Руководства по администрированию как ключевой инструмент

Административные руководства представляют собой записи письменной информации, которая может использоваться для руководства сотрудником, их использование датируется Второй мировой войной, они имеют широкий спектр, существующие общие и специфические для каждой функции или области компании, они готовятся в четыре этапа и обеспечить преимущества при обучении нового персонала.

Введение

Во вводной части этого эссе вы сможете узнать о происхождении руководств по администрированию, назначении им назначений, первом появлении у них как таковых, об основной концепции того, что такое руководство, и об административном руководстве с точки зрения взгляд признанного автора в этой области, а также цель его создания, прослеженная в предыдущие годы.

Вы сможете изучить различные существующие классификации этих руководств, составляющие их части с кратким описанием каждого из них, чтобы лучше понять их, таким же образом вы сможете проанализировать преимущества и важность наличия административного руководства в организации, а не Без предварительного знания этапов, которые необходимо пройти для его тщательной разработки, взяв его за руку в понимании информации.

Это сделано для того, чтобы вы, как читатель, могли написать документ, который поможет вам в управлении персоналом, избежит неэффективности в производительности, избыточности действий и функций, которыми управляет ваша компания, а также чтобы ваши сотрудники имели адекватное понимание общего плана и своих ролей в организации.

В этом эссе мы намерены подробно проанализировать, каковы преимущества наличия административных руководств внутри компании?

Административные руководства

«Использование административных руководств (основанных на старых записях) восходит к годам Второй мировой войны в силу того факта, что на фронте был персонал, не обученный стратегиям ведения войны, и именно с их помощью они получали инструкции солдат в действиях, которые они должны выполнять в бою… »(Терри, 1993)

Руководство - это документ, который шаг за шагом объясняет вам, как выполнять действие, но что тогда такое административное руководство? Признанный автор в администрации указывает, что «… это письменные записи информации и инструкций, которые касаются сотрудника и могут использоваться для направления усилий сотрудника в компании». (Терри, 1993). Таким образом, подтверждая то, что упоминает автор, они являются инструментами, поддерживающими функционирование учреждения; они содержат обширную и подробную информацию о правовых основах, атрибутах, органической структуре, целях, политике, степени полномочий, ответственности, функциях и деятельности, и они отражают компанию в целом.

Первые попытки создания административных инструкций были в форме циркуляров, меморандумов, внутренних инструкций и т. Д., Посредством которых устанавливались способы работы органа; Этим попыткам не хватало технического профиля, у них не было заранее установленного формата, они просто указывали стратегии, которые должны быть реализованы в бою, но они закладывали основу для них.

Эти первые модели, которые были созданы, содержали ряд технических дефектов, но, без сомнения, они были очень полезны для обучения нового персонала.

С годами руководства были адаптированы к потребностям каждой компании, чтобы быть более краткими, ясными, практичными и содержать более убедительные аргументы, которые могли бы направлять нового сотрудника, не допуская дублирования и неэффективности в своей работе.

Классификация административных руководств

Существуют различные типы руководств, во-первых, те, которые соответствуют своему содержанию, такие как исторические руководства, руководства организации, которые разделены на общие и специальные для организации, есть также руководства по политикам и руководства по множеству содержимого, но Таким же образом существуют руководства для их конкретных функций, например, те, которые подготовлены в соответствии с потребностями каждого отдела, такими как закупки, продажи, производство, финансы, среди прочего, точно так же, как упоминаются Руководства по процедурам, объединенные Общие и специальные, есть руководства по персоналу, которые, как и предыдущие, также сгруппированы в разделах «Общий персонал» и «Особый набор персонала» и, наконец, есть специальные руководства по внутреннему аудиту.

Предыдущий был обзором того, как сгруппированы административные руководства, и для этого мы дадим краткую справку о каждом из них:

Руководство по истории предназначено для предоставления исторической информации об организме: его истоках, росте, достижениях, администрации и текущем положении.

