Руководства по администрированию - это письменные документы, в которых систематически концентрируется ряд административных элементов, чтобы информировать и направлять поведение членов компании, унифицируя критерии эффективности и порядок действий, которым необходимо следовать для достижения поставленных целей., Они включают в себя правовые, нормативные и административные стандарты, которые были установлены с течением времени, а также их связь с функциями, процедурами и способом организации компании.
Административные руководства представляют собой практическое руководство, которое используется в качестве вспомогательного инструмента для организации и коммуникации, которое содержит упорядоченную и систематическую информацию, в которой четко определены цели, нормы, политика и процедуры компании, что делает их очень полезно для эффективного администрирования.
Они считаются одними из наиболее эффективных элементов для принятия решений в администрации, поскольку они способствуют обучению и обеспечивают точное руководство, требуемое человеческими действиями в каждой из административных единиц, составляющих компанию, в основном на производственной или исполнения, поскольку они являются источником информации, который пытается направлять и улучшать усилия его членов для достижения надлежащего выполнения порученных ему действий.
Его подготовка зависит от информации и потребностей каждой компании, чтобы определить, какие типы руководств должны быть доступны, при правильной подготовке они могут охватывать каждый из аспектов любой составляющей области организации, их объем Он ограничен только требованиями администрации.
Это в высшей степени динамичные документы, которые необходимо периодически пересматривать, чтобы адаптировать и приспосабливаться к меняющимся потребностям любой современной компании, они не должны быть негибкими и ограничивать творческий потенциал членов организации, но должны постоянно реформироваться по мере появления новых идей. которые помогают повысить эффективность компании.
Руководство без пересмотра и анализа, содержание которого остается статичным, устаревает и, будучи далеко не полезным инструментом, может стать препятствием для развития организации.
Руководства стремятся стандартизировать критерии и знания в различных областях организации в соответствии с миссией, видением и целями ее руководства.
Цели и преимущества административных руководств
Среди целей и преимуществ разработки административных руководств:
- Установить политики и установить административные системы организации Облегчить понимание целей, политик, структур и функций каждой области организации Определить функции и обязанности каждого административного подразделения Обеспечить и предоставить персоналу информацию, необходимую для выполнения задач, которые они были доверены и достигли единообразия в рабочих процедурах и ожидаемой эффективности и качества услуг. Позвольте персоналу сэкономить время и силы,Избегайте ненужных функций контроля и надзора Избегайте бесполезной траты человеческих и материальных ресурсов Снижение затрат в результате повышения эффективности в целом Облегчите отбор новых сотрудников и предоставьте им необходимые руководящие принципы для выполнения своих обязанностей Создайте основу для последующего анализа работы и Улучшение систем и процедур Служат основой для обучения и квалификации персонала Понимать план организации всеми ее членами, а также их собственные роли и соответствующие отношения Регулировать изучение, утверждение и публикацию модификаций и изменений, которые вносятся в организации в целом или любого из ее составных элементов.Определите ответственность каждой должности и ее отношения с другими членами организации Четко разграничьте обязанности каждой рабочей области и избегайте межструктурных конфликтов
Ограничения при разработке административных руководств
Несомненно, подготовка и использование административных руководств также имеет свои ограничения, которые в отношении описанных преимуществ имеют меньшее значение:
- Их разработка и обновление требуют больших затрат времени и денег. Они ограничивают инициативу персонала из-за того, что иногда они чрезмерно жесткие и формальные. Цели административных руководств могут вызвать путаницу, поскольку они слишком широки с точки зрения их содержание Некоторые из них трудно интерпретировать и понять, что может вызвать замешательство у сотрудников при выполнении своих обязанностей. Персонал сопротивляется использованию руководств, поскольку они непривлекательны и в большинстве случаев объемны по содержанию. В некоторых случаях профсоюзы используют к Руководствам в качестве инструмента защиты ваших прав, то есть они не делают ничего дополнительного, если это должным образом не указано в Руководстве.
