1. Введение
Назначение методов планирования - для администратора, который использует их для принятия наиболее подходящих решений в соответствии с наиболее конкретной ситуацией среды и организации, в которой он работает. Техники можно использовать в любом проекте. В этой работе мы изучим наиболее часто используемые техники, такие как:
- Руководства по целям и политикам Диаграммы процессов и последовательности операций Диаграммы Ганта CPM (метод критического пути)
Руководства
Руководства - это один из инструментов, который есть у организаций для облегчения развития своих административных и операционных функций. По сути, они являются инструментом общения. Руководства по целям и политике.
Это руководство является официальным руководством в структуре социальной организации, оно содержит группу целей, которые должны быть достигнуты в краткосрочной, среднесрочной и долгосрочной перспективе, с классификацией их по отделам, с выражением политики, соответствующей этим целям, а иногда и некоторых очень правил. общие, которые помогают правильно применять политики.
Преимущества предоставления и использования руководств.
Они представляют собой сборник всех функций и процедур, разработанных в организации, элементов, которые иначе было бы трудно собрать.
- Административное управление и принятие решений не зависят от импровизаций или личных критериев действующего должностного лица. Скорее, они регулируются правилами, которые поддерживают непрерывность процесса с течением времени, они разъясняют действия, которым необходимо следовать, или ответственность, которую следует взять на себя в тех ситуациях, в которых могут возникнуть сомнения относительно того, в каких областях действовать или на каком уровне достигаются решение или исполнение. Они поддерживают единообразие в осуществлении административного управления и избегают формулирования оправдания незнания действующих правил. Они помогают организации приблизиться к выполнению условий, составляющих систему. Они являются элементом, контент был обогащен с течением времени.Они облегчают контроль со стороны руководителей над делегированными задачами, когда они существуют.
2. Технологическая и технологическая схема.
Диаграммы процессов и блок-схем используются для представления, анализа, улучшения и / или объяснения процедуры, они рассматриваются как инструменты упрощения. Эти диаграммы показывают процесс таким образом, что каждый из его случаев можно рассматривать отдельно, и позволяют нам увидеть эти шаги графически.
Системы упрощения работы, в основном основанные на изучении движений, изначально использовались в мастерской, потому что их применение более понятно и проще. Но сегодня, с необходимыми приспособлениями и модификациями, они широко используются в административной работе; и офис. Причина вышесказанного, потому что, как указывает один писатель, фундаментальное различие заключается в том, что «в то время как материалы обрабатываются или преобразуются в офисе в мастерской, формы обрабатываются или обрабатываются».
В цехе учитываются персонал, техника, оборудование и инструменты, условия окружающей среды и т. Д.; В офисе рассматриваются процедуры, формы документов или отчетов, формы регистрации и статистики, персонал, площадь, условия, файлы, оборудование, инструменты и т. Д. Как видно, разница не существенная, а случайная и требует только адаптации систем для улучшения этих общих элементов. Существенных шагов в любом процессе пять: эксплуатация, транспортировка, проверка, задержка и хранение.
При проведении административных процедур также существуют эти же этапы, поскольку есть:
- Operaciones como son escribir documentos, hacer cálculos, ‘c registrar sellar, etc. Se representan con un circulo ().Transportes como llevar una carta a un departamento, pasar un reporte, llevar al archivo ciertas formas, etc. Se indican con una flecha ().Inspecciones: como revisar cuentas, analizar un informe, revisar correspondencia antes de su firma, etc. Su símbolo es ().Demoras: como cartas dejadas en «charola de salida», documentos en espera de tramite, etc. Se simbolizan con una letra D.,Almacenamiento: como documentos en el archivo. Su símbolo es un triangulo ().
Анализ административных процедур имеет особое значение, потому что, несмотря на то, что при установлении форм контроля в начале операций, реальность, которая должна была контролироваться, не была хорошо известна, каждая организация динамична, и может случиться так, что системы инициалы больше не реагируют на текущую рабочую нагрузку, что только мешает или мешает, а также тот факт, что в стремлении достичь максимальной степени специализации операции, которые могут выполняться одним и тем же лицом, были разделены, что привело к большей эффективности, скорости и контроль. Не следует забывать, что реже всего эти дефекты видят те, кто к ним уже привык.
