Растущий спрос на эффективность в обслуживании клиентов в основном основан на осознании того, что производить «продукты» недостаточно. Эффективные или хорошо управляемые проекты и их продукты потеряли бы свою актуальность, если бы улучшения не были достигнуты в процессах и, в конечном итоге, не привлекли внимание общественности.
По этой причине область продвижения все больше ориентируется на результаты и лучший способ внести свой вклад в их достижение.
Чтобы поддержать этот сдвиг в стратегической ориентации на результаты, требуется более сильная и согласованная система мониторинга и оценки, которая способствует обучению и измерению эффективности. Эта структура должна быть достаточно простой и доступной для всего персонала, чтобы ее можно было гибко использовать для повышения эффективности в этой области. Таким образом, структура мониторинга и оценки, изложенная в этом предложении, направлена на достижение трех одинаково важных целей:
- Согласование системы мониторинга и оценки с управлением, ориентированным на результаты Поощрять знания и изучение оценок результатов Попытаться упростить политики и процедуры.
Некоторые элементы этой структуры требуют изменения мышления и подхода со стороны персонала с упором на согласованное и долгосрочное планирование на основе результатов, создание союзов для изменения процессов развития, а также поощрение знаний и обучения. использование доказательств, полученных в результате оценок.
Поэтому потребуется обратная связь. Хотя мы полностью ожидаем извлечь уроки из этой новой структуры и обновлять ее по мере ее развития, важно подчеркнуть, что ее внедрение представляет собой важный шаг в этой области продвижения. Описанные здесь инструменты и политика предназначены для содействия использованию доказательств, полученных в результате оценок, чтобы управленческие решения и будущие программы учитывали извлеченные уроки.
Кроме того, они предназначены для того, чтобы помочь обществу наилучшим образом решить задачу выбора соответствующих результатов, проверки точности наших текущих процессов и демонстрации того, как и почему происходят изменения там, где они наиболее важны, то есть в повышение эффективности, результативности и качества по отношению к общественности.
Среди целей этого предложения:
- Усилить функцию и потенциал ориентированного на результат мониторинга и оценки в соответствии с областью продвижения, чтобы улучшить политику и программы, коллективное обучение, ответственность, организацию и дисциплину. Внедрение упрощенных, гибких и гибких подходов и инструментов. для отслеживания достижений результатов, которые согласуются с инициативой организации по постоянному совершенствованию и основаны на опыте данной области и ее сотрудников. Представить методы, связывающие продукты проектов, программ, политик, альянсов и помощь в достижении результатов в контексте матрицы стратегических результатов (SRF). Объяснение новых инноваций и методологий мониторинга и оценки.
ориентированность на результат Обеспечение практических рекомендаций для отделений на местах по мониторингу и
анализу результатов деятельности Улучшение коллективного обучения в области ухода и последующих действий Обеспечение принятия решений на основе полученной информации Поддержка ответственности каждого людей, вовлеченных в этот район.
Укреплять потенциал в каждой из этих областей и в функциях мониторинга и оценки в целом.
Мониторинг и оценка помогают повысить производительность и достичь результатов. Говоря более точно, всеобъемлющей целью мониторинга и оценки является измерение и анализ эффективности, чтобы более эффективно управлять результатами и выходами, которые являются результатами деятельности.
Производительность определяется как прогресс в достижении результатов. В связи с тем, что в настоящее время делается упор на результаты в области продвижения, необходимость продемонстрировать эффективность предъявляет новые требования к мониторингу и оценке для полевых областей (CA) и программных подразделений.
Традиционно функции мониторинга и оценки сосредоточены на анализе результатов и процессах реализации. В настоящее время упор делается на анализе вклада различных факторов в достижение определенного эффекта развития, включая, среди них, продукты, партнерство, политические рекомендации и диалог, защиту и посредничество / координацию.
Мониторинг и оценка помогают задействованному персоналу:
Эти цели связаны в непрерывный процесс, как показано на рисунке выше.
Уроки прошлого помогут вам принимать более обоснованные решения.
Лучшие решения приводят к более высокой степени ответственности участников. Правильные решения также улучшают производительность, позволяя постоянно изменять деятельность области продвижения.
