Цель этой статьи - позволить читателю получить знания о предмете коммуникации в организациях, обычно называемой организационной коммуникацией, для этого рассматриваются важные концепции, которые вместе придают смысл общей теме этой статьи, чтобы вы могли знать элементы, типы и потоки общения и проблемы, которые могут возникнуть.
Процесс передачи идеи
Разговор о предмете общения имеет жизненно важное значение для отношений между людьми, организациями или в более широком масштабе, если преследуемой целью является координация, достижение согласия и выполнение целей. Потому что недостаток или неэффективность в этой области снижает возможности участников, имея возможные ситуации, непонимание сообщения, сбой в выполнении операций, разрыв отношений различного рода, среди других ситуаций.
Когда человек начинает создавать более крупные социальные группы, его коммуникативный процесс становится более сложным; Для этого нужны не только отправитель, получатель и сообщение, но и другие элементы, которые также важны. Канал, код и коммуникационные барьеры могут гарантировать, что сообщение отправлено эффективно и достигнет своей цели, то есть обмен информацией любого рода. (Гусман Пас, 2012)
Предпосылки общения
Общение восходит к древним временам, потому что человеку, будь то человек или животное, необходимо наладить общение, чтобы облегчить свои задачи, удовлетворить потребности, расширить свои возможности и достичь стратегических соглашений. Следовательно, общение не ограничивается исключительно людьми, оно присутствует в животном мире и насчитывает миллионы лет.
Первый подход к определению коммуникации может быть сделан на основе ее этимологии. Слово происходит от латинского communare, что означает «делиться чем-то, объединять». Следовательно, общение - это феномен, присущий отношениям, которые поддерживают живые существа, когда они находятся в группе. Общаясь, люди или животные получают информацию об окружающей их среде и могут делиться ею с другими. (Определение DE, 2008-2018 гг.)
Представления о
Как было сказано (Guzman Paz, 2012), человек традиционным образом определяет общение как «обмен чувствами, мнениями или любым другим типом информации посредством языка, письма или других типов сигналов. Любая форма связи требует отправителя, получателя и сообщения ».
Связи представляет собой процесс передачи и приема идей, информации, сообщений, делая теории. Это коллективная задача с другим человеком как с личностью, посредством которой оба конструируют свою реальность, благодаря конструкции, которую развивает общий проект, называемый обществом, сообществом и организацией. (Кастаньо Дуке, Семинар по административной теории, 2004 г.)
развитие
В случае людей общение - это акт психической активности, который происходит от мысли, языка и развития психосоциальных способностей к взаимоотношениям. Обмен сообщениями (которые могут быть вербальными или невербальными) позволяет человеку влиять на других и, в свою очередь, влиять на него. (Определение DE, 2008-2018 гг.)
На рисунке 1 показана концептуальная карта концепции коммуникации и всего, что она подразумевает, что подробно обсуждается позже.
Карта концепции коммуникации. (Гусман Пас, 2012, с. 7)
Общение - это самая важная деятельность для людей; Посредством этого процесса человек входит в контакт с обществом в целом и знает свое окружение, от ближнего до дальнего, таким образом получая знания о мире, в котором он живет, чтобы принимать трансцендентные решения в своей жизни. Коммуникационный процесс настолько важен, что ученые и технологи искали способы сделать его более быстрым и эффективным. (Гусман Пас, 2012)
Пояснительные модели общения (Гусман Пас, 2012)
Феномен общения частично артикулирует умственную деятельность, это позволяет приобретать и передавать знания. Он также играет довольно важную роль в социальных или коллективных отношениях и действиях.
Это принятое видение побудило различные дисциплины посвятить себя изучению коммуникации. «Теоретический вклад этих дисциплин был сфокусирован на объяснении коммуникативного феномена на основе теоретической модели. В этих моделях была сделана попытка схематично воспроизвести характерные и пояснительные черты коммуникативных актов ».
- В линейных моделях процесс коммуникации понимается как прямолинейная последовательность, в которой информация передается от отправителя к получателю. В этой модели не рассматривается возможность обратной связи между получателем и отправителем и, следовательно, не учитывается возможность обмена этими ролями между отправителем и получателем в коммуникативных актах. собирать с большей точностью основные характеристики коммуникативных контекстов. Это качество верности часто оборачивается против него и приводит к нечетким подходам.
