Матрица внутреннего контроля - это инструмент, возникающий из настоятельной необходимости действовать проактивно, чтобы подавить и / или значительно уменьшить множество рисков, которым подверглись различные типы организаций, частные или государственные, с помощью или некоммерческая.
Множество норм и правил, будь то налоговые, трудовые, экологические, потребительские, бухгалтерские, банковские, корпоративные, фондовые биржи, среди прочего, исходящие от национальных (федеральных), провинциальных (штата) и муниципальных организаций, обязывают администрации организации должны быть очень внимательны к рискам, которые несоблюдение этих требований представляет для их активов.
К этому следует добавить необходимость проверки соблюдения как внутренних правил, так и различных стандартов безопасности и внутреннего контроля, а также проверки подчинения различных областей или секторов политике компании.
Как видно из вышеизложенного, несмотря на то, что не были подробно упомянуты все нормативные акты, риски, которым подвержены компании, многочисленны, и они должны быть обязательно взяты под контроль.
Постоянный прогресс, достигнутый в различных странах государственной и полугосударственной бюрократией в отношении частных лиц, привел их к поиску инструментов или инструментов, которые позволяют, как было сказано в начале, «подавлять и / или значительно снижать риски. которому они подвергаются ».
Компания подвержена, с одной стороны, внутренним ошибкам добросовестности, но также и действиям, которые случайно или случайно несут убытки. Если мы возьмем банк в качестве примера, он подвержен недобросовестным действиям его сотрудников, а также его клиентов и поставщиков, возможности совершения нарушений правовых норм, действиям мошенников или воров, отсутствию Положения, касающиеся внутренней безопасности (например, пожары или потеря файлов в компьютерной системе). Любое из этих событий приводит к экономическим потерям для организации. Убытки, которые во многих случаях могут поставить под угрозу саму преемственность компании. Давайте подумаем, что означает вычитание формул или планов, касающихся производственных процессов или продуктов,или незаконная продажа клиентских баз данных конкурентам.
Не менее важны убытки, которые из-за дефектов производственных процессов влияют на качество продуктов и услуг, а вместе с ними и на затраты (переработка, гарантии, отходы), а также на ухудшение репутации компании.
Очень немногие компании имеют политику, планы и методологии, которые систематически используются для избежания упомянутых выше рисков. Как правило, они действуют частично, исходя из опыта, интуиции или плана.
Сегодня ни одна серьезная компания, независимо от того, стремится ли она к совершенству или нет, не может продолжать работать таким образом. Один из очень серьезных недостатков внешнего аудита заключается именно в том, что он не контролирует и не оценивает внутренний контроль в целом, а также не оценивает аудируемые компании с системной точки зрения. Давайте подумаем в этом отношении о последствиях, которые потеря ультраконфиденциальной информации оказывает на экономическую ценность компании, например, о разработке фармацевтического продукта, который еще не запатентован.
По этим причинам этот инструмент контроля также очень полезен для внешнего аудита.
Что такое матрица внутреннего контроля?
Это способ мышления, планирования, делегирования полномочий, принятия решений и решения проблем, а также видения организации в целом.
Это образ мышления, потому что анализ взаимосвязи различных продуктов, услуг и сфер деятельности компании с внешними и внутренними нормативными положениями, а также с принципами внутреннего контроля и безопасности приводит как должностных лиц, так и внутренние (или внешние) аудиторы и руководство различных областей, чтобы спросить себя, как, если вообще, различные нормативные акты влияют на их процессы и деятельность, или узнать о существовании или отсутствии нормативных положений, касающихся тот же самый.
Можно задаться вопросом, сколько раз организации несут ответственность за финансовые санкции за невыполнение формальных обязанностей только за то, что они не выполнили расследования или не спланировали контроль и соответствующие действия.
Это способ планирования, поскольку должностные лица организации устанавливают количество проверок, которые должны выполняться за период времени, какие элементы или ресурсы будут доступны, какие анкеты будут использоваться и кто будет их готовить. С одной стороны, посредством делегирования назначаются те, кто отвечает за осуществление контроля.
