Введение
Мы постараемся сделать этот материал максимально объективным и прямым и донести информацию до тех, кто заинтересован в предмете «Закупки», с первых же минут.
Шоппинг - это вообще деятельность, которая осуществляется во всех сферах жизни мужчин и женщин, и независимо от того, где они развиваются, они ведут себя с очень похожими мотивационными и исполнительными чертами.
Представьте, что для того, чтобы жить, нужно есть, одеваться, пить, гулять, веселиться, работать, производить, также необходимо приобрести все услуги, которые сопровождают современную жизнь, но все удовлетворят желание и удовлетворят определенную потребность в том, что делается Необходимо покупать товары и услуги, которые гарантируют нашу жизнь и наши производственные и / или сервисные учреждения, государственные и частные.
Способы покупки отличаются друг от друга, и он был разработан вместе с развитием общества и научно-технического развития и перешел от бартерной покупки к электронным покупкам, но все они имеют общие цели и общие формы исполнения. что мы попытаемся объяснить и подчеркнуть закупки бизнеса и способы оценки его эффективности и элементы, чтобы сделать его выполнение и анализ более эффективным.
В настоящее время слово «Логистика» изменило свою сущность и развилось, оказав большое влияние на закупки, начиная с комплексного анализа процессов производства или обслуживания и приобретения в нужное время и по правильной цене материалов, необходимых для удовлетворить существующий спрос, который будет генерировать значения для циклического продолжения процесса.
Как мы уже говорили, потребность в покупке возникает, чтобы удовлетворить потребность, которая в будущем приведет к личному удовлетворению, новому продукту, новой услуге или просто гордости от того, что вы что-то купили.
Перед покупкой делаются разные оценки: что покупать, кого покупать, по какой цене покупать и когда мне это нужно.
Давайте возьмем домашний пример. Вы собираетесь пригласить человека на обед, первое, что вы должны сделать, это оценить человека и знать его вкусы и предпочтения, и у вас должно быть достаточно времени, чтобы отправиться за покупками достаточно долго, чтобы можно было приправить мясо, приготовить бобы, сладости, охладите пиво, приготовьте еду и приготовьте стол, оденьтесь так, чтобы, когда гость прибыл, все это, как вы ожидали, дало хороший образ и удовлетворило гостя.
В этой статье мы попытаемся перенести этот повседневный пример любого гражданина, независимо от страны происхождения, в деловую жизнь, чтобы создать необходимые механизмы (предлагаемые), чтобы сделать эту деятельность приятной, творческой и эффективной деятельностью в области бизнес, так как, вы согласитесь со мной, что все в жизни это бизнес.
Глава 1
Почему и когда возникает необходимость покупки?
Кто-нибудь скажет, что это абсурдный вопрос, потому что они считают, что нет.
Ответ может быть следующим: когда вам нужно что-то купить или когда у вас нет выбора, кроме как купить что-то, чтобы сделать что-то, что должно было быть предвидено намного раньше, и именно в этом заключается большая проблема. Когда он выходит, чтобы купить?
Ну, из этого ответа, управление закупками будет более или менее эффективным, чтобы удовлетворить созданную потребность.
Потребности в покупке должны, прежде всего, знать, как своевременно их генерировать. Они зависят от многих факторов. Для этого должны быть известны производственные или маркетинговые планы, чтобы определить периоды покупки, которые не должны превышать времени, необходимого для совершения покупки.
Во-первых, должна быть разработана закупочная политика организации, в которой изложены основные директивы и стратегии совершения покупок в соответствии с потребностями компании. Из этих стратегических определений в каждом тендере или поиске продуктов должны быть четко определены технические характеристики каждого из них и основные цели, которые должны быть достигнуты в каждом из переговоров, и для этого наиболее удобным является создание официальных оснований для из тендеров, которые будут проведены.
Основы каждого тендера должны включать коммерческие и финансовые условия, которые должны быть получены от поставщиков и которые будут отвечать реальным потребностям компании.
После того, как вышеупомянутые проблемы определены, покупатели ищут на местном или зарубежном рынке поставщиков товаров, с которыми у них заключены контракты, путем консультаций с известными иностранными торговыми компаниями и через Интернет.