Системная коммуникация (Гусман Пас, 2012)
Первые модели коммуникации рассматривают системную коммуникацию как систему передачи информации от отправителя к получателю на основе общего кода и основываются на нескольких фундаментальных принципах:
- Коммуникация - это явление взаимодействия, в котором основная единица меньше в человеке, чем в отношениях, установленных между людьми; то есть каждое вмешательство члена системы является ответом на вмешательство другого, но представляет собой вмешательство, на которое другой будет реагировать. Итак, общение - это циклический процесс, в котором каждое сообщение вызывает ответ собеседника. Общение не сводится к вербальному сообщению, поскольку все социальное поведение имеет коммуникативную ценность. В ситуации взаимодействия «не могу не общаться», мимика, жесты, отношения, поведение, передают сообщение. Общение определяется контекстом, в котором оно зарегистрировано. Этот контекст касается отношений, которые объединяют людей, которые развивают процесс общения,и таблица, в которой находится взаимодействие и ситуация, которую оно позволяет установить по отношению к главным героям.
Любое сообщение содержит два уровня значимости. Он не только передает информативное содержание, но также выражает все, что касается отношений, которые объединяют собеседников.
Взаимоотношения между собеседниками структурированы по двум основным моделям: системной модели и дополнительной модели.
- В системной модели отношения определяются как отношения равенства, и главные герои ведут себя зеркально; то есть существует процесс диалога, в котором субъект, контекст и язык принадлежат к одному уровню символического обмена. Эта модель присутствует из-за недействительности иерархии. В дополнительной модели главные герои принимают поведение, которое постоянно адаптируется друг к другу. Дополнительные отношения могут быть иерархическими, то есть содержать в себе высокое и низкое положение.
Элементы коммуникации (Гусман Пас, 2012)
В общении важны все элементы, если бы они отсутствовали, процесс был бы неполным и общение не имело бы места; В действительности, когда этот процесс завершается без проблем, человек находится в коммуникативной ситуации, а когда коммуникативная ситуация возникает, это происходит потому, что что-то было передано.
Итак, чтобы коммуникация существовала, вы должны сначала знать, что вы хотите передать, то есть сообщение, которое является первым элементом коммуникации. Теперь наиболее логично то, что переданное сообщение по очереди генерирует ответ, что заставляет нас задуматься о других элементах коммуникации, таких как отправитель, получатель, канал, код и последующие процессы.
- Эмитент «Эмитент, который также известен как источник связи, передатчик, кодировщик, кодировщик, коммуникатор, среди прочего, - это тот, кто инициирует обмен данными; Это может быть человек или группа людей, которые разрабатывают и отправляют сообщение. В принципе, он выбирает соответствующие знаки, знаки или символы и в конце отправляет сообщение получателю, чтобы получить соответствующий ответ. Следует отметить, что отправитель печатает свой собственный штамп на своем сообщении, если учесть, что у него есть собственная личность, на которую влияют различные факторы, такие как его культура и социальное положение, чтобы назвать несколько. Получатель, который получает сообщение, отвечает за декодирование, если необходимо, чтобы знать, что выражает отправитель, и, при необходимости, разрешить запрос. Код,Это система знаков с правилами использования и процедурами, такими как английский язык, система чтения Брайля, пиктограммы, флаги и т. Д. Все знаки, которые могут составлять код, были наделены человеческими существами, поэтому для успешного процесса коммуникации код должен быть способен эффективно интерпретироваться. Сообщение - это полная информация, которую отправитель закодировал для передачи с помощью речи, жестов, письма, рисования, движений тела, дымовых сигналов или флагов и т. Д., И которая будет зафиксирована получателем ». канал, «Средство, через которое сообщение передается, принимается или распространяется». По формальному строению каналов их можно разделить на естественные и искусственные. «Естественные каналы - это те каналы, которыми человек обладает от рождения и через которые он связан с внешним миром; Это касается пяти чувств: зрения, осязания, вкуса, обоняния и слуха. Искусственные каналы, также называемые медиа, - это те каналы, которые человек создал для передачи сообщений во времени и пространстве ». Кодификация.- Коммуникация происходит, когда отправитель преобразовывает информацию, которая должна быть передана, в серию символов. Шифрование важно и необходимо, потому что информация может передаваться от одного человека к другому только с помощью символов или изображений. Поскольку коммуникация является целью кодирования, отправитель пытается сопоставить значение с получателем, выбирая символы. Декодирование.- Декодирование - это процесс, в котором получатель интерпретирует сообщение, а затем переводит его в значимую или важную информацию. Это процесс, состоящий из двух этапов: во-первых, получатель должен воспринять сообщение, а затем интерпретировать его. На декодирование «влияет прошлый опыт получателя, такой как личные оценки используемых символов и жестов, взаимность смысла с отправителем и ожидания. Чем больше соответствие между декодированием и сообщением, которое отправитель хочет передать, тем эффективнее будет связь ». Шум, «Есть ли фактор, который мешает или сбивает с толку» 30, способный вмешаться в коммуникативный акт. Эти факторы могут быть внутренними или внешними; например, они являются внутренними, когда получатель не уделяет должного внимания, и внешними, когда сообщение искажается другими звуками в окружающей среде, такими как дождь, молния, музыка и т. д.