Поскольку матричная система использует оценки эффективности, аспекты или области наибольшего риска, которые возникают из самых низких оценок, являются теми, в которых корректировки и исправления должны быть приоритетными, в том числе путем анализа причин. По низким оценкам можно узнать причины, которые их порождают, и таким образом принять наилучшие меры, направленные на их устранение.
Как это Матрица и как она работает?
В указанной Матрице у нас есть, что в столбцах записаны Внешние и Внутренние правила, а также Принципы и Политики, применение которых необходимо проверить.
На стороне строки у нас есть продукты, услуги, области / секторы - виды деятельности / процессы, которые происходят в компании.
Таким образом, после размещения заголовков столбцов и строк их уместно связать друг с другом (пример: продажи / национальные налоги «Пункт 1.1») на основе правил и принципов, которым должны соответствовать области, виды деятельности и продукты. Если нет взаимосвязи между элементом в строке и элементом в столбце, это пространство отменяется (закрашено) (Пример: Исследования и разработки не имеют правила применения Центрального банка).
Баллы, присвоенные каждому квадрату, соответствуют применимым контрольным анкетам и Руководству по аудиту, таким образом, они также будут служить для распределения ресурсов в контрольном бюджете, а также для определения количества контрольных проверок по периодам и делегирования ответственности за соответствующий контроль.
Начиная с этой матрицы, эти точки дезагрегированы. В случае продаж, они подпадают под действие национальных налоговых положений, которые, с одной стороны, относятся к правилам выставления счетов, а с другой стороны - к представлениям, налогу на добавленную стоимость и к документации, относящейся к клиентам. Затем на основе этого будут сформированы анкеты для проверки того, что различные пункты матрицы должным образом заполняются.
Анкеты имеют первый столбец, соответствующий номеру рассматриваемого вопроса, второй - соответствующий вопрос, а третий и четвертый соответствуют ДА или НЕТ. (См приложение). Количество SI для каждой анкеты делится на общее количество вопросов в анкете и умножается на 100, чтобы получить процент соответствия или эффективности, который будет применяться на основе 10 для получения баллов по анкете.
Пример: если в анкете 8 вопросов, из которых 5 имеют ДА, процент составляет 62,50%, а оценка - 6,25 балла. Точно так же, если бы в другой анкете было 10 вопросов, из которых 5 были утвердительными, процент был бы 50%, а балл - 5. Таким образом достигается довольно объективный анализ. Но не все вопросы одинаково важны, поэтому систему можно улучшить, придав ей вес. Таким образом, второстепенные аспекты получают 1 балл, аспекты среднего уровня - 2 балла, а основные вопросы - 3 балла. Пример: Для вопросника из 10 вопросов, где 3 имеют значение 1, четыре - значение 2 и 3 - значение 3, максимальная оценка будет 20 баллов. Если положительный ответ был 2 из одного балла, 2 из двух баллов и 1 из трех баллов, полученное составляет 9 баллов,при этом процент эффективности составляет 45%, а оценка - 4,5.
Оценка вместо единицы, два и три может быть единицей, тремя и пятью, чтобы сделать окончательную оценку более чувствительной к наиболее важным аспектам.
То же самое рассуждение применяется для получения баллов, соответствующих каждому пункту матрицы, таким образом, если подсчитать определенный балл матрицы с четырьмя анкетами, максимальный балл при положительном ответе на все вопросы составит 40 баллов, а всего 35 баллов, процент эффективности 87,05% и оценка 8,71 балла.
Наконец, учитывая, что не все области - виды деятельности или продукты подлежат одинаковому количеству контрольных точек, все контрольные точки умножаются на 10 для получения максимально возможной оценки, очки, полученные в соответствии с предыдущим абзацем, складываются и Его делят на указанный максимум, получая оценку эффективности по площади. Посмотрим: область или активность «Продажи» из 14 ящиков имеет 11 контрольных точек. Если мы умножим 11 на десять, мы получим максимум 110 очков. Предположим, что максимальная оценка в 80 баллов возникает в результате проведенного контроля, процент эффективности составляет 72,72%, то есть оценка 7,27.