Именно в это время начинаются проблемы и трудности, поскольку недостаточно найти продукт и поставщика.
Изучить поставщиков, их экономическую состоятельность, поддержку заводов, гарантии возможных поломок и ремонтов, передачу ноу-хау или курсы обучения, если это необходимо, и гарантии, среди прочего, являются факторами, которые гарантируют эффективность закупок., По этим причинам каждый поставщик должен быть изучен перед покупкой, и для этого у каждого поставщика через файл поставщика запрашивается вся необходимая информация, которая дает нам возможность проводить рентгенографию компании-поставщика.
Эта карта будет собирать список ее главных руководителей с их подписями, должностями и полномочиями, также необходимо запросить банковские гарантии, объемы операций за последние три года, капитал компании, основных клиентов, заверенные юридические документы рассматриваемой компании. и его должным образом аккредитованных и юридически сертифицированных руководителей.
Из этого файла мы можем сформировать критерий компании, с которой мы думаем об установлении деловых отношений.
Мы уже знаем возможных поставщиков, характеристики продукта, политику покупки компании, коммерческие условия, которые должны быть достигнуты. Пришло время выйти на тендер, что нам нужно.
С другой стороны, мы определили продукт для покупки и его технические характеристики.
Еще один очень важный вопрос - определить, когда покупать? Здесь вопрос очень сложный, когда нет статистики, поэтому мы начинаем вникать во внутреннюю жизнь компаний и их процессы.
Процесс покупки
Процесс покупки простирается от момента, когда возникает необходимость в покупке, до тех пор, пока что-то не будет куплено, передано в руки тому, кто в этом нуждается, и получит оплату за совершенную покупку. Другими словами, приобретение сырья, необходимого для производства готового продукта, должно быть гарантировано в нужное время и, таким образом, должно соответствовать срокам поставки и необходимому качеству.
По этой причине необходимо изучить необходимые периоды пополнения, которые гарантируют производство с течением времени.
Для этого мы определяем некоторые временные параметры, имеющие жизненно важное значение при изучении периодов пополнения запасов и эффективности и результативности покупок.
Время пополнения: это время, необходимое для совершения закупки сырья, которое гарантирует бесперебойное производство, тем самым покрывая обязательства по доставке готовой продукции.
Эта величина складывается из нескольких раз, которые мы попытаемся определить:
- Время производства продукта поставщиком сырья. Время проведения торгов, переговоров и заключения контрактов. Время обработки платежей, покрывающих контракт. Время производства (если они являются продукцией, подлежащей производству). Время отгрузки и пересечения (в случае быть импортированным) Время импорта и национализации, Время транспортировки до складов конечного потребителя, Время изготовления, Время продажи.
Tc = Ti. я = 2 …… 7 (1)
Зная время, которое занимает управление закупками, мы должны точно так же определить объем закупок Vc, поскольку этот показатель напрямую связан со временем управления для совершения покупки, а также с ежедневными нормами потребления и максимальной производственной мощностью.
Также необходимо принять во внимание расчет минимального запаса, который должен храниться на складах, чтобы покрыть любую случайность или задержку в процессе покупки или другую причину, связанную с производством, поэтому объем покупки рассчитывается следующим образом:
Vc = ежедневные иконки * Tc + VStoc min + VSecurity (2).
Расчет минимального запаса варьируется в зависимости от индекса ежедневного потребления и дней, которые должны быть покрыты, чтобы гарантировать производство в случае каких-либо неудобств в процессе покупки, и производство не останавливается и, следовательно, доставка продукции конечным потребителям. Мы также должны учитывать емкость, стоимость хранения и срок годности каждого покупаемого продукта.
Причины, которые могут вызвать задержку в процессе покупки, очень различны и зависят в значительной степени от страны, в которой производится покупка, и географического расположения поставщиков, финансовых и климатологических проблем, среди прочего, поэтому мы не будем пытаться перечислите их в этой статье.
Для определения объема покупки мы будем использовать следующий метод, используемый для продуктивной компании с положительными результатами.
В этом производительном мире потребности в закупках возникают вместе с необходимостью производить, только то, что первое должно быть сделано до производства, поэтому процесс закупки должен планироваться в достаточное время, чтобы в начале производства были сырье и материалы, необходимые для этого.
