1. Методы контроля
Контроль, концепция:
Процесс, обеспечивающий соответствие фактических действий запланированным. Это позволяет держать организацию или систему в рабочем состоянии.
Слово «контроль» использовалось в нескольких различных смыслах:
• Контроль как принудительная и ограничивающая функция для подавления или предотвращения нежелательного поведения, такого как опоздание на работу или занятия, скандалы и т. Д.
• Контроль как проверка чего-либо, чтобы убедиться, что это правильно, например, проверка доказательств или заметок.
• Контроль как сравнение с некоторым эталонным стандартом, например, представление о товаре по другой шкале, сравнение записей учащихся и т. Д.
• Контроль как административная функция, то есть как четвертый этап административного процесса.
• Он составляет четвертый и последний этап административного процесса. Это имеет тенденцию гарантировать, что все делается в соответствии с ожиданиями или в соответствии с планом, организацией и направлением, указывая на недостатки и ошибки, чтобы исправить их и избежать их повторения.
Установление стандартов: стандарт можно определить как единицу измерения, которая служит моделью, руководством или стандартом, в зависимости от того, какой контроль осуществляется.
Стандарты - это установленные критерии, по которым могут быть измерены результаты, они представляют собой выражение целей планирования компании или отдела в таких терминах, что фактическое выполнение возложенных обязанностей может быть сопоставлено с ними.
Стандарты могут быть физическими и отражать количество продукции, единицы обслуживания, человеко-часы, скорость, объем брака и т. Д., Или они могут быть указаны в денежном выражении, например, затраты, доход или инвестиции; или другие условия измерения.
Измерение результатов: если контроль установлен правильно и есть средства, позволяющие точно определить, что делают подчиненные, сравнить фактическую производительность с ожиданиями несложно. Но есть виды деятельности, в которых трудно установить стандарты контроля, что затрудняет измерения.
Исправление: Если в результате измерения обнаружены отклонения, немедленно исправьте эти отклонения и установите новые планы и процедуры, чтобы они больше не представлялись.
Обратная связь: как только отклонения будут исправлены, перепрограммируйте процесс управления полученной информацией, вызвавшей отклонение.
2. Факторы контроля
При применении процесса контроля необходимо учитывать четыре фактора.
• Количество
• Погода
• Стоимость
• Качественный
Первые три имеют количественный характер, а последний - в высшей степени качественный. Количественный коэффициент применяется к видам деятельности, для которых важен объем. С помощью фактора времени контролируются запланированные даты. Стоимость используется как показатель административной эффективности, поскольку через нее определяются расходы на определенные виды деятельности. Качество относится к спецификациям, которым должен соответствовать определенный продукт или определенные функции компании.
Элементы управления, наиболее часто используемые в факторах управления
| Количество | Погода | Стоимость | Качественный |
| Бюджеты | Исследования времени | Бюджеты | Оценка эффективности |
| оценки | Срок сдачи | Стоимость квадратного метра | Психологические тесты |
| Конечный продукт | программы | Стандартные затраты | Визуальный осмотр |
| Проданные единицы | Машина времени | Прогнозы | коэффициенты |
| Отклоненные единицы | Измерение работы | Учет | Производительность персонала |
| Инвентаризация персонала | процедуры | производительность | Отчеты |
| Измерение работы | стандарты | Прибыль на инвестиции | процедуры |
| Прогнозы | стандарты | ||
| Управление запасами | Рейтинг заслуг |
Важность контроля
Он устанавливает меры по корректировке деятельности таким образом, чтобы планы были успешно выполнены. Это применимо ко всему: к вещам, к людям и к поступкам. Быстро определяйте и анализируйте причины, которые могут привести к отклонениям, чтобы они не повторялись в будущем. Он определяет секторы, ответственные за администрирование, с момента принятия корректирующих мер. Предоставляет информацию о статусе выполнения планов, которая служит основой при перезапуске процесса планирования. Сократите расходы и сэкономьте время, избегая ошибок. Его применение напрямую влияет на рационализацию управления и, следовательно, на достижение продуктивности всех ресурсов компании.