Классификация административных руководств
Классификацию Руководств можно кратко разделить на Общие и Особые, будучи Общими, которые содержат информацию универсального применения для всех членов организации, и Конкретными теми, что их содержание направлено непосредственно на область, процесс или конкретную функцию в нем., Не умаляя важности разнообразия административных руководств, существующих в компаниях, для целей данного текста акцент сделан на трех типах руководств, которые вносят наибольший вклад в понимание основного предмета исследования:
- Организация, правила и процедуры, должности и функции
Руководство по организации
Это руководство, которое в общих чертах и сжато объясняет все эти аспекты общего соблюдения правил в компании, предназначенное для всех ее членов, чтобы помочь им узнать, познакомиться и идентифицировать себя с ним.
В общих чертах он подробно объясняет структуру компании, указывает области, которые ее составляют, и отношения, которые существуют между каждой из них для достижения целей организации.
Его содержание очень разнообразно, и его влияние будет результатом творчества и видения, которые люди, ответственные за его подготовку, пишут в нем. В этом содержании предлагается:
- История и описание компании Миссия, видение и цели компании Законодательство или правовая основа Структура организации (Общая организационная схема) Структура каждой из составляющих областей организации в целом (Организационная структура по областям) Общие правила и политики
Руководство по правилам и процедурам
В этом Руководстве описаны рутинные рабочие задачи посредством описания процедур, используемых в организации, и логической последовательности каждого из ее действий, чтобы унифицировать и контролировать рабочие процедуры и избегать их произвольного изменения.
Они помогают облегчить надзор за работой за счет стандартизации деятельности, избегая дублирования функций и ненужных шагов внутри процессов, они облегчают работу административного аудита, оценки внутреннего контроля и его мониторинга.
Он содержит текст, который указывает стандарты, которые должны соблюдаться для выполнения действий, составляющих процессы, он дополнен блок-схемами, а также формами и формами, которые используются в каждой из описанных процедур.
Рекомендуется подготовить Руководство по нормам и процедурам для каждой из областей, составляющих организационную структуру компании, поскольку разработка только одной в целом представляет собой очень сложный документ, независимо от того, насколько мала организация.
Он состоит из описания каждой рабочей процедуры и правил, связанных с ней; поэтому объединение нескольких из них представляет собой Руководство по нормам и процедурам.
Описание процедур включает следующую информацию:
- Идентификация процедуры Название Область производительности Кодирование Общее описание (цель) Общие правила Ответственный за каждое из действий, составляющих его Шаг или Номер подэтапа (последовательность действий) Описание каждого из действий, которые его составляют
Руководство по позициям и функциям
Это руководство содержит конкретные обязанности и обязательства различных должностей, составляющих организационную структуру, посредством описания рутинных рабочих функций для каждой из них.
Обычно он используется в тех компаниях, которые структурированы функционально, то есть они разделены на секторы, в которых сгруппированы специалисты со схожей подготовкой и интересами, определяющие характеристики каждой должности, разграничивая области полномочий и ответственности, выделяя отношения между каждой функцией организации.
Он описывает иерархический уровень каждой позиции в организации, а также ее отношения зависимости, что означает место, которое позиция занимает в организационной структуре, каким позициям она прямо или косвенно подчиняется и каковы ее отношения с другими. Вакансии.
Подобно Руководству по стандартам и процедурам, также рекомендуется подготовить его для каждой из областей, составляющих организационную структуру компании, поскольку разработка только одного в целом будет представлять собой очень сложный документ, независимо от того, насколько мала организация.
Он состоит из описания каждой должности и идеальных профилей для приема на работу будущих сотрудников; поэтому интеграция некоторых из них представляет собой Руководство по позициям и функциям.