Процесс коммуникации согласно Шеннон и Уивер (Сандовал Теллез, 2004, с. 43)
Коммуникативный процесс (Кастаньо Дуке, Семинар по административной теории, 2004 г., стр. 187)
Общение в организациях
Успешные организации - это те, которые придают истинное значение коммуникациям и информации, поскольку они понимают, что они в значительной степени способствуют улучшению среды общения и рабочей среды, то есть являются «динамизатором и аниматором». индивидуальных и коллективных действий в стремлении к интеграции и усилиям по укреплению организации ». (Кастаньо Дуке, Связь, 2004)
Обращаясь к проблеме коммуникации в группах и организациях, важно помнить, что вся коммуникация осуществляется в рамках человеческих связей и что они выражаются в том, как люди выполняют свою задачу, как они они связаны и дополняют в соответствии с их собственными культурами. (Фаваро, 2008)
Организационная коммуникация - это процесс, с помощью которого человек или одно из подразделений организации связывается с другим лицом или другим подразделением. Это проясняет тот факт, что коммуникация является важным рабочим инструментом, с помощью которого люди могут понять свою роль и могут действовать в соответствии с организацией. Коммуникация имеет намерение или цель «цель отправки сообщений в организации относится к тому, почему они отправляются и какие конкретные функции они выполняют» (Goldhaber, стр. 126, 1977). Эти сообщения обычно распространяются в соответствии с целями и политикой организации. (Кастаньо Дуке, Семинар по административной теории, 2004 г.)
Стратегический коммуникационный план (Сандовал Теллез, 2004)
- Анализ - Диагностика
Исследование аудитории, как целевой, так и потенциальной
Внутреннее расследование посредством анализа рабочей среды и оценки плана внутренней коммуникации
Внешнее расследование, оценка внешнего имиджа компании Изучение конкуренции, чтобы знать, что мы должны предложить, что мы должны изменить или что мы должны использовать
- Коммуникационный комитет
Создайте группу специалистов по коммуникациям, которые, помимо периодической оценки плана, будут стремиться реализовать другие стратегии, чтобы информировать компанию о необходимости указанного плана и важности его выполнения.
- Коммуникационные цели
Установите цели, которые вы хотите достичь с помощью плана
- Стратегии
В соответствии с результатами, полученными по каждому диагнозу, и в соответствии с предлагаемыми целями, предложите стратегии, которые помогут их достичь. Что было сказано, также изучаются сильные и слабые стороны каждой стратегии, а также ее возможности для успеха и угрозы.
- Установление конкретных действий
Знайте, что вы хотите делать, как, когда, где, почему, через что и т. Д. То есть, определение в дополнение к стратегиям, обстоятельств, ресурсов, областей и ожидаемых результатов.
- Календарь и бюджет
Установите даты действий, которые необходимо выполнить, и сообщите, сколько они будут стоить.
- Инструменты управления
Через определенное время внедряются механизмы оценки и контроля результатов.
