Когда вопрос инвестирования в ERP-систему выходит на первый план, внутри компаний возникают разногласия. И дело в том, что для некоторых людей это кажется «необязательным» инструментом, что, хотя он упрощает контроль и выполнение процессов, он может не представлять никаких других преимуществ, выходящих за рамки первоначальных инвестиций, или что это может быть даже проект, который не имеет существенной отдачи от вложений.
Однако это прочтение призвано опровергнуть эти убеждения и подтвердить превосходную рентабельность инвестиций (возврат инвестиций), которую может обеспечить качественная ERP-система.
Следует уточнить, что мы не будем связываться с цифрами или процентами рентабельности инвестиций, которые «может» создать внедрение ERP, но, поскольку вы наблюдаете улучшения в каждом из отделов компании и их соответствующие преимущества с точки зрения производительности и прибыльности, вы вы осознаете потенциальную окупаемость реализации проекта такого рода.
Позже будут подробно описаны улучшения в плане контроля и выполнения процессов, которые ERP обеспечивает в каждом из отделов компании, и, что еще более важно, то, как это может повысить прибыльность и производительность вашего бизнеса.
Но прежде всего давайте определимся, что такое ERP-система…
Что такое ERP?
Система ERP (Enterprise Resource Planning) - это система планирования бизнес-ресурсов. Его основная функция - систематическое и отслеживаемое управление, администрирование и контроль процессов и ресурсов организации.
В зависимости от поставщика системы ERP обычно обрабатывают модули производства, логистики, распределения, инвентаризации, выставления счетов и учета. Однако эта система может также включать другие области организации, такие как продажи, маркетинг, производство, управление клиентами (CRM) и контроль качества процессов и продуктов.
Теперь, если мы узнаем о конкретных преимуществах, которые ERP приносит административным, производственным, закупочным, складским, торговым, финансовым и бухгалтерским отделам.
администрация
Начнем с административного отдела, где принимаются самые важные решения в организации.
В зависимости от возможностей ERP такая система позволит сотрудникам этого отдела принимать точные решения в режиме реального времени, избегая, таким образом, неправильных или несвоевременных действий (корректирующих или предупреждающих).
Кроме того, ERP-система предлагает возможность детального мониторинга каждой операции, выполняемой в организации, что позволяет постоянно отслеживать выполнение бизнес-процессов и, следовательно, безопасность что изначально стандартизированные системы и операции продолжают работать правильно и согласованно.
производство
В производственной сфере мы сталкиваемся с 5 основными проблемами:
- Сведите к минимуму затраты (время, отходы и перемещения). Планируйте производство в соответствии со спросом и минимизируйте устаревание. Отслеживайте правильное выполнение производственных операций. Контролируйте качество сырья, процессов и готовой продукции. Выявите потенциальные риски в производстве, которые мешают согласованию процессов с производственными целями и, следовательно, задерживают доставку готового продукта.
Как можно осуществлять эффективное отслеживание, контроль и планирование производства, чтобы согласованные с клиентами цели (заказы на продажу) выполнялись вовремя и в форме?
Путем внедрения системы, которая согласовывает каждый из этих этапов цепочки поставок, что, в свою очередь, влияет на бухгалтерский учет и отчеты о запасах по мере того, как товары перемещаются по производственной последовательности. Эта система является частью множества функций ERP.
Покупки и запасы
Закупки и складские запасы - это два отдела, которые тесно связаны с производственной сферой.
С другой стороны, даже если нет производственного отдела как такового или если производство товаров для продажи осуществляется на стороне, модули (отделы) закупок и инвентаризации по-прежнему необходимы в случае сбыта продукции. ощутимый.
Для выполнения эффективного производственного планирования (в случае наличия производственной зоны) важно, чтобы состояние запасов можно было просматривать в любое время и чтобы на них влияло изменение склада товаров, проход по складу. производственной линии, и покинуть или войти в учреждение (как готовый продукт или сырье соответственно).
Аналогичный случай возникает, когда не требуется напрямую контролировать производство (например, маркетинговая компания), но необходимо отслеживать уровни запасов, прибытия или отправления товаров (время), а также точки повторного заказа.
Наконец, чтобы всегда поддерживать запасы на оптимальном уровне (максимальном и минимальном), минимизировать остановки производственных линий и избегать задержек в доставке заказов, необходимо, чтобы закупки согласовывались с производственными и / или производственными заказами. продажа.
