Картирование процессов как организационный инструмент

Потребность в создании вещей для улучшения качества нашей жизни восходит к доисторическим временам, когда первые люди создавали инструменты, облегчающие их повседневную деятельность и позволяющие выжить и адаптироваться к изменениям, которые повлекли за собой создание нового дома. Усовершенствование началось с того, что ремесленник перешел в индустрию, где на этом этапе было внедрено другое оборудование, позволяющее повысить производительность.

Организации не довольствовались увеличением своей производительности до определенной степени и, следовательно, анализировали свою среду, пока не достигли стандартизации своих процессов. Спустя годы внедрение информационных технологий дало неожиданный поворот стратегическим целям компаний, с которых начинались дисциплины управления знаниями.

организационно-инструмент-процесс-отображение

Таким образом, в компании, чтобы быть конкурентоспособной, недостаточно разработать амбициозные планы и стратегии, также важно, чтобы процессы, которые ее формируют, были четко определены, оптимизированы и известны людям, составляющим организацию; Таким образом, каждый в компании знает, какие функции нужно выполнять и как выполнять их эффективно.

Вот почему в этой теме мы проанализируем тему Process Mapping, которая с помощью графиков позволит нам увеличить ценность в производственной цепочке.

Будут представлены определения процессов и отображение, чтобы привести к общему определению. Объем, который получает организация при реализации сопоставления. Установление процесса для выполнения картографии и спецификаций, которые должны быть выполнены, чтобы этот инструмент принес ожидаемые выгоды.

1. ИСТОРИЯ.

Истоки делового / производственного развития делятся на 5 этапов или поколений, о которых я упоминаю ниже.

Первое поколение: оно было получено за счет количества труда, поголовья скота и даже площади, которую они содержали.

Второе поколение: рассчитывалось по количеству рабочей силы, поголовью скота и даже по площади, которую они содержали.

Третье поколение: АСУ ТП, начало стандартизированной работы. (Производственные системы «Генри Форд», системы затрат, системы бухгалтерского учета и др.).

Четвертое поколение: информационные технологии.

Пятое поколение: дисциплины управления знаниями, ориентированные на обучающиеся организации.

Шестое поколение: создание ценности за счет инноваций.

Истоки картографии процессов начинаются во втором поколении развития бизнеса, когда схемы машин появляются вместе с научным методом, который дает начало изучению работы. «Гилбрет», как стали известны Лилиан и Фрэнк, начинают с изучения работы и вместе с другими сотрудниками создают:

Бимануальные диаграммы Диаграммы человек-машина Диаграммы работы Диаграммы операций Диаграммы последовательностей Аналитический курс (Альварес, 2015)

2. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ.

Чтобы лучше понять эту методологию, необходимо четко понимать определенные концепции, связанные с этой темой. Мы начнем с концепции отображения и, следовательно, с определения процесса.

Концепция картографии Королевской академии испанского языка определяется следующим образом: «Найдите и графически представьте относительное распределение частей целого». (Испанский, 2001)

Теперь мы собираемся определить процесс, в котором Королевская академия языка

Эспаньола определяет это как «набор последовательных фаз природного явления или искусственной операции. (Испанский, 2001)

Для ISO 9000: 2000 это «набор взаимосвязанных или взаимодействующих действий, которые преобразуют входные элементы в результаты». (ISO9001, 2016)

Таким образом, мы можем сказать, что процесс - это систематическая серия действий, направленных на достижение цели. Это последовательность действий, задач или шагов, которые преобразуют входные данные в выходные. Рабочий процесс увеличивает ценность входов, трансформируя их или используя входы для создания чего-то нового, например: на мебельной фабрике мы могли бы определить область, ответственную за закупку древесины, одну - за дизайн мебели, двор. и сборка мебели, одна для окраски и детализации, а другая для продаж и обслуживания клиентов, все эти области должны взаимодействовать как заказчик и / или поставщики, координируя окончательную доставку продукции (мебели),Понятно, что если какой-либо из них не выполняет свою функцию должным образом, это повлияет на производительность следующего процесса или подпроцесса и, как следствие, на общую производительность предприятия.,

Теперь с помощью этих концепций мы можем структурировать определение Process Mapping, но важно знать определение, данное другими авторами и статьями, имеющими отношение к этой теме.

Это методология, позволяющая графически представить процесс с указанием последовательности выполняемых задач. Это качественный инструмент, направленный на улучшение существующих процессов с целью их оптимизации. (Корпорация, 2012 г.)

