Информационные системы и технологические проекты

Приложения информационных систем берут свое начало практически во всех сферах деятельности компании и связаны со всеми проблемами в организации.

Цели компании и роль информационных систем

Возможно, удивительно, что при обсуждении причин, по которым предлагаются проекты, большое значение уделяется деловому аспекту.

Фундаментальный принцип разработки компаний информационных систем заключается в том, что приложения - это инструмент, а не инструмент, который необходимо использовать для использования информационных технологий; Следовательно, информационные системы должны разрабатываться на основе их собственной способности улучшать работу организации, однако эти причины не означают только прибыли и убытки. Деятельность компании также включает льготы для ее сотрудников, клиентов и других людей, с которыми она имеет дело.

Причины для предложения проектов информационных систем

Запросы на информационные системы мотивированы следующими тремя общими целями:

Решить задачу

Действия, процессы или функции, которые в настоящее время или, возможно, в будущем не соответствуют стандартам производительности или ожиданиям, в отношении которых необходимо предпринять действия для решения проблем.

Пример Уменьшите чрезмерное количество ошибок во входных данных, исключив ручной ввод данных о продажах.

Рискнуть

Изменение, направленное на расширение или улучшение экономических показателей компании и ее конкурентоспособности на рынке.

Пример Привлечь большую клиентскую базу, предложив новую программу с большим количеством прямых рейсов и скидками на стоимость билетов.

Дайте ответы менеджерам

Предоставлять информацию в ответ на приказы, запросы или распоряжения, исходящие от законодательного или административного органа, выполнять задачи определенным образом или также изменять информацию или, возможно, производительность.

Пример Ежегодно уведомлять кого это может касаться, используя соответствующие форматы, проценты, полученные от сбережений, текущих счетов и срочного депозита.

Для достижения этих целей компания реализует проекты по одной или нескольким причинам: ПЯТЬ С:

Потенциал Коммуникационные затраты Контроль Конкурентоспособность

ТАБЛИЦА ПЯТИ C 5 ПРИЧИН ДЛЯ НАЧАЛА ПРОЕКТА ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ
ПРИЧИНА	ОБЪЯСНЕНИЕ
1. МОЩНОСТЬ
Более высокая скорость обработки.	Использование присущей компьютеру способности выполнять вычисления, упорядочивать, извлекать данные и информацию и многократно выполнять одну и ту же задачу с большей скоростью, чем у людей.
Увеличение громкости.	Предоставлять возможность обрабатывать ряд действий, возможно, чтобы воспользоваться преимуществами новых возможностей коммерческого типа, часто в результате роста компании, который превышает возможности и процедуры, которые были ключевыми для достижения достигнутых достижений.
Более быстрый поиск информации.	Размещение и поиск информации с сайта, где она хранится, и выполнение сложных поисков.
2. КОНТРОЛЬ
Повышенная точность и согласованность.	Выполнять вычислительные операции, в том числе арифметические, бухгалтерские и т. Д. правильно и всегда одинаково.
Обеспечьте лучшую безопасность.	Защищайте важные и конфиденциальные данные так, чтобы они были доступны только уполномоченному персоналу.
3. КОММУНИКАЦИЯ
Улучшение общения.	Ускорьте поток информации и сообщений между удаленными точками, а также внутри офиса, включая передачу документов внутри них.
Интеграция территорий компании.	Координируйте деятельность компании, которая осуществляется в различных сферах деятельности организации, посредством сбора и распространения информации.
4. РАСХОДЫ
Мониторинг затрат.	Мониторинг затрат на рабочую силу, товары и оборудование для определения их эволюции по сравнению с ожидаемыми.
Снижение цены.	Использование вычислительной мощности для обработки данных с меньшими затратами, чем это возможно при использовании других методов, при сохранении той же точности и производительности,
5. КОНКУРЕНТОСПОСОБНОСТЬ
Привлекайте клиентов.	Изменять предоставляемые услуги и отношения с клиентами таким образом, чтобы они не выбирали смену поставщиков.
Исключите соревнование.	Уменьшите шансы того, что конкуренты получат доступ к одному и тому же рынку, вследствие того, как организация использует свои информационные системы.
Лучшие соглашения с поставщиками.	Изменения цен, услуг, условий поставки и взаимоотношений между поставщиками и организацией в интересах этого.
Разработка новых продуктов.	Внедрение новых продуктов с характеристиками, в которых используются новые информационные технологии или на которые они влияют.