Типы организационной коммуникации
Деловое общение определяется как обмен информацией внутри компании и за ее пределами с заранее запланированной целью; Он используется для структурирования различных коммуникационных процессов компаний и учреждений. (Гусман Пас, 2012)
Внешняя коммуникация. - Внешняя коммуникация »- это набор сообщений, отправляемых любой организацией различным внешним аудиториям (акционерам, поставщикам, клиентам, дистрибьюторам, правительственным органам, средствам массовой информации и т. их, чтобы создать благоприятный имидж или продвигать свои продукты или услуги »(Guzman Paz, 2012)
Внутренняя коммуникация. Внутренняя коммуникация - это «набор действий, выполняемых любой организацией для создания и поддержания хороших отношений с ее членами и между ними, посредством использования различных средств коммуникации, которые обеспечивают их информированность, интеграцию и мотивацию. вносить свой вклад в достижение целей организации ». (Гусман Пас, 2012)
Формальный: коммуникация, содержание которой связано с институциональными аспектами. Как правило, письмо используется в качестве средства массовой информации (например, релизы, заметки). Скорость низкая, потому что нужно выполнить все установленные формальности. (Фаваро, 2008)
Неформальный: это тип общения, который содержит институциональные аспекты, но использует неофициальные каналы (например, встреча вокруг бутылки с водой, встречи в коридорах). Это быстрее формального. (Фаваро, 2008)
Слухи: это неформальное общение, которое проходит через учреждение без соблюдения каналов и очень быстро. Как правило, версии или интерпретации реальности строятся на основе частичной информации и из разных источников. Они вызваны отсутствием полной и достоверной информации с соответствующих каналов. Их еще называют «шары», «радио бемба» или «холл радио». (Фаваро, 2008)
Коммуникационный поток в организациях (Гусман Пас, 2012)
Организации состоят из людей, которые занимают определенные должности или представляют определенные роли. Поток сообщений между этими людьми следует определенным путям, которые называются коммуникационными сетями, которые будут существовать независимо от того, включает ли он двух людей или всех.
организация. Многие факторы влияют на характер и расширение сети связи.
По убыванию. Нисходящая коммуникация включает в себя все сообщения, которые направляются к сотрудникам. Смит и др.: «Считайте нисходящую коммуникацию наиболее часто изучаемым аспектом официальных каналов» 92. Престиж, авторитет и традиции проявляются в нисходящей коммуникации; Лица, занимающие руководящие должности в организации, естественно заинтересованы в эффективных коммуникациях для своих сотрудников.
В большинстве последующих коммуникаций «поток сообщений о задачах или обслуживании, касающихся руководящих принципов, целей, дисциплины, приказов, вопросов и политик». 93 Кац и Кан выделяют пять типов последующих коммуникаций:
- Рабочие инструкции. Методические указания, объясняющие конкретную задачу Обоснованное изложение работ. Сообщения, указывающие, как определенные задачи соотносятся с другими задачами в организации. Процедуры и практики. Сообщения, относящиеся к политике, правилам, положениям, льготам и т. Д. Организации. Сообщения, в которых хвалят индивидуальную работу сотрудника. Освоение целей. Сообщения, которые предназначены для мотивации сотрудников и объясняют общую миссию организации и ее связь с этими системами целей.
По возрастанию. - Восходящее общение определяется как сообщения, которые передаются от сотрудников начальству, как правило, с намерением задать вопросы, предоставить обратную связь и внести предложения. Связь снизу вверх приводит к повышению морального духа и отношения сотрудников, поэтому сообщения, которым следуют вышестоящие сети, классифицируются как интегративные или человеческие.
Планти и Мачавер говорят, что есть четыре причины, по которым руководство должно ценить коммуникацию снизу вверх:
- Указывает на восприимчивость среды к нисходящей коммуникации. Облегчает принятие принятых решений, побуждает сотрудников участвовать в процессе принятия решений. Обеспечивает обратную связь о понимании сотрудниками нисходящей коммуникации. Поощряйте подачу ценных идей.
Боковой или горизонтальный. - Горизонтальная коммуникация определяется как боковой обмен сообщениями между людьми, которые находятся на одном уровне власти в организации.
«Исследования Бернса, Дэвида, Симпсона, Уолтона, Мэсси, Анзиса, Каца и Кана выявили несколько целей горизонтальной коммуникации» 96 в рамках организации:
- Согласование задачи. Руководители отделов могут встречаться каждый месяц, чтобы обсудить вклад каждого отдела в достижение целей системы. Члены каждого отдела могут встретиться, чтобы обсудить, как избежать возможного сокращения бюджета; Возможно, решат, используя технику поиска предложений.Участие в информации. Члены отдела могут встречаться с представителями других отделов, чтобы предоставить им новую информацию Разрешение конфликтов. Члены отдела могут встретиться, чтобы обсудить конфликт, характерный для их отдела или нескольких отделов.
