В деловом мире для того, чтобы компания была успешной в дополнение к реализации стратегий, которые позволяют ей достигать своих целей и предлагать качественный продукт, отвечающий потребностям клиентов, необходимо, чтобы ее процессы были хорошо стандартизированы и соответствовали требованиям. необходимо для эффективного выполнения каждого из видов деятельности. Картирование процессов - важный инструмент для повышения производительности, выявления улучшений в деятельности, выполняемой ежедневно, а также определения обязанностей каждого сотрудника в процессах. Это приведет к хорошему управлению ресурсами организации, а также к обеспечению своевременного соблюдения установленных целей.
Базовые концепции
картографирование
Согласно Королевской испанской академии, термин «карта» означает «определить местоположение и графически представить относительное распределение частей целого; как гены в хромосомах. Перенос концептуальных систем или структур на карту »(Real Academia Española, nd)
Под картированием понимается «реализация карты или набора элементов одного типа или категории, имеющих определенное пространственное распределение». (Оксфордские словари, nd)
Основываясь на предыдущих определениях, термин сопоставление можно интерпретировать как способ графического представления компонентов, действий, структур, среди прочего.
Обработать
«Обработка или набор операций, которым подвергается вещь, чтобы ее усовершенствовать или преобразовать» (Oxford Dictionaries, nd)
«Набор последовательных фаз природного явления или искусственной операции». (Королевская испанская академия, nd)
Выполнение бизнес-процесса требует материальных и / или человеческих ресурсов, чтобы повысить ценность его результата. Входы - это сырье, продукты или услуги от внутренних и внешних поставщиков, которые питают процесс. Выходы - это продукты или услуги, которые удовлетворяют потребности внутренних и внешних клиентов. (Управляйте своей компанией, да)
Под процессом понимается набор действий и / или операций, выполняемых для преобразования ресурса в продукт. Этот процесс может быть естественным или искусственным, то есть созданным для определенной цели.
Отображение процесса
Отображение процесса - это набор графиков, полезных для ясности работы организации, который улучшает коммуникацию на трех уровнях (управленческий, тактический, операционный) и устанавливает роли и обязанности для выполнения действий в соответствии с стратегические цели. (Бриеньо, 2013)
Иллюстрация 1 Коммуникация на трех уровнях.
Коммуникация на трех уровнях
Начиная с предыдущего определения, отображение процессов - это деятельность, которая позволяет представить и графически описать процессы, выполняемые в организациях, а также операционный поток и его взаимосвязь с другими процессами.
Одна из основных целей составления карты процесса - выявить все действия, роли и преобразование входов в продукты или результаты.
Помимо возможности выявления действий, которые задействованы в каждом процессе, отображение позволяет измерять с помощью индикаторов производительность каждого процесса по отношению к задействованным действиям и задачам. Таким образом, помимо снижения рисков, можно оценить назначенный ресурс и затраты, связанные с его выполнением.
Функция отображения процесса
Основная функция отображения процессов заключается в том, что организации могут стандартизировать свою работу, четко определяя обязанности ролей, которые участвуют в компании.
Поскольку существует контроль в работе и улучшение способов создания стоимости, гарантируется, что задачи и действия выполняются эффективно в соответствии с правилами компании для достижения поставленных целей.
Среди основных функций отображения процессов:
Иллюстрация 2 Основные функции отображения процесса.
Основные функции отображения процессов
Помимо упомянутых основных функций, отображение процессов служит для:
- Выявление текущих и будущих потребностей потребителей. Привлекайте сотрудников компании и знайте их обязанности. Управляйте ресурсами и задачами как процессами. Обнаруживайте конкурентные преимущества. Обеспечивайте единство и направление.
Сбор информации для отображения процесса
Среди наиболее распространенных вариантов выполнения картирования процесса:
Иллюстрация 3 Варианты сбора информации при отображении процессов.
Варианты сбора информации при отображении процессов.
Методы составления карт, анализа и улучшения процессов
Существует большое количество методов для картирования процессов, однако есть три основных метода, позволяющих обнаруживать элементы, составляющие каждый процесс, а также улучшения, которые могут быть реализованы в краткосрочной, среднесрочной и долгосрочной перспективе.
Методы составления карт, анализа и улучшения процессов
Техника 5W1H
Метод 5W1H является одним из наиболее часто используемых для обнаружения компонентов, участвующих в процессе, инициалы слова относятся к словам на английском языке:
- Что (Что) Где (Где) Кто (Кто) Когда (Когда) Почему (Почему) Как (Как)
Этот метод основан на ответах на ряд вопросов, которые могут варьироваться в зависимости от характеристик процесса. После того, как процесс известен и проблемы были обнаружены, будь то действия, критические моменты или взаимосвязь между ролями, следующим этапом является формулирование стратегии решения проблемы.