Тесное партнерство с ключевыми заинтересованными сторонами на протяжении всего процесса также способствует созданию общих знаний и обучения, способствует передаче навыков и наращивает потенциал полевых областей и проектов в области планирования, мониторинга и оценки.
Эти сотрудники также предоставляют ценные отзывы, которые можно использовать для повышения производительности и обучения. Таким образом, эффективные методы мониторинга и оценки постоянно укрепляются, что вносит положительный вклад в общую эффективность сотрудничества в сфере служебной деятельности.
Определения мониторинга и оценки
Мониторинг можно определить как текущую функцию, основная цель которой - предоставить менеджерам и ключевым заинтересованным сторонам в контексте текущего вмешательства ранние признаки прогресса или отсутствия прогресса в достижении результатов.
Текущее вмешательство может быть проектом, программой или другой поддержкой для достижения эффекта.
Оценка - это выборочное упражнение, целью которого является систематическая и объективная оценка прогресса в достижении эффекта и его реализации. Оценка - это не изолированное событие, а упражнение, включающее анализ различного объема и глубины, выполняемый в разное время в ответ на меняющиеся потребности в знаниях и обучении в процессе достижения определенного эффекта.
Все оценки - даже оценки проектов, которые взвешивают их актуальность, эффективность и другие критерии - должны быть привязаны к результатам, а не только к реализации или немедленным результатам.
Отчетность - неотъемлемая часть мониторинга и оценки.
Мониторинг и оценка действуют на двух разных уровнях, хотя и тесно связаны.
Обратная связь - это процесс в рамках мониторинга и оценки, посредством которого информация и знания распространяются и используются для оценки общего прогресса в достижении результатов или для подтверждения достижения результатов.
Обратная связь может состоять из результатов, выводов, рекомендаций и уроков, извлеченных из опыта. Его можно использовать для повышения производительности и в качестве основы для принятия решений, а также для содействия обучению в организации.
Функции и обязанности по мониторингу и оценке
| ВОЗ? | ЧЕМ? | ЗАЧЕМ? |
| Актеры, роли и обязанности | Информация, необходимая | Какая польза |
Область продвижения Основные обязанности:
|
Изменения, необходимые для улучшения, постоянного качества; инициирование, последующие действия и завершение обслуживания клиентов Прогресс, проблемы и тенденции в достижении результатов.
Рекомендации и вопросы по объему и эффективности использования материальных и человеческих ресурсов. |
Адаптировать постоянное и постоянное улучшение, основанное на меняющихся условиях обслуживания клиентов, для этого создавайте прочные союзы с другими сферами для сотрудничества друг с другом в их функциях. Решайте основные препятствия, которые препятствуют реализации, чтобы возможности добиться результата (эффекта).
Свяжите результаты с ресурсами. Проводить активный и ориентированный на результат мониторинг и оценку. |
Менеджер по продвижению на местах Основные обязанности:
|
Прогресс в достижении эффектов Прогресс в стратегиях альянса для эффектов.
Скорость и эффективность использования ресурсов, |
Анализируйте прогресс в достижении результатов и их достижения. Оценивайте эффективность стратегий партнерства и предпринимайте необходимые действия.
Контролировать эффективность стратегий реализации, выявляя препятствия на пути к достижению результатов (эффектов) и принимая соответствующие меры. Обеспечить эффективное использование ресурсов, распределяя их так, чтобы максимизировать возможность достижения результатов (эффектов). |
Местный персонал Основные обязанности:
|
Эффект, на который нацелен проект. Прогресс к результатам и их достижение.
Вопросы и проблемы реализации. Практическое сотрудничество с партнерами на уровне проекта и мониторинг их вклада. Управление ресурсами. |
Обрамление проекта в более широком контексте Примите меры для достижения целей обслуживания.
Обеспечьте эффективное сотрудничество с партнерами. Установите связи с бенефициарами. Обеспечьте эффективное использование ресурсов. |
Хорошие последующие действия ориентированы на результаты и последующие действия. Постарайтесь определить, «что идет хорошо» и «что не работает» с точки зрения продвижения к желаемым результатам. Затем он записывает это в отчеты, дает рекомендации и дополняет решениями и действиями.