Типы средств управления
• Предварительный контроль: этот контроль осуществляется до начала операций и включает создание политик, процедур и правил, предназначенных для обеспечения надлежащего выполнения запланированных действий. Последовательности в использовании политик и процедур способствуют меры контроля.
• Параллельный контроль: этот контроль осуществляется на этапе выполнения планов и включает в себя направление, мониторинг и синхронизацию действий по мере их возникновения.
• Контроль с обратной связью: этот тип контроля фокусируется на использовании информации из предыдущих результатов для исправления возможных будущих отклонений от приемлемого стандарта.
Области контроля
Контроль действует во всех сферах и на всех уровнях компании. Практически вся деятельность компании находится под каким-либо контролем или мониторингом.
Желательно, чтобы он охватывал основные функции и ключевые области результатов, такие как:
• Контроль производства. Функция управления в этой области направлена на повышение эффективности, снижение затрат, единообразие и улучшение качества продукции, применяя такие методы, как исследования времени и движения, проверки, линейное программирование, статистический и графический анализ.
• QA. Это относится к надзору, который должен проводиться для проверки определенного качества как сырья, так и готовой продукции; устанавливает допустимые пределы вариаций по цвету, отделке, составу, объему, размеру, сопротивлению и т. д.
• Управление запасами. Он отвечает за оптимальное регулирование запасов на складах запасных частей и инструментов, сырья, незавершенной и готовой продукции; защита компании от лишних затрат из-за скопления или отсутствия запасов на складе.
• Контроль закупок. Эта функция проверяет выполнение таких действий, как:
а) соответствующий выбор поставщиков, б) Оценка количества и качества, указанная запрашивающим отделом, в) Контроль заказов с момента их оформления до поступления материала, г) Определение точки заказа и повторного заказа, д) Проверка цен.
• Маркетинговый контроль. Осуществляется путем изучения отчетов и статистики, где анализируется, были ли достигнуты маркетинговые цели; включает в себя такие области, как продажи, разработка продукта, распространение, реклама и продвижение.
• Контроль продаж. Прогнозы и бюджеты продаж важны для установления этого контроля. Функция этой системы состоит в том, чтобы измерить эффективность продаж по отношению к прогнозируемым продажам и предпринять соответствующие корректирующие действия.
• Финансовый контроль. Он предоставляет информацию о финансовом положении компании и показателях в денежном выражении ресурсов, отделов и деятельности, которые ее составляют.
• Контроль человеческих ресурсов. Его функция заключается в оценке эффективности реализации и исполнения каждой из кадровых программ и выполнения задач этого отдела, применяя оценку к найму и отбору, обучению и развитию, мотивации, заработной плате и окладам., безопасность, гигиена и преимущества.
3. Методы контроля
Техника: Набор процедур, типичных для искусства, науки или торговли. Навык, с которым используются эти процедуры. Метод умения, тактика
Принимая во внимание определение слова «техника», методы контроля могут быть определены как все процедуры или методы, используемые организацией для управления или надзора за автоматизированным процессом или деятельностью человека.
Есть разные методы планирования и контроля, которые использует руководитель. Например, административные правила, которые являются важным типом планирования, также используются в целях контроля. Точно так же бюджеты - это планы, и их использование, соответственно называемое бюджетированием, по сути, является контрольной функцией, так же как исследования по оценке персонала проводятся в соответствии с процессом контроля.
Вот некоторые из наиболее часто используемых методов контроля:
Бюджет:
Широко используемый механизм административного контроля - это бюджет. Поэтому иногда предполагалось, что составление бюджета - это механизм осуществления контроля.
Бюджетирование - это составление планов на определенный будущий период в числовом выражении. Таким образом, бюджеты представляют собой ожидаемые отчеты о прибылях и убытках в финансовом плане - как доход и капитал - или в нефинансовых аспектах - как в случае прямого рабочего времени, материалов, физического объема продаж или производственных единиц. -. Говорят, что бюджеты - это монетизация планов.
Бюджеты влияют на планирование и позволяют делегировать полномочия без потери контроля. То есть сокращение планов до окончательных цифр требует использования своего рода метода, который позволяет менеджеру четко видеть, какой капитал будет необходим, для кого, где и какие затраты, доход или единицы физического ввода или вывода будут включать их планы. Обнаружив это, вы можете более свободно делегировать полномочия по выполнению плана в рамках бюджета.
