Правила являются частью повседневной жизни по многим причинам, среди которых - обеспечение безопасности и повышение качества жизни.
В случае коммерческих организаций правила, процедуры и другие нормативные документы способствуют расширению возможностей достижения и количественной оценки улучшений в их работе, поэтому они применяются ко всем типам организаций, являются частью стратегической политики. и его дизайн охватывает различные географические, культурные и социальные условия, обеспечивая полный охват всех сфер деятельности предприятия, поскольку его отсутствие может создать пробелы, которые представляют собой возможности для конкурентов.
Вышеизложенное показывает важность предмета и необходимость применения на практике Руководства по организации и внутреннему распоряжению, процесса, который состоит из четырех этапов: концепция, основанная на характеристиках учреждения; определение формата различных документов, которые составляют его, чтобы гарантировать единообразие, согласованность и понимание его содержания; установление процессов, которые участвуют в обновлении того же самого и, наконец, разработка и изменение документов, составляющих его, когда это необходимо.
Принимая во внимание, что вышеупомянутые аспекты показывают большое влияние на современные компании и широту предмета, в данной работе предлагается и анализируется метод разработки и внедрения Руководства по организации и правилам. Внутренний, который для лучшего понимания был разделен на следующие три раздела: предлагаемая структура Руководства по организации и Внутренние правила, основанные на принципах, регулирующих эту деятельность, которая включает набор основных функциональных подразделений, применимых к любому типу организация; формат для подготовки основных документов, составляющих руководство организации (стандарты, процедуры,Рекомендации и Директивы), который гарантирует соответствие требованиям, которым этот тип документа должен удовлетворять, и, наконец, процессы, связанные с его обновлением и изменением, соответственно.
Введение
Стандарты, процедуры, рекомендации и директивы являются частью повседневной жизни по многим причинам: они открывают каналы связи и торговли; продвигать знания о продуктах и технологиях; обеспечить совместимость; они способствуют массовому производству и являются наиболее важным способом достижения безопасности и качества жизни.
В случае организаций нормативные акты способствуют повышению их способности достигать и количественно оценивать улучшения в своей деятельности, по этой причине они применяются к любому типу учреждения, являются частью их стратегии развития, а их дизайн охватывает географические условия., культурное и социальное разнообразие, обеспечивающее полный охват всех сфер деятельности предприятия, поскольку его отсутствие может создать пустоты, которые представляют собой возможности для конкурентов.
На практике использование системы регулирования, охватывающей все виды деятельности, осуществляемой в организации, приносит пользу всей компании, поскольку:
- Законодательно способствует избежанию наложения штрафов и санкций; судебные иски и судебные издержки за счет снижения рисков несоблюдения действующего законодательства, а также упорядочивания и облегчения выполнения требуемых формальных и материальных обязательств. Это способствует более эффективному использованию финансовых и людских ресурсов, тем самым Они сокращают затраты, повышают доверие клиентов и поставщиков, поэтому представляют собой способ увеличения доли рынка за счет улучшения коммерческого имиджа компании.
Еще один аспект, связанный с внутренними регламентами, - это их динамический характер, который требует внесения изменений в способ выполнения операций, внедрения новых технологий или модификаций любого рода в организации.
Вышеупомянутые доказательства того, что Внутренние правила могут устареть или потребовать изменений, чтобы гарантировать адекватную работу организации в новых преобладающих условиях, в результате чего со временем может оказаться удобным заменить один или несколько существующих правил на совершенно новый, который включает в себя все текущие утвержденные модификации в соответствии с системным подходом.
Принимая во внимание характеристики внедрения системы регулирования бизнеса, в следующем разделе перечислены основные элементы, которые необходимо учитывать в процессе разработки Руководства по организации и внутренним правилам, далее именуемого Руководством, независимо вид деятельности и миссия одинаковы.
Раздел I. Общая концепция
I.1 Принципы подготовки Руководства по организации и внутренним правилам
Как уже было сказано, внутренние правила имеют одной из своих целей способствовать адекватной деятельности организации, соблюдая общепринятые принципы внутреннего контроля и бухгалтерского учета. Для достижения этой цели подготовка Руководства должна соответствовать, как минимум, следующим принципам:
- Заменить подход «Руководства по стандартам и процедурам» на подход «Руководства по организационным и внутренним правилам», который объединяет в едином механизме все типы правил и анализ структуры и функций организации, что облегчает согласованность системы в целом и способствует сокращению времени на обнаружение организационных сбоев. в каждом документе кратко излагайте конкретный аспект темы, с формулировкой, которая не приводит к двусмысленным толкованиям, а также в презентации, которая обеспечить быстрое понимание всеми получателями. Не противоречить ни одному из ваших предложений, а также текущим государственным или международным нормам,Для этого требуется наличие надзорного органа на уровне организации, который отвечает за обеспечение соответствия этому аспекту. Четко определите назначение и объем каждого из типов санкционированных нормативных актов. Разрешите доступ к имеющейся информации из быстро, что может быть получено путем правильного разделения Руководства на подсистемы, в которых сгруппированы правила, связанные с конкретной темой или аспектом. Гарантировать систематический и полный доступ всех членов организации к этой информации. Установить формат. каждого типа регулирования, используемого в Руководстве. Определите процессы, связанные с обновлением и сохранением Руководства. По возможности избегайте рекурсии, понимаемой как использование в тексте повторяющихся ссылок на другие документы. Если необходимо,то, что уже было одобрено, должно быть включено в новый документ при условии, что будет достигнут адекватный баланс, гарантирующий, что новое положение представляет собой центр и не становится компиляцией текущих регулируемых аспектов. Руководство должно представлять собой инструмент обучения для компании., для чего он должен быть дидактическим. Для достижения этой цели в различных типах нормативных актов может быть установлен раздел определений, который включает значение используемых терминов, а также раздел «Общие аспекты», в котором кратко описаны теоретические основы, поддерживающие объект регулирования, рассматриваемый в документе. таким образом, чтобы вызвать интерес к чтению. По возможности используйте диаграммы, такие как блок-схемы, деревья решений и т. д.поскольку они облегчают интерпретацию того, что регулируется, и в то же время позволяют выявить возможные несоответствия посредством проверки. Использование этого инструмента может потребовать предварительного обучения всего персонала на уровне организации, однако преимущества его использования намного перевешивают эти первоначальные усилия.