Нет необходимости указывать, что инструменты упрощения, такие как Диаграмма процессов, не заменяют критерий администратора, поскольку именно этот критерий будет думать и вызывать изменения, которые должны быть сделаны, но что этот критерий служит только функции помощи Но такая помощь неоценима.
Эти инструменты показывают процесс таким образом, что каждый его этап можно увидеть отдельно. Кроме того, они позволяют графически оценить эти шаги.
С этими двумя вспомогательными средствами ум может работать намного лучше, поскольку он охватывает несколько вещей одновременно. и по этой причине ему трудно сравнивать последовательные шаги (особенно если они многочисленны, трудны и абстрактны), более тщательно обдумывать возможность улучшения и т. д. Таким образом, системы, упрощающие офисную работу, являются исключительно «инструментами, помогающими уму анализировать процессы»; главное - это проведенный анализ. Следовательно, они не являются «рецептами» для исправления дефектов или улучшения процедур; Это остается на усмотрение руководителя и его помощников. одарены практикой и знанием конкретных потребностей. Однако этот критерий можно использовать несравненно лучше, если у вас есть эти инструменты, при проведении систематического анализа графиков,с помощью определенных правил.
Технологическая диаграмма Техника
Символы, используемые для составления схемы процесса, уже указаны; но есть и другой способ, с единственным вариантом использования другого способа обозначения: инициалы O - T - I - D - A, которые эквивалентны операциям, транспортировке, проверке, задержке и хранению. Эти символы используются для иллюстрации другого способа представления и, конечно же, легко запоминаются словом «Отида».
Чтобы сформулировать схему процесса, необходимо выполнить следующие шаги:
- Создайте соответствующий лист, который в заголовке будет содержать идентификационные данные процесса, такие как его название, отдел, раздел, в котором он начинается и где заканчивается, дата подготовки и т. Д. Тело этого листа состоит из пяти столбцов: один для символов, другой для краткого описания процедуры, еще два для записи расстояний транспортировки и минут задержки для хранения, а третий для наблюдений. Прежде всего, описание различных этапов, которые включает процесс, и Точки отмечаются в столбцах соответствующих символов, соединяя их заметной линией. По завершении процесса, описывающего процесс, получаются итоги операций, транспортировок, проверок и задержек, а также пройденные счетчики и время, потерянное на хранении и задержка.Эти постановления уже определенным образом указывают тип действий, которые необходимо предпринять. Таким образом, v.gr.. если будет замечено, что транспортировка и хранение преувеличены при операциях или проверках, следует сделать вывод, что этот процесс можно улучшить. По-прежнему существует потребность в более глубоком анализе, о котором стоит спросить.
3. Диаграммы Ганта.
Это диаграмма или гистограмма, которая используется, когда необходимо представить выполнение или общее производство, она показывает наличие действий, параллельно или последовательно в определенный период времени.
Их цель - контролировать одновременное выполнение нескольких действий, которые выполняются согласованно.
Он был разработан Генри Л. Ганттом в 1917 году и представляет собой простой инструмент для построения временных диаграмм, поскольку их легко выучить, прочитать и написать. Они достаточно эффективны для планирования и оценки прогресса проекта.
Как и диаграммы PERT, диаграммы Ганта основаны на графическом подходе. Диаграмма Ганта - это простая гистограмма. Каждый бар символизирует задачу проекта. Где горизонтальная ось представляет время. Поскольку эти диаграммы используются для объединения задач, горизонтальная ось должна включать даты. По вертикали и в левой колонке предлагается список задач.
Важным преимуществом диаграмм Ганта является то, что они четко иллюстрируют перекрытие между запланированными задачами. В отличие от диаграмм PERT, диаграммы Ганта не очень хорошо показывают зависимость, существующую между различными задачами.
