В нашей организации, Comercializadora Escambray, проведение внутренних аудитов Системы менеджмента качества стало хорошей привычкой и важным моментом в валидации и проверке ее рабочего статуса, интересным инструментом. в рамках постоянного совершенствования.
Ежегодно все UCT проходят внутренний аудит по различным каналам на основе Годовой программы аудита, которая подготавливается и утверждается Советом директоров в ноябре того года, в котором они будут проводиться. Они проводятся людьми, имеющими специальную и соответствующую подготовку и продемонстрировавшую профессиональную компетентность.
Во время его выполнения следует логическая последовательность действий в соответствии с Контрольным списком, подготовленным на основе эталонного стандарта, подлежащего аудиту, подготовленным для этой цели и полностью известным и управляемым как проверяемой организацией, так и аудитором. Этот Контрольный список будет методологической поддержкой критериев аудита, то есть «набора политик, процедур или требований, используемых в качестве эталона, с которым сравниваются объективные свидетельства».
Учитывая характеристики внутреннего аудита, это стало стилем, который аудиторская группа должна убедить, а не победить; вы должны спорить, а не только разоблачать. Он должен помогать, а не атаковать, и это хорошее суждение всегда должно характеризовать аудитора.
Выводы и доказательства аудитов. Несоответствия
Свидетельства аудита должны быть получены из «записей, изложений фактов или любой другой информации, которая имеет отношение к критериям аудита и поддается проверке», а не из того, что может происходить с каждым, их верования, привычки, обычаи, интересы, личный опыт, знания, способы и способы действия. Это не отклоняется, но не может стать частью аудиторского доказательства.
Выводы, возникающие в ходе аудита, должны быть связаны с «результатами оценки доказательств собранного аудита по критериям аудита», поэтому аудитору следует избегать раскрытия критериев или личных оценок, и вы должны убедиться, что ваша аргументация всегда подкрепляется доказательствами, основанными на используемом справочном стандарте или контрольном списке.
Результаты могут стать несоответствиями (NC), и это не особые критерии, это невыполнение требований стандарта или применение процедур компании. Неспособность сделать это таким образом может подорвать истинную ценность и цели аудита, а выводы, вытекающие из него, могут не способствовать постоянному совершенствованию СМК организации.
Теперь важным моментом, очень важным, я бы сказал, во время проведения аудитов и который в значительной степени гарантирует, что это будет иметь высокую практическую и методологическую полезность для улучшения системы, будет именно тот момент, когда Они записывают обнаруженные инциденты, результаты описываются и аргументируются, они классифицируются как наблюдения, предложения или NC. Это очень важный момент, который требует правильного выполнения, требует устранения эмоций и ощущений, в которых мы должны приспособиться к свидетельствам, согласно ISO 9001: 2008; фактам, согласно ISO 9001: 2015 и букве ссылочного стандарта. Плохо идентифицированное, плохо раскрытое и аргументированное или плохо написанное несоответствие может вызвать двусмысленность, путаницу или недопонимание с заинтересованными сторонами.
На этом уровне написания и для пояснения он упомянул некоторые представляющие интерес концепции, связанные с проблемой несоответствия, которую мы рассматриваем, и некоторые связанные концепции (ISO 9000: 2015):
3.6.9 несоответствие
невыполнение требования (3.6.4)
3.6.4 требование
Необходимость или ожидание установленная, обязательная или подразумеваемая в целом
требование качества
требование к качеству (3.6.4) (3.6.2)
3.6.6 юридическое требование
обязательное требование (3.6.4), установленное законодательным органом
3.6.7 нормативное требование
Обязательное требование (3.6.4), установленное органом, уполномоченным законодательным органом
Таким образом, несоответствие может быть истолковано как невыполнение установленной потребности или ожидания, как правило, подразумеваемого или обязательного, в отношении качества или установленного законодательным органом или органом, уполномоченным законодательным органом.
Несмотря на опыт проведения аудитов нашей организации, в последнем последующем аудите после сертификации системы менеджмента со стороны ONN мы были отмечены как наблюдение: «Хотя организация работала и обучение персонала Что касается анализа причин, то в некоторых UCT он все еще не выполняется полностью правильно, поэтому были отмечены некоторые корректирующие действия, которые на самом деле были исправлениями », и это указано, как соответствует аудитору с опытом и подтвержденной компетентностью организации в котором обнаружен вывод, связанный с анализом несоответствий. В этом смысле я считаю целесообразным обратиться к ISO 9000: 2015 в части определения корректирующих действий. Стандарт определяет:«Действия по устранению причины несоответствия и предотвращению его повторения»; и коррекция - это «действие по устранению обнаруженного несоответствия». Важно отметить разницу между одним определением и другим, устранить причину в одном случае и устранить несоответствие в другом. В этом есть интересная разница между корректирующим действием и коррекцией.
Я пользуюсь этой возможностью, чтобы показать и напомнить в обобщенном и схематическом виде через рисунок 1, еще раз, цикл управления несоответствиями.
Управление несоответствиями в аудите
Основываясь на этих антецедентах, с этого момента я постараюсь предоставить определенные руководящие принципы, не единственные и, конечно, не самые лучшие, чтобы гарантировать адекватное составление обнаруженных несоответствий, что может облегчить расследование причин и помочь определить корректирующие действия. или исправления для управления ими.
Составление несоответствий. Предложения.
Основная цель оценки и применения руководящих принципов состоит в том, чтобы, когда мы проводим внутренний аудит СМК, проверяемая организация недвусмысленно понимала масштабы и специфику инцидента или обнаружения, и что это могло помочь им установить приоритеты и ускорить управление и разрешение. каждого NC; во-вторых, аудитор может точно классифицировать НК, чтобы гарантировать правильное суждение и понимание их аудитируемой организацией и, наконец, гарантировать адекватное управление и мониторинг их в соответствии с тем, как описано в процедуры организации, что вкратце показано на Рисунке 1.