После того, как будут установлены основные принципы подготовки Руководства, можно приступить к его концепции, для чего может быть использована последовательность, предложенная в этой работе, которая подробно описана ниже.
I.2 Последовательность создания Руководства по организации и внутренним правилам
Процесс ручного проектирования состоит из четырех этапов, указанных ниже, а действия, необходимые для его практического применения, подробно описаны в следующих разделах.
- Если в организации уже существуют различные типы нормативных актов, сгруппированных или не включенных в Руководство, необходимо провести анализ того, что регулировалось на сегодняшний день, чтобы определить, что и как оно интегрировано в новую версию, а также аспекты, которые должны быть отменены. Определение типов внутренних правил, которые будут использоваться, и их области применения. Определите внутреннюю организацию (подсистемы) Руководства таким образом, чтобы оно соответствовало миссии и деятельности, выполняемой субъектом. Характеристика процессов, связанных с подготовкой, изменением и отмена действующих правил и структурные изменения.
I.2.1 Определение типов внутренних правил
Потребности в различных типах руководящих документов деятельности, разрабатываемых организацией, и их объем могут различаться в зависимости от миссии организации, однако существует четыре типа внутренних нормативных документов, которые необходимы для всех типов организаций:
- Это общий язык, который облегчает поток товаров и услуг между покупателем и продавцом на уровне рынка или между внутренними покупателями в рамках организации, что способствует поддержанию общего состояния достигнутой удовлетворенности. Это особая форма осуществлять деятельность или процесс и, следовательно, представляет собой документ, описывающий выполнение повторяющейся деятельности в соответствии с заранее установленной системой и стандартизированным руководством к действию, чтобы выполнять ее должным образом и гарантировать непрерывность выполнения компания даже при возникновении изменений в составе человеческих ресурсов, правил или процедур, которые не являются обязательными,из-за отсутствия консенсуса в отношении их одобрения в любой из предыдущих категорий или из-за того, что они подлежат практической оценке, но использование которых облегчает стандартизацию деятельности организации. Это временный документ с расширением не более чем на три страницы (не включая приложения), в которых устанавливаются индикаторы любого типа или дополнительная информация к правилам и процедурам, которые связаны с периодом времени, например, снижение цен и т. д.Это временный документ с расширением не более чем на три страницы (не включая приложения), в котором устанавливаются индикаторы любого типа или дополнительная информация к правилам и процедурам, которые связаны с периодом времени, такие как снижение цен и др.Это временный документ с расширением не более чем на три страницы (не включая приложения), в котором устанавливаются индикаторы любого типа или дополнительная информация к правилам и процедурам, которые связаны с периодом времени, такие как снижение цен и др.
Наиболее понятный и простой способ доступа пользователей к информации, содержащейся в Руководстве, что, в свою очередь, облегчает ее перевод в гипертекстовый формат (html) для установки в компьютерной сети, - это создание иерархической организации на основе функциональные подсистемы, которые соответствуют структуре, подчинению, миссии и деятельности, выполняемой субъектом, являющимся объектом стандартизации.
Принимая во внимание вышесказанное, полезный и удобный способ сегментирования (разделов или подсистем) Руководства состоит в том, чтобы в соответствии с типом деятельности сгруппировать как минимум четыре раздела, указанные в таблицах 1–4.
Таблица 1. Раздел I: Общие аспекты.
