Эта статья дает представление о том, что такое информационные технологии и их использование в компаниях сегодня. Мы видим, как информационные технологии заняли центральное место в любой корпорации, которая намеревается преуспеть на сегодняшних высококонкурентных рынках. Для этого необходимо внедрять информационные технологии не только в процессы производства или распространения, но и во все виды деятельности компании, то есть на входе, преобразовании и выходе. Многие люди не знают, как использовать информационные технологии в управлении своей компанией, а подавляющее большинство даже не знают, какие инструменты они могут использовать для эффективной координации и контроля своей компании или бизнеса.В этой статье представлена классификация информационных технологий, которые могут помочь администраторам и руководителям
1. ВВЕДЕНИЕ
В электронном мире, в котором мы живем, мы находимся в окружении источников информации: телевидения, радио, журналов, газет, бюллетеней и, в последнее время, Интернета. Каждую ночь мы смотрим выпуск новостей, утром читаем газету, а днем просматриваем журнал, проверяем Интернет или смотрим информационную программу по телевидению.
И это огромное скопление информации, которое мы поглощаем каждый день, часто остается для нас незамеченным; Мы настолько привыкли к такой информации, что не осознаем, насколько она важна для нашей личной жизни.
Каждый из нас использует эту информацию по-разному: от человека, который берет зонтик перед выходом на работу, потому что он видел погоду, до инвестора, который покупает или продает акции благодаря информации из Брокерского дома. Важным моментом является то, что мы все ищем способ всегда оставаться «хорошо информированными», помимо того, чтобы найти способ использовать эту информацию в наших интересах.
А теперь представьте, что мы живем в изолированном мире без какой-либо информации, кроме той, которая передается устно от родителей к детям, от начальника к сотруднику. На мгновение представьте, что на заре 21 века не было информационных выпусков, газет, журналов, бюллетеней или любого другого средства информации, нет, не было Интернета. Наверняка вы думаете: примитивный? Невозможно? Невообразимо? Что ж, это именно то, что может происходить в вашей компании или бизнесе, если у вас не хватает - и адекватных - каналов информации, как внутри, так и за ее пределами.
Эта информация позволяет нам оптимизировать все внутренние процессы нашей компании, а также позволяет нам лучше знать наших конкурентов, а также рынок, на котором мы конкурируем. В целом, мы можем лучше понять внутреннюю и внешнюю среду нашего бизнеса, чтобы выявить наши слабые стороны и возможности, атаковать их и добиться конкурентного преимущества перед другими компаниями в отрасли.
2.- ИТ И ОРГАНИЗАЦИОННАЯ ЭФФЕКТИВНОСТЬ
Обычно мы все думаем, что информационные технологии используются только на стадии производства, и на ум приходят большие производственные системы или автоматизированные системы непрерывного производства, однако в настоящее время информационные технологии должны присутствовать во всех деятельности компании, то есть на этапах входа, преобразования и выхода.
На начальном этапе информационные технологии должны содержать все навыки, процедуры и методы, которые позволяют организациям эффективно управлять существующими отношениями с заинтересованными сторонами (клиентами, поставщиками, правительством, профсоюзами и широкой общественностью) и окружающей средой. в котором они разворачиваются.
Например, в функции управления персоналом есть специализированные методы, такие как интервью или психологические тесты, которые позволяют нанимать персонал с наилучшим профилем для удовлетворения потребностей компании. В дополнение к этому, в настоящее время, благодаря Интернету, вы можете получить доступ к доскам вакансий из любой точки мира. В управлении ресурсами существуют методы доставки с поставщиками входных данных (такие как стандарты электронного обмена данными, например, см. Рис. 1), которые позволяют получать ресурсы высокого качества по более низкой цене. Благодаря информационным технологиям, таким как электронный банкинг или современные порталы интернет-банкинга, финансовый отдел может получить капитал по выгодной для компании цене.
На этапе преобразования информационные технологии в сочетании с оборудованием, методами и процедурами преобразуют входы в выходы. Более совершенные технологии позволяют организации повышать ценность вводимых ресурсов, сокращая потребление, а также растрату ресурсов.
На этапе выхода информационные технологии позволяют компании предлагать и распространять услуги и готовую продукцию. Чтобы быть эффективной, организация должна иметь методы для оценки качества своей готовой продукции, а также для маркетинга, продаж и распространения (такие как стандарты электронного обмена данными, например, см. Рис.1) и для управления. послепродажное обслуживание клиентов.
Информационные технологии в процессах входа, конверсии и выхода дают компании важное конкурентное преимущество. Почему Microsoft является крупнейшей софтверной компанией? Почему Toyota - самый эффективный производитель автомобилей? Почему McDonald's - самая эффективная компания быстрого питания? Каждая из этих организаций преуспевает в разработке, администрировании и использовании информационных технологий для управления организационной средой и создания ценности для всей компании.
3.- КАКИЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ Я МОГУ ИСПОЛЬЗОВАТЬ В СВОЕМ БИЗНЕСЕ?