Матричная техника GUT
Это метод, используемый для определения приоритетов проблем, выявленных в процессах, каждое начальное значение имеет значение:
- G ravity: Степень потери, если письма не будут приняты в этом вопросе. U rgencia: Это может произойти, если не будут приняты меры немедленно. Т раздирает: проекция представляет, что ухудшение, если решения отложены.
Классификация процессов
Чтобы выполнить отображение процессов, важно определить общее количество процессов в организации, а также их тип, чтобы показать взаимосвязь в каждом из них.
Иллюстрация 4 Классификация процессов.
Классификация процессов
Ключевые процессы
Это те основные процессы, в которых выполняются основные задачи бизнеса, то есть те, которые имеют наибольшее влияние на удовлетворенность клиентов.
Ключевые процессы напрямую связаны с миссией компании. Осуществляемая деятельность потребляет значительную часть ресурсов, поскольку от них зависит удовлетворение потребностей и требований потребителей. Оптимизация и улучшение этих процессов имеют решающее значение для конкурентоспособности организации и могут способствовать достижению стратегических целей, а также миссии и видения организации.
Чтобы выявить ключевые процессы, необходимо определить и понять потребности потребителей посредством прямого контакта или опросов удовлетворенности.
Процессы поддержки
Вспомогательные процессы - это те, которые обеспечивают ресурсы и поддержку ключевых процессов, то есть в рамках этой классификации большинство внутренних процессов организации, не принадлежащих другим группам.
Хотя результаты этого типа процесса не получаются напрямую потребителями, они необходимы для правильного функционирования ключевых процессов, так что они также очень важны для достижения общих целей.
Стратегические процессы
В эту классификацию входят процессы, отвечающие за управление взаимоотношениями организации с окружающей средой, а также за способ принятия решений об улучшениях и планировании компании.
Эти типы процессов выполняются руководством и будут документированы вместе с диаграммами и подробным описанием задач, из которых они состоят, для принятия контрольных действий и постоянного улучшения на их основе.
Представление процесса
После того, как процессы были идентифицированы и классифицированы, важно представить их надлежащим образом, для этого есть некоторые инструменты, которые позволяют получить простой обзор процессов, а также действий, которые их составляют.
Диаграмма черепахи
Это схема, широко используемая во внутренних и внешних аудитах, поскольку они описывают входы, выходы и средства измерения процесса, диаграмма основана на форме черепахи, в которой четыре ноги используются для ответа на четыре ключевых вопроса.:
- С кем? С чем? Как? Сколько?
Голова и хвост черепахи используются для формирования вопросов, касающихся входов процесса (которые должны быть получены) и выходных данных процесса (что доставить, чтобы оправдать ожидания), наконец, панцирь используется для формирования название процесса.
Диаграмма черепахи обычно используется в автомобильной (ISO / TS 16949), пищевой (ISO 22000), аэрокосмической (AS9100C) и общей (ISO 9001) промышленности.
Инструмент способен определять шесть ключевых аспектов:
Диаграмма ключевых аспектов черепахи
- Входы: представляют внутренние и внешние требования клиентов. Выходы: результаты процесса (данные, конечный продукт, статистические данные, удовлетворение потребностей клиентов) Что: представляет те нечеловеческие ресурсы, которые необходимы для функционирования процессов Кто: Эти человеческие ресурсы, необходимые для завершения каждого процесса. Как: Эти необходимые операционные средства контроля. Меры: Представляет показатели эффективности, которые модифицируют успех или неудачу процессов.
Иллюстрация 5
Диаграмма черепахи
Схема SIPOC
Это инструмент, используемый в области 6sigma и в управлении процессами, который позволяет легко визуализировать процессы, идентифицируя каждую из частей, которые участвуют в указанном процессе, его название происходит от аббревиатуры на английском языке S upplier - Я nputs - Р rocess - О utputs - С ustomers.
Иллюстрация 6 Компоненты диаграммы SIPOC.
Компоненты схемы SIPOC
- Поставщики: те люди, которые предоставляют ресурс процессу Вход (входы, ресурсы): все, что необходимо для выполнения процесса (человеческие ресурсы, материалы, информация) Процесс (процессы): группа задач которые преобразуют входы в выходы, обеспечивая им добавленную стоимость. Выход (выход, продукт): конечный продукт, то есть то, что доставляется в соответствии с запрошенным заказом. Клиент (клиент): они представляют тех людей, которые получают конечный результат процесса, Важно подчеркнуть, что целью является удовлетворение потребностей клиентов.
Диаграмма SIPOC очень помогает графически отображать следующие аспекты:
- Качество, включенное в процесс (сырье, внешняя информация и т. Д.) Качество того, что делается в процессе (результат каждой из задач, а также взаимоотношения с другими).