| Судьба и внутренние деления: | |
| Общее | Устанавливаются общие руководящие принципы, регулирующие разработку Внутренних правил организации, а также аспекты и действия, общие для всей организации, такие как: структура и формат документов; порядок подготовки новых документов или отмены действующего и т. д. Эта подсистема не имеет внутренних подразделений. |
| организация | Он охватывает темы, связанные со структурой объекта и отношениями между его зависимостями, и разделен на следующие три темы:
─ Структура и функции: структура и функции агентств и сотрудников организации (штаб-квартиры и агентств), миссия и видение организации и т. Д. ─ Органы управления и инструменты: органы управления и их работа, а также использование и организация дополнительных инструментов управления, таких как семинары, внутренние встречи и т. Д. ─ Текущие документы: все документы, разрешенные для деятельности предприятия; порядок его приготовления; как переходить из одного агентства в другое; уровень доступа к ним и сохранности оригиналов. |
| Отдел кадров | Он содержит все нормы, связанные с соблюдением положений действующего трудового законодательства, а также политику обращения с персоналом в компании, включая менеджеров, и включает следующие аспекты:
- Персонал. Аспекты, связанные с оплатой, приемом и увольнением, а также оценкой работы персонала на предприятии. - Обучение: механизмы и способы проведения обучения работников предприятия. - Внимание к мужчинам: мероприятия, запланированные сущностью, чтобы способствовать повышению чувства принадлежности. - Руководители: политика обучения и продвижения руководителей, а также разработка программ подготовки и преодоления их резерва. |
| Качественный | Он состоит из документов, которые устанавливают систему менеджмента качества на предприятии на основе применения стандартов ISO 9000: 2000. |
| связь | Регламенты, связанные с имиджем организации и установлением стратегии для достижения этой цели, которая состоит из следующих аспектов:
- Идентичность: руководящие принципы изображения, которые будет проецировать организация: бренд; Логотип; равномерная; и т. д., а также стратегии по развитию чувства принадлежности. - Рекламные материалы: процедуры и механизмы, связанные с запросом, контролем и одобрением рекламных материалов и кампаний. |
| Вычислительный | Нормативные акты, связанные с политикой безопасности и развития ИТ в организации, а также с использованием ИТ-систем, необходимых для ее работы, которые сгруппированы по следующим аспектам:
─ Безопасность:. Компьютерная безопасность и планы на случай непредвиденных обстоятельств. ─ Корпоративный интранет: процедуры для размещения информации на различных сайтах интранета, а также тип информации, которая должна отображаться. ─ Компьютерные системы: Занятость, уровни доступа и полномочия пользователей компьютерных систем, используемых для выполнения работы объекта. ─ Электронная почта: он содержит процедуры для определения уровней доступа к этой услуге, а также политику ее использования. |
| Информационная поддержка | Эта подсистема включает в себя правила, связанные с выборочным распространением информации и уровнями доступа к ней, следуя принципу обмена информацией, чтобы избежать повторения усилий, и могут быть использованы для этой цели, среди прочего, Базы данных доступно в корпоративном Интернете. Связанные аспекты:
─ Секретная информация: защита конфиденциальной информации организации, а также уровней и формы доступа ко всей доступной информации и требований, которым должны удовлетворять разработки или приобретения этих систем для их установки в организации. ─ Статистика: получение, обработка и выборочное распространение этой информации и обработка для поддержки принятия решений менеджерами. |
| Исключительные ситуации | Правила, связанные с действиями и способами работы в исключительных условиях, таких как стихийные бедствия и т. Д. |
Таблица 2. Раздел II: Вопросы экономики и финансов.
| Судьба и внутренние разногласия | |
| Учет | Он включает в себя все правила, связанные с бухгалтерскими аспектами зависимостей, которые подчиняются центральному офису, а также их отношения с бухгалтерскими центрами, составляющими субъект. Чтобы облегчить доступ к информации, этот раздел подразделяется на:
─ Общий бухгалтерский учет : аспекты бухгалтерского учета, такие как номенклатура счетов, учет расходов, движение денежных средств и т. Д. ─ Консолидированная отчетность. Аспекты процесса консолидации балансовых отчетов и отчетов о прибылях и убытках, а также информации, которую центры бухгалтерского учета должны предоставлять в центральный офис при каждом закрытии бухгалтерского учета. ─ Основные средства, полезные и инструменты: Хранение данного типа имущества юридическим лицом. ─ Инвентарь. То же, что и предыдущее, для контроля наличия товаров на складах. |
| финансов | Он включает все аспекты, связанные с управлением финансами предприятия, и подразделяется на:
─ Общие финансы: Форма проведения сборов и платежей, финансовые прогнозы и инвестиционный анализ. ─ Наличные: Регистрация и контроль ценных бланков, ценных документов, а также управление денежными средствами. ─ Бюджет: процесс сбора и подготовки отчетов, а также подготовки и контроля бюджетов и планирования для организации. |
Таблица 3. Раздел III: Правила коммерческого типа.
| Судьба и внутренние деления: | |
| Стоимость и цена | В нем собраны процедуры, связанные с установлением систем затрат и ценообразованием. |
| Продукты и услуги | Эта подсистема содержит правила, касающиеся:
─ Наем: типы, содержание и персонал, уполномоченный подписывать контракты, формы оплаты и т. Д. ─ Переговоры: в нем перечислены процедуры, связанные с подготовкой стратегии плана переговоров. ─ Анализ и исследование рынка и маркетинга: процедуры, связанные с разработкой маркетинговых стратегий компании, созданием новых продуктов, а также исследованиями коммерческой и экономической оценки для определения их осуществимости. |
Таблица 4. Раздел IV: Вопросы, связанные с логистикой, необходимой компании.
| Судьба и внутренние деления: | ||
| Логистика | Эта подсистема включает в себя все действия, связанные с материально-технической поддержкой, которая требуется предприятию для надлежащего выполнения своей деятельности. Учитывая широкий спектр, который может охватывать этот аспект, разделение не предлагается, оставляя разработчикам полное решение о том, как сегментировать эту подсистему. |
I.3 Содержание внутренних правил
После того, как документы и подсистемы, которые должно было быть создано в Руководстве, были созданы, следующим шагом в его концепции является определение структуры содержания, предложение которой описано ниже.