Диагональ. - Диагональная коммуникация происходит между людьми или отделами, которые не находятся на одном уровне иерархии.
Неформальный по своей природе и часто используемый между группами сотрудников и коллегами, а также в проектных организациях, это еще один аспект разнонаправленной коммуникации, распространенной, когда коммуникация идет во всех направлениях одновременно. Диагональное общение позволяет людям, обладающим разнообразной информацией, участвовать в решении проблем с людьми на других уровнях внутри организации.
Проблемы организационной коммуникации (Гусман Пас, 2012)
Внутри организаций процесс коммуникации более динамичен и практичен, и это может порождать различные проблемы, среди которых наиболее важными являются проблемы технического, семантического и влиятельного уровня. А также языковые, фильтрация и восприятие, которые воспринимаются одинаково в любой организации.
Технические. - В общем, проблемы общения могут возникать на трех разных уровнях: техническом, семантическом и влиянии. Технические проблемы особенно влияют на точность передачи информации от отправителя к получателю. Эти проблемы могут возникать во всех формах коммуникации, будь то, например, в письменной речи (дискретные символы), при передаче по телефону по радио (переменный сигнал) или на телевидении (переменное двухмерное изображение).
Семантика. Семантические проблемы относятся к интерпретации значения получателем по сравнению со значением, которое отправитель хотел придать своему сообщению. Это далеко идущая и очень сложная ситуация, даже если мы ограничим ее простыми проблемами устной речи, эту трудность можно уменьшить до разумных пределов с помощью объяснений, но она никогда не исчезнет полностью.
Эффективность. Проблемы влияния или эффективности лежат в той мере, в которой значение, передаваемое получателю, порождает поведение, которое мы хотим от него. На первый взгляд может показаться очень ограниченным утверждение, что единственная цель общения - повлиять на поведение получателя; Но если мы примем достаточно широкое определение поведения, мы ясно увидим, что общение либо влияет на поведение, либо не имеет какого-либо измеримого или заметного эффекта.
Фильтрация. Это относится к модификации сообщений, когда они проходят через каждое звено в восходящей цепочке передатчиков, чтобы они соответствовали тому, что, как предполагается, желают воспринимать получатели. Когда информация должна проходить через несколько иерархических уровней вплоть до генерального директора, в каждый из них может быть внесен какой-либо нюанс или урезание, чтобы сообщение не было таким грубым или таким негативным, а последствия не сильно повлияли на тех, кто занимает командную структуру в компании. циркулировать.
Избирательное восприятие и защита. Избирательное восприятие связано с трудностями или даже неспособностью видеть реальность за пределами собственных предшественников, интересов и опыта. Компания может утонуть из-за «близорукости» ее руководителей определять условия окружающей среды и требования, которые они предъявляют для ее успеха в новое время.
Язык. Два фактора, которые влияют на язык, используемый каждым человеком, и на толкование слов - это культурное происхождение и образование, по этой причине слова имеют разное значение для каждого человека.
Выводы
Знание всех элементов, которые являются фундаментальной частью процесса коммуникации в организации, позволяют их идентифицировать, а также позволяет изучить и узнать, имеет ли место адекватный процесс коммуникации или на него влияют некоторые конкретные проблемы, что позволяет рассматриваются и решаются таким образом, что достигается главная цель - эффективная передача идей.
Тема диссертации: Исследование и анализ текущего коммуникативного процесса в Fricongelados.
Цель: знать переменные, влияющие на процесс коммуникации, с целью повышения эффективности административных и операционных процессов для достижения целей высшим руководством.
Библиография
- Ахумада Фигероа, Л. (2001). Теория и изменения в организациях. Чили: Католический университет Вальпараисо Кастаньо Дуке, Джорджия (2004 г.). Связь. Колумбия: Национальный университет Колумбии Кастаньо Дуке, Джорджия (2004). Семинар по административной теории. Получено 12 ноября 2015 г. из Национального управления академических инноваций: http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/4010014/index.html Favaro, D. (2008). Организационная коммуникация. Буэнос-Айрес: Creas. Гузман Пас, В. (2012). Организационная коммуникация. Мексика: Красный Терсер Миленио, Сандовал Теллез, MJ (2004). Организационное обучение как реакция на изменения. Пуэбла: Американский университет Пуэбла.