Это графическое изображение того, как сотрудники организации выполняют свою работу, с указанием порядка и взаимодействия задач, составляющих каждый из процессов. (Pemex, 2013)

Это действие, которое выполняется для создания графического представления (карты) конкретного рабочего процесса в компании, показывая входы, выходы и последовательность действий (Nacional, 2013)

Исходя из этих концепций, мы можем определить Process Mapping как схематический инструмент, который отображает уровни процессов и деятельности организации, чтобы понимать, анализировать и улучшать их; для повышения удовлетворенности клиентов и повышения эффективности бизнеса.

Чтобы выполнить хорошее картирование процессов, необходимо увидеть классификацию процессов, чтобы идентифицировать и контролировать процессы в компании.

Рабочие процессы.

Это действия, которые оказывают прямое влияние на предоставление услуги и оценку клиентов. Они повышают ценность услуг и связаны с миссией, видением и бизнес-концепцией компании.

Поддержка процессов

Это те действия, которые клиент не воспринимает напрямую, однако они важны для выполнения операций и процессов управления, поскольку они составляют входные данные, необходимые для выполнения операции.

Процесс управления.

Это действия, которые позволяют организации управлять, оценивать, отслеживать, измерять и проверять соответствие целям и индикаторам, полученным в результате каждого процесса.

Управленческие процессы.

Он задуман с поперечным характером, то есть пересекается в перпендикулярном направлении остальной части процесса. Именно они отвечают за формулирование, коммуникацию, мониторинг и анализ стратегии. (ПЕРЕС, 2004 г.)

Характеристики процесса:

Он должен быть измеримым. Результаты должны быть конкретными. Результативным и понятным для клиентов, имеющих отношение к процессу. Соответствовать конкретному событию.

3. ПРЕИМУЩЕСТВА КАРТИРОВАНИЯ ПРОЦЕССА.

Цель составления карт или диаграмм состоит в том, чтобы графически показать с помощью символов, какие действия выполняются в рамках организации или процесса таким образом, чтобы каждый, кто их читает, мог понять объем и / или выполнить вне процесса.

Карта не должна быть в первую очередь задумана как презентабельный документ, чтобы произвести впечатление, это должен быть полезный документ, который можно поцарапать, изменить и часто пересматривать. Тем не менее, имидж и дизайн важны. Привлекательный внешний вид и удобная для чтения презентация улучшают содержание.

На диаграмме объекты соединены линиями и стрелками, которые показывают нам поток и порядок процедуры или процесса, эти стрелки не указывают взаимодействия, с помощью которых мы определяем, кто доставляет (поставщик), а кто получает (заказчик), необходимо размещать сообщения или легенды для идентификации входов (входов) и продуктов (выходов) каждого процесса или подпроцесса.

Правильное отображение процесса позволяет:

Изучите и поймите все процессы компании. Определите взаимосвязи между процессами и рабочими областями. Проанализируйте компанию на основе выполненных действий и задач.

Преимущества, которые приводят к правильному отображению процесса, следующие:

Представьте глобальное видение организации. Покажите взаимосвязи и их функции в каждой области компании. Облегчите объяснение каждого процесса. Уменьшите количество сбоев во взаимосвязи процессов. Выполните документирование процедур. Содействуйте стандартизации процессов. Увеличьте. производительности и достижения результатов процесса Снижение затрат Повышение качества Противодействие конкуренции Изменение организационной культуры (Эрнандес, 2014).

Системы измерения в картографии.

Каждый процесс содержит операционные стандарты в соответствии с его стратегическими целями, для которых он должен иметь систему измерения, такую как:

Расходы
- Производительность Процент эксплуатации установки.
- Качество продукта процесса Удовлетворенность членов команды процесса.
- Оценка результатов деятельности.Личностное и профессиональное развитие.
- Измерение воспринимается внешним или внутренним заказчиком. (Альварес, 2015)

Индикаторы отображения процесса.

Индикаторы необходимы для улучшения, помня о том, что то, что не измеряется, нельзя контролировать, а тем, что нельзя контролировать, нельзя управлять. Индикаторы позволяют нам интерпретировать происходящее, планировать действия для получения ответов и определять, есть ли необходимость во внесении изменений, и уметь оценивать их последствия.

Эти индикаторы должны ответить на следующие вопросы:

Что мы должны измерять? Где это измерять? Как часто это нужно измерять? Как это измерять? Кто и как часто будет измерять результаты? (Альварес, 2015)

4. ВЛИЯНИЕ И РАЗМЕР В ОРГАНИЗАЦИЯХ.