I.3.1 Стандарты, процедуры и рекомендации
Они состоят из следующих частей:
- Цель: Краткое описание причины появления документа. Объем: предел применения документа по действиям, указанным в цели. Назначение: указывает людей, чья работа регулируется в документе и которые, следовательно, должны знать его содержание подробно. Доступ: устанавливает, является ли контент ограниченным или общедоступным. Ссылки: перечислены все документы, которые были проанализированы или использовались при подготовке Положения. Общие характеристики:Определения, общие критерии, рассмотрение глобальной области применения и ссылки на правила, стандарты и документы, как внутренние, так и внешние, которые должны быть приняты во внимание при разработке и применении стандарта. O Обязанности: Описание обязанностей, вытекающих из функций, описанных в правило или процедура. Точно так же будут указаны лица, ответственные за подготовку, рассмотрение, утверждение и распространение документа в соответствии с установленными руководящими принципами и подготовку блок-схемы, соответствующей регулируемой деятельности. Разработка: состоит из описания действий, включенных в цель, и составляет центральную часть документа. Дополнительная документация:При необходимости цитируются соответствующие документы, которые расширяют, дополняют или развивают информацию, содержащуюся в документе. Записи: При необходимости цитируются документы, представляющие полученные результаты или свидетельствующие о проведенных мероприятиях. Производители: Собрать в таблицу ФИО, должность и подписи непосредственных участников подготовки проекта документа. Приложения:Воспроизведение форматов, документов или других поясняющих дополнений, таких как: графики, диаграммы любого вида (включая потоки, деревья решений и другие, которые не являются существенными для понимания предоставленного объяснения, но поясняют содержание, содержащееся в текст). Аналогичным образом, этот раздел содержит блок-схему шагов, указанных для выполнения процедуры в тех случаях, когда они необходимы. Ссылки на Приложения в тексте начинаются с заглавной буквы А в том порядке, в котором они появляются, и перечислены в этом порядке в этом разделе.
I.3.2 Директивы
Директивы состоят из следующих частей:
- Тема: это название, которое четко и лаконично определяет предмет, который он регулирует. Введение: включает причины, объективные и правовые основы регулируемого объекта, а также документ, который может быть изменен. Содержание: После введения разделы, которые оно содержит, будут написаны, в основном методологические, и пронумерованы последовательно арабскими цифрами. Приложения: они имеют то же содержание, что и в предыдущем разделе.
I.3.3 Модификации
Модификации состоят из следующих частей:
- Тема: это название, которое четко и лаконично определяет предмет, который он регулирует. Введение: соберите причины, объективные и правовые основы регулируемого вопроса. Содержание: начиная с введения, разделы, которые оно содержит, будут построены по одной из следующих категорий: удаление текущего текста; добавление текста к существующему; копия текущего текста в другой позиции; перемещение существующего текста из одного места в другое. Обратите внимание, что все необходимые модификации могут быть внесены в одну и ту же модификацию, а изменения, дополнения и передачи могут быть объединены при условии соблюдения вышеупомянутых спецификаций. Приложения: То же, что указано в разделе III.3.1
I.3.4 Закон о переоформлении и аннулировании
Акты о перевыпуске и аннулировании состоят из тех же частей, что и модификации, но отличаются от них тем, что в их содержании содержится явная ссылка только на документы, на которые распространяется их действие.
I.4 Руководящие документы
После того, как истекли предыдущие этапы концепции руководства, следующим шагом будет создание документов, регулирующих процесс разработки, Руководящих документов, поскольку они содержат все указания, которым необходимо следовать, чтобы предпринять какие-либо действия по обновлению и сохранению. Для этого можно использовать следующие три документа:
- Стандарт «Структура, формат и классификация документов, составляющих Руководство по организации и внутреннему регламенту…», который включает все аспекты формата, назначения и классификации документов, в то же время он определяет тематические подразделения Руководства. Стандарт «Условные обозначения, сокращения, термины и акронимы, используемые в документах, составляющих Пособие по организации и внутреннему регламенту…», который указывает значение словаря, присущего объекту регулирования. Процедура «Подготовка, изменение и аннулирование документов, которые составляют Руководство по организации и внутреннему регламенту… », в котором описываются процессы подготовки, утверждения, изменения или отмены документов, входящих в Руководство.
Раздел II. Формат документов
II.1 Общие
После представления аспектов, связанных с концепцией Руководства, необходимо установить формат, который будут приняты различными документами, составляющими его, чтобы гарантировать единообразие, согласованность и понимание его содержания, которые подробно описаны в этом разделе.
II.2 Формат внутренних правил
II.2.1 Общие аспекты
Независимо от типа документа, относящегося к рассматриваемому Руководству, существует ряд общих аспектов, которые необходимо урегулировать, чтобы гарантировать единообразие, и которые связаны со следующим:
- Размер бумаги и положение листа (вертикальное или горизонтальное) Поля: верхнее и нижнее; Лево и право; от границы до верхнего и нижнего колонтитула. Гарнитура для текста основной части документа (Arial, Times New Roman и т. д.) и количество точек. Расстояние между строками текста. Расстояние между абзацами. Метод перечисления и заголовок таблиц, как в тексте, так и в приложениях. Способ выделить определенный аспект в тексте с учетом его важности. Печать документов в их окончательной версии, которую рекомендуется выполнять только с одной стороны. Используемые тексты и версия, из которой они должны быть подготовлены. Расстояние между строками заголовка. Тип шрифта и обоснование заголовка документа.Формат определений и названий разделов и подразделений, составляющих документ. Разделение между подразделениями и подразделениями.
II.2.2 Составление
Документы должны быть написаны следующим образом:
- Клара: его чтение не вызовет ложных толкований. Кратко: конкретные этапы деятельности будут записаны последовательно. Полная: нет необходимости обращаться к другим документам, кроме тех, которые явно указаны в самом документе.
