Следи за своими словами. Лучшие идеи, плохо выраженные, могут быть проигнорированы и полностью провалиться.
В течение многих лет я писал всевозможные тексты, работая консультантом. Это заставляет меня также анализировать письменные тексты и бить тревогу по этому поводу.
Определенно, развитие аудиовизуальных средств массовой информации вместе с новой культурой Интернета создает серьезные трудности в использовании языка. Я говорю и о содержании, и о языке по-своему выразительно.
Очевидно, существует логический приоритет: какое значение имеет то, что мы говорим, если мы даже не знаем, как это выразить?
Я не собираюсь заводить длительные деловые отношения, плохие со всех точек зрения, потому что это было бы скучно. Но я предлагаю кое-что получше. Прочтите электронные письма, которые отправляются в ваш офис, и проверьте их в следующих пунктах:
1. Ясно ли понимается центральная идея и отличается ли она от второстепенных?
Во многих коммуникациях концепции очень разной иерархии кажутся смешанными.
Например, я видел случаи, когда менеджер выделял десять строк для раскрытия сути производственных планов, смешивая их между собой: «кстати, дайте мне знать, если Пабло опоздал». Это нарушает преемственность дискурса, и темы находятся на другом уровне иерархии. Да ладно, это не разговоры о кофе…
2. Можете ли вы достичь своей цели убедить или обосновать то, что вам сообщают?
Причем это касается как инкассовой претензии, так и привлечения потенциального клиента.
Это можно синтезировать следующим образом: я должен адекватно передать причину, по которой я хочу написать вам, выраженную в терминах преимуществ для моего собеседника. Например, составить письмо-заявку на оплату (что очень неприятно).
Ну а вместо:
«… Мы проверяем задержку вашего платежа на xx дней, которую просим как можно скорее урегулировать. Если вы не сделаете этого до двадцатого дня, мы уведомим наших юристов.
Не может ли что-то быть лучше ?:
«Уважаемый г-н Перес, как лицо, ответственное за сборы, я заметил, что ваш платеж, запланированный на 20-й день, не произошел. Это создает ряд проблем в нашем финансовом планировании, и я хочу, чтобы вы не вовлекали вас в обычный процесс восстановления взыскания, который обычно включает в себя адвокатов со значительным перерасходом средств. У вас хороший послужной список в нашей компании, и, принимая во внимание это, я прошу вас связаться со мной по телефону XXXXXX, чтобы договориться о подходящей форме отмены, которую мы обязательно найдем ».
3. У вас есть точное расширение для ваших целей?
Излишек слов, сбивает с толку любой предмет, а излишняя скупость нисколько не помогает. Но это во многом зависит от вашего получателя.
Когда вы ее читаете (ставя себя на место адресата), чувствуете ли вы, что они говорят с вами, или что это копия какой-либо коллективной заметки?
Точно связанный с предыдущим пунктом, взгляд на себя с точки зрения читателя позволяет избежать многих неудобств. Само по себе ощущение, что кто-то пишет специально для вас, имеет особое значение во время перенаселенности.
Короче говоря, кто сгенерировал электронное письмо, поставили ли они себя в ситуацию, прежде чем печатать?
4. Учитываете ли вы особенности получателя сообщения?
И последнее предложение: подумайте не только о получателе, но и об их обстоятельствах. Вы не можете угадать, но вы можете знать профиль человека, которому вы пишете.
У меня много бизнес-клиентов, график которых полностью испорчен, постоянно меняется и переполнен неожиданными встречами. Что я делаю? Я пишу короткие тексты, и это привлекает внимание из названия.
Например: ПРОИЗВОДСТВО ОСТАНОВЛЕНА НА ЗАВОДЕ TUCUMAN… а затем объяснение, что машина сломалась и т. Д. И т. Д.
Если бы заголовок был ПРОБЛЕМЫ ВРАЩАЮЩЕЙСЯ МАШИНЫ, эффект был бы совсем другим.
Короче говоря, забота о словах позволяет повысить продуктивность бизнеса за счет уменьшения недопонимания и точного выделения того, что необходимо.
Если у вас есть хорошая идея, изложите ее.
И если вам нужна помощь, мы здесь для этого.