Как использовать диаграмму Ганта для планирования:
Чтобы создать календарь проекта с использованием диаграмм Ганта, сначала необходимо определить задачи, которые необходимо запланировать. Далее, продолжительность каждой задачи будет определяться с помощью методов и формул для соответствующей оценки времени. Если бы диаграмма PERT уже была подготовлена, задачи были бы определены, и, по крайней мере, должны быть определены взаимные зависимости между задачами, поскольку диаграммы Ганта не четко показывают эти зависимости, но обязательно, чтобы календарь планирования их распознавал. Тогда мы готовы планировать задачи.
Сначала список действий записывается в левом столбце диаграммы Ганта. Даты, соответствующие продолжительности проекта, отмечены на горизонтальной оси графика. Даты начала и окончания каждой задачи должны быть определены, обращая внимание на частичные или общие зависимости между задачами.
Использование диаграмм Ганта для оценки прогресса проекта:
Одна из наиболее частых обязанностей менеджера проекта - отчитываться о ходе проекта перед своим начальством. Диаграммы Ганта часто используются для отображения прогресса проекта, поскольку они могут удобно сравнивать исходное планирование с фактическим развитием. Чтобы сообщить о ходе проекта, конвекции диаграммы Ганта должны быть расширены. Если задача была выполнена, соответствующая полоса будет выглядеть темнее. Если это было только частично закончено, пропорциональная часть бара будет темнее. Процент затемненной полосы должен соответствовать проценту выполненной задачи. Более светлые столбцы символизируют задачи, которые еще не были начаты. Затем,вертикальная линия будет проведена перпендикулярно горизонтальной оси, и это обрежет ее в день дня. Затем можно оценить прогресс проекта.
4. PERT (Методика оценки и анализа программ)
PERT был разработан учеными Управления специальных проектов ВМФ. Booz, Аллен и Гамильтон и подразделение систем вооружения Lockheed Aircraft Corporation. Метод оказался настолько полезным, что получил широкое признание как в правительстве, так и в частном секторе.
В диаграммах PERT проекты могут быть организованы в события и задачи.
«Событие (также называемое вехой) - это момент времени, который представляет собой начало или конец задачи или набора задач»
Чтобы проиллюстрировать события в диаграммах PERT, были использованы различные символы: круги, квадраты и тому подобное. В диаграммах PERT эти события часто называют узлами. Каждый узел делится на три раздела. Левая часть узла содержит идентификационный номер события. Это число обычно относится к легенде, которая явно определяет событие. Верхняя правая и нижняя правая части узла используются для записи максимального и минимального времени завершения события. Вместо того, чтобы быть датами, эти времена отсчитываются от TIME = 0, где 0 соответствует дате начала проекта. Все диаграммы PERT имеют начальный узел и конечный узел, который отмечает конец проекта.
На диаграмме PERT задачи (также называемые действиями) представлены стрелкой между узлами.
«Задача - это проектная деятельность (или набор действий)»
Стрелка содержит букву, обозначающую задачу и ожидаемую продолжительность задачи. Направление стрелки указывает, какое событие должно быть завершено раньше другого. Длительность задачи приводит к завершению следующего узла.
Пунктирная стрелка имеет особое значение. Это пустое задание.
«Пустая задача представляет собой зависимость двух событий. Однако, поскольку никаких действий проводить не нужно, между такими событиями нет промежутка времени.
Оценка сроков проекта и разработка PERT.
Прежде чем рисовать график на диаграмме PERT, необходимо оценить приблизительное время, необходимое для выполнения каждой задачи проекта. Диаграмму PERT можно использовать для указания максимального и минимального времени выполнения задач. Хотя эти времена часто выражаются в человеко-дневной форме, такой подход не рекомендуется. Нет никаких доказательств того, что существует линейная зависимость между временем завершения проекта и количеством людей, назначенных в команду проекта. Многие системные проекты, которые были доставлены с опозданием, еще больше увеличили время выполнения заказа, так как в проектную команду было добавлено больше людей. Поскольку два человека выполняют работу за четыре дня, нельзя предполагать, что четыре человека выполняют ее за два дня.Поэтому это время лучше всего выражать в календарных днях для определенного числа людей, назначенных для выполнения задачи.