Чтобы облегчить соблюдение вышеупомянутых аспектов, рекомендуется использовать следующие правила:
- Сократите использование глаголов: быть, быть, находить, иметь, делать, складывать, говорить и видеть Избегайте повторения идей, соблюдая для этой цели следующие правила: упорядочивайте идеи перед записью и избегайте незначительных деталей, которые являются причиной нечеткого стиля. Избегайте повторения слов, используя любое из трех следующих правил: удалите слово; замените его другим, не меняя оборот фразы или не изменяя написание, давая еще один оборот фразы. Если существительному нужно прилагательное, не используйте два. Величайший враг стиля - медлительность. Используйте точное, правильное и подходящее слово.Поместите наречия рядом с глаголом. Избегайте каскадных предлогов. Не злоупотребляйте паразитическими союзами: то, но, однако, не используйте надуманные слова. Не злоупотребляйте подразделами и скобками.Как правило, не ставьте глагол в конце предложения. Избегайте резких переходов между абзацами. Не используйте метафоры, сравнения или другие языковые выражения, которые вы привыкли видеть в письменном виде. Не используйте длинные слова, если вы можете использовать короткие. Если есть возможность удалить слово, сделайте это. Никогда не используйте пассивный залог, если вы можете использовать активный. Не используйте слова на другом языке, научные слова или сленг, если вы можете использовать слово распространенного испанского. Прежде чем говорить много, нарушайте любое из этих правил.Никогда не используйте пассивный залог, если вы можете использовать активный. Не используйте слова на другом языке, научные слова или жаргон, если вы можете использовать распространенное испанское слово. Прежде чем говорить что-то возмутительное, нарушите любое из этих правил.Никогда не используйте пассивный залог, если вы можете использовать активный. Не используйте слова на другом языке, научные слова или жаргон, если вы можете использовать распространенное испанское слово. Прежде чем говорить что-то возмутительное, нарушите любое из этих правил.
II.3 Библиография
Другой аспект, который необходимо регулировать, - это способ, которым библиография, используемая для подготовки документа, собирается в документе. В этом случае существует как минимум пять типов:
- Законодательство национальных организаций. В этом типе документа выбираемая дата должна быть определена: утверждение, публикация или вступление в силу, если они не совпадают. Корпоративные инструкции. Правила, процедуры и рекомендации, внутренние или выпущенные другими национальными или международными учреждениями. Книги Серийные публикации.
II.4 Подготовка диаграмм
Инструмент, который облегчает понимание документов и способствует устранению двусмысленности в интерпретации содержания, - это использование графики различных типов, что в случае Руководства имеет решающее значение и, следовательно, должно быть установлено в качестве обязательного требования.
Вышеупомянутое требует регулирования типов и форм использования символов и условных обозначений, используемых в графических изображениях для представления процессов, блок-схем, деревьев решений и т. Д., Имея возможность использовать для этой цели те, которые предлагаются и описано ниже.
II.4.1 Символы
Первый аспект, который необходимо учесть при составлении схем, - это набор разрешенных символов и их значение. Учитывая широко распространенный и последовательный характер предложения М.А. Джексона, можно использовать эту группу символов, в которую авторы данной работы внесли некоторые дополнения, чтобы облегчить их использование в приложениях этого типа. Комплексное предложение собрано в таблице 2.
Таблица 2. Условные обозначения для построения схем и их значение.
| Условное обозначение: | Он используется для: | |||
| Соединитель с другими символами или страницами схемы. | ||||
| Начало и конец процесса. | ||||
| Укажите направление потока. | ||||
| Стрелки, указывающие направление потока или движения. | ||||
| Он выражает существование логического решения, в результате которого выбирается путь между двумя альтернативами. | ||||
| Он выражает существование логического решения, в результате которого путь выбирается из трех или более альтернатив. | ||||
| Основные операции, процессы или структуры. | ||||
| Печатные формы всех видов: компьютерные выходы, макеты для ручного заполнения и др. | ||||
| Хранение данных в базах данных. | ||||
|
|
Файлы, файлы. |
II.4.2 Соглашения
Что касается соглашений, которые должны быть установлены, это в основном относится к значению цветов на диаграммах, где может использоваться предложение, описанное ниже, которое включает в себя фундаментальные аспекты, которые должны быть стандартизированы в этом отношении:
- Цвет, принятый по умолчанию для текстов и символов, который в этом предложении черный. Цвет соединителя символа и индикатора начала и окончания процесса в предлагаемом формате зеленый. Элементы, составляющие ввод информации и материалов и т. д., которые приводят к началу процесса, а также результирующие выходы, которые могут составлять входы для других процессов, отображаются другим цветом, чем предыдущие, в данном случае красным. Необязательные элементы должны быть дифференцированы из остальных - обязательное, для чего предлагается использовать пунктирные линии.
II.4.3 Структуры для представления процессов
Категория, которая в силу своей важности облагается налогом для дифференцированного рассмотрения, состоит из структур, представляющих процессы и организацию автоматизированных операций. В этом случае выгодно использовать структуры, используемые при программировании суперъязыков, таких как Паскаль, поскольку они практически являются относительно широко используемым стандартом. В таблице 3 показан один из способов использования этих структур.
Таблица 3. Структуры для представления процессов и их значения
| Схема: | Он используется для обозначения: |
| Последовательное выполнение процессов, действий или действий. | |
| Повторение процесса или действия до тех пор, пока не выполняется условие. Выполнение действия в первый раз обусловлено невыполнением условия вначале. | |
| То же, что и предыдущее. В этом случае действие выполняется хотя бы один раз. | |
| Действие выполняется один раз при соблюдении установленного условия. | |
| Одно из действий выполняется в зависимости от того, выполняется установленное условие или нет. | |
| Одно из указанных действий выполняется в зависимости от значения, полученного при оценке установленного состояния. |
II.5 Модели
Все правила должны быть представлены единообразно, поэтому необходимы модели для стандартизации представления контента. В случае Руководства, принимая во внимание его характеристики, альтернативы, подробно описанные ниже, могут быть использованы для подготовки оригиналов документов, которые после утверждения будут подписаны и хранятся на хранении у организации.
