Процесс управления коммуникациями в компании

Характеристики коммуникационного процесса для его стандартизации

Что такое общение

Передача информации и понимание между двумя людьми. Это мост смысла между мужчинами, который позволяет им делиться тем, что они чувствуют и думают.

Важные аспекты

Всегда вмешиваются как минимум два человека. Связь происходит в тот момент, когда получатель принимает, обрабатывает и понимает то, что было передано. Это то, что понимает получатель.

Потому что это важно?

Каждый акт коммуникации влияет на организацию. Без него не может существовать. Когда он эффективен, он способствует повышению производительности и большему удовлетворению.

Создает большую приверженность работе (за счет лучшего понимания сотрудников, чего от них ждут).

Открытое общение или ограниченное общение

Сотрудникам лучше знать, с какими проблемами сталкивается компания и что руководство собирается с ними делать. В этом случае ваш

ответ будет более благоприятным.

Роль менеджеров

Они запускают процесс общения. Большинство звеньев в коммуникационной цепочке находятся на управленческом уровне, поэтому именно здесь информация теряется больше всего.

Процесс двусторонней связи

Шаги процесса

Разработка идеи: необходимо сгенерировать что-то стоящее, о чем нужно сообщить. Кодирование идеи: выбор метода передачи (устный, письменный, символьный). Передача с использованием выбранного метода и по каналу, избегая препятствий и шумов. сделать эту передачу затруднительной. Прием: теперь инициатива принадлежит получателю, он должен быть внимательным к этому приему. Декодирование: необходимо понимать сообщение в том виде, в каком оно было передано. Установление связи с кем-либо - это

передать сообщение, чтобы он понял, о чем идет речь; Нельзя считать само собой разумеющимся, что имела место просто передача сообщения Принятие: это зависит от личного решения и допускает степени. Можно принять сообщение полностью или частично. Использование: как получатель использует полученную информацию. Вы можете отказаться от него или использовать его при разработке задачи Обратная связь: она проверяется, когда получатель распознал сообщение и отвечает отправителю. Замкните цепь связи.

Двусторонняя связь возможна только благодаря обратной связи, потому что благодаря этому создается постоянное взаимодействие, которое позволяет

адаптировать следующие сообщения к предыдущим ответам получателя.

Радиовещательным компаниям необходима обратная связь для эффективного общения.

Двусторонняя связь дает большее удовлетворение, меньше разочарований и большую точность при выполнении работы.

Проблемы двусторонней связи

Поляризация точек зрения Когнитивный диссонанс (беспокойство и конфликт из-за получения информации, которая отличается от их идей или ценностей, может привести к изменениям в интерпретации, модификации идей и т. Д. С целью уменьшения диссонанса) Сообщения с сожалением (которые увеличивают давление и они ухудшают отношения между теми, кто пытается общаться).

Барьеры для общения

Личные барьеры: они возникают из-за эмоций, ценностей и плохих привычек слушать. Эмоции действуют как фильтры в

общении. Вы слышите и видите то, на что мы эмоционально настраиваемся. Таким образом, общение невозможно отделить от нашей личности Физические барьеры: они возникают в окружающей среде. Шумы, расстояние между людьми, физическое вмешательство другого типа. Контроль окружающей среды:

изменение физических условий с целью предрасположения получателя и влияния на его чувства и поведение Семантические барьеры: связанные со смыслом. Они возникают из-за ограничения символов, с помощью которых мы общаемся.

символы обычно имеют более одного значения, и мы должны выбрать одно из них. Интерпретация символов - вывод, основанный на наших предположениях, а не на фактах.

Коммуникационные символы

Слова: много значений. Контекст - это то, что передает смысл.
- Читаемость: это процесс повышения понятности письма и речи за счет упрощения символов и выбора тех
  
  символов, которые предпочитает получатель.
  - Нормы Флеша: Используйте простые слова и фразы. Используйте короткие, знакомые слова. По возможности используйте личные местоимения. Используйте примеры, графики и рисунки. Предложения и короткие абзацы. Используйте глаголы в активном построении. Используйте только необходимые слова.
Иллюстрации: служат для пояснения устного общения. Они предлагают мощные визуальные образы, но они должны сочетаться с

хорошо подобранными словами и действиями. Действия (невербальное общение): две важные вещи, которые следует учитывать:
- действовать или не действовать - это формы общения в долгосрочной перспективе, действие стоит больше слов. (Разрыв в доверии к общению: расстояние между тем, что говорится, и тем, что делается) Язык тела - важное дополнение к словесному.