Вместимость

На деятельность организации влияет ее способность обрабатывать транзакции быстро и эффективно. Информационные системы усиливают эту способность тремя способами:

Повышение скорости обработки Позволяет обрабатывать увеличивающийся объем транзакций Быстрое получение информации

Ускоренная обработка

Внутренняя скорость, с которой компьютер обрабатывает данные, является одной из причин, по которой организации стремятся разработать проекты. Компьютерные системы могут помочь устранить необходимость в утомительных вычислениях и повторяющихся сравнениях.

Автоматизированная система может быть очень полезной, если требуется быстрая обработка.

Увеличение громкости

Поскольку информационные системы являются активом компании, им часто уделяется первоочередное внимание до или во время роста и расширения бизнеса. Неспособность поддерживать процесс обработки не обязательно означает отказ от существующих процедур.

В этих ситуациях аналитик рассматривает влияние внедрения компьютеризированной обработки данных, независимо от того, является ли существующая система ручной или ее расширение. Одно только увеличение скорости вряд ли может быть ответом.

Время обработки одной транзакции увеличивается, если учесть количество бизнес-операций компании вместе с ее схемой роста, емкость системы хранения, расположение бизнес-операций по сравнению с процессинговым центром и другие аспекты похожая природа.

Быстрый поиск информации

Организации хранят большие объемы данных, связанных с их операциями, сотрудниками, клиентами, поставщиками и финансами. В этом случае важны два аспекта:

Где хранить данные и как их получить, когда они понадобятся?

Хранение данных усложняется, если пользователи извлекают данные разными способами при разных обстоятельствах.

В компании, которая не использует компьютеры, ответы на все эти вопросы можно найти в записях, содержащихся в файлах (по одному на каждый вопрос), или в соответствующем файле. Если хранится несколько файлов, каждый из них организован для ответа на определенный вопрос.

контроль

Ранее обсуждалась взаимосвязь информационных систем с администрированием и контролем операций.

Как управление и контроль операций связаны с причинами развития информационных систем?

В основном двумя способами:

Для повышения точности и согласованности Повысьте безопасность наиболее важных данных.

Повышенная точность и согласованность

Чтобы продемонстрировать, как информационные системы могут достичь этой цели, рассмотрим в качестве примера обычную деятельность по обработке счетов.

Стандартная обработка состоит из накопления группы счетов-фактур перед отправкой на обработку и учет, затем сотрудники, которые получают заказы, вычисляют общую сумму счетов-фактур, таким образом вычисляя суммы покупок и дополнительных расходов, после того, как они поступают в бухгалтерский учет. Ошибки и несоответствия согласовываются, данные повторно отправляются на исправление и корректировку в отдел. Вы получили счета-фактуры, и остатки корректируются.

Если процедура расчета суммы каждого счета-фактуры и накопления общей суммы по лотам включена в компьютерную программу, то бухгалтер может выполнить все шаги, не пропуская их, без необходимости выполнять все эти громоздкие процедуры и самостоятельно.

Обеспечьте лучшую безопасность

Иногда тот факт, что данные могут быть сохранены подходящим образом для чтения с помощью машины, обеспечивает большую безопасность, чего трудно достичь в среде, где нет компьютеров.

Например; До автоматизации книга формул выдавалась рабочим, ответственным за производство продукции. Эта книга содержала названия, количества и формулы сырья, необходимого для производства определенного продукта, утечка информации в сторону конкурентов была довольно высоким постоянным риском.

Администрация разработала компьютерную программу, в которой были закодированы названия, количества и инвентарные запасы указанного сырья, а код доступа предоставлялся только уполномоченному персоналу. Это практически полностью исключило потенциальный риск утечки информации в пользу конкурентов.

связь

Отсутствие общения - распространенный источник трудностей, затрагивающих как клиентов, так и сотрудников. Однако хорошо развитые информационные системы расширяют коммуникацию и облегчают интеграцию отдельных функций.

Повышенное общение

Многие компании расширяют свои каналы и каналы связи, развивая для этого специальные сети; Эти маршруты охватывают всю страну и позволяют ускорить поток информации в ваших офисах и учреждениях, которые находятся за пределами одной местности.

Система кредитных карт, позволяющая многим людям совершать покупки товаров и услуг, не существовала бы без информационных систем. Очень большие сети связи и региональные процессинговые центры проверяют кредит и авторизуют транзакции за секунды.

Одной из наиболее важных характеристик информационных систем для офисов является электронная передача такой информации, как данные, файлы и документы.