II.5.1 Типы
После того, как формат для выражения содержания Внутреннего регламента установлен, он соответствует определению типов моделей, на основе которых будет разрабатываться содержание. Для этого можно использовать:
- Обложка - это первая страница документа, которая состоит из: заголовка; тело (где собрано заголовок) и нижний колонтитул. Индекс - это страница, которая следует за обложкой, на которой перечислены аспекты, затронутые в документе. Разработка, где все аспекты и важная информация собраны для правильного выполнения процесс или операция, являющиеся объектом стандартизации. Приложения, в которых сгруппированы все аспекты, которые помогают прояснить, что выражается в разработке.
В случае Директив, исходя из их характеристик, они имеют заголовок, независимо от предыдущего формата.
II.5.2 Структура
II.5.2.1 Заголовок
Он состоит из элементов идентификации, показанных на следующей схеме:
Схема 1. Заголовки документов Руководства по организации и внутреннему распоряжению.
| логотип | Подсистема, к которой принадлежит документ | Число: XX - ЦУННАА |
| Издание: ## | ||
| Дата выдачи: ММ / ДД / ГГ | ||
| Страница n из tt |
- Логотип компании; Подсистема, к которой она принадлежит; Идентификационный код (Номер). Документы идентифицируются, в дополнение к их названию, с их идентификационным номером, присвоенным в Системном и организационном отделе из существующего в нем последовательного реестра в соответствии со следующей общей структурой XX - TSUNNAA:
- XX: это поле идентификатора является необязательным, поскольку оно указывает, к какому из юридических лиц корпорации принадлежит документ. Когда это объект, состоящий из подразделений, это не требуется, так как остальной части идентификатора достаточно T: указывает тип документа в соответствии со следующим соглашением: N, стандарт; P, процедура; R, Рекомендация.SU: указывает подсистему, к которой принадлежит стандарт или процедура в соответствии с соглашением, установленным в таблице 4.
Таблица 4. Подсистемы организационного руководства и внутреннего регламента
| подсистема | Код | подсистема | Код |
| Общее | GE | Стоимость и цены | CP |
| организация | ИЛИ | контракты | Коннектикут |
| Отдел кадров | RH | маркетинг | MC |
| Качественный | переменный ток | связь | СМ |
| Учет | Колорадо | Вычислительный | В |
| финансов | ФЗ | Информационная поддержка | ДА |
| планирование | PL | Исключительные ситуации | Я ЗНАЮ |
- NN: две числовые цифры, которые будут представлять порядковый номер процедуры в подсистеме, начиная с 01.AA: две числовые цифры, которые будут представлять собой окончание года разработки процедуры.
- Издание (##). Процедуры идентифицируются номером редакции с двумя числовыми цифрами, начинающимися с 01, что позволяет сохранить идентификационный номер и перейти к обновленной версии, включающей утвержденные и текущие модификации Дата выпуска. Он используется для обозначения даты вступления в силу документа и устанавливается руководителем системного и организационного отдела в структуре DD / MM / YY, где каждая группа символов представляет: DD, день; MM, месяц и YY год. Страница n из tt. Он указывает порядковый номер страницы (n) в документе и общее количество страниц (tt), содержащихся в документе, для облегчения упорядочивания во время процесса печати и идентификации потери или частичной потери документа.
В случае изменения действующих правил заголовок идентифицируется путем добавления к идентификационному номеру документа, объекта изменения (стандарта, процедуры, рекомендации или директивы) следующей общей структуры - MNNAA, где символы имеют следующее значение:
- -M: указывает на то, что это модификация документа, номер которого стоит перед ним. NN: две числовые цифры, которые будут представлять порядковый номер модификации этого документа AA: две числовые цифры, которые будут представлять окончание года разработки модификации.
II.5.2.2 Тело
Это место, где находится содержание документа в соответствии со структурой, установленной в определении Руководства, которое заканчивается разделом «Реестр производителей», где записываются данные и собираются подписи людей, которые работали над подготовкой документа, как показано на диаграмме № 2, отсортированы от наибольшей доли к наименьшей.
Схема 2. Список производителей.
| Имя и фамилия: | Позиция: | Фирма: |
II.5.2.3 Нижний колонтитул
На обложке активирован блок с набором квадратов для сбора данных официальных лиц, которые рассмотрели и одобрили процедуру, а также дату рассмотрения и утверждения и их соответствующие подписи, как показано на диаграмме №3.
Схема №3. Предлагаемый формат нижнего колонтитула титульной страницы.
| Рассмотрено:
Название: Позиция: Дата: Фирма: |
Утверждено:
Название: Позиция: Дата: Фирма: Соглашение о Совете директоров: |
Остальные страницы документа должны быть подписаны или инициализированы теми же официальными лицами, которые подписаны на обложке, и теми, кто указан в Реестре производителей, описанном выше.
II.5.3 Закон о переиздании
Акт переоформления документов, входящих в Инструкцию, состоит из заголовка и тела. В заголовке содержатся идентификационные данные, указанные на схеме 4:
Схема №4. Предлагаемый формат заголовка Закона о переиздании.
| логотип | ЗАКОН ПЕРЕИЗДАНИЯ | Число: XX - ARSUNNAA |
| Дата выдачи: ММ / ДД / ГГ | ||
| Страница n из tt |
- Логотип компании. Название: «Акт переоформления». Идентификационный код (Номер). Этот тип документа идентифицируется, помимо названия, своим идентификационным номером, присвоенным в Системном и организационном отделе из существующего в нем последовательного реестра в соответствии со следующей общей структурой XX - ARSUNNAA, где AR: указывает документ соответствует Акту о переиздании, а остальные символы имеют то же значение, что и в идентификаторе Стандартов, Процедур или Рекомендаций. Дата выпуска и номер страницы tt. Он имеет то же значение и формат, что и документы, описанные выше.
