Введение
Любая организация, которая желает эффективно достичь намеченных целей, должна определить способ сотрудничества своих сотрудников, чтобы сделать это возможным. Для этого необходимо определить, создать и поддерживать структуру, которая будет поддерживать потребности организации.
Это организационная функция, которая отвечает за создание основ, на которых организация через различные рабочие группы сможет сотрудничать друг с другом и работать эффективно, поскольку они будут знать, какую роль они должны играть и как они связаны. их функции друг к другу.
Функция координации или управления будет по существу связана с межличностными отношениями в организации. Затем эта функция дополняет другие и обеспечивает рабочие отношения с сотрудниками путем передачи инструкций, способствуя хорошему общению при управлении.
Именно в направлении или в способе руководства возникает лидерство, которое будет влиять на поведение и поведение персонала. Это связано с самой природой лидерства; Те, кто действуют как лидеры, понимают мотивацию людей, они создают стимулы, которые побуждают людей преобразовывать свои усилия в удовлетворение от того, что они внесли свой вклад в достижение целей организации.
Эти действия, в зависимости от степени воздействия, могут включать простые меры, такие как небольшие изменения в использовании рабочих инструментов, даже действия, которые приводят к постановке новых целей, формулированию новых планов или важным изменениям в организационной структуре.
Характер и цель организации
Определив, что должно быть сделано в рамках функции планирования, организационная функция должна определить, как это делать. Эта функция будет отвечать за определение наилучшего способа достижения планирования за счет надлежащего размещения и соотношения ресурсов организации.
Под организацией понимается любая социальная единица, нацеленная на достижение своих целей, а также как функция административного процесса.
Согласно Чиавенато, организация означает «акт организации, интеграции и структурирования задействованных ресурсов и органов, установления их отношений и распределения их полномочий».
Организация подразумевает установление порядка, создание функциональной взаимосвязи или зависимости, всегда заботясь об аспекте обеспечения гармонии между сторонами, то есть организация поможет создать структуру, которая будет служить для выполнения того, что запланировано.
Организационный процесс
I. Определите объем работы, необходимый для достижения целей, указанных в планировании.
II. Разделение труда.
Действия анализируются и классифицируются.
III. Сгруппируйте мероприятия.
Кто и где они будут проходить:
а) Должности. Минимальная единица работы.
б) Органы. Организационное деление по группировке схожих должностей.
Внутривенно Описание работы.
Вы должны указать функции, полномочия, уровень ответственности и каналы связи.
V. Распределите материальные, технические и экономические ресурсы, необходимые для выполнения деятельности каждой должности.
ПИЛА. Координируйте усилия.
С помощью формальных (руководства, инструкции и правила) и неформальных процедур, которые помогают синхронизировать ресурсы, персонал и подразделения для достижения целей организации.
Общие принципы организации
Unity стремится к эффективности.
Он устанавливает, что вся деятельность, выполняемая в организации, независимо от уровня производительности, должна быть направлена на достижение цели организации. Поскольку только необходимые задачи должны выполняться с минимальными затратами и усилиями, всегда стремясь к эффективности.
Разделение труда или специализация.
Каждую работу следует разделить на простые задачи до такой степени, чтобы их можно было отличить друг от друга, чтобы те, кто их выполняет, стали специалистами и эффективными в конкретных задачах.
Это значительно облегчает адаптацию к работе, сокращает период обучения, можно стандартизировать методы работы, легко заменять персонал, снижаются затраты и повышается производительность.
Иерархия.
Уровни внутри организации должны быть четко определены, независимо от типа существующей структуры.
Авторитет и ответственность.
Должна быть согласованность между полномочиями, делегированными для выполнения определенных действий, и степенью ответственности за них.
Было бы неоправданным возлагать на кого-либо ответственность за определенные функции, в которых он не имеет полномочий, а также наделить его полномочиями в отношении функций, в которых они не несут ответственности за свою работу.
Единство и командный уровень.
Приказы, которые получает сотрудник, должны исходить от одного начальника, чтобы избежать путаницы и, таким образом, избежать отчетности о деятельности на разных уровнях власти.
Определение позиций.
Все, что связано с каждой позицией, должно быть определено и раскрыто в письменной форме.
Амплитуда или диапазон контроля.
В зависимости от иерархического уровня каждой должности, определенное количество подчиненных будет контролироваться для достижения эффективного администрирования, устанавливая для этого предел.
Чем выше иерархия, тем короче раздел управления из-за сложности функций, в то время как на нижних уровнях будет больше раздел управления, так как они проще и легче контролировать действия.
Координация или баланс.
Все организационные области и позиции должны быть скоординированы в своей деятельности, поскольку в конечном итоге они стремятся к одной и той же цели.
Преемственность или гибкость.
Среда, в которой работают организации, постоянно меняется, поэтому они должны быть гибкими, чтобы адаптироваться и выдерживать постоянный динамизм.