Нисходящая коммуникация

Связь идет от высшего авторитета к низшему.

В этом отношении возникают серьезные проблемы, поскольку сотрудники не понимают, о чем они пытаются сообщить. Ключ не только в использовании средств, но и в ориентированности менеджеров на человека, внимании к потребностям сотрудников, тщательной подготовке и предвидении проблем.

Требования

У менеджеров нет прочной основы для общения.

Добейтесь позитивного отношения к общению (убедитесь, что это важно) Старайтесь постоянно получать информацию. Планируйте общение осознанно. Создавайте доверие между отправителями и получателями.

проблемы

Коммуникационная перегрузка - некоторые менеджеры думают, что чем больше общения, тем лучше. Важным является качество, а не количество общения, которое может перегрузить сотрудников и затруднить понимание. Принятие общения: аспекты, которые следует учитывать, чтобы способствовать принятию:
- признание законности восприятия отправителем способности отправителя по отношению к содержанию сообщения доверие к отправителю как к лидеру и как к человеку восприятие достоверности сообщения принятие задач и целей, которые должны быть достигнуты, право отправителя налагать прямые или косвенные санкции

Коммуникационные потребности сотрудников

Инструкции по работе: необходимо предоставить объективные инструкции и информацию. Представьте реальность работы, чтобы избежать завышенных ожиданий, которые приводят к более высокой текучести кадров.Отзывы о производительности: помогает им узнать, что делать и насколько эффективно они достигают своих целей. Проявляйте интерес к их работе. Чтобы оставить отзыв, вам необходимо:
- что своевременно, что это конкретно, что он фокусируется на аспектах работы, что он объективен (не основан на умозаключениях или предположениях), что доказано, что было понято, что он дан вскоре после решающего события
Новости: сотрудники нуждаются в информации вовремя, не с опозданием подтверждая то, что они уже узнали из других источников Социальная поддержка: ощущение того, что их любят, уважают и ценят. Это влияет на удовлетворенность и производительность.

Восходящее сообщение

Это общение от низшего уровня к высшему. Это важно, потому что это позволяет руководству знать о потребностях сотрудников и проверять, понимают ли они информацию, которая им предоставляется. Также жизненно важно принимать правильные решения.

Возникающие проблемы:

Задержка или задержка (от уровней управления и выше) Фильтрация (частичное подавление информации) Обход иерархических уровней (положительный аспект заключается в том, что он уменьшает фильтрацию и задержки, но может раздражать тех, кто проходит через латинскую сторону) Необходимость ответа от сотрудников (быстрые ответы приводят к улучшению коммуникации снизу вверх).

Практики улучшения восходящей коммуникации

Послушайте: это требует использования ума, чтобы уловить идею, которую отправитель хочет передать. Преимущества: лучшие решения, основанные на лучшем восприятии; вы узнаете больше за тот же период времени; открывается больше вещей о том, о чем говорит кто-то или человек. Проявление хороших манер; побуждает других делать то же самое. Возникающие проблемы: понимание на слух, удержание встречи. Встречи с сотрудниками: побудите их рассказать о своей работе и административных методах, которые помогают или мешают им. Политика открытых дверей: свободно разговаривайте с руководителем или руководителями Высший уровень. Речь идет об устранении препятствий для

коммуникации. Это сложно из-за психологических и социальных барьеров между сотрудниками и начальством. Другие боятся потерять признание начальника. Участие в социальных группах: отличное незапланированное восходящее общение (как побочный продукт) может происходить на развлекательных и неформальных мероприятиях, как обычно говорят в подобных ситуациях.

Другие формы общения

Горизонтальная или перекрестная коммуникация: через цепочки команд.

Те, кто играет важную роль в этом типе общения, называются расширителями границ. Рабочие сети: группа людей, которые устанавливают постоянный контакт для неформального обмена информацией. Они помогают расширить интересы

сотрудников Электронная почта и телекоммуникации: несмотря на преимущества, могут возникнуть проблемы из-за того, что их не принимают во внимание, изолированы, теряют

связь с их обычными сетями.