Тот же критерий применим к столбцам, так что мы имеем, что «Реестр собственности» имеет шесть полей оценки из 12, так что максимальная оценка составляет 60 баллов. Если получено 60 баллов, у нас будет 100% эффективность и 10 баллов.
На основе итоговых значений по строке (области, виды деятельности / процессы, продукты / услуги), итоговых значений по столбцу и баллов по ячейке упорядочивается уровень приоритетов для анализа и решения проблем.
Таким образом, низкая оценка в полях продуктов и услуг по стандартам ISO 9000 и ISO 14000 будет указывать на проблемы с точки зрения контроля качества, на которые следует немедленно обратить внимание.
Следует отметить, что общее количество столбцов в Матрице зависит, например, от количества и содержания в соответствии с правилами каждого места или страны, а также от видов деятельности, которые развивает контролируемая компания. Так, например, нормы, касающиеся предоставления информации официальным органам промышленной статистики, могут быть добавлены в зависимости от конкретного случая.
Таким образом, исходя из общих баллов, наблюдаемых в этой матрице, проблемы наблюдаются в области закупок (результат очень неэффективного соблюдения требований налогового законодательства, качества и внутреннего контроля), со стороны регуляторов наблюдается низкая эффективность соблюдения требований. положениям Правил ISO 9000 / ISO 14000 и положениям Центрального банка (создание кредитных портфелей и специальной информации, необходимой контролирующему органу для доступа к банковскому финансированию; что может привести к сокращению в кредитных линиях или повышение процентной ставки).
Выводы
Таким образом, у нас есть, что высшее руководство может проверить с помощью матрицы контроля, что все средства контроля соблюдаются, кто отвечает за такие проверки, когда они в последний раз выполняли контроль для каждой точки и с какими частота. В зависимости от относительной важности различных точек и проблем, которые они имеют, будет отдан приоритет контроля и исправления.
Лица, отвечающие за области, и лица, ответственные за контроль, независимо от того, являются они внутренними или внешними аудиторами, могут проверять и обосновывать на основе матрицы (матричного обоснования) соблюдение различных положений.
Матрица учитывает 100% факторов риска и, таким образом, является мощным средством предотвращения или исправления дефектов, наносящих ущерб активам и финансам предприятия.
Матрица контроля придает такое же большое значение соблюдению налоговых положений, как и контролю во избежание мошенничества или обеспечению качества продуктов и услуг, а также защите человеческих ресурсов, среди прочего. По этой причине быстрый просмотр указанной матрицы, распечатанной или с помощью монитора, директорами позволяет им узнать области, которые ставят под угрозу компанию, и приступить к анализу причин или причин, а затем применить соответствующие меры корректировки.
В конечном счете, Материнская компания является источником прибыли, поскольку ее цель состоит в том, чтобы устранить или уменьшить убытки, вызванные мошенничеством, отсутствием страховки от рисков, низким уровнем качества, несоблюдением положений законодательства, недостатком информации. оптимальный среди прочих.
Как говорят североамериканцы: «баскетбольные матчи начинаются с победы с хорошей защиты». Бесполезно набирать много очков, если противник нас больше конвертирует. Таким же образом, это будет мало пользы работать и генерировать продажи, если большая часть этого поглощена потерь от невнимательности, отходов и отсутствие контроля.
Каждый сектор или контрольная точка Матрицы представляет собой звено в цепочке, а прочность цепи зависит от ее самого слабого звена, отсюда важность превентивной проверки соответствия различным аспектам, касающимся компании, и корректировки после контроля аспекты, области, процессы, действия, нормы и принципы с более низким или неудовлетворительным уровнем эффективности.
Скачать оригинальный файл