Интеграция направлений в компании

Часто деятельность компаний охватывает несколько сфер деятельности организации; работу, выполненную в одной области, путают с работой, выполненной в другом месте.

Чтобы лучше координировать операции, администрация вносит свой вклад во внедрение терминалов с оперативными информационными системами между производственным и закупочным отделами, из которых с обеих сторон извлекаются отчеты с такими данными, как запасы, доступные для производства, и требования к закупкам материалы.

Расходы

Многие организации были исключены из коммерческой деятельности, а многие другие не смогли добиться успеха из-за слабого контроля над расходами или из-за их полного незнания. Информационные системы играют очень важную роль как в наблюдении, так и в сокращении эксплуатационных расходов.

Мониторинг затрат

Отслеживание затрат на рабочую силу, активы и накладные расходы является важной задачей для определения того, развивается ли компания так, как ожидалось, то есть в рамках бюджета.

Системы ручного отслеживания затрат не так эффективны, как автоматизированные, и при этом они не предлагают такое же количество категорий и тщательного сравнения.

Возрастающая конкурентоспособность рынка создает потребность в более эффективных методах обеспечения затрат и соотнесения их с индивидуальной и организационной производительностью. Эта цель, вероятно, будет иметь большее значение в будущем.

Снижение затрат

Некоторые конструкции систем помогают снизить затраты за счет использования возможностей автоматического расчета и поиска данных, которые включены в процедуры компьютерной программы.

В прошлом многие думали, что разработка приложений информационных систем, особенно с высокой степенью автоматизации, будет означать меньшую потребность в сотрудниках. Хотя информационные системы действительно меняют характер работы, потребность в оперативных людях не уменьшилась; Люди редко перемещаются, фактически их работа становится более интересной, поскольку все утомительные задачи автоматизируются.

конкурентоспособность

компьютерные информационные системы - это стратегическое оружие, которое может изменить способ конкуренции компании на рынке. Как следствие вышесказанного, эти системы улучшают организацию и помогают ей получить конкурентные преимущества. Напротив, если у конкурентов компании есть более продвинутые возможности для обработки информации, то информационные системы могут стать конкурентным недостатком.

Следовательно, возможности информационных систем являются важным фактором при формулировании стратегии организации.

Организация может получить конкурентные преимущества с помощью своих информационных систем 4 различными способами, каждый из которых рассматривает субъекты, с которыми компания имеет дело, как часть своей коммерческой деятельности, а именно:

Клиенты Конкуренты Поставщики Товары и услуги.

Круг конкуренции

Круг конкуренции

Безопасные клиенты

Учитывая, что клиенты являются наиболее важными для организации, менеджеры ищут разные способы найти новых клиентов и в то же время сохранить уже имеющихся.

Каким образом информационные системы компании могут предложить в этом случае конкурентное преимущество или значительное преимущество перед конкурентами?

Вот три способа, которыми компании пользуются, чтобы привлечь клиентов и удержать их:

Предлагая лучшие цены, предоставляя эксклюзивные услуги, представляя разные продукты.

Исключить конкурентов

Обойти конкурентов может быть рискованно, если они найдут способ повторить достижения компании. Например, скидки не обеспечивают долгосрочных стратегических выгод, однако информационные системы могут быть основой для удержания конкурентов от выхода на рынок, сдерживая их попытки выйти на рынок или создавая препятствия для их входа.

Лучшие договоренности с поставщиками

В бизнесе поставщики также имеют стратегическое значение. Одним из способов использования информационных систем для заключения соглашений с поставщиками является получение более выгодной цены, прогнозирование запасов с помощью годовой системы поставок, созданной на основе статистических отчетов о потреблении наших заказов нашим поставщикам или онлайн-заказов.

Формируйте фундамент для новых продуктов

Информационные системы также составляют основу для создания, продвижения и распространения новых продуктов и услуг.

Например, крупные банки начинают осознавать ценность имеющейся у них демографической информации о своих должниках и вкладчиках.

Используя компьютеры для анализа данных об экономических тенденциях, жилищном строительстве и других финансовых новостях - и все это без нарушения, по какой-либо причине, права на конфиденциальную информацию - банки могут получить ценную информацию из своих маркетинговых исследований.

Методологии планирования информационных систем.

Формальные методы планирования разработаны для поддержки менеджеров и руководителей в процессе разработки информационных систем, которые помогают достичь целей организации.