Сравнительный баланс:
Они особенно полезны для управления общей деятельностью компании. В нем вы можете наблюдать за внесенными изменениями и анализировать общие события.
Сводка статей баланса, охватывающих относительно длительный период, показывает важные тенденции и позволяет менеджеру получить общее представление об общей производительности и о том, что может потребовать некоторых изменений.
Отчет о прибылях и убытках:
Они кратко показывают сумму дохода, отчислений и чистую прибыль. Сравнительные отчеты о прибылях и убытках позволяют менеджеру выявлять трудности и устранять их.
Можно создавать ориентировочные отчеты о прибылях и убытках, используя их в качестве целей для достижения. Эффективность оценивается по этим целям, которые эквивалентны стандартам для целей контроля.
Этот тип инструмента чаще всего применяется ко всей компании или, в случае корпорации, к ее дочерним компаниям. Каким бы подразделением ни был менеджер, он должен иметь достаточные полномочия для управления им, поскольку в противном случае он не будет полностью раскрывать деятельность, над которой он может осуществлять контроль, и, следовательно, не будет хорошим средством контроля.
Финансовый аудит:
Финансовый аудит - это периодическая проверка бухгалтерских записей, чтобы убедиться, что они надлежащим образом подготовлены и верны, а также помогает в общем контроле над компанией.
Это делается для проверки точности записей и в то же время проверяет и оценивает проекты, деятельность и процедуры компании.
Это позволяет вам сравнивать то, чего вы ожидали достичь (стандарт), и то, чего вы действительно достигли. Он выделяет любые отклонения и предлагает меры по их устранению.
Этот тип аудита бухгалтерских записей и отчетов из той же области должен проводиться внешней аудиторской фирмой.
Знание того, что записи точны, правдивы и соответствуют утвержденным методам бухгалтерского учета, формирует надежную основу для хорошего общего контроля.
Административный аудит:
Это периодическая конфронтация между планированием, организацией, исполнением и административным контролем компании. Просмотрите прошлое, настоящее и будущее компании. Кроме того, он проверяет различные области компании, чтобы убедиться, что они достигают максимального результата своих усилий.
Административный аудит может проводиться только в организации, которая существует в течение длительного времени. Это помогает установить шаблон их поведения.
Преимущества этого типа аудита: a) Обзор новых политик и практик, как в отношении их удобства, так и соответствия, b) Выявление слабых мест в организации, которые требуют большей поддержки, c) Лучшее общение, Это позволяет сотрудникам быть проинформированными о статусе компании, г) Измеряет степень эффективности текущего административного контроля, д) Административный аудит имеет дело с общей точкой зрения, он не оценивает личную деятельность.
Результаты административного аудита отражаются в аудиторском отчете, который составлен с точки зрения и в стиле, который представляет объективные результаты и рекомендации, делая их максимально обезличенными. Работа аудитора - проводить аудит; выполнение их рекомендаций является обязанностью менеджера, обладающего достаточными полномочиями в рассматриваемой области или деятельности. Другими словами, если чиновник может внести желаемое изменение, ему должен быть направлен аудиторский отчет.
Сам аудит удостоверяет: a) Что организация сделала для себя и что она сделала для своих клиентов или получателей продуктов или услуг, которые она предоставляет, для этого он должен оценить определенные факторы, такие как: атрибуты финансовой стабильности, эффективности производство, эффективность продаж, развитие персонала, рост прибыли, связи с общественностью и гражданская ответственность и т. д.
Отчеты - Отчеты:
Все они облегчают процесс контроля, например производственные отчеты, отчеты о доставке, финансовые отчеты и т. Д. Изучение предоставленных данных и их сравнение с другими аналогичными отчетами помогает руководителю принимать решения и лучше знать состояние компании.
4. Статистический анализ.
Для хорошего контроля очень важен статистический анализ бесчисленных аспектов деятельности предприятия или компании, а также их четкое представление, будь то исторические или прогнозные.