Типология организации
Мы можем говорить о трех общих типах организации:
I. Линейная или военная организация.
Это самая простая и старейшая организационная структура, берущая свое начало в военной и церковной практике. Отношения власти и ответственности передаются по единой формальной, иерархической и централизованной линии.
Организация и направление
Преимущество.
- Просто и легко понять Четкое разграничение полномочий и ответственности Простота в эксплуатации, контроле и дисциплине Облегчает принятие решений и соблюдение требований
Недостатки.
- Негибкость и жесткость, чтобы адаптироваться к новым ситуациям Начальники, не склонные к специализации Нарушения возникают из-за отсутствия ключевых сотрудников Не применимо к средним и крупным компаниям
II. Функциональная организация.
Этот тип структуры основан на группировке задач, которые по своим характеристикам схожи, поэтому они становятся определенной областью или функцией.
Организация и направление
Преимущество.
- Более высокая специализация работы Прямое общение Лучшая координация Решение проблем за меньшее время Повышение эффективности и потенциала персонала.
Недостатки.
- Сложность решения общих проблем Принцип единоначалия часто изменяется. Общее видение организации теряется. Развитие ограничивается ограничением производительности по функциям.
III. Линейная организация и персонал.
Эта организационная структура сочетает в себе характеристики двух предыдущих, используя их преимущества и отбрасывая недостатки.
Линейная и штатная типология, по словам Рейеса Понсе, отличается тем, что:
- Он сохраняет за собой полномочия и ответственность линейной организации, переданной полностью через одного менеджера для каждой функции, однако этот линейный орган власти получает консультации и услуги от специализированных технических специалистов для каждой функции.
Организация и направление
Преимущество.
- Получите специализированные и новаторские советы. Повышение эффективности операций. Координация между персоналом и линейными органами.
Недостатки.
- Возможные конфликты между персоналом и линейными органами Консультации с обширными теоретическими знаниями, но небольшим опытом работы Линейный персонал с опытом, но небольшими теоретическими знаниями Полная или ограниченная ответственность со стороны персонала.
Методы организации
Схема организации.
Это графическое изображение структуры организации. Он представляет собой иерархические уровни, каналы власти, их основные функции и их отношения.
Departmentalization.
Техника, которая разделяет и в то же время объединяет компанию. Разделите работу и назначьте специализированные группы. Могут использоваться следующие модели отделений:
I. По административным или оперативным функциям.
II. Для продуктов и / или услуг.
III. Заказчиками.
Внутривенно По рабочим процессам.
V. По программам или проектам.
ПИЛА. По территории или географическому району.
VII. Смешанное.
Анализ работы.
В этом методе классифицируются задачи, выполняемые в рабочем подразделении, характеристики, навыки и знания, необходимые для выполнения того, что требуется на должности.
Он делится на две части:
I. Описание позиции. Он содержит идентификацию, природу, деятельность, а также внутренние и внешние отношения.
II. Уточнение позиции. Требования и условия для развития позиции.
Административные руководства.
Это официальные документы, которые дают сотруднику более широкое представление о своей роли в организации.
Они подразделяются на:
I. Руководство по организации.
Документ, содержащий информацию, относящуюся к должностям. Определите характер должности и то, что следует делать.
II. Руководство по процедурам.
Определите, как должна выполняться работа.
III. Руководство по политике.
Документы, регулирующие поведение и поведение.
Характер и цель обращения
По словам Мюнх Галиндо, под руководством понимается выполнение планов в соответствии с организационной структурой путем направления усилий социальной группы посредством мотивации, общения и контроля.
Понятно, что только через координацию действий подчиненные смогут понять и внести свой вклад в организацию с эффективностью и действенностью в своей работе. Чтобы донести сообщение до людей, администратор или менеджер использует эффективную коммуникацию.
Функция управления касается межличностных аспектов, а это сложная деятельность. Это связано с тем, что им управляют силы, которые до сих пор не были полностью поняты и которыми часто трудно управлять; человеческий ресурс.
Процесс рулевого управления
Убедитесь, что запланированное выполняется, рассмотрите следующие шаги:
1. Общайтесь.
Он состоит в том, чтобы предавать гласности исполнение чего-либо различными способами; письменный, устный, визуальный, слуховой и др. Общение может быть в любом направлении, если оно ясно.
2. Мотивируйте.
Это необходимо для поддержания интереса сотрудника к выполнению порученных ему действий.
Для этого администратор, не злоупотребляя своими полномочиями, должен стараться знать и удовлетворять потребности сотрудника, направлять его усилия на достижение целей организации, тем самым закладывая основы для того, чтобы стать настоящим лидером.
В этом может помочь применение мотивационных теорий.
3. Принимайте решения.
Не имеет значения момент или обстоятельства, поскольку обычно возникают проблемы, в отношении которых необходимо принять мудрое решение. Хотя существует несколько моделей принятия решений, научный метод можно комбинировать с любой из них.
Обеспечение выполнения приказов и инструкций, вытекающих из принятия решений, предполагает наличие определенной степени полномочий.