Это очень распространенный вопрос посередине, поскольку многие руководители ассоциируют информационные технологии только с бухгалтерскими программами или электронной почтой, тогда как сегодня информационные технологии охватывают широкий спектр незаменимых инструментов. Быстрое развитие информационных технологий оказало большое влияние не только на технологию в целом, но и на все операционные аспекты организации.
Информационные технологии включают в себя все компьютерные и компьютерные коммуникационные технологии, используемые для получения, хранения, обработки и передачи информации людям и бизнес-подразделениям, как внутренним, так и внешним. Информационные технологии позволяют компании улучшить управление и интеграцию обработки информации во всех ее функциональных областях. Одна из самых больших затрат компании - это время, которое менеджеры и сотрудники проводят на собраниях и советах директоров, принимая решения и решая проблемы.
Информационные технологии сокращают это время и, следовательно, затраты; Это помогает руководителям и сотрудникам повысить свою производительность, тратя меньше времени на поиск решений своих проблем. Особенно полезны три типа информационных технологий: системы телеконференций, системы передачи и поиска информации, а также системы обработки личной информации.
Системы телеконференцсвязи улучшают общение, уменьшая необходимость личного контакта, тем самым экономя время и деньги. Более 70 процентов времени менеджеры проводят на собраниях и встречах, потому что личный контакт необходим для решения сложных вопросов. Однако значительное количество времени тратится на перевод и размещение администраторов на вышеупомянутых встречах. Телеконференцсвязь - использование телевизионной линии и видеосистем - предоставляет полезные средства для проведения встреч «виртуальным» способом, особенно в наш век глобальной конкуренции.
Сегодня рост использования электронной почты, Интернета и развитие интранет или сетей связи между компаниями ускоряет поток информации в компаниях и предприятиях. Все эти системы передачи и поиска информации основаны на использовании сетей и персональных компьютеров, связанных друг с другом и подключенных к центральному компьютеру, который позволяет пользователям обмениваться файлами и цифровой информацией всех видов.
Третий тип информационных технологий - это системы обработки личной информации, такие как системы, предоставляемые персональными компьютерами, ноутбуками и персональными коммуникаторами, которые также обеспечивают эффективное использование времени и усилий всех сотрудников компании., Apple, Hitachi и Sony разработали персональные коммуникаторы, которые представляют собой небольшой портативный компьютер, который действует как диктофон, факс, календарь, а также браузеры для Интернета и электронной почты. В настоящее время персональные компьютеры могут быть подключены к компьютерным сетям, чтобы объединить сотрудников и стандартизировать деятельность всех отделов организации.Персональные компьютеры дают организации возможность полностью контролировать деятельность на более низких уровнях (что всегда очень сложно для руководителей) и способствуют децентрализации полномочий сотрудникам более низкого уровня.
В заключение можно привести пример внедрения широко признанных во всем мире информационных технологий: в 1992 году компания McDonal's уполномочила Compuadd Corporation продать всем своим 880 филиалам новый тип терминала для точек продаж с сенсорным экраном. и клавиатура со «оболочкой», которая заменяет клавиатуру с предварительно напечатанными буквами. Эти новые терминалы позволили представить новые продукты без необходимости менять клавиатуру, и их можно было запрограммировать так, чтобы показывать только те продукты, которые были доступны в определенное время суток, вместе с их ценами. Этот тип персонализированных компьютеров сокращает количество ошибок в работе и значительно упрощает программирование процессов продажи продуктов этой компании.
4.- ПРЕИМУЩЕСТВА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В КОМПАНИИ.
Революция в области информационных технологий оказала глубокое влияние на управление организациями, улучшив способность администраторов координировать и контролировать деятельность организации и помогая им принимать гораздо более эффективные решения. Сегодня использование информационных технологий стало центральным компонентом любой компании или бизнеса, стремящегося к устойчивому росту.
Как мы видели при разработке статьи, использование информационных технологий больше не только для процессов производства или преобразования, но должно быть неявным во всех сферах бизнеса, в том числе в административной сфере, поскольку именно эта контролирует всю компанию. В результате использования этих технологий мы можем сказать, что компания может уменьшить размер своей иерархической структуры и увеличить горизонтальный информационный поток, то есть через все подразделения компании, в дополнение к предоставлению конкурентного преимущества компании. бизнес.
Уменьшение размера иерархической структуры. Это достигается за счет предоставления руководителям и руководителям качественной, своевременной и полной информации, что снижает потребность в различных уровнях бюрократии и административной иерархии. Уменьшая эти иерархические уровни, информационные системы действуют как устройства контроля в деятельности компании или бизнеса. Следует отметить, что информационные системы также снижают потребность менеджеров в координации и интеграции деятельности подразделений компании, в дополнение к тому факту, что информационные технологии в настоящее время могут полностью координировать производственный поток компании.
Увеличенный горизонтальный информационный поток. Благодаря росту трехуровневых клиент-серверных систем (которые позволяют подключать персональные компьютеры к мощным серверам или мини-компьютерам, которые, в свою очередь, подключаются к мэйнфрейму), в последние годы произошло быстрое расширение глобальных сетевых систем в компаниях. В настоящее время компьютерные сети используются в качестве основного канала внутренней информации в организации. Системы электронной почты, а также разработка программного обеспечения для внутренней сети для обмена электронными документами, такого как Lotus Notes, ускорили эту технологическую тенденцию.
