Каждой организации, коммерческой или нет, необходимо установить административный процесс, направленный на оптимизацию использования производственных ресурсов и сокращение времени и конкуренции. Новое тысячелетие предъявляет все большие требования к компаниям, и они должны реагировать на таких изменчивых потребителей, предлагая продукты и услуги, которые выходят за рамки их требований.
Последовательность шагов называется базовым процессом бизнес-администрирования и включает в себя следующее:
- Корпоративная культура. Планирование. Организация. Управление и координация. Контроль и постоянное совершенствование.
На каждом этапе необходимо уделять первоочередное внимание человеческому таланту. Таким образом, создается синергия между видением менеджеров и усилиями их сотрудников. Давайте кратко рассмотрим каждый из следующих шагов:
- Корпоративное культивирование: это этап обмена информацией между менеджерами и работниками, миссией, видением и общими целями компании.
Корпоративные ценности должны быть совместно определены, предварительно проанализированы и предложены работодателями, чтобы обеспечить осведомленность персонала в их реализации. Только при ясности ценностей и приверженности делу достигается продуктивный и приятный организационный климат.
- Планирование: это второй этап, на котором менеджеры и менеджеры среднего звена совместно изучают текущую ситуацию в компании, выявляя сильные и слабые стороны, а также желаемые результаты в конце периода. Это влечет за собой определение целей, задач, необходимых стратегий и требуемого времени. Когда планирование осуществляется на основе участия, оно вызывает чувство принадлежности, которое является определяющим для работника в отношении своей работы и своего работодателя. Организация: это этап, на котором работа четко и интерактивно разделяется по областям или отделам, и назначение персонала для каждого из них с указанием требований для каждой должности, функций, которые они должны выполнять, их обязанностей и распределения заработной платы, чтобы направить усилия на достижение целей,а также ваши обязанности. Интеллектуальная организация - это такая организация, которая работает не с сотрудниками, а с людьми, которые сознательны и привержены своей повседневной работе в компании. Направление: это этап ориентации персонала и производственных ресурсов на оптимальный прогресс, понимание лидерства менеджеров, делегирование для координации работы, мотивации персонала, организационных коммуникаций, творчества и новаторского мышления рабочих коллективов. Обучение, развитие руководителей и благополучие на работе оказывают значительное влияние на эффективность и результативность организации. Общая координация работы компании - это то место, где должны проявляться управленческие таланты и навыки, особенно в подборе персонала, признании и праздновании качества,где стимул является истинным мотиватором работы.Контроль и постоянное совершенствование: этот этап, который является последним, может стать первым, поскольку в результате его успешного прогресса появляются информация и новые бизнес-знания, которые направляются к новым планам и целям. Во-первых, контроль, который варьируется от расчета бюджетов, графиков деятельности, разработки механизмов внутреннего контроля, установления показателей, сбора данных и статистики, оценки эффективности до достижения частичных или окончательных результатов, позволяющих проводить анализ. успехов и ошибок, причин и следствий, чтобы принимать соответствующие решения. Естественным результатом хорошего контроля является информационная база для постоянного улучшения.
БАЗОВЫЕ КОНЦЕПЦИИ.
БИЗНЕС-ПЛАНИРОВАНИЕ: что это такое?
Планирование варьируется от повышения осведомленности рабочей группы до целей компании до определения целей и действий, необходимых для их достижения. По этой причине формулировка целей должна быть процессом с широким участием, когда работодатели делятся со своими клиентами видением, миссией компании и ее общими целями, и, с другой стороны, работники, осведомленные об этом, готовы дать лучшие из себя для организации, которая предлагает им возможность работать. Это ключевой момент, требующий знаний и таланта от руководства.
Планирование - это административный процесс диагностики текущей ситуации в компании и предложения желаемых результатов (целей). Действия, необходимые для достижения целей, называются Стратегиями.
Вопросы перед планированием. При планировании необходимо задать ряд вопросов, ответы на которые могут указать путь вперед:
- Зачем планировать Как планировать Когда планировать Где планировать Кто должен планировать?
ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ПЛАНИРОВАНИЯ:
У вас всегда должен быть курс, который всем известен, чтобы достичь желаемого уровня наилучшим образом.
Интеграция целей, производственных ресурсов и человеческих талантов экономит время, деньги и усилия в поисках результатов.
Планирование - ключевая функция Администратора, направленная на руководство проектами и реагирование на ожидания их владельцев, клиентов, работников и общества.
Планирование - это мост между сегодняшней компанией и будущим рабочей группы.
Только хорошее бизнес-планирование указывает лучший путь к успеху.
ХАРАКТЕРИСТИКИ БИЗНЕС-ПЛАНИРОВАНИЯ:
Совместное участие: потому что и цели, и действия, которых необходимо придерживаться, должны быть задачей каждого и основаны на миссии, видении и желаемых результатах.
Интегративный: потому что он должен объединить все производственные ресурсы.
Реалистично: потому что планы должны быть осуществимыми, достижимыми.
Уточните: Потому что цели должны быть измеримыми, поддающимися количественной оценке.
Мотивация: потому что общие цели компании должны стимулировать энтузиазм сотрудников для повышения коллективной эффективности в достижении поставленных целей.
Гибкость: поскольку факты, внутренние, внешние или глобальные, требуют столкновения с ними, происходящие изменения должны позволять адаптировать планы к новым обстоятельствам. По времени: потому что должен быть установлен последовательный календарь действий.
Футуристический: потому что вы должны предвидеть факты, принимать во внимание тенденции и использовать свое воображение, чтобы увидеть будущее и возможности раньше других.
ПОСТАНОВКА ЗАДАЧ:
Начало административного процесса имеет особую заинтересованность в создании планов, которые становятся истинным путем, который приближает работодателя и его команду к коллективному успеху. В рамках Планирования формулировка целей выделяется как точки прибытия компании в конце периода, над которым ведется работа.
При формулировании целей необходимо учитывать политику компании, ее видение и миссию, чтобы цели действительно соответствовали тому, что организация требует или намеревается.
Политика компании: понимается как общие критерии или принципы, которые регулируют деятельность и принятие решений всей организации: например, в городах с населением более 30 000 жителей открываются только филиалы или предоставляются только скидки. для своевременной оплаты крупным клиентам.
Видение: это краткое, но точное выражение того, чем компания хочет стать в данный момент, чтобы способствовать удовлетворению, благополучию и прогрессу своих клиентов и сообществ в своей зоне влияния.
Миссия: это краткое, но конкретное выражение работы организации и приверженности человеческой команды, стремящейся предложить отличные продукты и услуги.
Цели компании: они должны соответствовать ее видению и миссии и могут быть определены как желаемые результаты в определенный период, по мнению ее владельцев и менеджеров, и с учетом таких факторов, как ожидания клиентов, доступность производственных ресурсов и рыночные тенденции, чтобы назвать несколько переменных. Примером общей цели может быть: увеличить продажи молодежной одежды на 30% в последнем квартале года или увеличить инвестиции в производственное оборудование на 100% в следующем году.
Конкретные цели: они представляют собой разложение общей цели на так называемые промежуточные цели таким образом, что их постепенное и последовательное достижение приводит компанию к общей цели. Например, для достижения первой общей цели, упомянутой в предыдущем абзаце, по увеличению продаж в последнем квартале года, необходимо продвинуть обучение отдела продаж по работе с возражениями клиентов в сентябре месяце, иначе оно удвоится. инвестиции в рекламу в октябре и ноябре.
Ответственность за составление планов лежит на администраторах, но в их обязанности входит также обеспечение участия сотрудников компании в их подготовке, а также достижение высокого уровня приверженности им.
Это важно для хорошей работы компании, соответствия, которое должно существовать между планами, целями и их соответствием видению и миссии организации.