4. Монитор.
Эта деятельность состоит из проверки и руководства выполнением задач на основе указанных приказов и инструкций.
Общие принципы управления
1. Гармония цели или согласование интересов.
Процесс управления будет более эффективным, если будет согласование между индивидуальными интересами и интересами организации.
2. Единство команды.
Каждый член организации получает приказы и должен быть ответственным только перед одним органом власти.
3. Безличность команды.
Для достижения целей будут использоваться только полномочия, при этом не должны затрагиваться личные аспекты.
4. Разрешение конфликтов.
Любая проблема, независимо от ее характера, должна быть решена как можно быстрее, чтобы избежать ее обострения в других сферах.
5. Использование конфликта.
Конфликт следует рассматривать как возможность охватить другие области мысли и активизировать их для поиска различных альтернативных решений.
6. Цепочка подчинения.
Иерархический уровень, тип роли, ответственность должности и другие факторы будут влиять на количество подчиненных, которыми вы будете руководить.
7. Делегация.
Это означает наделение подчиненных большей ответственностью и полномочиями в принятии решений.
8. Мотивация.
Чем более мотивирован каждый участник, тем лучше он будет выступать.
9. Лидерство.
Администратор должен придерживаться мышления и действий лидера, чтобы получить большее признание со стороны других.
10. Четкость общения.
Чем яснее сообщение, тем меньше ошибок.
Власть
Согласно Мюнх Галиндо, власть - это «сила, которой человек наделен внутри организации, чтобы отдавать приказы и требовать, чтобы они выполнялись его подчиненными, выполнять те действия, которые диктующий их человек считает необходимыми для достижения целей. группы ».
Есть два типа полномочий:
I. Официальная власть.
Он является результатом неотъемлемой силы должности или должности, занимаемой лицом в организации. Это дает ему право командовать и требовать от подчиненных.
II. Неформальный авторитет.
Он возникает, когда человек, не занимающий должности начальника, принимает его команду или власть спонтанно, потому что он обладает такими качествами, как: знания, навыки, личность, интеллект, харизма и т. Д., Которые влияют и привлекают волю других.
руководство
Лидерство обычно определяется как процесс влияния на людей, с тем чтобы они добровольно стремились к достижению поставленных целей.
Суть лидерства можно сказать, что оно следует за кем-то, чтобы чего-то добиться и чего-то добиться. Другими словами, речь идет о заинтересованности людей в том, чтобы за кем-то следовать. Более того, они следуют за теми, кого считают средством для достижения своих собственных нужд, мотивов и желаний.
Отсюда следует, что мотивация и лидерство неразрывно связаны.
Навыки, которыми должен обладать хороший руководитель:
- Формируйте общее видение Обучайте последователей Способность к переговорам Создавайте изменения Эмоциональное мастерство Сочувствие Социальные навыки Трансцендентность от человека к группе.
связь
Он включает в себя циклический процесс, который направлен на отправку и получение сообщения и который четко понимается.
Коммуникация оказывается процессом жизненно важным для всех административных функций и для самой организации, поскольку в ее отсутствие было бы неизвестно, что делать.
Процесс общения
Организация и направление
Передатчик. Лицо или группа лиц, заинтересованных в раскрытии определенной информации.
Сообщение. Что вы хотите сообщить. Содержание должно быть ясным.
Канал. Это среда (устная, слуховая, визуальная или тактильная), которая используется для передачи сообщения.
Приемник. Человек или группа, получающие информацию.
Обратная связь. Элемент, который позволяет измерить, оценить, проверить эффективность и надежность отправки и получения сообщения.
Типы общения
Коммуникация, как и власть, классифицируется как:
I. Формальное общение.
Когда процесс разработан по схеме организационной структуры и установленной цепочки полномочий.
II. Неформальное общение.
Он возникает спонтанно между участниками, когда структура, каналы или иерархии не имеют никакого вмешательства.
Последний комментарий
Таким образом, организация - это функция управления, которая отвечает за определение того, что делать, кто должен это делать, как сгруппированы задачи, кто несет ответственность и где принимаются решения.
Между тем, именно функция управления или координации отвечает за мотивацию сотрудников, влияние на членов и команды организации при выполнении ими своей работы, выбор наилучшего канала связи и поддержку поведения сотрудников.,
Библиографические ссылки
- Кьявенато, И. (2001). Введение в общую теорию управления. Мексика: МакГроу-Хилл. Галиндо, М., и Гарсия Мартинес, Дж. (2000). Основы администрирования. Мексика: Trillas. Koontz, H., & O'Donnel, C. (1979). Курс современного администрирования. Мексика: McGraw-Hill de México, Nava García, JL (2003). Администрация. Мексика: Cia. Эдиториал Nueva Imagen. Рейес Понсе, A. (2002). Современное управление. Мексика: Лимуса. Велш, Г., Хилтон, Р., и Гордон, П. (2000). Бюджеты: планирование и контроль прибыли. Мексика: Прентис Холл.