Символы, используемые для построения карты процесса
При отображении процессов используются различные символы для представления соединений, процессов, взаимодействий, среди других действий, эти символы должны быть совместимы с контекстом и передаваемым сообщением.
| Условное обозначение | название | Описание |
|
|
Стрелка блока |
Он также используется в цепочке создания стоимости и используется для представления процессов или групп процессов. Его можно использовать на различных позициях для сбора процессов всех видов, но, прежде всего, стратегических и вспомогательных. |
|
|
Прямоугольник или прямоугольник |
Он используется для определения процессов. Его часто используют в линейных картах и при развертывании процессов. |
|
|
Круг |
Его функция такая же, как у прямоугольника, который должен символизировать процесс. |
|
|
Стрелка |
Он используется для обозначения связи или взаимосвязи между процессами. Он обозначает существующие связи между двумя или более процессами, указывая направление продвижения. |
|
|
Пунктирная стрелка |
Используется для обозначения условного соединения процессов. Он обычно используется, когда связь между процессами не является непосредственной (один процесс не обязательно ведет к другому), поскольку связь зависит от выполнения определенных обстоятельств. (Эти условия можно отмечать параллельно стрелкой). |
|
|
Распределительная коробка |
Обычно он используется для упрощения количества линий, предотвращения пересечений или обозначения всех возможных взаимосвязей. Таблица со стрелками используется для помощи в реляционном распределении, и ее использование является дискреционным. |
Ключевые элементы в картировании процессов
Иллюстрация 7 Ключевые элементы в картировании процесса.
Ключевые элементы в картировании процессов
- Поставщик: это лицо или организация, которые предоставляют входные данные, они могут быть внутренними или внешними по отношению к компании. Входные данные: это все входы или продукты других процессов, внутренних или внешних, которые необходимы для выполнения действий и задач текущий процесс. Деятельность: это набор задач, которые связаны и взаимосвязаны, их выполнение способствует выполнению определенной функции. Результат: это продукт или услуга, являющиеся результатом действий, выполненных в процессе, которые направлены на клиентов. Клиент: представлен той организацией или лицом, которое получает продукт, он может быть внутренним или внешним по отношению к организации.
Карты процессов
Карта процессов определяется как графическое представление процессов, выполняемых в компании. Важно отметить, что это глобальное представление процессов, а не отдельное представление каждого из них. Карты процессов подразделяются на:
Обычная карта процесса
Самый распространенный, так как он состоит из стратегических, операционных и вспомогательных процессов. Стратегические процессы расположены в верхней части, операционные процессы - в центре, где также представлена цепочка создания стоимости, а вспомогательные процессы - в нижней части.
Слева находятся требования потребителей, которые представляют те входные данные для тех продуктов и услуг, которые должны быть созданы, а с правой стороны - удовлетворенность потребителей, которая представляет те цели, которые должны быть достигнуты компанией.
Иллюстрация 8 Стандартная карта процесса.
Обычная карта процесса
Формальная карта процесса
Этот тип карты процесса возникает как следствие классификации, предложенной ISO, поскольку она обычно используется в организациях, сертифицированных по ISO 9001.
- Процессы управленческой деятельности Для реализации продукта Процессы обеспечения ресурсами Измерение Анализ и улучшение
На карте процессы должны быть упорядочены в пространственном и логическом порядке в соответствии с фундаментальными принципами стандарта.
Иллюстрация 9 Формальная карта процесса.
Формальная карта процесса
Карта линейного процесса
Этот тип карты основан на блок-схемах, чтобы иметь возможность представить каждый из процессов в компании, каждый прямоугольник представляет процесс, и, в отличие от блок-схемы, на ней обычно отсутствует ромб, представляющий процесс принятия решений.
Иллюстрация 10 Пример линейной карты процесса производства обуви.
Карта линейного процесса
Пример линейной карты процесса производства обуви
Преимущества отображения процесса
Внедрение картографирования процессов в организациях, помимо возможности обнаружения каждого из процессов, выполняемых в компании, и возможности визуализировать их в простой форме, приносит большие преимущества, поскольку, помимо регистрации всех выполняемых действий, можно визуализировать отношения между ними.
Среди основных преимуществ:
Иллюстрация 11 Основные преимущества отображения процесса.