В текст Закона о переиздании включены как минимум следующие аспекты:
- Причины, которые мотивируют переоформление документа. Номинальный перечень всех документов, заменяемых при переоформлении (отмененные документы): стандарты, процедуры, директивы и их модификации. Действия по распространению информации об отмененных документах. Соглашение Совета директоров о том, что одобряет выпуск Закона о перевыпуске.
II.5.4 Акт об отмене
Акты об отмене документов, относящихся к Организационному и внутреннему регламенту, состоят из заголовка и тела. Заголовок состоит из идентификационных данных, представленных на следующей схеме:
Схема №5. Предлагаемый формат заголовка Закона об отмене.
| логотип | ОТМЕНИТЬ АКТ | Число: XX - ADSUNNAA |
| Дата выдачи: ММ / ДД / ГГ | ||
| Страница n из tt |
- Логотип компании. Название: «Акт отмены», Идентификационный код (Номер). Этот тип документа идентифицируется, помимо названия, своим идентификационным номером, присвоенным в Департаменте систем и организации из существующего в нем последовательного реестра в соответствии со следующей общей структурой XX - ADSUNNAA, где AD: указывает что документ соответствует Акту об отмене, а остальные символы имеют то же значение, что и в идентификаторе Стандартов, Процедур и Рекомендаций. Дата выпуска и номер страницы tt. Он имеет то же значение и формат, что и документы, описанные выше.
В текст Закона об отмене включены как минимум следующие аспекты:
- Причины, мотивирующие отмену документа. Номинальный перечень всех отмененных документов: стандарты, процедуры, директивы и их изменения. Действия по распространению информации об отмененных документах Соглашение Совета директоров.
Раздел III. Процессы обновления и сохранения
III.1 Общие
Обычной практикой в области теории познания является обобщение инструментов анализа, протестированных в одном виде деятельности, на другие, с указанием, конечно, диапазона их применимости в новых условиях использования.
В бизнес-среде одним из методов, которые были успешно внедрены, является анализ процессов, с помощью которого глобальная деятельность объекта постепенно сегментируется от уровня общей агрегации до достижения процесса, разделение которого на элементы меньшая сложность не является полезной для целей исследования и, следовательно, считается унитарным процессом, характеристики которого проще, а его моделирование в большей степени соответствует реальности, тем самым облегчая идентификацию структурных отказов и организационные структуры в компании.
Вышеизложенное позволяет нам утверждать, что процесс создания и внедрения Руководства можно рассматривать как общий процесс, который можно разделить на четыре подпроцесса: создание; модификация; аннулирование и хранение подписанных оригиналов, которые служат его юридическим подтверждением.
Принимая во внимание аспекты, указанные ниже, проводится анализ вышеупомянутых подпроцессов с целью завершения анализа полного цикла внедрения Руководства по организации и внутреннего распорядка в организации.
III.2 Процессы обновления Руководства
III.2.1 Общий процесс
Как указывалось ранее, при применении инструмента анализа процесса к случаю внедрения Руководства можно выделить общий процесс, который можно разделить на четыре единичных процесса: запрос на подготовку, в результате которого решает, предпринимать ли действия (создание, изменение или аннулирование) для сохранения действительности Руководства; уточнение, если применимо, где выполняется запрошенная работа; утверждение высшим органом юридического лица и, наконец, процесс хранения оригинальных подписанных документов, что может быть графически представлено на рисунке 1.
Первый процесс, который является частью существенного обновления Руководства, - это запрос на конкретное действие, в котором можно выделить три основных аспекта: формальные аспекты, которые включают определение должностных лиц, уполномоченных в организации подавать запрос.; формат и содержание того же самого, а также получатель, который, в свою очередь, должен нести ответственность за его оценку и выдачу соответствующего заключения.
На практике этому должностному лицу удобно быть руководителем системного и организационного отдела, так как это человек в организации, который имеет самый высокий уровень информированности по этим вопросам и знает стратегии и политику компании. Однако могут возникнуть несоответствия, которые должны быть устранены руководством первого уровня, мнение которого окончательно.
Графически описанный процесс можно представить, как показано на рисунке 2.
III.2.3 Процесс приготовления
Разработкой документов, относящихся к Руководству, руководят сотрудники Департамента систем и организации организации, которые будут работать вместе над разработкой проекта документа со специалистами, назначенными соответствующими руководителями областей, вовлеченных в предметную область. регулирование, если необходимо.
В результате этого процесса получается предварительный проект документа, который добавляется к файлу и представляет собой запись следующего процесса - утверждения.
Графически это можно представить в виде дерева решений, показанного на рисунке 3.
III.2.4 Процесс утверждения
Из-за воздействия на уровне всей организации, процесс утверждения должен иметь две важные характеристики: утверждение должно выполняться на первом уровне управления, а предварительный проект должен быть распространен достаточно заблаговременно во все зависимости и области, деятельность которых регулируется в документ, позволяющий им выдавать свои критерии с целью сокращения, особенно в краткосрочной перспективе, необходимости внесения изменений, мотивированных неполным видением регулируемого аспекта.
На рисунке 4 подробно показаны этапы, связанные с этим процессом, которые позволяют удовлетворить вышеупомянутые требования.
III.3 Первоначальный процесс хранения
III.3.1 Печатные копии
После утверждения Генеральным директором юридического лица и подписания всеми соответствующими должностными лицами новое Утвержденное Положение, принадлежащее Руководству, будет передано назначенному должностному лицу для хранения и сохранения их, а также файла, подготовленного в ходе подготовительных работ.