Влияние на организации.

Ориентируйте организацию на ее стратегические цели.
- Разработайте операционную модель, управляемую процессами, которая обеспечивает прозрачность ее работы. Имейте модель, которая предоставляет надежную информацию для принятия решений. Измерьте производительность каждого процесса и лиц, ответственных за достижение его целей.
Эффективная организационная структура.
- Функции и процессы, определенные в цепочке создания стоимости, ориентированные на удовлетворение потребностей клиентов и затраты
Четкие и согласованные роли и обязанности
- Это улучшает обмен информацией между различными функциями компании и позволяет вам контролировать свои процессы.
Сообщите цели и объем каждого процесса.
- Устанавливаются политики и правила работы.
Обеспечивает эффективное выполнение операции
- Уровни обслуживания устанавливаются между внутренними и внешними клиентами-поставщиками. Устанавливаются показатели эффективности. Выявляются области возможностей.
Операционный контроль для эффективного управления организацией.
- Выявление возможностей для улучшения инноваций.

При использовании методологии картирования результатов появляется возможность получения долгосрочного положительного воздействия в различных областях организации, нуждающихся в улучшении.

5. ВИДЫ ПРОЦЕССНЫХ КАРТ.

Как есть карта процесса

Известный как текущее состояние, это представление о том, как развивается текущий рабочий процесс. Он четко показывает работу процесса доставки продукта или услуги клиенту в реальном режиме, а не так, как должно было быть. (Национальный, 2013).

To - Be карта процесса

Это состояние известно как будущее, это представление о том, как работает новый рабочий процесс после внесения улучшений. Он используется для визуализации результата улучшения процесса после принятия решений в последовательности потоков. (Национальный, 2013).

Идеальная карта процесса.

Он определяется как графическое представление того, как процесс работает в идеальной ситуации, с ограничениями по времени, стоимости и технологии. Он используется для поощрения творчества в рабочих группах с целью изменения процессов.

(Национальный, 2013).

Многоуровневая карта процесса

Его характерно то, что он состоит из нескольких карт процессов, повышающих уровень детализации. На макроуровне карта процесса описывает основной процесс от одного конца до другого в виде серии шагов. Обычно используется символ «шаг процесса», и шаги назначаются линейно. (Национальный, 2013).

Карта межфункционального процесса

Он используется, когда в процессе участвует ряд разных людей или функциональных подразделений компании, поскольку необходимо знать, кто отвечает за каждый этап описанного процесса. Такой тип карты упрощает отслеживание количества передач (управление процессом передается кому-то другому), поскольку из-за этого регулярно возникают ошибки в процессе. (Национальный, 2013).

Карта текущих значений

Это инструмент, используемый для понимания потока материалов и отчетов по цепочке создания стоимости для производства продукта или услуги для клиента. Этот тип карты используется для определения областей, где можно сократить время доставки. Другой особенностью этого типа карты является то, что она обычно является картой макроуровня и содержит обширную информацию о процессе. Точно так же они используются для выявления узких мест, возникающих в процессе, а также областей, требующих улучшения. (Национальный, 2013).

6. УРОВНИ ПРОЦЕССОВ В ОРГАНИЗАЦИЯХ.

Процессы организации представлены на 4 уровнях, и от организации будет зависеть, как их представлять.

На следующем рисунке подробно показаны эти уровни.

Рисунок 1. Отображение уровней в организациях. Посмотреть PDF

Источник: www.gestiopolis.com

На уровнях должны быть размещены входы и выходы, а также описание процесса, что позволит определить области возможностей.

Виды диаграмм в процессах.

Для отображения процесса используются три основные диаграммы, а именно:

Диаграмма взаимосвязей: это инструмент, который позволяет нам анализировать проблему, причины которой связаны сложным образом. Он связывает различные области или функции организации. (Альварес, 2015)

Рисунок 2. Диаграмма отношений. Посмотреть PDF

Источник: www.gestiopolis.com

Междисциплинарная диаграмма: представляет отношения между различными дисциплинами или также называется набором теоретико-практических знаний для понимания потока организации. (Альварес, 2015)

Рисунок 3. Междисциплинарная диаграмма. Посмотреть PDF

Источник: www.gestiopolis.com

Блок-схема: это инструмент, который графически представляет процесс, в котором связаны действия.