ХАРАКТЕРИСТИКИ ОБЪЕКТОВ:
Чтобы цели выполняли свою миссию, они должны соответствовать некоторым характеристикам:
- Они должны быть четко сформулированы. Их структура должна соответствовать потребностям и возможностям компании, то есть они должны быть предложены таким образом, чтобы они были взаимозависимыми. Они должны быть выражены количественно таким образом, чтобы их можно было измерить. У них должен быть крайний срок для сосредоточения усилий в течение периода. Они должны иметь приоритет, т. Е. то есть расставляйте приоритеты в их срочности или приоритете. Они должны быть контролируемыми, чтобы их можно было анализировать и проверять, и они должны быть мотивирующими, чтобы, как только они общаются с персоналом, они стали фактором, который их вдохновляет.
Примеры целей: Общие цели Quintocom SA на второй период 2007 года заключаются в достижении продаж в размере 5 000 000 долларов США по основным продуктам и 2 000 000 долларов США по другим продуктам, и для этого его конкретные цели заключаются в следующем:
Увеличьте количество продавцов, обновите рекламную стратегию и проведите рекламные акции «Плати 2 и принимай 3».
La Cacharrería Ideal намерена открыть в 2008 году два новых офиса в близлежащих муниципалитетах, и конкретные цели сформулированы следующим образом:
Изучите целевой рынок, рассчитайте необходимый инвестиционный бюджет, изучите подходящий персонал для этих мест и подготовьте прогноз продаж на три года.
ФОРМУЛИРОВАНИЕ СТРАТЕГИЙ:
После определения общих и конкретных целей руководство администрации должно сосредоточиться на определении Стратегического плана, который содержит набор планов и мероприятий, должным образом запрограммированных для согласования прогресса и оптимального использования ресурсов:
Стратегический план объединяет макропланы организации и, как правило, его срок составляет от 1 до 5 лет. Пример: открыть новые точки розничной торговли в 5 муниципалитетах на севере департамента долины в течение следующего года или сохранить лидерство в рекламе пищевых продуктов в течение следующих трех лет.
Оперативный план (или тактический): включает планы одного или нескольких отделов на краткосрочную перспективу: менее 1 года. Пример: Производственный отдел намерен увеличить количество готовой продукции на 25% во второй половине года. До конца года отдел маркетинга устанавливает большую рекламную кампанию (сумма уточняется)…
ШАГИ ДЛЯ РАЗРАБОТКИ СТРАТЕГИЙ:
Как и любой административный процесс, разработка стратегии должна подчиняться последовательности шагов, которые мы можем предложить следующим образом:
- Признание текущего положения компании. Этого можно достичь с помощью общей диагностики с использованием таких инструментов, как матрица FADO (определение сильных сторон, угроз, слабых сторон и возможностей), а также проведения оценок различных аспектов, таких как финансовая структура компании, состояние производственного оборудования и т. Д. уровни производительности персонала и многое другое. Изучение клиентов и перспектив рынка. Это достигается путем изучения и учета мнений, потребностей и ожиданий наших клиентов. Тенденции отмечают возможные изменения в дизайне продуктов или предоставлении услуг, которые предприниматели должны визуализировать, чтобы не подвергаться риску устаревания. Определение структуры целей и стратегии. Основываясь на первых двух шагах,компания может структурировать свои планы и цели, стремясь установить соответствующий путь, которым следует следовать в течение определенного периода. Актуальность планов и целей должна быть отражена в их иерархии и приоритете. Установление временной последовательности программных действий. С помощью хорошо проанализированного и рассчитанного графика можно сформулировать цели и стратегии. Расчет финансовых затрат на планы. Это фундаментальный шаг для будущей разработки планов и задач, поскольку это процесс количественной оценки экономических сумм, необходимых для каждой из целей и планов. Хорошо продуманный бюджет с участием персонала, вовлеченного в ключевые процессы компании, представляет собой маршрут, который оптимизирует поток денежных средств и производственных ресурсов.Это этап, который завершает процесс формулирования стратегии, назначая людей, которые будут отвечать за разработку мероприятий по достижению бизнес-целей и планов.
Помните: планирование определяет путь вперед. Кто избегает установления маршрутов, может пойти куда угодно. Администратор - это проводник для группы и ответственность перед требовательными бизнесменами и ожидающим сообществом.