Для сохранения этих документов должны быть выделены средства и ресурсы, гарантирующие их безопасность и защиту от любых непредвиденных обстоятельств или попыток нарушения физической целостности.
III.3.2 Файлы
По завершении процесса утверждения систематизатор, руководивший процессом, передаст назначенному должностному лицу файлы (включая оригинальную графику в электронном формате), содержащие Утвержденный регламент, для их хранения и сохранения.
Что касается файлов в формате Word и графических изображений, в любом из используемых электронных форматов (jpg, bmp и т. Д.), Они будут храниться в компьютерной системе, которую решит руководитель отдела систем и организации в соответствии со структурой каталогов. показано на рисунке 5, который соответствует следующим организационным принципам:
- Корневой каталог: два символа в соответствии с соглашением об именах подсистем, составляющих ручные подкаталоги: они имеют идентификацию, которая облегчает идентификацию их содержимого: стандарты, процедуры, рекомендации, директивы, переиздания и отступления. Каталог содержимого: это каталог, в который файлы, составляющие документ, помещаются для сохранения и чье имя соответствует имени документа содержимого.
В случае файлов в гипертекстовом формате они хранятся на сервере, где находится веб-приложение.
Чтобы гарантировать целостность, ежемесячно будут обновляться файлы в форматах Word, графики и гипертекста, которые составляют Руководство на компакт-диске.
В качестве заключительной практической рекомендации можно отметить, что для облегчения ассоциации файла с документом, который он содержит, его имя должно совпадать с номером, используемым для идентификации заголовка.
В случае наличия электронной версии, такой как Power Point или WEB Pages, необходимо установить получателей этого типа поддержки, а также периодичность обновления и способ их получения.
Выводы
В заключение этой работы можно отметить, что она включает фундаментальные аспекты, связанные с концепцией Руководства по организации и внутренним правилам, основанные на новом подходе, который объединяет два аспекта, которые обычно рассматриваются отдельно: Организация как структура бизнес и Регламенты осуществляемой деятельности, тем самым достигая большей согласованности на институциональном уровне и облегчая обнаружение сбоев как в структуре, так и в системе регулирования.
Еще один аспект, который следует отметить, - это подробный анализ общего процесса обновления и сохранения Руководства по организации и внутреннему регламенту и подпроцессов, на которые его можно разделить: запрос, подготовка, утверждение обновления и хранение исходных документов, обеспечивающих юридическое сопровождение. того же самого.
К вышесказанному следует добавить, что работа, описанная в целом (общая концепция, раздел I; формат документа, раздел II; процессы обновления и сохранения, раздел III), представляют собой презентацию полного цикла разработки и реализации. Руководства по организации и внутреннему распорядку в субъекте, поскольку он содержит методологические и организационные элементы, необходимые для этого, а также предложение по его внедрению.
Библиография
- Берже, Ч.: Графики и гиперграфы »; Редакция Dunod; Париж; 1973 Castro, M.; Ругес, М.: «О методологии экономических исследований»; Редакция Ciencias Sociales, Куба, 1982. Джексон, Массачусетс: «Принципы разработки программ»; Академическая пресса; Нью-Йорк; 1975 Исикава К.: «Что такое тотальный контроль качества ?. Японский режим »; Редакционные общественные науки; Куба, 1988, Мартин, Г.: Курс письма »; Редакция Pueblo y Educación; Куба; 1975. Мартинес, М: «ISO 14000»; www.monografias.com; 2001. ООО «Национальный вычислительный центр»: Руководство по стандартам документации. Британия; 1980. NC-ISO 9001: «Система менеджмента качества - Требования»; Кубинский институт стандартизации; Куба; 2000. NC-ISO 9004: «Система менеджмента качества - Рекомендации по повышению эффективности»; Кубинский институт стандартизации; Куба; 2000.
ПРИЛОЖЕНИЕ A. Термины и определения
Закон о переиздании. Документ, относящийся к Руководству по организации и внутренним правилам, выпущенный для формализации переиздания стандарта, процедуры, рекомендации или директивы, который в своей новой версии включает все текущие изменения.
Акт об отмене. Документ, относящийся к Руководству по организации и внутреннему распоряжению, выпущенный для формализации отмены нормы, процедуры, рекомендации или директивы и их текущих изменений.
отмена Прекращение действия любого из документов, составляющих Руководство по организации и внутренним правилам, в связи с тем, что его содержание не применимо в настоящих условиях.
Функциональные подразделения Подсистем Руководства по организации и внутреннему распоряжению. Внутренняя организация каждой из подсистем, составляющих Руководство по организации и внутренним регламентам, охватывающая все виды деятельности и задачи, которые она охватывает, с целью облегчения доступа к имеющейся информации.
Руководство по организации и внутренние правила. Это набор Норм, Процедур, Рекомендаций, Директив и других документов, которые регулируют деятельность юридического лица, а также его организацию для выполнения своей Миссии.
Модификация. Любые изменения, которые необходимо внести в любой из текущих документов, составляющих Руководство по организации и Внутренние правила.
Переиздание. Издание документа, относящегося к Руководству по организации и внутренним правилам, в которое последовательно включены все текущие утвержденные изменения, которые аннулируются в этом процессе.
Подсистемы Руководства по организации и внутреннему распорядку. Разделы Руководства по организации и Внутренним регламентам, в которых сгруппировано содержание, относящееся к каждому из видов деятельности, осуществляемой в субъекте, на основе подсистемы Общих положений, которая устанавливает общие руководящие принципы, которым необходимо следовать в остальных случаях.
Скачать оригинальный файл