Рисунок 4. Блок-схема. Посмотреть PDF

Источник: www.gestiopolis.com

Диаграммы состоят из графических алгоритмов. Алгоритмы - это набор инструкций, упорядоченных и конечных, которые позволяют выполнять действие через последовательные шаги, которые не вызывают сомнений у того, кто его выполняет.

На следующем рисунке показаны эти характерные алгоритмы отображения процесса.

7. ИНСТРУМЕНТЫ КАРТИРОВАНИЯ ПРОЦЕССА.

Организации в зависимости от потребностей могут выбрать несколько упомянутых инструментов отображения процессов.

IDEF (интегрированное компьютерное определение)

Он определяется как методология, используемая для структурированного и иерархического представления действий, составляющих организацию, и объектов или данных, которые поддерживают взаимодействие этих действий.

Это структурированный анализ, который включает иерархию процесса как фундаментальную часть отображения. Используйте диаграммы, текст и глоссарий для глоссария элементов. (Эрнандес, 2014)

Рисунок 6. Диаграмма IDEF. См. PDF-файл Источник: www.gestiopolis.com

Рисунок 7. Схема IDEF со спецификациями. Посмотреть PDF

Источник: www.gestiopolis.com

Картографическое программное обеспечение

В связи с растущим интересом компаний к технике картирования процессов для оптимизации функциональных областей на рынке появились различные типы программного обеспечения, цель которого - снизить сложность разработки схемы процессов и добиться внедрения стандартов. (Эрнандес, 2014)

Логическая работа.

Это интерактивный инструмент для проектирования схем, предназначенный для обучения цифровой логике.

Рисунок 8. Пример логической работы. Посмотреть PDF

Источник: www.gestiopolis.com

Умный розыгрыш.

Это инструмент моделирования, который отличается большим разнообразием режимов моделирования, адаптируясь к любому типу целей, которые мы хотим определить или разработать.

Рисунок 9. Пример Smart Draw. Посмотреть PDF

Источник: www.gestiopolis.com

e- Topware / Бизнес-дизайнер.

Это управляющее программное обеспечение для разработки сложных бизнес-процессов, использующих базовые активы для автоматизации приложений и действий конечных пользователей через ERP., СКМ, CRM ³.

Рисунок 10. Показан дизайнер e-Topware / Business. Посмотреть PDF

Источник: www.gestiopolis.com

Симуляторы

Это метод с помощью программного обеспечения, который позволяет изучить истинный потенциал улучшения процессов до их внедрения. Они являются полезными инструментами для картирования очень сложных процессов. Они также позволяют определять уровни использования денег, людей, времени, узких мест, недостаточно используемых ресурсов и т. Д.

8. РАЗРАБОТКА ПРОЦЕССНОГО КАРТИРОВАНИЯ.

Четко определить результаты или процессы (выходы) организации

Определите клиентов (внутренних и внешних). Определите входы, необходимые процессу для получения каждого из результатов. Определите источник входных данных (поставщиков). Определите основные этапы процесса (подпроцесса). Определите взаимодействия между каждым этапом. Определите процедуры, которые необходимо выполнить. документ для каждого этапа процесса. Определите цели для каждого процесса и числовые индикаторы, которые показывают, насколько далеко или близко к достижению целей. Определите лицо, ответственное за каждый процесс и, где это уместно, за каждый этап, чтобы обеспечить его правильное выполнение. (Корпорация, 2012 г.)

9. ГДЕ ПРИМЕНЯЕТСЯ В ПРОЦЕССЕ КАРТИРОВАНИЯ?

Картографирование используется различными дисциплинами, практиками и стандартами, среди которых:

BPM Business Process ManagementTQM Total Quality ManagementSix SigmaLean ManufacturingTOC Теория препятствий Цепочка добавленной стоимости Портера Международная организация по стандартизации ISO (Альварес, 2015)

10. ОШИБКИ ПРИ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ КАРТИРОВАНИЯ ПРОЦЕССА.

В Process Mapping при его реализации возникают различные ошибки, среди самых распространенных мы находим:

Отсутствие утвержденной методологии
- Это означает, что у сотрудников другой взгляд на применяемую методологию.
Желание начать с исходного уровня.
- Это подразумевает желание решить проблемы, которые мы считаем логичными или примечательными, не осознавая, что это может быть только симптомом, а не основной причиной.
Представьте решение в соответствии с Картографированием.
- Это подразумевает желание манипулировать некоторой информацией, чтобы результат не отображал реальную ситуацию.
Отсутствие планирования мероприятий с ключевыми заинтересованными сторонами.
- Это подразумевает отсутствие людей, вовлеченных в процессы.
Они не готовят мероприятия правильно.
- Это подразумевает отсутствие необходимых ресурсов для выполнения деятельности, задержки, потерю времени и даже неудобства для участников (Alvarez, 2015)

11. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ.