Другим важным фактором является расчет лота для покупки, так как здесь задействованы многие переменные, выделенные выше и которые в конечном итоге влияют на стоимость продукта.
Важным элементом, гарантирующим вышесказанное, является знание того, когда выходить на улицу и сколько покупать, чтобы гарантировать определенный период производства. Взаимосвязь между различными отделами и / или управлением логистики играет здесь важную роль в определении стандартов потребления каждого продукта, который будет производиться, а также производственных мощностей рассматриваемой отрасли.
Мы объясним, как процесс закупки должен быть организован так, чтобы он был эффективным, всегда предполагая, что у вас есть достаточно денег, чтобы купить то, что нужно.
Производство продукта "Х".
Три основных сырья (A, B, C) используются в производстве X, чтобы подготовить продукт к продаже.
Определены нормы потребления X, которые являются ничем иным, как количеством A, B и C, составляющих продукт X.
Таблица 1.
Анализ и расчет в процессе покупки
Суточная производственная мощность составляет 1000 единиц. Важно сделать расчеты для максимальной производственной мощности завода с целью предвидения наличия сырья, необходимого для максимальной производительности дня.
Это означает, что для производства 180 дней на максимальной мощности завода необходимо приобрести сырье, рассчитанное следующим образом;
K = стандарт потребления * суточная производительность * количество дней для производства. (3)
КА = 0,20 * 1000 * 180 = 36 000 кг.
Расчет для рассматриваемого случая у нас;
Таблица 2.
Анализ и расчет в процессе покупки
Как уже отмечалось, мы уже определили, что нужно покупать, чтобы гарантировать производство.
Теперь нам нужно определить количество дней, необходимое для того, чтобы сырье на складе было готово для использования в производстве. Это значение TC определяется в формуле (1). Это значение будет оптимизировано с течением времени и с ростом знаний о рынке и поставщиках. По этой причине мы определяем, что товар поставляется в контейнерах, и время от необходимости покупки до его доставки на склад составляет 30 дней.
TC = 30 дней.
Первая покупка совершается автоматически в процессе инвестирования, и обычно приобретается стартовый запас, который гарантирует производство в течение первых 180 дней. По этой причине мы начинаем с предположения, что у нас есть сырье, необходимое для 180-дневного производства, поэтому возникает необходимость знать, когда необходимо выйти и купить следующую партию, чтобы производство не прерывалось из-за нехватки сырья., Исходя из того, что указано, необходимо установить точку, в которой необходимо сформировать покупку таким образом, чтобы она была достаточной для своевременного совершения покупки. Мы определяем, что для покупки необходимо 30 дней, мы называем этот период датой для создания заказа на покупку KC, что означает, что необходимо зарезервировать складской запас для производства в течение 30 дней, необходимых для совершения покупки. На это время могут повлиять некоторые неудобства, не зависящие от нас, поэтому к этому периоду закупок необходимо добавить несколько дней безопасности, обеспечив при необходимости производство. Фактически, что мы определяем с этими днями - это страховой запас, рассчитанный по формуле (1).Мы определяем этот период как период безопасности закупки, а количество сырья для гарантии производства в эти дни определяется как страховой запас (KS). Давайте определим, что время безопасности будет 15 дней.
Для вышеизложенного и используя уравнение (3), мы говорим, что:
KA = KC + KS (4)
Для продукта А мы имеем: КА = (30 + 15) * (0,20 * 1000) = 9 000 кг.
Это означает, что специалисты по логистике, закупкам и производству, когда складские запасы достигают цифры 9 000 кг, необходимы для того, чтобы сформировать потребность в закупках и начать процесс покупки продукта A. (График 1).
Анализ и расчет в процессе покупки
График 1
Этот анализ был автоматизирован в таблице Excel, где с обновлением складского запаса сообщается нам, когда генерировать потребность в покупке, сколько купить и ориентировочную стоимость покупки.
Разъясним реальные возможности следующего предложения:
Таблица состоит из различных столбцов, которые мы опишем, чтобы понять взаимосвязь и параметры, которые были приняты во внимание для расчетов, которые будут представлены в качестве примера предложения. Мы всегда будем начинать с тех, которые уже определены выше. Смотрите таблицы 3, 4 и 5
Код: каждый продукт должен иметь код, который определяет его для производителя, поставщика, покупателя или покупателей. Этот код для производителей должен быть уникальным.