Организационное руководство - это нормативный документ, который позволяет узнать органическую структуру компании в целом или ее часть, а также конкретно определяет функции каждой из областей, составляющих учреждение. Они, в свою очередь, делятся на два типа:

Общее руководство по организации (отражает организационную структуру первого уровня) и Руководство по конкретной организации (включает функции и обязанности в конкретной области). Это руководство должно содержать следующие разделы:
1. ГлавнаяИндексПрезентацияФоновая информацияПравовая основаАтрибуцииОрганическая структураОписание должностейКаталогПодпись авторизации

Руководство по политике содержит подробное описание руководящих принципов, которым необходимо следовать при принятии решений для достижения целей.

Руководство по процедурам - это административный документ, состоящий из набора взаимосвязанных процедур, которые могут соответствовать области или целой единице. Он служит руководством (как делать что-то) для сотрудников и очень ценен, чтобы направлять их в случае нового приема на работу. Его внедрение повышает уверенность в том, что персонал использует предписанные системы и процедуры при выполнении своей работы.

Руководства, которые должны содержаться в руководствах по процедурам:

Обложка руководства Содержание руководства Документация по техническому утверждению и ручная регистрация Обновить документ Введение в руководство Цель руководства Титульный лист Процедура Указатель Цель процедуры Правила работы Описание процедуры Блок-схемы Приложения (заполнение форм или инструкций) Глоссарий Участники в подготовке руководства Справочник

Руководства по процедурам могут быть следующих типов:

Общее руководство по процедурам, в котором упоминаются процедуры всех органических единиц, составляющих социальный организм, с целью создания единой линии действий. И Руководство по особым процедурам, которое состоит из разработки процедур в порядке важности конкретной области, чтобы извлечь выгоду из естественных возможностей последовательности шагов в работе. Многосодержательное руководство состоит из объединения двух или более категорий, которые взаимосвязаны в административной практике. В случае небольших организмов руководство такого типа может связать эти концепции между собой, и их необходимо разделить на разделы. Руководство по производствуОн включает в себя необходимость интерпретировать инструкции, основанные на повседневных проблемах, чтобы добиться их наилучшего и быстрого решения. Руководство по закупкам определяет объем покупок и методы, которые будут использоваться, чтобы повлиять на вашу деятельность. Руководство по персоналу охватывает общий персонал, в котором содержится ряд соображений, помогающих информировать о деятельности и политике высшего руководства в отношении персонала, в нем упоминаются такие аспекты, как набор и отбор персонала. А конкретное Руководство по найму и отбору относится к части конкретной области (персонал) и содержит всю информацию о найме и личном выборе в организации.Специальное руководство по внутреннему аудиту объединяет руководящие принципы, инструкции по конкретному применению к определенным видам деятельности (в частности, к внутреннему аудиту).

Преимущества наличия руководств по администрированию внутри компании

«Многие работодатели считают важным предоставить сотрудникам информацию об истории компании, ее нынешнем начале, росте, достижениях, руководстве и нынешнем положении». (Терри, 1993)

Как мы обсуждали выше, всегда существует тип руководства в соответствии с потребностями компании, будь то в общем или конкретном виде, однако очень важно иметь их, потому что они позволяют нам инструктировать и предоставлять информацию об организации нашим сотрудникам. новый доход при осуществлении своей деятельности, а также избежание ее неэффективности.

И какие преимущества дает их нам как компании? Мы упомянем о них ниже:

Они достигают и поддерживают организационный план. Они гарантируют, что все заинтересованные стороны имеют адекватное понимание общего плана и своих ролей в компании. Они способствуют изучению организационных проблем. Они систематизируют инициирование, утверждение и публикацию изменений в Организация Определите ответственность за каждую должность и ее отношения с другими в организации Избегайте юрисдикционных и ролевых конфликтов Уточняйте источники одобрения и степень полномочий на различных уровнях Информация о ролях и должностях часто бывает полезной как основа для оценки должностей и как средство проверки прогресса каждого человека. Они являются постоянным источником информации о работе, которую предстоит выполнить. Они помогают сделать эффективными цели, политику, процедуры, функции,Стандарты и т. Д. Они обеспечивают преемственность и согласованность процедур и стандартов с течением времени. Они являются полезными инструментами в обучении персонала. Повышают координацию при выполнении работы. Они обеспечивают эффективное делегирование полномочий, поскольку существуют письменные инструкции, Наблюдение со стороны супервизора может быть ограничено контролем по исключениям. Они устанавливают правила и механизмы для правильного выполнения заданной работы. Они служат основой для проведения исследований методов и систем с целью оптимизации, упрощения, автоматизации или деконцентрация действий, выполняемых в зависимостях. Они помогают в задачах административного аудита.Они являются полезными инструментами в обучении персонала. Они улучшают координацию при выполнении работы. Они делают возможным эффективное делегирование полномочий, поскольку есть письменные инструкции, надзор со стороны руководителя может быть ограничен контролем в виде исключения. Они устанавливают руководящие принципы и механизмы для правильного Выполнение конкретной работы. Они служат основой для проведения исследований методов и систем с целью оптимизации, упрощения, автоматизации или деконцентрации деятельности, выполняемой во зависимостях. Они помогают в аудиторской работе. административные.Они являются полезными инструментами в обучении персонала. Они улучшают координацию при выполнении работы. Они делают возможным эффективное делегирование полномочий, поскольку есть письменные инструкции, надзор со стороны руководителя может быть ограничен контролем в виде исключения. Они устанавливают руководящие принципы и механизмы для правильного Выполнение конкретной работы. Они служат основой для проведения исследований методов и систем с целью оптимизации, упрощения, автоматизации или деконцентрации деятельности, выполняемой во зависимостях. Они помогают в аудиторской работе. административные.Контроль со стороны супервизора может быть ограничен контролем в порядке исключения. Они устанавливают руководящие принципы и механизмы для правильного выполнения заданной работы. Они служат основой для проведения исследований методов и систем с целью оптимизации, упрощения и автоматизации. или деконцентрация действий, выполняемых в зависимостях. Они помогают в задачах административного аудита.Контроль со стороны супервизора может быть ограничен контролем в порядке исключения. Они устанавливают руководящие принципы и механизмы для правильного выполнения заданной работы. Они служат основой для проведения исследований методов и систем с целью оптимизации, упрощения и автоматизации. или деконцентрация действий, выполняемых в зависимостях. Они помогают в задачах административного аудита.

Как создать административное руководство

Как мы упоминали ранее, руководства необходимы, поскольку они служат нам в качестве поддержки и обеспечивают поддержку структуре организации.

Но для их разработки необходимо выполнить определенные этапы, которые позволят нам оптимально получить административное руководство, каким бы оно ни было, среди этих этапов - предварительное исследование, которое необходимо провести в первую очередь, поскольку с его помощью мы можем глобально узнать функции и деятельность, осуществляемая в районе или областях, где он собирается действовать.

Впоследствии информация собирается, которая состоит из получения как можно более подробного и точного описания того, как выполняются операции, составляющие процедуру, и для сбора указанной информации используются различные методы, такие как документальное исследование, которое является обзор файлов учреждения, прямое наблюдение, то есть лично увидеть, как осуществляется деятельность в компании, опрос, который представляет собой анкету, применяемую к сотрудникам, и, наконец, интервью, которое позволяет нам взаимодействовать через серия вопросов к высшему руководству организации.

По завершении этого этапа информация записывается, где мы фиксируем факты, применяя критерий дискриминации.

Интеграция информации состоит из упорядочивания и систематизации данных для проведения их анализа.

И последний этап, который является собственно анализом информации, который представляет собой изучение каждого из элементов, которые мы интегрируем на предыдущем этапе, в конце этого мы получаем диагноз, который отражает реальность компании, затем мы переходим к запросу публикации содержания, чтобы публиковать цели и функции организации в общем виде, а также выгоды от разработки административных руководств для компании.

Выводы

В качестве последнего момента мы можем заключить, что административные руководства предоставляют нам положительные аспекты, имея их, большая проблема с МСП сегодня заключается в том, что они не сосредотачиваются на их создании, что позволяет получить множество преимуществ и преимущества, которые они предоставляют нам, имея их в организации.

Мы понимаем, что эти руководства имеют большое значение, потому что они являются полезными инструментами в обучении персонала, они обеспечивают преемственность и последовательность в процедурах и стандартах с течением времени и, следовательно, избегают конфликтов между различными должностями, существующими в компании., поскольку все обязанности и цели, которые необходимо соблюдать, определены в письменной форме, что делает персонал в организации более эффективным.