Мониторинг также выигрывает от использования механизмов участия, чтобы гарантировать приверженность, ответственность, продолжение и обратную связь по эффективности. Это важно для мониторинга эффекта, когда невозможно проанализировать прогресс, не зная, что делают партнеры. Механизмы участия должны включать весь задействованный персонал.
Все усилия по мониторингу и оценке должны касаться как минимум:
- Прогресс на пути к эффекту: это включает периодический анализ того, в какой степени желаемый эффект действительно достигнут или нет.
Факторы, которые способствуют или препятствуют достижению эффекта: Это требует мониторинга контекста программы и условий, в которых возникают полученные результаты. Этот мониторинг и оценка включают анализ того, предоставляются ли услуги или консультации в соответствии с планом. и вносят ли они свой вклад в эффекты.Стратегия альянса: Это требует анализа дизайна стратегии альянса, а также формирования и функционирования альянсов. Это помогает гарантировать, что персонал, по сути, имеет общее понимание проблем и потребностей и что они разделяют синхронизированную стратегию.
Измерение производительности
Индикаторы являются частью измерения эффективности, но не единственными элементами. Для оценки успеваемости необходимо знать не только полученные достижения; Также требуется информация о том, как они были получены, о факторах, которые оказали положительное или отрицательное влияние, были ли результаты исключительно хорошими или плохими, короче говоря, кто был основным виновником.
Традиционно было легко измерить финансовые или управленческие показатели, например, эффективность.
Управление, ориентированное на результаты, сегодня закладывает основу для существенной подотчетности и оценки результатов или эффективности.
Годовые отчеты по проекту (IAPs), оценки и годовой отчет, ориентированный на результаты (IAOR), предоставляют средства для оценки эффективности на уровне полевого офиса.
Знания, полученные в результате мониторинга и оценки, составляют основу структурного процесса обучения. Мониторинг и оценка предоставляют информацию и данные, которые после принятия и включения становятся знаниями, способствующими обучению.
Следовательно, обучение должно быть интегрировано в общий цикл программирования через эффективную систему обратной связи. Информация должна распространяться и быть доступной для потенциальных пользователей, чтобы стать прикладным знанием.
Обучение дополняет измерение эффективности, обеспечивая оценку качественным элементом измерения. Даже если показатели эффективности не являются хорошими или ясными, вы можете извлечь уроки из этого процесса и использовать полученные знания для его улучшения.
Обучение также является ключевым инструментом управления, и поэтому стратегия применения знаний, полученных в результате оценки, является важным средством достижения результатов. Эффекты представляют собой более амбициозную и сложную цель, чем простое предоставление входных данных и получение результатов.
Если бы они попросили нас составить контрольный список для обучения, у нас был бы такой список:
- Записывайте извлеченные уроки и делитесь ими. Будьте непредубежденными. Планируйте оценки стратегически. Стратегически вовлекайте сотрудников. Предоставляйте информацию в режиме реального времени. Передайте знания персоналу. Применяйте полученные знания. Отслеживайте, как они применяются новые знания.
Успех всего вышеперечисленного зависит от того, что каждый учится на том, что сработало, а что не сработало, чтобы улучшить прогресс в достижении лучших результатов.
Обучение было описано как непрерывный и динамичный процесс исследования, ключевыми элементами которого являются опыт, знания, доступ и актуальность.
Это требует культуры исследования и изучения, а не простых ответов и отчетов. Этого может быть легче добиться, если людям дать возможность наблюдать, взаимодействовать, изобретать или открывать стратегии для решения определенных типов проблем или вопросов.
Процесс мониторинга должен способствовать улучшению побочных связей между персоналом программы и проекта, включая обратную связь в учебных целях. Анализ существующих или потенциальных связей между программами и проектами должен быть как можно более критическим, объективным и подробным.
Оценка - это процесс, который требует установления общей исходной информации для проведения сравнений. Проблема заключается в том, чтобы с самого начала знать каждый соответствующий фактор и то, как все факторы влияют друг на друга. Без надежной и регулярной обратной связи мониторинг и оценка не могут служить своей цели. Следует обратить внимание на опыт, который потенциально может иметь более широкое применение.
Среди мер по улучшению обратной связи при оценке у нас есть:
- Понять, как происходит процесс обучения внутри и за пределами организации (выявить препятствия). Проанализировать, как повысить актуальность и своевременность отзывов об оценке и обеспечить внедрение улучшений.
Четко определите ключевые аудитории для обратной связи по оценке и причины, по которым они хотят связаться с ними.Улучшайте знания целевых групп, чтобы понять, чего они ожидают от оценок, как они используют информацию из оценок и как системы оценки Обратная связь может улучшить вашу реакцию на эти ожидания. Разработайте более стратегический взгляд на то, как подходы с обратной связью могут быть адаптированы к потребностям различных аудиторий.
Убедитесь, что качество продуктов оценки является адекватным, особенно с точки зрения краткости, ясности и представления. Изучите разнообразие подходов, используемых для общения с аудиторией, внедряя инновационные методы, где это необходимо.
Улучшить веб-сайты и интранет, посвященные оценке, признавая, что простота доступа и использования являются ключевыми факторами. Обеспечьте систематизацию полной публикации отчетов об оценке и наличие соответствующих процессов утверждения и уведомления, чтобы высшие административные уровни или ключевые партнеры не удивлены противоречивыми результатами. Уделять больше внимания расширению участия персонала в задачах оценки, включая отзывы об уроках, извлеченных из оценок, и признание того, что языковые различия являются основным препятствием.
В заключение мы можем сказать, что структура для мониторинга и оценки, представленная в этом документе, определенно не является «фиксированной», но ожидается, что она будет развиваться и улучшаться по мере того, как участники региона приобретают опыт в результате ее повседневного использования. Некоторые элементы требуют изменения мышления и поведения персонала, и поэтому можно ожидать, что в этом районе продолжат обучение в течение многих лет.
Библиография
- 1 ПРООН, Целевая группа по упрощению, Отчет по упрощению для исполнительной группы, ПРООН, Управление оценки, Оценка воздействия мероприятий ПРООН в стране, Методология для этапа I CLIA (версия 2.1). в странах ПРООН, методология CLIA, этап I), http://intra.undp.org/eo/methodology/methodology.html ПРООН, Алекс Русита, Эвалнет, Отчет о завершении миссии 2001. УНДП, Нетнарумон Сиримонтон, Evalnet, трехсторонние встречи, http://intra.undp.org/eoUNDP, Сив Токл, презентация PowerPoint для заместителя администратора 2000. УНДП, Сив Токл, презентация IAWG по УКР и МиО (Презентация IAWG по НО и МиО) Женева, 2001 г. ПРООН, Узбекистан,Новый подход к мониторингу в Узбекистане. Информационный бюллетень передовой практики РБЕС № 4, ноябрь-декабрь 2000 г., ПА ЮНФ, Линда Шерри-Клунан, Презентация I AWG по УОР и МиО) Женева, 2001 г., Мировая продовольственная программа, Стратегия на 2002-2005 гг., WFP / EB.A / 2001/5-B / 1, Мировая продовольственная программа, Заметки о развитии УКР в ВПП. Развитие УКР в ВПП) 18 июля 2001 г. Всемирный банк, Помощь и реформы в Африке, исследование Всемирного банка, декабрь 1999 г.Мировая продовольственная программа, Стратегия на 2002–2005 годы WFP / EB.A / 2001/5-B / 1. Всемирная продовольственная программа, Заметки о развитии УКР в ВПП (Заметки о развитии УКР в ВПП) в ВПП) 18 июля 2001 г. Всемирный банк, Помощь и реформы в Африке, Исследование Всемирного банка (Помощь и реформы в Африке), декабрь 1999 г.Мировая продовольственная программа, Стратегия на 2002–2005 годы WFP / EB.A / 2001/5-B / 1. Всемирная продовольственная программа, Заметки о развитии УКР в ВПП (Заметки о развитии УКР в ВПП) в ВПП) 18 июля 2001 г. Всемирный банк, Помощь и реформы в Африке, Исследование Всемирного банка (Помощь и реформы в Африке), декабрь 1999 г.