Продукт: название продукта.
Стандарт потребления. Это минимально необходимое количество этого сырья или сырья, используемого при изготовлении единицы нового продукта.
Ежедневная производственная мощность: это количество продукции, которое фабрика может произвести за один день.
Максимальное суточное потребление: это результат умножения нормы потребления на суточную производственную мощность. Определяет максимальное количество сырья для использования в день.
Единица измерения. Единица измерения каждого сырья.
Наличие склада. Это количество сырья на складе.
Назад в днях. Это результат деления запасов на складе между максимальным суточным потреблением. Фабрика может производить только те дни, когда сырье находится на складах.
Время пополнения. Это, как мы уже определили, время, необходимое для совершения покупки. Время, необходимое для покупки, возникает до тех пор, пока сырье не поступит на склад и не будет готово к использованию в производстве.
Минимальный запас. Это минимальное количество продуктов, которое должно быть на складе [для гарантии производства в течение времени пополнения, и рассчитывается путем умножения количества дней пополнения на Максимальное ежедневное потребление.
Определите покупку. Это логическое уравнение, которое определяет, нужно ли, исходя из количества на складе и минимального запаса каждого товара, выходить на улицу и покупать или достаточно ли наличия склада на данный момент.
«ДА (Наличие на складе <= Минимальный запас; тогда вы должны купить; в противном случае на складе есть наличие)»
Время резервного копирования. Это время, когда производство должно быть гарантировано покупаемой продукцией с учетом запасов на складе.
Количество купить. Сумма, необходимая для покупки этой гарантийной продукции в течение времени, подлежащего поддержке. Если столбец определения закупки определяет наличие запаса, то количество для покупки равно «0».
Цена за единицу товара. Средняя или справочная цена сырья для покупки.
Стоимость покупки. Это стоимость покупки каждого сырья.
Таблица рассчитывает общую сумму для покупки в каждый момент, так как она добавляет все значения, и таким образом определяется сумма, необходимая для покупки, чтобы гарантировать производство в определенное время.
Чтобы оценить работу предлагаемой таблицы, мы представим ее три раза.
Подготовка покупки
Проанализировав потребности покупки и ее объемы, мы подготовим процесс покупки.
Покупаемые продукты должны быть четко определены с точки зрения названия, кодов (если производитель известен), количества, технических характеристик, рыночных цен, единиц измерения, формы упаковки и упаковки. Таким же образом составляется список возможных поставщиков, у которых ранее запрашивалась вышеупомянутая форма поставщика.
На основе всех этих данных составлены основы тендера (для крупных закупок и участия нескольких поставщиков). В этих основаниях должно быть очень ясно следующее:
1. Что купить? Он включает в себя очень четкие и подробные технические характеристики.
2. Сколько купить?
3. Сроки доставки.
4. Желаемые формы оплаты.
5. Упаковочные способы.
6. Необходимые гарантии. При необходимости, техническая поддержка и поставка ноу-хау и технической документации, необходимой для использования.
7. Требуемые сроки годности (в случае скоропортящихся продуктов).
8. Закрытие тендера.
9. Характеристика тендера.
Запросы на котировки или тендеры должны быть направлены каждому потенциальному поставщику напрямую и лично. В основном это тендеры, правительственные и проводимые международными организациями, которые публично объявляются, и правила торгов продаются каждой заинтересованной стороне, и таким образом регистрируются участники или заинтересованные в участии. По этой причине необходимо, чтобы каждый запрос имел следующее:
10. Наименование каждой компании-поставщика и ее законного представителя.
11. Название компании покупателя с адресом, телефоном, почтой и именем представителя по закупкам, который будет контактным лицом.
Для каждой покупки должен быть открыт коммерческий файл с указанием номера запроса на покупку. В этом файле все доказательства покупки будут храниться в хронологическом порядке. Вся информация, собранная в файле, облегчит анализ и принятие решений для этого и для будущих покупок. Эффективность и недостатки покупки, поведение различных поставщиков и стоимость каждой покупки будут анализироваться одинаково.