Большинство менеджеров лучше всего понимают статистические данные, когда они представлены в графическом виде, где лучше представлены тенденции и взаимосвязи.
Данные должны быть представлены таким образом, чтобы можно было проводить сравнения с определенными стандартами. Пример: что означает увеличение на 3–10%, сокращение продаж или затрат? Что ожидалось? Какой был стандарт? Насколько серьезно отклонение? Кто ответственный?
Поскольку ни один менеджер не может ничего поделать с прошлым, важно, чтобы статистические отчеты отображали тенденции, чтобы наблюдатели могли экстраполировать и оценить курс или тенденцию. Это означает, что большая часть данных, представленных в виде графиков, должна быть доступна в виде средних значений по времени, чтобы исключить отклонения, связанные с отчетными периодами, сезонными факторами, корректировками бухгалтерского учета и другими изменениями, связанными с определенным временем.
График точки баланса:
График безубыточности - интересный метод контроля, он иллюстрирует взаимосвязь между продажами и расходами таким образом, чтобы указать, какой объем дохода точно покрывает расходы. Меньший объем продаж относительно точки безубыточности приведет к убыткам, а больший объем принесет большую прибыль. Точка безубыточности также может быть выражена в единицах проданных единиц, в процентах от используемого оборудования или в аналогичных единицах.
Анализ безубыточности с переменным бюджетом часто путают. Хотя оба инструмента в основном используют одни и те же базовые входные данные, переменный бюджет предназначен для контроля затрат, тогда как график безубыточности предназначен для прогнозирования доходов, что означает, что он должен включать данные из доход. Кроме того, поскольку они используются для бюджетного контроля, переменный бюджет может отражать организационные единицы, в то время как график обычно используется для определения рентабельности определенного курса действий по сравнению с другими альтернативами.
Этот анализ особенно полезен при планировании и контроле, поскольку он подчеркивает влияние постоянных затрат на прибыль от продаж или дополнительные затраты.
Диаграмма Ганта:
Хотя концепция проста, этот график, показывающий временные отношения между событиями производственного графика, был расценен как революционная инновация в управлении. Гант определил, что общие цели программы следует рассматривать как серию взаимосвязанных дополнительных планов (мероприятий), которые люди могут понять и которым можно следовать. Наиболее важные разработки в этом типе контроля отражают этот простой принцип, а также основные принципы контроля, такие как выбор стратегических или критических элементов плана для их тщательной проверки.
Перт (Методика обзора и оценки программы):
Метод PERT широко используется во многих операциях, особенно в строительных проектах. Этот метод учит администраторов понимать, что у них будут проблемы в таких областях, как затраты или своевременная доставка, если они не примут меры сейчас.
Pert заставляет менеджеров планировать, потому что невозможно проводить анализ времени и событий без планирования и без наблюдения за тем, как элементы сочетаются друг с другом. Кроме того, это налагает планирование на каждую линию полномочий, потому что каждый подчиненный администратор должен планировать событие, за которое он несет ответственность.
Сосредоточивает внимание на критических элементах, которые могут потребовать исправления, и делает возможным упреждающий контроль, задержка может повлиять на последующие события и, возможно, на весь проект, если менеджер не сможет каким-то образом компенсировать время за счет сокращения какой-то другой деятельности в будущем.
Сетевая система с ее подсистемами позволяет направлять отчеты и оказывать давление для принятия мер в нужном месте и на нужном уровне организации в нужное время.
PERT - не панацея. Он не выполняет планирование, хотя и навязывает его. Он не делает управление автоматическим, но создает среду, в которой принципы управления звуком могут быть оценены и использованы.
5. Библиография
Терри, Джордж Р., Административные принципы. Compañía Редакционное Continental, SA Мексика, 1977.
Библиотека деловой практики. McGraw-Hill. Том I. Современное управление. Мексика. тысяча девятьсот девяносто шесть
Организационная теория и теория управления применительно к высшему образованию. Подтверждающий документальный материал. Университет Карабобо, аспирантура PEDES. Проф. Сесилия Герра. Валенсия, 2000 год.
www.itlp.edu.mx/publica/tutoriales/procesoadmvo/tema6_1.htm
Словарь Ларусса.
Загрузите исходный файл