Требования времени проекта должны быть рассчитаны по смете. С оценкой это относится к тому, как это делается. Хороший системный аналитик менеджер проектов опирается на свои данные и опыт предыдущих проектов. Существуют продукты CASE, такие как SPQR / 20, которые могут помочь руководителям проектов лучше оценить время. Другие организации внедрили внутренние правила для более структурированного расчета оценок времени проекта.
Эти правила могут означать необходимость анализа задач в соответствии с их сложностью, необходимыми знаниями и методами и другими определяемыми факторами. В качестве альтернативы можно сделать оптимистическую оценку и затем скорректировать ее с использованием весовых коэффициентов для различных критериев, таких как размер команды, количество конечных пользователей, с которыми необходимо работать, доступность таких конечных пользователей и так далее. Каждый весовой коэффициент может как увеличивать, так и уменьшать значение оценки.
Факторы, влияющие на оценки:
- Размер команды проекта Опыт членов команды Количество конечных пользователей и менеджеров Отношение к конечным пользователям Обязательства руководства Доступность конечных пользователей и менеджеров Текущие проекты
Чтобы рассчитать необходимое время и нарисовать диаграмму PERT, нужно выполнить пять шагов:
- Составьте список всех задач и событий в проекте. Определите зависимости между задачами. Для каждой задачи запишите задачи, которые необходимо выполнить до и после завершения конкретной задачи. Оцените продолжительность каждой задачи. Эта оценка выполняется следующим образом: Рассчитайте минимальное количество времени, которое потребуется для выполнения задачи, которое называется оптимальным временем (TO). Расчет TO предполагает, что даже наиболее вероятных прерываний или задержек не произойдет. Рассчитайте максимальное количество времени, которое потребуется для выполнения задачи, которое называется паршивым временем (TP). Расчет TP предполагает, что все, что может пойти не так, пойдет не так. Рассчитайте наиболее вероятное время (TMP), которое потребуется для выполнения задачи.Рассчитайте ожидаемую продолжительность (SD) следующим образом. Рассчитайте минимальное время завершения и максимальное время завершения (TmF и TMF) для каждой задачи. Нарисуйте диаграмму PERT.
Альтернативной процедурой получения диаграмм PERT является обратное планирование. В этом расписании запланированы действия, начиная с предполагаемой даты завершения задачи или проекта и заканчивая задним числом, чтобы запланировать задачи, которые должны быть выполнены до этого.
Критический путь на диаграмме PERT
Критический путь - это последовательность зависимых задач в проекте, которая составляет наибольшую сумму предполагаемой продолжительности. Это путь, на котором нет мертвого времени. Мертвое время, доступное для задачи, равно разнице между ее максимальным и минимальным временем выполнения. Если эти времена одинаковы, задача относится к критическому пути. Если задача критического пути задерживается из-за крайних сроков, весь проект также будет отложен.
Использование PERT для планирования и контроля
Основное использование и преимущества диаграммы PERT проистекают из ее способности помогать руководителю проекта в планировании и контроле проекта. При планировании диаграмма PERT помогает определить предполагаемое время, необходимое для завершения данного проекта, получения фактических дат для проекта и выделения необходимых ресурсов.
В качестве инструмента управления диаграмма PERT помогает менеджеру определить текущие и потенциальные проблемы. Особое внимание следует уделить критическому пути проекта. Когда руководитель проекта обнаруживает, что критическая задача выполняется с опозданием, следует рассмотреть различные варианты действий. Затем могут быть приняты корректирующие меры, такие как перераспределение людских ресурсов. Эти ресурсы могут быть получены из некритических задач, которые в настоящее время успешно выполняются. Эти некритические задачи дают проекту некоторое время простоя.
Pert Анализ
Подход с использованием диаграмм PERT создает проблему применительно к разработке информационных систем, поскольку в этих диаграммах иногда предполагается, что одна задача должна быть завершена для запуска другой, но в реальном случае последняя задача Это может начаться наравне с первым или когда первый еще продолжается. Классические диаграммы PERT были разработаны для поддержки проектов, которые часто выполнялись с использованием подхода «конвейера». Но информационные системы не работают таким образом. Задачи разработки системы могут перекрываться; единственное, что должно произойти, это выполнение заданий. Не следует предполагать, что невозможно начать задание, пока не будет выполнено предыдущее.