Основные преимущества картографии процессов
- Привести компанию к ее стратегическим целям: это позволяет организации иметь прозрачную операционную модель процесса в своей деятельности, в дополнение к бизнес-модели, которая генерирует надежную информацию для принятия решений и измерения эффективности каждого процесса. и отвечает за это, чтобы обеспечить соответствие установленным целям. Эффективная организационная структура: позволяет организации иметь четко определенные функции и процессы в цепочке создания стоимости с поставщиками и потребителями. Согласование ролей и обязанностей: лучший контроль в процессах организации, поскольку происходит улучшение потока информации об основных функциях компании, а также правильное определение ролей и обязанностей. Сообщение целей и объема каждого процесса:Есть четкое сообщение о целях и задачах. Установление операционных политик. Эффективный операционный поток: Установление уровней обслуживания между клиентами, поставщиками, а также показателей эффективности каждого из процессов, таким же образом определяются возможности для улучшений и исправлений. Операционный контроль для эффективного управления организация: он создает возможности для организации, выявляя области для улучшения посредством новых проектов или исправлений, в дополнение к постоянному совершенствованию.Точно так же определяются возможности для улучшений и исправлений.Операционный контроль для эффективного управления организацией: он создает возможности для организации, выявляя области, нуждающиеся в улучшении, посредством новых проектов или исправлений, в дополнение к постоянному совершенствованию.Точно так же определяются возможности для улучшений и исправлений.Операционный контроль для эффективного управления организацией: он создает возможности для организации, выявляя области, нуждающиеся в улучшении, посредством новых проектов или исправлений, в дополнение к постоянному совершенствованию.
вывод
Картирование процессов - очень важный инструмент для организаций. В дополнение к обнаружению процессов, которые ежедневно выполняются в вашей деятельности, с помощью карты процессов можно определить роли, которые участвуют в каждом процессе, и обязанности каждой роли для выполнения установленных целей.
Подробный обзор процессов позволяет организации стандартизировать, чтобы весь персонал знал и понимал руководящие принципы, которым необходимо следовать для достижения общих целей. Точно так же можно определить области возможностей и постоянного улучшения в организации.
Ссылки
- Alteco. (SF). Консультанты Alteco по развитию и управлению. Получено из карты процесса. Управление процессами: https://www.aiteco.com/origen-del-mapa-de-procesos/Brieño, M. (30 марта 2013 г.). SlideShare. Получено из сопоставления процессов: https://es.slideshare.net/mabrieno/mapeo-de-procesos-curso-1 Управляйте своей компанией. (09 октября 2018 г.). Управляйте своим бизнесом. Получено из Что такое отображение процесса? - Преимущества отображения процессов: https://blog.conducetuempresa.com/2018/10/que-es-un-mapeo-de-procesos.html Ведение вашей компании. (SF). Управляйте своим бизнесом. Получено из Что такое отображение процесса? - Преимущества отображения процессов: https://blog.conducetuempresa.com/2018/10/que-es-un-mapeo-de-procesos.html Herrera, W. (20 февраля 2009 г.). Slideshare. Получено от Process Management: https: //es.slideshare.net / Willy256 / mapping-of -cesses-1052895 Oliveira, W. (28 июня 2017 г.). Heflo. Получено из Что такое отображение процесса? Узнайте о преимуществах: https://www.heflo.com/es/blog/mapeo-procesos/que-es-el-mapeo-de-procesos/Oxford Dictionaries. (SF). Испанские оксфордские словари. Получено в результате процесса: https://es.oxford dictionaries.com/definicion/procesoOxford Dictionaries. (SF). Испанские оксфордские живые словари. Получено с сайта Mapeo: https://es.oxford dictionaries.com/definicion/mapeoPacheco, J. (8 декабря 2017 г.). Heflo. Получено из раздела Как поэтапно отображать процессы в 11 простых шагов: https://www.heflo.com/es/blog/mapeo-procesos/mapear-procesos-paso-a-paso/Pacheco, J. (29 ноября, 2017). Heflo. Получено с помощью 3 методов картирования, анализа и улучшения процессов: https: //www.heflo.com / es / blog / mapping-процессы / методы-анализ-процессы-улучшения / Королевская испанская академия. (SF). Словарь испанского языка. Получено в процессе: https://dle.rae.es/?id=UFbxsxzReal Academia Española. (SF). Словарь испанского языка. Получено с Mapear: https://dle.rae.es/?id=OJv1tf7Rincón, A. (16 июня 2017 г.). Gestiopolis. Получено из определения и этапов отображения объема процесса: https://www.gestiopolis.com/definicion-fases-del-mapeo-alcance-procesos/Softgrade. (SF). Softgrade. Получено из Как составить карту процесса? Источник: https://softgrade.mx/como-hacer-un-mapeo-de-procesos/Vázquez, Y. (6 июня 2014 г.). Колонна университета. Получено из Что такое отображение процесса и для чего оно?: Http://yeux.com.mx/ColumnaUniversitaria/que-es-y-para-que-sirve-un-mapeo-de-procesos/Vázquez, Y,(6 июня 2014 г.). Университетская колонна. Получено из Что такое отображение процесса и для чего оно?:
