Выдающиеся компании уделяют особое внимание развитию культуры продуктивных встреч. Новые технологические инструменты позволяют быстро и легко распространять эти методологии таким образом, чтобы они могли стать привычкой и частью культуры высокой производительности.
1. Введение
Встречи сегодня являются частью повседневной работы организаций. Они используются для анализа проблем, принятия решений, достижения обязательств со стороны рабочих групп, разработки проектов, но, как отмечают многие руководители, они также используются, чтобы «заботиться о том, когда нет ясности в отношении приоритетов дня».
То, как проводятся встречи в компании, является отражением ее организационной культуры.
«Продуктивные встречи создают продуктивные компании» Один из внутренних слоганов INTEL, одной из самых продуктивных компаний на планете. Энди Грув, генеральный директор и менеджер одной из самых эффективных культур, лично обучал своих руководителей тому, как делать встречи действительно продуктивными.
Эта статья посвящена чрезвычайно простому способу улучшения результатов компании, построению культуры высокой производительности с использованием передового опыта выдающихся компаний.
2. Реюньонит - одна из самых больших проблем.
Стены конференц-зала Intel спрашивают:
- Вы знаете, какова цель этой встречи? У вас есть повестка дня? Какова ваша роль на этой встрече?
Прямое приглашение переосмыслить необходимость и время, посвященное встрече.
Однако реальность большинства организаций в мире показывает обратное:
Исследование, опубликованное в начале 2005 года с участием более 38 000 менеджеров по всему миру, наряду с другими исследованиями, показывает, что:
И что качество встреч в компании напрямую связано с финансовыми результатами.
Однако многие руководители не заинтересованы или не хотят менять привычки, которые приводят к непродуктивным встречам.
Много людей:
- Они никогда не испытывали и не думали о силе, которой может обладать высокоэффективная встреча, поэтому они не осознают важность этого. Они оказывают большое сопротивление изменению неэффективной практики, и поэтому им кажется, что удобнее продолжать, как прежде. Они прошли обучение, получили инструменты или методики, чтобы их встречи были эффективными. Они полны задач и собраний, у них нет времени на выполнение основных задач: у кого есть время и энергия для повышения эффективности их встреч? а между тем большая часть вашего продуктивного времени тратится на них.
Они считают это «легкой» темой, которая не является приоритетной в их работе.
2.1 Перед встречей
Наш опыт работы с корпоративными рабочими группами мирового уровня показывает, что когда люди отвечают на эти вопросы, они могут избежать многих встреч, в которых на самом деле не было необходимости. «На собрании каждую прошедшую минуту необходимо умножить на количество участников собрания» - это стоимость собрания плюс то, что эти люди могли бы делать, если бы их не было.
2.1.1 Предыдущие вопросы
По большей части гибкость и легкость встреч начинается задолго до встречи:
Некоторые вопросы могут помочь углубить встречу:
2.1.2 Планирование встречи
Business Mapping - чрезвычайно мощное и простое решение для планирования продуктивных встреч:
В шаблонной карте быстро размещаются ключевые вопросы и планируются основные элементы. Обратите внимание, что интересная особенность карты заключается в том, что отпадает необходимость писать длинные абзацы, ключевые слова используются вместе с изображениями, структурируя информацию по соответствующим категориям:
Базовый шаблон для простого выполнения этого планирования:
После того, как встреча запланирована, все участники максимально подробно информируются о деталях встречи. Карта встречи - идеальный инструмент для рассылки участниками, будь то ее бумажная копия или если у вас есть решение для цифровых карт, ее отправляют по электронной почте. Участники будут знать заранее не только цели, повестку дня, детали логистики и многое другое, но они смогут подготовить информацию или свои концепции до тем, которые будут рассматриваться.
Один только этот первый шаг «Планирование и распространение плана» собрания принесет большую эффективность в развитие собрания, в то же время создав правильную среду, позволяющую ценить время и ресурсы, вложенные в них. Наш опыт показывает, что проводимые встречи занимают гораздо меньше времени и требуется меньше встреч для достижения заявленных целей.
2.2 Во время встречи
Затем Карта Встречи становится руководством по ее развитию.
Если у вас есть решение VideoBeam и Digital Maps для управления визуальной информацией, оно используется для проведения встречи и сбора ключевой информации во время нее; Если нет, каждому участнику может быть выдана копия карты, а также определены основные правила встречи:
Точно так же некоторые из самых мощных решений Digital Maps включают в себя целый ряд возможностей для прикрепления ключевой информации, необходимой для встречи.
Простое включение карты во встречу обеспечивает концентрацию и эффективность рабочих групп, в то время как сбор информации в реальном времени дает чувство участия и приверженности принятым решениям.
Встречи становятся очень интересными и мотивирующими мероприятиями, а визуальный формат карт облегчает представление и анализ проблем.
2.3 После встречи
В конце встречи будет готова карта действий встречи, в идеале с подробным описанием задач, обязанностей, обязательств и дат.
Карта заметок собрания становится минутной, возможно, с некоторыми дополнительными настройками редактирования и готовой к отправке заинтересованным людям.
Простой и быстрый способ составления карты вместе с простой методологией передовых методов управления дал компании возможность повысить эффективность работы в одной из областей, куда больше всего вкладывается время и ресурсы.
3. Выводы
Встречи стали ежедневным и растущим видом деятельности современных профессионалов. Однако многие руководители бизнеса не придают значения этому вопросу и не заинтересованы в изменении своих непродуктивных привычек. Как показывают многочисленные исследования, этот вопрос не только является ключевым в развитии организации, но и напрямую связан с финансовыми результатами компаний.
Цифровые карты или процесс визуализации информации появляются как незамедлительно применимое решение, которое, помимо того, что является мотивирующим и простым для изучения, не требует от компаний значительных финансовых или временных вложений.
Режим работы «узнается», просто участвуя в совещании с использованием этих инструментов, и быстро распространяется по всей компании.
Библиография:
- Опрос выявил, что в среднем у рабочих всего три продуктивных дня в неделю. Microsoft опросила 38 000 руководителей по всему миру. 15 марта 2005 г. Официальный документ по сетевой конференции MCI. Встречи в Америке: исследование тенденций, затрат и отношения к деловым поездкам, телеконференциям и их влиянию на производительность (Гринвич, Коннектикут: INFOCOMM, 1998), Роберт Б. Нельсон и Питер Эконом, Better Business Meetings (Берр Ридж, Иллинойс: Irwin Inc, 1995), 5. Эрик Мэтсон, «Семь грехов смертельных встреч», в Fast Company, пар. 11-13 Pen Computing Group, 1998 Джордж Дэвид Киффер, Стратегия встреч (Нью-Йорк, Нью-Йорк: Саймон и Шустер, 1988), 13.
