который может иметь общие знания об этом, но не является квалифицированным специалистом в этой области. Одним из способов устранения этого недостатка может быть включение этих данных в интегрированную систему ALIMPEX из отдела логистики. Это не является недопустимым, учитывая, что покупатель снабжает каждую новую покупку данными каждого товара. Это будет только доступ из логистики и назначение соответствующего тарифного заголовка. Улучшенный процесс «Анализ цен» графически представлен ниже для облегчения понимания:
|