Конкурентное преимущество. Как было показано в этой статье, внедрение соответствующих информационных технологий может означать повышение конкурентного потенциала компании или бизнеса. В настоящее время в поисках конкурентоспособности их взоры были обращены на использование информационных технологий, например, за счет сокращения потребности во многих иерархиях информационные системы помогают сократить бюрократические расходы, поскольку администраторы основаны на Информационные технологии для координации и контроля деятельности компании. Примером этого является корпорация Intel, которая за счет повышения сложности своих информационных технологий смогла сократить количество иерархических уровней всей компании с 10 до всего лишь 5 уровней.
В дополнение к тому факту, что благодаря каналам связи, предоставляемым информационными технологиями, мы можем иметь четкую и своевременную информацию обо всех изменениях в производственной среде, таких как цены, клиенты, налоги, обменные курсы, правила, стандарты и движения конкуренция, которая помогает руководителям при разработке конкурентных стратегий. В дополнение к этому крупные корпорации могут поддерживать постоянный поток информации во всех своих бизнес-единицах независимо от физического расстояния, на котором они распространяются.
Наконец, авторы книги Virtual Corporation Уильям Давидов и Мишель Мэлоун рассказали, как информационные технологии могут быть использованы для улучшения реакции компании или бизнеса на требования клиентов, что является очень важным источником конкурентоспособности., Суть их аргумента заключается в том, что информационные технологии позволяют компаниям создавать «виртуальные продукты», продукты, которые можно настроить в соответствии с конкретными потребностями конкретного клиента без дополнительных затрат. Примером этого является компания Levi's, которая в своих магазинах с помощью компьютеров с сенсорным экраном настраивала каждую из различных характеристик брюк, запрошенных клиентом,запрос был отправлен в электронном виде на фабрики в Тенессе, а оттуда он был отправлен по почте заказчику, который заплатил только дополнительную плату в размере 10 долларов за всю эту услугу.
5.- ВЫВОДЫ И РЕКОМЕНДАЦИИ
В настоящее время мы можем получать информацию из большого количества различных источников, однако многие компании еще не приняли информационные технологии в качестве основного инструмента для своего развития и повышения компетентности. Информационные технологии могут помочь повысить продуктивность всех функций компании, а также улучшить поток информации внутри бизнес-единиц и между ними. Организация, заявляющая о своей эффективности, должна использовать все эти технологии и управлять ими, чтобы обеспечить добавленную стоимость для всей организации.
На протяжении всей истории иерархические структуры многих уровней были modus operandi большинства крупных компаний, однако использование информационных технологий может помочь децентрализовать процесс принятия решений, поскольку информация может течь по горизонтали и вертикали простым и быстрым способом. Таким образом, системы информационных технологий могут помочь более низким иерархическим уровням от высшего руководства до эксплуатационного персонала. Информационные технологии позволяют организации улучшить управление и интеграцию всех данных и документов, которые необходимы всем ее функциональным подразделениям. Информационные технологии повышают гибкость организации и координацию всех ее функций. В дополнение к этому,Информационные технологии дают нам конкурентное преимущество за счет снижения наших эксплуатационных расходов, организационной гибкости, скорости принятия решений, реагирования на требования клиентов, рыночной информации, конкуренции и окружающей среды в целом, в дополнение к управлению различными Бизнес-единицы в целом, независимо от их физического местонахождения.
Для всего этого мы должны обратить свой взор на информационные технологии как на основную часть бизнеса, внедрить их на всех этапах развития компании (вход, преобразование и выход), поскольку это позволит нам перейти на следующий уровень: компании в век информации. Мы должны сосредоточить курс на информационные технологии, поскольку этот переход уже неизбежен, и если он не будет осуществлен вовремя, позже он будет намного дороже и болезненнее, и в конечном итоге мы можем исчезнуть как компания, если проигнорируем технологические изменения, которые в настоящее время он живет в нашей среде.
6.- БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЕ ССЫЛКИ
- Россо, Д. (1979). Оценка технологий в организациях: закрытые и открытые системные подходы. Академия Управления Обзор. п. 531-542 Бенджамин, И. и Блант, Дж. (Лето 1992 г.). Критические вопросы ИТ: следующие десять лет, Sloan Management Review. п. 7-19 Хубер, Г. (1990). «Теория влияния передовых информационных технологий на организационный дизайн. Обзор Академии Менеджмента, Том 14, стр. 47-71 Джонс, Г. (май 1999 г.). Организационная теория. Техас: Техасский университет A&M. Гл 9, с. 358Monger. Р. (1988). Освоение технологий. Нью-Йорк: Свободная пресса. Steinert. (20 октября 1992 г.). Compuadd поставит Mcdonald´S. Сообщите им утренние новости. п. 2DДэвидоу и Мэлоун. Виртуальная корпорация. п. 168.