В должностной инструкции содержится следующая информация:
- Идентификационное имя должности Код области производительности Общее описание (цель) Список функций и атрибутов, присущих должности Ежедневно или часто Еженедельно Раз в две недели Ежемесячно Ежеквартально Семестр Ежегодно Время от времени или время от времени Требования к занимающему должность (профиль) Академический уровень Навыки и навыки Технические и / или специальные знания
Методика подготовки административных руководств
Для разработки административных руководств нет универсальных правил или заранее установленных методологий, есть только логические руководящие принципы их формирования, которые можно интегрировать следующим образом:
- Сбор информации Толкование и оформление информации Подготовка руководства Утверждение и обновление руководства
Сбор информации
Сбор информации будет зависеть от конкретных условий подготовки руководства, поэтому на этом этапе необходимо иметь в виду общую цель и конкретные задачи Руководства, определить, кому оно будет адресовано, и какие термины будут использоваться в нем. и все те технические аспекты, которые адаптированы к конкретным характеристикам документа.
Информация должна быть собрана при поддержке персонала всей организации, очевидно, для подготовки общих руководств информация должна собираться с помощью высших органов власти, в то время как для подготовки конкретных руководств информация должна собираться. непосредственно от лиц, ответственных за изучаемые процессы и функции.
Информацию можно собирать посредством прямых интервью с персоналом, анкетирования и прямого наблюдения, рекомендуется использовать три метода и связывать полученную информацию в каждом из них.
Интерпретация и оформление информации
Этап интерпретации и разработки информации - это не что иное, как формирование информации, собранной в соответствии с техническими инструкциями и критериями персонала, отвечающего за их подготовку.
Интерпретация информации означает анализ всех собранных данных, их важности и вклада в разработку Руководства, вероятно, большая часть информации не потребуется для включения ее в документ, поскольку считается, что она не представляет никакой ценности для непосредственных пользователей, но также можно определить, что по-прежнему необходимы некоторые другие данные, и необходим второй этап сбора информации.
Именно на этом этапе результаты информации, собранной в устной форме, сравниваются с информацией, полученной из ответов на анкеты и из того, что наблюдалось на первом этапе.
Очистка и дополнение информации очень важны, чтобы не разрабатывать административные документы, далекие от реальности, так что вся информация во время разработки важна, чтобы она была рассмотрена респондентами и одобрена старшими должностными лицами каждого из Oни.
Дизайн Руководства призван сформировать информацию для создания черновика, который позволит вам четко визуализировать содержание документа и внести необходимые корректировки для его лучшего понимания.
Подготовка руководства
Разработка Руководства - это самый простой, но трудоемкий этап методологии, его цель - создание окончательного документа в соответствии с четкими и единообразными руководящими принципами, с использованием простого языка, который обеспечивает понимание и адекватное применение непосредственными пользователями документа и со всех иерархических уровней организации. Следует избегать использования преувеличенных технических деталей, если это не конкретное руководство для решения технической задачи.
При разработке руководства важно включить выводы и рекомендации, которые помогут облегчить интерпретацию его содержания.
Утверждение и обновление руководства
Этап утверждения Руководств, независимо от их конкретной цели, имеет первостепенное значение для их правильного использования и для продвижения указанной культуры в организации в целом.
Органом, ответственным за утверждение Руководств, может быть генеральный директор, руководитель подразделения, специальный отдел и / или комитет для этой цели и т. Д. Неважно, кто или кто его одобряет, важно, чтобы это было сделано через формальный механизм, поскольку только так Руководства будут использоваться и уважаться всеми членами организации.
Если руководства не будут официально утверждены и не введены в действие, их подготовка станет ненужной работой, требующей довольно высоких затрат и усилий.
Любое изменение и / или расширение содержания Руководства должно выполняться теми, кто отвечает за его подготовку и разработку, и, в свою очередь, утверждаться компетентным органом, чтобы оно имело действительность и необходимую поддержку. Любые изменения, которые вносятся отдельно и о которых официально не сообщается, могут считаться недействительными, и лица, ответственные за выполнение действий внутри организации, могут их игнорировать.
Затем Оскар Ямбай, опытный бизнес-консультант по организациям и методам, учит, как подготовить руководство по процедурам и руководство по позициям и функциям. Очень дидактическое дополнение для продолжения изучения административных руководств.