Чтобы гарантировать и облегчить анализ каждого поставщика, для каждого поставщика должен быть составлен файл, в котором отображается вся информация о компании-поставщике. Должен быть отражен окончательный синтез каждого процесса покупки, и таким образом проводится характеристика поставщика и определяются его слабые и сильные стороны, а также его положение на рынке.
Анализ покупки для принятия решения
Критерии анализа покупки напрямую связаны с ценами, сроками доставки, стоимостью фрахта и условиями оплаты, что, конечно, означает, что технические характеристики приобретаемого товара гарантированы.
Для этих анализов, как правило, составляется тендерный документ, в котором находятся все поставщики, участвующие в тендере, и сравниваются все характеристики предложения.
Критерии не одинаковы, потому что в каждый исторический момент вес приобретает та или иная величина в зависимости от скорости выполнения покупки. Например, если сроки поставки поставщика являются непосредственными, и это является критерием принятия решения, не имеет значения, если этот поставщик не предлагает лучшую цену (если это лучшая цена, хорошая), так же, как это происходит с формами оплата и предоставленные коммерческие кредиты, которые, добавляя проценты к кредиту, могут поставить конечные цены продукта в невыгодное положение, но если финансовая политика компании заключается в том, чтобы покупать и платить с отсрочкой, то не важно, чтобы цена несколько выросла.
Таким образом, критерии анализа тендерной документации напрямую связаны с политикой закупок компании и, следовательно, с реальностью компании для принятия обоснованных решений в интересах самой организации.
Решение о покупке всегда должно быть обосновано и должно явно включать критерии анализа, которые были приняты во внимание для предложения о покупке, так как со временем решение о покупке могло быть искажено и думать, что некоторый поставщик был одобрен, несмотря на не лучшие цены или другие коммерческие условия.
По этой и другим причинам, которые уже упоминались, коммерческие файлы являются отражением операции коммерческой покупки и должны содержать каждый из инцидентов, возникающих в процессе покупки.
Выводы
Покупка является одной из основных общих функций любой организации, поскольку каждая из них зависит в той или иной степени от материалов и поставок других компаний. Ни одна организация не является самодостаточной.
Руководство компании должно определить обязанности, которые соответствуют области закупок, а также способ осуществления закупок с точки зрения производства в течение периода, выполнения определенной программы приобретения материалов, определенный заказ на поставку, приобретение определенного материала, который должен быть на складе.
Закупки, как и любая другая деятельность в коммерческой и производственной сфере, должны быть надлежащим образом подготовлены и организованы, поскольку плохое планирование или прогнозирование закупок и производственного процесса могут быть прерваны.
Другим важным аспектом является выбор поставщиков, и для этого необходимо иметь четкую и прежде всего объективную политику. Стараясь отдать предпочтение поставщику или сделать плохой выбор, мы можем подвергнуть риску непрерывность деятельности компании.
Наконец, область закупок любой компании играет важную роль и оказывает существенное влияние на затраты и цены, что влияет на способность оставаться на рынке и конкурировать. Успех компании, созданной для предложения продуктов на рынке, во многом зависит от того, сможет ли она достичь разумного сочетания количества, качества, возможностей и стоимости товаров и услуг, которые она производит.
Сегодня, несмотря на то, что у нас есть сложные вычислительные инструменты, компьютеры, все равно именно человек снабжает их необходимыми данными, чтобы все эти средства могли быть эффективными.
Ежедневный контроль, профессионализм, мотивация и чувство принадлежности к этим мужчинам и женщинам - это то, что делает покупательскую деятельность и процесс покупки более эффективными с каждым днем.
Литература:
- Управление закупками и запасами как фундаментальный инструмент в достижении корпоративных целей в винных маркетинговых компаниях. Хосе Чакон. www.monografias.com. Управление закупками. Solmami. www.monografias.com. Цикл сбора и оплаты. Прислал Алиса Наранхо С. Эскуэла Высшая Политехника Литораль. Javeriana Polytechnic School. www.monografias.com. Процедура закупки. Управление процессом. Luz Productions. Гавана. Куба. 2006. Оскар Алонсо Васкес.