5. Цена за тысячу показов (метод критического пути)
Примерно в то же время, когда был создан PERT, компания DuPont совместно с подразделением UNIVAC компании Remington Rand разработали метод критического пути (CPM) для управления техническим обслуживанием проектов химических заводов DuPont. CPM идентичен PERT по концепции и методологии. Основное различие между ними заключается просто в методе оценки времени для проектной деятельности. С CPM время активности детерминировано. С помощью PERT время действий может быть вероятностным или стохастическим.
Метод критического пути - это административный процесс планирования, программирования, выполнения и контроля каждого из компонентов деятельности проекта, который должен быть разработан в критическое время и с оптимальными затратами.
Это было разработано, чтобы предоставить несколько полезных сведений для руководителей проектов. Во-первых, PERT / CPM раскрывает «критический путь» проекта. Это действия, которые ограничивают продолжительность проекта. Другими словами, для того, чтобы проект был завершен на ранней стадии, действия по критическому пути должны быть выполнены заранее. С другой стороны, если действие на критическом пути задерживается, проект в целом задерживается на такую же величину. Действия, которые не находятся на критическом пути, имеют определенный резерв; то есть они могут быть запущены позже и позволяют проекту в целом идти по графику. PERT / CPM определяет эти действия и время, доступное для задержек.
CPM также учитывает ресурсы, необходимые для завершения деятельности. Во многих проектах ограничения в рабочей силе и оборудовании затрудняют планирование. CPM определяет моменты проекта, в которых эти ограничения вызовут проблемы, и в соответствии с гибкостью, допускаемой временами простоя некритических действий, позволяет менеджеру манипулировать определенными действиями для облегчения этих проблем.
Наконец, CPM предоставляет инструмент для контроля и наблюдения за ходом проекта. У каждого действия своя роль, и его важность для завершения проекта сразу же очевидна для руководителя проекта. Таким образом, действия критического пути позволяют получить наибольшее внимание, поскольку от них во многом зависит завершение проекта. Некритичные виды деятельности будут изменены и заменены в зависимости от наличия ресурсов.
Приложения.
Сфера действия этого метода очень широка, учитывая его большую гибкость и приспособляемость к любому большому или маленькому проекту. Для получения наилучших результатов его следует применять к проектам, имеющим следующие характеристики:
- Что проект является уникальным, неповторяющимся, в некоторых частях или полностью. Что весь проект или его часть должны быть выполнены в минимальные сроки, без изменений, то есть в критическое время. Что стоимость минимально возможная операция за доступное время.
В рамках области применения метод использовался для планирования и контроля различных видов деятельности, таких как строительство плотин, открытие дорог, мощение, строительство домов и зданий, ремонт судов, исследование рынка, перемещение поселений, региональные экономические исследования, аудиты, планирование карьеры в университете, распределение времени работы операционных, расширение заводов, планирование маршрутов сбора, планы продаж, переписи населения и т. д. и т. д.
6. Различия между PERT и CPM
Как указывалось ранее, основное различие между PERT и CPM заключается в способе оценки времени. E1 PERT предполагает, что время выполнения каждого из действий является случайной величиной, описываемой распределением вероятностей. CPM, с другой стороны, предполагает, что время действий известно детерминированным образом и может варьироваться путем изменения уровня используемых ресурсов.
7. Библиография
- КЬЯВЕНАТО, Идальберто. «Введение в общую теорию управления». Эд. Мак Гроу Хилл. ХЕРНАНДЕС, Серхио и РОДРИГЕС. «Введение в администрирование». Эд. Мак. Гроу Хилл. ДЖЕЙМС СТОУНЕР, А. «Администрация». Издание Прентис Холл. КООНЦ, Гарольд. «Администрация. Глобальная перспектива ». Эд. Мак. Гроу Хилл, МУНЧ ГАЛИНДО, Лурдес. «Основы администрирования». Эд. Trillas.REYES PONCE, Агустин. «Современная администрация». Под ред. Лимуса. Http://www.itlp.edu.mx/publica/tutoriales/procesoadmvo/tema2_11.htm. Технологический институт Ла-Паса. Мексика.