Система ERP может предоставить отделу закупок автоматические предложения по заявке на материалы через MRP (планирование потребности в материалах), которое является не чем иным, как планировщиком потребности в материалах, который планирует закупку сырья в исходя из производственных требований (производственных заказов).
MRP - Преимущества ERP в производстве
Этот инструмент обеспечивает своевременную поставку запасов, что, в свою очередь, сводит к минимуму задержки доставки заказов, снижает расходы, связанные с избыточными запасами, и оптимизирует обслуживание клиентов (что может привлечь в будущем продажи с помощью этого инструмента). или новых клиентов).
Продажи
Сопровождение клиента на различных этапах продажи, создание и расчет прибыльности маркетинговых кампаний, а также возможность создания программ лояльности (например, баллов) или эксклюзивных целевых скидок - это лишь некоторые функции, которые модуль продаж предоставляет хорошая ERP может обеспечить.
С другой стороны, если эта ERP имеет возможность размещать заказы, знать данные о клиентах и статус запасов из мобильного приложения (как в случае с SAP), будет видно повышение производительности и эффективности торговых представителей. высокая выгода, что означает более высокую прибыль (больше продаж) и меньшие затраты (время и движения).
Финансы и учет
Теперь мы сосредоточимся на основном отделе каждого бизнеса (и в некоторых случаях наиболее проблемном), области финансов и бухгалтерского учета.
Самым большим преимуществом, которое ERP может принести вам в этой области, является консолидация финансовой информации для всей компании в режиме реального времени, чего не может обеспечить чисто бухгалтерское программное обеспечение.
Поскольку каждая из операций, влияющих на счета и финансовую отчетность, согласована, например, покупки (кредиторская задолженность), продажи (дебиторская задолженность), производство (расходы и затраты) и маркетинг (расходы на логистику и маркетинговые кампании). маркетинг), консолидация финансовой отчетности упрощается и ускоряется, обеспечивая, например, сокращение времени, затрачиваемого на анализ финансовой отчетности (например, Торговая палата Гвадалахары добилась сокращения времени, затраченного на это, на 70%. вид анализа).
В дополнение к этому, поскольку каждая транзакция регистрируется в системе и не может быть устранена (только отозвана), можно отслеживать каждый из созданных документов и, следовательно, обеспечивать безопасность бизнес-процессов и систем. стандартизированные процедуры выполняются согласно плану каждый раз, когда они выполняются.
Выводы
Повышение производительности за счет внедрения системы ERP будет стимулировать рост и открытость вашей компании, в то время как увеличение прибыльности позволит вам получить более высокий доход и сократить расходы.
Наконец, ниже перечислены преимущества, которые правильное внедрение ERP может дать вашему бизнесу с точки зрения производительности, затрат и доходов:
производительность
- Консолидация информации (поиск информации в одном месте). Систематизированные, контролируемые и более эффективные бизнес-процессы. Уменьшение количества физических документов, бумажных разрешений и перемещений. Автоматизированные процессы и расчеты.
Более низкие затраты
- Сокращение времени на консолидацию и анализ финансовой отчетности. Контроль материально-производственных запасов (сокращение избыточных и недостаточных запасов). Сокращение времени и изменений в бизнес-процессах. (Более гибкие процессы и автоматизация задач.) Более высокий контроль и сокращение потерь и расходов. Устранение дублирования (повторяющиеся задачи). Уменьшение инцидентов (ошибки при вставке данных, создании отчетов или миграции информации сведены к минимуму). деятельность вне стандартизованного процесса (контроль и прослеживаемость бизнес-процессов) Предотвращение краж и снижение потерь, вызванных недобросовестными практиками Прослеживаемость документов (взаимосвязь между всеми документами, участвующими в процессах продаж и закупок) Связь (интеграция модули / отделы, снижение расхода канцелярских принадлежностей,и прилагаемые документы, относящиеся к транзакциям.) Стандартизация процессов и систем (стандартизированное, простое обучение и «страховка» от ошибок в вашей практике, которая облегчает ее внедрение в других компаниях / филиалах, если это необходимо).
Увеличение дохода
- Более контролируемые и эффективные циклы продаж Простое выставление счетов (можно выставлять большие счета) Отслеживание клиентов Целевые программы лояльности и скидок Расчет прибыльности маркетинговых кампаний Повышение удержания клиентов и привлечение новых потенциальных клиентов благодаря лучшему сервис, обеспечиваемый своевременной доставкой качественных заказов.