Монтес в интересной и привлекательной статье на эту тему излагает определенные точки зрения, к которым я хотел бы вернуться. Автор предлагает учитывать четыре основных блока при написании NC: МАГНИТНОСТЬ / ОПИСАНИЕ / ССЫЛКА / ОБЪЕКТИВНОЕ ДОКАЗАТЕЛЬСТВО.
ВЕЛИЧИНА:
Это будет размер или масштаб обнаруженного нарушения, и его можно будет дифференцировать в зависимости от:
А) Случайный, частный, обобщенный или систематический факт, для которого могут использоваться следующие начала предложения….
- Во всех случаях обнаруживается…….. В большинстве случаев обнаруживается… Обычно… В некоторых случаях… В случаях "x" из рассмотренных случаев "y" обнаруживается… В случае… В процессе… Ключевые результаты. Область процесса ……..В проекте…
Б) Отсутствие, полное или частичное нарушение требования, в этом случае может быть целесообразно принять во внимание следующие примеры:
- Система качества не предполагает применения пункта стандарта, который касается обработки …… несоответствующей продукции ……… оценки поставщиков ……….. выпуска продукции… контроля процессов, выполняемых по внешнему контракту. ….. компетенции работников …… и т. Д. В такой имплантированной процедуре требование нормы не было учтено….. Применение того, что указано в разделе процедуры больше, чем система.
ОПИСАНИЕ:
Где будет написано то, что реально не встречалось. В это время важно учитывать:
- Разборчиво, избегая орфографических ошибок, используйте ту же терминологию, что и в справочных стандартах. Ясность и конкретность: содержание несоответствия должно быть однозначным и не приводить к возможным семантическим интерпретациям. Оно должно обеспечивать правильное представление о ситуации для что кто-то не может принимать решения по этому поводу. Следует избегать повторяющегося письма и выражений, которые затрудняют понимание.
Предлагаются некоторые примеры, которых следует избегать:
- Есть или должно быть… Это должно или должно… Возможно, это могло быть сделано ………… Я считаю это адекватным или не считаю правильным… Это недостаточно задокументировано… Считается недостаточным… Считается неточным…..
Если вы хотите прокомментировать какую-либо оценку в своем письме, вы должны использовать определенные и объективные структуры, такие как:
- ХОРОШО: нет объективных доказательств… НЕПРАВИЛЬНО: не удалось проверить… ХОРОШО: в проанализированных записях… НЕПРАВИЛЬНО: в записях нет… ХОРОШО: не было предоставлено… ПЛОХО: у них нет…
СВИДЕТЕЛЬСТВА:
Это объективный тест, который подтверждает предыдущее описание, точное место, где был обнаружен NC.
Насколько это возможно, доказательства должны подтверждаться:
- Идентификация записей Идентификация оборудования Идентификация системных документов и т. Д.
ССЫЛКА:
На этом этапе должно быть ясно, является ли НС несоответствием конкретному требованию эталонного стандарта, который подвергается аудиту, или несоответствием требованию, установленному в документации компании.
Я надеюсь, что эти небольшие заметки могут способствовать дальнейшему повышению качества и эффективности нашей системы управления. Я приглашаю вас участвовать, комментировать и выражать свои собственные идеи и точки зрения, но, прежде всего, использовать представленные здесь.
При выявлении несоответствий не забывайте о методе "5 причин". Важно не путать несоответствие с его причинами, а корректирующие действия - с исправлениями.
БИБЛИОГРАФИЯ.
- ISO 19011: 2012, Руководство по аудиту систем менеджмента. ISO 9000: 2015, Системы менеджмента качества - Основы и словарь. Четвертое издание. 2015-09-15ISO 9001: 2008, Системы менеджмента качества. Требования ISO 9001: 2015, Системы менеджмента качества. Требования. Издание пятое. 2015-09-15 Луис А. «Будущее ISO 9001: 2015. Подготовка к переменам ». Магистерская конференция на Национальном семинаре по управлению качеством. Comercializadora Escambray. Гавана. Куба. Май 2014 г. Луис А. «ISO 9001: 2015. Прогноз, изменения и перспективы до 2025 года ». Лекция на Национальном семинаре по управлению бизнесом. Аграрный университет Гаваны. Куба. Апрель 2014. Луис, А.«Несоответствия и их надлежащее управление». Основная конференция, данная на Национальном семинаре по управлению качеством. Comercializadora Escambray. Гавана. Куба. Май 2014 г. Луис А. « Подготовка к переменам. Комментарии к изменениям, предусмотренным в ISO 9001: 2008 ». Учебный курс. Мастерская по управлению качеством. Comercializadora Escambray. Гавана. Октябрь 2013 г. Луис А. Комментарии и размышления об изменениях, предусмотренных в ISO 9001: 2008. Учебный курс. Мастерская по управлению качеством. Comercializadora Escambray. Сьего-де-Авила. Октябрь 2014 г. Луис А.; Гретель, Допико Лейва; Мириам Селесте, Бенитес Ривера; Камило, компания Azcuy:«Перспективный вид новой версии ISO 9001: 2015. Подготовка к переменам ». Comercializadora Escambray. Гавана. Январь 2015 г.
- Монтес, Марифе: «Как записывать несоответствия, обнаруженные в ходе аудита». Клуб ответственных за качество Курсы по качеству и безопасности пищевых продуктов » Блог » Управление качеством.