Цель этих методов - описать руководящие принципы организационного уровня для информационных систем компании. Сюда входит определение ключевых элементов, от которых зависят как приложения, так и их разработка. Также включено описание отношений между этими элементами и, возможно, документация о текущих информационных потребностях или план будущих планов компании.

Три наиболее часто используемых методологии планирования информационных систем:

Метод планирования корпоративных систем IBM (BSP) Nolan, Norton & Co. Компьютерная архитектура Метод стратегического планирования Метод критических факторов успеха
- Метод планирования бизнес-систем IBM (BSP) является одним из наиболее широко используемых и направлен на выявление тех, кто необходим для создания организации. Метод стратегического планирования компьютерной архитектуры Nolan, Norton & Norton Компания связывает текущий потенциал организации с ее текущими потребностями.Метод критических факторов успеха направлен на определение областей, которые являются ключевыми для выживания организации, и обеспечения интеграции в информационные системы.

Источники запросов проектов информационных систем

Существует четыре основных источника запросов по проектам, этими кандидатами могут быть:

Руководители департаментов Руководители высшего звена Системные аналитики Внешние группы

ЗАЯВИТЕЛЬ - ОПИСАНИЕ

Руководители отделов

Обычно люди, связанные с повседневной деятельностью компании, будь то сотрудники или менеджеры, обращаются за помощью в свои собственные отделы.

Руководители

высшего звена Руководители высшего звена, такие как президенты, вице-президенты или члены совета директоров, часто имеют информацию, недоступную менеджерам. Эта информация сочетается с тем, что эти руководители имеют влияние на запросы информационной системы (они управляют всей организацией, а не несколькими отделами).

Системные

аналитики Иногда системный аналитик ищет области, в которых следует разработать проекты, или поощряет менеджера разрешить разработку информационной системы от его имени.

Внешние группы

События, не относящиеся к организации, также приводят к разработке проектов.

МАТРИЧНАЯ ТАБЛИЦА АНАЛОГИЙ И РАЗЛИЧИЙ МЕЖДУ ТИПАМИ СИСТЕМ

ВИДЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ
TRANSACTIONAL	ПОДДЕРЖИВАЮЩИЕ РЕШЕНИЯ	СТРАТЕГИЧЕСКИЙ
Значительная экономия труда.	Обычно они не экономят труд.	Его функция - добиться преимуществ, которых нет у конкурентов.
Они сборщики информации.	Ваша информация помогает менеджерам среднего звена принимать повторяющиеся и неструктурированные решения.	Его роль не связана ни с транзакциями, ни с поддержкой принятия решений, однако он может выполнять обе задачи.
Обычно это первая система, внедренная в компании.	Они реализуются после транзакционных систем.	Его форма развития основана на приращениях.
Они интенсивны во вводе и выводе информации.	Обычно они интенсивны в вычислениях, но не во вводе и выводе информации.	Они поддерживают процесс создания инновационных продуктов.
Его стоимость легко оправдана.	Его экономическое обоснование сложно.	Они дорогие.
Адаптируется к рыночным пакетам приложений.	Обычно они интерактивны и соответствуют высоким стандартам протокола.	Обычно они разрабатываются внутри компании, поэтому их нельзя адаптировать к рыночным пакетам.

Выводы и предложения

Хотя запросы на проекты часто поступают по нескольким причинам, представленные здесь указывают области, в которых предложения являются более обоснованными.

Стремление создать видимость повышения производительности или достижения большего прогресса с помощью автоматизированной системы не является адекватным оправданием для инвестиций в компьютерную информационную систему. В основе любого запроса на проект информационной системы должны лежать улучшения, такие как уже упомянутые в операциях и транзакциях.

То, как информационные системы адаптируются в организации, зависит от характера бизнеса организации и причин ее успеха. Если клиенты являются самым важным, системные аналитики могут направить большую часть своей работы на приложения, которые улучшают услуги и продукты, которые им предоставляются. Если контроль затрат является основным показателем успеха компании, то большинство приложений будет направлено на выявление и сохранение экономических преимуществ. Если запуск новых продуктов является ключом к успеху, то информационные системы должны помочь нам идентифицировать и создавать такие продукты.

Информационные системы практически не могут быть эффективными, если они разрабатываются независимо от целей, ценностей и целей организации, для которой они были разработаны.

«Запросы на информационные проекты всегда должны готовиться и оцениваться в соответствии с этим принципом ».

БИБЛИОГРАФИЯ

Загрузите исходный файл