Так же, как у всех компаний есть системы управления, способы ведения дел, у всех них также есть политики. Тем не мение:
- Эти политики редко имеют четкое определение. Как правило, они не доводятся до сведения членов компании и не понимаются ими. Они часто не соответствуют видению компании. Они не всегда приводят к четким целям. В большинстве случаев Дела не пересматриваются периодически, чтобы адаптировать их к изменениям как внутри страны, так и в национальном и международном контексте.
Кто не слышал фразу: «Компания должна повысить рентабельность»; Это политика? Нет, пока нет, ключевой элемент отсутствует: «приверженность».
«Компания будет постоянно повышать свою прибыльность»
Теперь это политика, она содержит обязательство по повышению прибыльности, слово, которое определяет это обязательство: «он улучшится».
Его можно продлить:
«Компания будет постоянно повышать свою прибыльность, чтобы обеспечить устойчивость бизнеса и повышать удовлетворенность акционеров».
Другой пример:
«Мы не можем продолжать терять клиентов из-за проблем с качеством».
Связанная политика может быть:
«Компания будет соответствовать требованиям, согласованным с заказчиками»
Это не кажется таким уж сложным. Действительно, определить политики несложно, проблема в том, чтобы их соблюдать. Но без них компания не контролирует свое будущее. Без них компания - это корабль, плывущий по течению, единственное, что она может сделать, это попытаться избежать затопления, выдерживая каждый шторм, который происходит с плохо скоординированной командой, которая применяет свои лучшие знания и понимание, с большой тратой ресурсов и индивидуальные усилия и с предсказуемым концом: истощение и катастрофа.
Политика - это маяк, все на корабле смотрят на нее, и все на корабле теперь знают, куда они идут, они знают, где находится порт. И когда они прибудут, они снова отправятся в путь, ведомые другим маяком, в сторону нового порта.
Всегда будут штормы, офицеры будут координировать усилия и знания экипажа, вместе они решат, как добраться до порта, и будут измерять прогресс день за днем, немедленно исправляя отклонения и устраняя их причины.
Миссия - Видение - Политика - Цель - Цель
Эти термины, как правило, вызывают путаницу, поскольку не существует единого критерия их значения и использования, но при определении, установлении и реализации политики компании понятия, связанные с этими терминами, очень полезны.
Определение миссии помогает прояснить позиции и убеждения членов менеджмента компании и унифицировать основные критерии. Строго говоря, необязательно определять его для выработки политики, особенно в случае одного директора или владельца, но всегда желательно это делать, особенно для передачи персоналу ценностей, составляющих основу культуры компании.
Видение важно, на нем строится политика компании. Примеры видения: если компания среднего размера, будет ли она по-прежнему средней или руководство хочет создать крупную компанию? Если компания является лидером в вашей стране, рассматривает ли она возможность распространения своего лидерства на континент или весь мир?
Компания может никогда не реализовать свое видение, но она всегда будет работать в этом направлении. Если политика - это маяк, то видение - это звезда.
Цели определяют количественные и измеримые достижения, которые приведут к соблюдению политики.
Что касается целей, когда достижение цели подразумевает выполнение различных этапов или действий, одновременно или нет, можно говорить о «целях». Они также должны быть количественными и измеримыми.
Так, например, если целью на 2003 год является «Увеличение продаж на 5%», можно установить квартальные цели, которые в совокупности составляют цель в 5%.
Как соблюдать политику компании?
Хотя это может показаться тривиальным, первое требование - определить «обязательные» политики. Для этого при определении политик необходимо выявить и проанализировать внутренние и внешние факторы, которые влияют на их соблюдение.
Внутренний анализ будет включать:
- Культура компании Доступные ресурсы Другие слабые и сильные стороны компании
Внешний:
Переменные среды, как национальные, так и международные:
- ЭкономическиеСоциальныеТехнологическиеПолитико-правовыеКонкуренцияДругие угрозы и возможности
Необходимость такого анализа становится очевидной, если мы рассмотрим такие факторы, как, например, обменный курс или тарифные барьеры. Влияние этих факторов на успех политики, направленной на импорт, экспорт или импортозамещение, хорошо известно.
Быстро меняющаяся среда, в которой работает компания, требует постоянного пересмотра и обновления политик.
Цели указывают на конкретные действия, которые должны быть успешно выполнены, чтобы политика считалась выполненной, а затем они должны быть количественными и измеримыми. Как и в случае с политиками, при их определении необходимо учитывать, подвержены ли они внутренним и внешним факторам и в какой степени.
При постановке целей важно определить:
- Несет ответственность за выполнение объективных требований Период соответствия Измеряемая переменная Метод и частота измерения
Во всех случаях область управления компании должна, помимо предоставления необходимых ресурсов, гарантировать, что лицо, ответственное за выполнение цели, обладает требуемой компетенцией и, при необходимости, обеспечивать соответствующее обучение.
Термин «планирование» включает в себя действия по выявлению и анализу внутренних и внешних факторов, принятие решений, необходимых для определения политики, целей и действий, а также анализ потенциальных рисков и возможностей, возникающих в результате принятых решений.
Когда цели и задачи не достигнуты, необходимо включить действия по анализу причин, чтобы найти основную причину несоответствия и, после ее определения, устранить ее.
Удобно иметь в виду, что некоторые авторы называют стратегией компании процесс, который начинается с определения миссии и заканчивается выполнением или невыполнением целей.
Однако единых критериев употребления слова «стратегия» нет, оно имеет столько же значений, сколько и авторы, которые о нем пишут.
Политики и системы управления
Статистические данные, публикуемые по стандарту ISO, ежегодно показывают постоянный рост количества компаний, сертифицирующих системы менеджмента качества и окружающей среды. С другой стороны, чтобы соответствовать действующему законодательству, компании разрабатывают и внедряют системы безопасности и гигиены и системы административно-бухгалтерского учета. Эти системы, а также другие, которые компании включают в соответствии со своими потребностями, требуют определенных обязательств.
Поэтому при определении политик удобно учитывать требования как текущих систем, так и тех, внедрение которых планируется в ближайшем будущем.
Политика и коммуникация
Политики бесполезны, если они не доведены до сведения всех членов компании.
Понятно означает, что каждый сотрудник может описать своими словами, как его работа способствует соблюдению политик компании.
Не будет преувеличением «наклеить» на компанию политику, цели будут достигнуты только в том случае, если персонал включит политику в свое мышление и отразит ее в своем отношении.
Руководство должно полностью осознавать свою роль в этом процессе, у него нет шансов на успех, если он не будет «подавать пример».
Персонал внимательно следит за отношением руководства и учитывает политику в своих размышлениях и действиях только тогда, когда проверяет, что руководство уже это сделало.
Менеджмент является «хранителем» политики, и он показывает это изо дня в день и всегда в каждом своем слове, отношении, действиях и решениях.
Установить политики несложно, сложнее их соблюдать.
Ниже представлен короткий видео-урок профессора Алисии Силва из UNAD, в котором определяется, что такое бизнес-политика, каковы цели бизнес-политик и каковы требования бизнес-политики.