Картирование результатов (MA) - это методология оценки и измерения воздействия программ и инициатив поддержки, финансирования и продвижения, выраженного в форме проектов, мероприятий или стратегий.

Он был разработан Международным исследовательским центром развития (IDRC), государственной корпорацией правительства Канады и одним из самых престижных исследовательских институтов мира. (Эрл, Карден и Смутило, 2002 г.).

Дизайн карты области действия.

Преднамеренный дизайн: этот этап помогает программе достичь консенсуса по «макроуровням», которые она будет создавать, а также спланировать стратегии, которые она должна использовать. На этом этапе необходимо ответить на четыре вопроса:  Почему? (Какое видение хочет внести программа?)

ВОЗ? (Кто прямые партнеры программы?)  Что? (Какие изменения нужно внести?) Как? (Как программа будет способствовать процессу изменений?).

Мониторинг достижений и эффективности: создает основу для непрерывного мониторинга действий программы и прогресса прямых партнеров в отношении достижения достижений. Он в значительной степени основан на систематической самооценке и предоставляет следующие инструменты для сбора данных об элементах, выявленных на этапе преднамеренного проектирования:

Журнал достижений (признаки прогресса) Журнал стратегии (карта стратегии) Журнал результативности (практика организации)

Планирование оценки: позволяет определить и разработать приоритеты оценки для рассматриваемой программы.

На следующем изображении показаны три этапа сопоставления осциллографа и шаги на каждом из этапов.

Рисунок 11. Этапы отображения области действия и шаги.

Источник: www.gestiopolis.com

ВЫВОДЫ

Отображение процессов - очень полезный инструмент в любой области, которую вы хотите реализовать, поскольку он лучше организует процесс, лучше определяет его местонахождение и облегчает выявление областей для улучшения в организации.

Составление схемы объема работ, в свою очередь, выявляет области возможностей в реализации проекта, преимущества и реализацию стратегий, так что его запуск является успешным и охватывает все критические точки, превращая их в сильные стороны.

Комбинация обоих типов сопоставлений, обеспечивающая их правильное размещение, принесет пользу организациям и, следовательно, лучший курс на внешние и внутренние изменения, возникающие при работе над административным процессом.

Тезисное предложение: «Внедрение карты процессов и объемов в процессе покупки и продажи кофе и тростника для содействия развитию первичного сектора в центральном регионе штата Веракрус»

Задача: разработать схему процессов и масштабов для выявления критических точек при покупке и продаже кофе и сахарного тростника для улучшения и продвижения основных программ поддержки для первичного сектора.

БИБЛИОГРАФИЯ

Альварес, М.М. (14 мая 2015 г.). www.gestiopolis.com. Получено с сайта www.gestiopolis.com: http://www.gestiopolis.com/mapeo-de-procesos-y-sualcance/Corporation, C. (2012). Комплексный семинар по процессам. Лима, Перу: «Корпорация качества». Эрл С., Карден Ф. и Смутило Т. (2002). Карта результатов: включение обучения и размышлений в программы поддержки. Канада: IDRC. Española, R. (2001). Словарь Королевской академии испанского языка. Мадрид: ESPASA.Hernández, RN (17 ноября 2014 г.). www.gestiopolis.com. Получено с сайта www.gestipolis.com: http://www.gestiopolis.com/mapeo-de-alcance-deprocesos/ISO9001. (13 сентября 2016 г.). www.iso9001calidad.com. Получено с сайта www.iso9001calidad.com: http://iso9001calidad.com/definicion-de-terminos586.htmlNacional, IP (2013). Семинар по отображению процессов и документации. Pemex. (2013).Учебное пособие по технике надежности. Мексика: обучение без границ. PÉREZ, JA (2004). Управление процессом. Мадрид: ESIC. Для его аббревиатуры от английского Enterprise Resource Planning (Планирование корпоративных ресурсов). Для его аббревиатуры на английском языке Supply Chain Management (Управление цепочкой поставок).³ Для его аббревиатуры на английском языке Customer Relationship Management

Скачать оригинальный файл