Серьезная и широко распространенная ошибка - сосредоточение внимания в первую очередь на затратах. Их происхождение определяется, контролируется и сводится к абсолютному минимуму. Это могло быть ошибкой по двум причинам:
- Во-первых, не следует отделять стоимость от производительности. Снижение затрат как само по себе неизбежно приводит к снижению производительности. Это приводит к снижению производительности в долгосрочной перспективе. Во-вторых, иногда необходимо допустить увеличение затрат для достижения важной цели производительности.
Распределение производительности по затратам - это метод перераспределения бюджета, соответствующего различным видам деятельности, таким образом, чтобы увеличить общую производительность. Этот метод противостоит традиционному линейному сокращению затрат, которое исключает хорошее вместе с плохим.
Предлагаемый метод определит основные статьи затрат, а также сумму денег, которая необходима для повышения производительности.
Теоретической основой этой методики является анализ и перераспределение четырех категорий затрат:
- Подавляемые затраты: это все те виды деятельности, которых можно избежать или устранить, поскольку они только потребляют ресурсы и не создают добавленной стоимости ни для компании, ни для ее клиентов и потребителей. Примеры: действия по проверке закупленных ресурсов могут быть исключены в той степени, в которой контроль качества передается поставщику, и они выбираются на основе их возможностей производить материалы в соответствии с определенными спецификациями. Можно также упомянуть в качестве примера ненужные действия, дублирование, действия, которые не соответствуют основной миссии компании. Снижаемые затраты: Соответствует тем видам деятельности, которые можно сократить за счет постоянного улучшения, перепроектирования, использования новых технологий или аутсорсинга. Упрощение, объединение, реорганизация или исключение частей деятельности, изменение процессов или продуктов или услуг создают различные возможности для сокращения затрат, предусмотренных для этих видов деятельности в бюджете. Контролируемые затраты: Используется в деятельности, которая не подлежит исключению или сокращению, мы должны подвергаться систематическому контролю. Лучший способ контролировать изменение этих затрат - использовать статистический контроль процессов (CEP). Использование CEP позволяет эффективно определять, когда изменения стоимости являются нормальными для работы процесса, а когда они вызваны особыми причинами.
Посредством использования CEP и применения Круга Деминга, состоящего из «Планируй - Выполняй - Оценивай и Действуй» (PREA), можно добиться систематического снижения затрат.
- Эффективные или действенные затраты: они представляют собой те виды деятельности, которые из-за высокой доходности каждой вложенной или потребляемой денежной единицы составляют сегменты бюджета, подлежащие увеличению, чтобы обеспечить более чем пропорциональное увеличение прибыли или выгод, особенно в среднесрочной и долгосрочной перспективе. Примером этого являются статьи бюджета на обучение или научно-исследовательскую деятельность в компаниях, занимающихся высокими технологиями. Отсутствие выделения достаточных средств на эту деятельность, безусловно, означает потерю конкурентных преимуществ и, следовательно, рынков.
Если бы эти виды деятельности были представлены в соответствии с их производительностью, они были бы показаны примерно в виде следующего рисунка:
При реализации указанной методологии работы могут быть графически представлены как мероприятия, фактически выполненные в прошлом, с соответствующими уровнями производительности, так и мероприятия, запланированные на следующий финансовый год.
Первый шаг состоит в составлении списка всех видов деятельности, выполняемых компанией, с присвоением каждому из них соответствующих уровней затрат и производительности.
Во-вторых, эти действия следует упорядочить в соответствии с уровнем их продуктивности.
В-третьих: составьте график и классифицируйте виды деятельности и их уровни продуктивности в соответствии с типами затрат, упомянутыми выше (подавляемые / устранимые / предотвращаемые; сокращаемые; контролируемые и эффективные).
Перенести (перераспределить) затраты со сменных видов деятельности на высокопроизводительные. Различия, возникающие в результате снижения затрат, также следует относить к высокодоходной генерирующей деятельности.
|
Бюджетные статьи |
||||
|
Типы |
мероприятия |
Расходы |
Уровни |
Расходы |
|
Расходы |
в бюджете |
производительность |
переназначен |
|
|
Расходы |
A1 |
С1 |
P1 |
C1 + ce + cr |
|
эффективный |
A2 |
С2 |
P2 |
C2 + ce + cr |
|
A3 |
C3 |
Q3 |
C3 + ce + cr |
|
|
A4 |
C4 |
P4 |
C4 |
|
|
Расходы |
К 5 |
C5 |
P5 |
C5 |
|
управляемый |
A6 |
C6 |
Q6 |
C6 |
|
A7 |
C7 |
В7 |
C7 |
|
|
A8 |
C8 |
Q8 |
C8 - сокращение |
|
|
Расходы |
A9 |
C9 |
Q9 |
C9 - сокращение |
|
сводимый |
A10 |
С10 |
P10 |
C10 - сокращение |
|
A11 |
C11 |
P11 |
C11 - сокращение |
|
|
Расходы |
A12 |
С12 |
Q12 |
|
|
можно избежать |
A13 |
C13 |
Q13 |
|
|
A14 |
C14 |
P14 |
Эта деятельность должна осуществляться как групповая деятельность с участием не только для того, чтобы учесть опыт и знания всего персонала, но и сделать ее выполнение более правдоподобным, избегая сопротивления и отсутствия приверженности.
Во избежание опасений со стороны персонала, деятельность которого устранена, они должны быть осведомлены не только о указанной потребности в изменениях, но и обеспечивать место для более продуктивной деятельности.
Один из способов подойти к этой работе с точки зрения деятельности - классифицировать их как необходимые и ненужные на основе добавленной стоимости для компании или для клиентов и потребителей, а также на продуктивные и непродуктивные в зависимости от того, насколько хорошо используются ресурсы., В первую очередь следует помнить о необходимости определенной деятельности, потому что не имеет значения, насколько эффективно она будет развиваться, если они не предназначены для увеличения добавленной стоимости.
Как можно наблюдать рассматриваемую методологию, легко интерпретировать и применять. Когда дело доходит до практического применения, его главный секрет - это работа по повышению осведомленности, обеспечение того, чтобы сотрудники сохраняли свои рабочие места.
Другой способ его применения - напрямую сверху организации и через поддержку внутренних (штатных) или внешних консультантов, хотя в этом варианте он столкнется с сопротивлением со стороны персонала, для чего методология " силовые поля », чтобы заранее определить движущие факторы (благоприятные для изменений) и ограничивающие факторы (которые ограничивают и замедляют изменения), таким образом, чтобы усилить первые и уменьшить силу вторых.
Должно быть понятно, что основная цель рассматриваемой методологии - систематическое снижение затрат на денежную единицу дохода. Вот почему эта методология является незаменимым дополнением к нулевому базовому бюджету.
Библиография
Повышение общей производительности - П. Мали - От редакции Джон Вили - 1978
