«МЕТОДОЛОГИЧЕСКОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ ПО УПРАВЛЕНИЮ
В современном глобализированном мире качество стало неизбежной необходимостью оставаться на рынке. Поэтому системы менеджмента качества, основанные на стандартах ISO 9000, которые отражают международный консенсус по этой теме, стали очень популярными, и многие организации решили пойти по пути их внедрения.
Документация - это поддержка системы менеджмента качества, поскольку она отражает не только способы управления организацией, но и всю информацию, которая позволяет разрабатывать процессы и принимать решения.
Существуют различные методологии внедрения систем менеджмента качества, и все их авторы соглашаются рассматривать подготовку документации как важный этап, но наиболее распространенной является то, что для подготовки документов предлагаются лишь некоторые советы (в основном из Руководства по качеству и процедур), когда речь идет не только о их подготовке, но и о гарантии того, что система документов работает как таковая и становится эффективным инструментом для администрирования процессов.
Предложенная здесь методологическая процедура выполняет задачу служить руководством для внедрения документальных систем, которые соответствуют требованиям стандартов ISO 9000: 2000, и могут применяться специалистами по качеству из любой организации, которая сталкивается со сложной задачей. создать систему менеджмента качества.
Он состоит из шести этапов, которые имеют конкретные цели и следуют в хронологическом порядке. Задачи, которые связаны на каждом этапе, способствуют достижению поставленных целей, а некоторые могут выполняться параллельно, в соответствии с динамикой самого процесса внедрения документарной системы.
ЭТАП 1. Определение потребности в документации.
Цель: определить типы документов, которые должны существовать в организации, чтобы гарантировать, что процессы выполняются в контролируемых условиях.
Chores:
1. Изучите в стандартах ISO 9000 элементы документации, применимые к организации.
2. Изучите конкретные правила сектора, в котором работает организация, чтобы определить документы, которые должны соответствовать этим требованиям законодательства.
3. Изучите карты процессов организации, чтобы определить, какие из них следует задокументировать.
4. Определите типы документов, которые должны существовать, и их требования.
Этап 2. Диагностика документирования ситуации в организации.
Цель: узнать состояние документации в организации, сравнив существующее с потребностями, определенными на предыдущем этапе.
Chores:
1. Подготовьте руководство по диагностике.
2. Запустите диагностику.
3. Подготовить и представить диагностический отчет.
4. Подготовить план корректирующих действий по устранению несоответствий в существующей документации.
Этап 3. Дизайн документальной системы.
Цель: установить все общие элементы, необходимые для разработки Документарной системы.
Chores:
1. Определите иерархию документации.
2. Определите структуру и формат Руководства по качеству.
3. Определите процессы документирования.
4. Наладить документооборот.
5. Подготовьте план подготовки документа.
6. Спланируйте обучение задействованного персонала.
Этап 4. Подготовка документов.
Цель: подготовить, рассмотреть и утвердить все документы на каждом уровне.
Chores:
1. Обучите задействованный персонал.
2. Подготовьте общие процедуры.
3. Подготовьте Руководство по качеству.
4. Подготовить другие документы в соответствии с планом, составленным на предыдущем этапе.
5. Рассмотрите и утвердите все документы уполномоченным компетентным персоналом.
Этап 5. Внедрение документальной системы.
Цель: реализовать на практике то, что установлено в подготовленных документах.
Chores:
1. Определите график реализации.
2. Раздайте документацию всем участникам.
3. Определите потребности в обучении и обновите план обучения.
4. Применять на практике то, что установлено в документах.
5. Соберите документальные свидетельства вышеизложенного.
Этап 6. Поддержание и совершенствование документальной системы.
Цель: поддерживать адекватность системы потребностям организации путем постоянного совершенствования.
Chores:
1. Проведите внутренний аудит для выявления возможностей для улучшения.
2. Осуществлять корректирующие и предупреждающие действия, направленные на устранение несоответствий в документации.
Именно на стадии разработки системы документирования системный характер управления документацией является наиболее материализованным. При определении того, какие процессы входят в его состав и потоки документации, ничего не делается, кроме планирования работы системы.
Остальная часть цикла управления (внедрение, контроль и улучшение) проявляется в следующих этапах.
На этапе разработки важно назначить документам из внешних источников место в иерархии документации, а затем обеспечить контроль над этими документами на других этапах.
Хотя эта процедура применима к любой организации, те, кто имеет соответствующую технологию и поддерживают свою систему документирования в компьютерной системе, получат превосходные результаты, в основном на этапах 5 и 6.
В общем, применение процедуры требует хорошей доли здравого смысла, чтобы избежать превращения документации в бюрократию и предотвратить превращение системы в элемент, усложняющий основные процессы.
ВЫВОДЫ:
- Предлагаемая методологическая процедура представляет собой руководство по внедрению документальной системы в соответствии со стандартами ISO 9000: 2000, которая отвечает потребностям организаций, которые сталкиваются с этой задачей. Применение процедуры позволяет выйти за рамки простой разработки документов и превратить систему документации в инструмент управления качеством.
БИБЛИОГРАФИЯ
1. AENOR. Руководство по применению стандарта UNE-EN-ISO 9001: 2000. Испания, 2002 год.
2. AEC. Национальный информационный центр качества. Внедрение системы качества согласно стандарту UNE-EN-ISO-9002. Интернет, январь 2000 г.
3. Де Саин, Кэрол. «Основы документации. Записи об основной продукции ». BioPharm, ноябрь-декабрь 1991 г.
4. Де Саин, Кэрол. «Разработка GMP и мастер-протоколов аттестации объектов». БиоФарм, апрель 1992 г.
5. От Саин Кэрол. «Стандартные рабочие процедуры и формы сбора данных». БиоФарм, октябрь 1991 г.
6. Гарсия, Соня. «Дизайн системы документации Finlay Institute». Диссертация о выборе звания специалиста по обеспечению качества. ISPJAE, Гавана. Февраль 1999 г.
7. Стандарты ISO 9000: 2000.
8. Портуондо, Ма Елена и др. «Методология разработки и внедрения системы технической документации качества в соответствии со стандартами ISO 9000». Национальный центр биопрепаратов. Гавана, 1996 год.
9. Сенлле, Андрес и Вилар, Жанна. «ISO 9000 в сервисных компаниях». Management 2000 Spain Editions, 1997.
10. Соса Вера, Рита. Разработка системы качества в лаборатории контроля качества пищевых продуктов. Журнал Нормализация №3 / 1997.
Данные авторов:
(1) Зулем Перес Родригес. Мастер в области обеспечения качества. Отдел промышленной инженерии. Ольгинский университет. Куба.
(2) Майра Морено Пино. Магистр высшего образования. Отдел промышленной инженерии. Ольгинский университет. Куба.
(3) Инженер Дамарис Пенья Эскобио. Промышленная инженерия. Отдел промышленной инженерии. Ольгинский университет. Куба.
(4) Инженер Даяна Лосада Нуньес. Промышленная инженерия. Отдел промышленной инженерии. Ольгинский университет. Куба.
Скачать оригинальный файл
