Одна из целей генерального директора - превратить кризисы в возможности. Достичь этого не так сложно, как может показаться. Тщательный анализ бизнес-процессов и своевременные инвестиции в информационные технологии могут стать ключом к повышению конкурентоспособности.
В такие моменты, как сейчас, когда глобальный финансовый кризис угрожает многим корпорациям, общая тенденция заключается в том, чтобы с беспокойством смотреть за границу и сокращать бюджеты в областях, которые могут иметь стратегическое значение при правильном направлении: НИОКР, маркетинг или обучение.
Тем не менее, именно эти области могут помочь компании выйти из кризиса сильнее и достичь ценности по сравнению с конкурентами. Вот первая возможность.
Впечатления: контроль затрат
Решая множество проблем, компания может отказаться от определенных процессов, требующих ресурсов в определенных количествах, и значительно увеличить затраты. Один из этих процессов связан с печатью всех типов документов и сообщений. Если бы корпоративные менеджеры знали о растрате ресурсов, порождаемой печатью документов в их организациях, они, вероятно, предприняли бы шаги, чтобы исправить это.
В свое время появились решения для получения полного контроля над всеми документами, которые печатаются в компании, и создания полных отчетов, отражающих корпоративную реальность в отношении оборудования и расходных материалов. Используя подходящий инструмент для управления печатью документов, вы сэкономите до 25% расходов, связанных с этой необходимостью.
Развертывание печати по запросу в офисной сети
Создание документов в любой среде и максимальная оптимизация времени выполнения - неизбежные требования любой корпорации. Кстати, еще сложнее эти действия в компаниях с офисными сетями, распределенными в разных точках.
В этом случае получить доступ к правильной форме, распечатать ее на месте или разрешить пользователям просматривать ее на мониторе может стать практически невыполнимым. Чтобы избежать этой проблемы, вы можете выбрать решение, которое реализует комплексную систему печати для различных разделов и по запросу.
Контроль документов
Еще одним важным моментом в компании является хранение документов для возможного последующего поиска. Без надлежащей системы мы можем потерять важную бизнес-документацию или попасть в чужие руки, что может нанести ущерб имиджу организации.
Хорошее решение должно позволять нам осуществлять контроль над документами, а также обеспечивать определенные права для пользователя, что позволяет избежать неприятных сюрпризов, когда мы пытаемся получить документ или просмотреть сделанные изменения.
Веб-среда и распространение документов
Одна из причин, по которой корпорация инвестирует в печать документов, заключается в том, что в обществе еще не произошло изменения подхода к этим процессам. Информация о новых услугах, квитанциях или контрактах по-прежнему отправляется клиентам по обычной почте, что предполагает пакетную сортировку, печать большого количества документов, траты на конверты…
Такие элементы, как электронный счет или электронный DNI, позволяют авторизовать альтернативные каналы связи с клиентами. Процедуры, оптимизированные с использованием решений, облегчающих создание и немедленный просмотр документов для пользователей.
Корпорациям рекомендуется контролировать процессы, связанные с печатью, и рассмотреть вопрос о внедрении программного обеспечения для работы с документами, поскольку они могут принести больше экономии, чем мы думаем.
