В настоящее время проект является действенным инструментом для достижения целей, изложенных в стратегических планах муниципалитета, что позволяет достичь устойчивости с течением времени, однако не всегда удается добиться хороших результатов с точки зрения сроков, ресурсов и ожиданий. соседей или пользователей
Многие муниципалитеты стремятся улучшить свои процессы и достичь большей эффективности за счет структурированной формы управления проектами и программами, поскольку из-за ускоренных темпов роста уровня услуг они должны выполнять несколько проектов одновременно, так оно и было рождено. Идея формирования PMO (Project Management Office) таким образом, чтобы стандартизировать процессы, определить общие процедуры, определить различные методологии для работы с различными областями знаний: девять в соответствии с методологией PMI (Project Management Institute) имеют важное значение для управления им.,
ОУП отвечает за установление связи между руководителем проекта или программы и высшим руководством муниципалитета через систему обратной связи, которая позволяет непрерывно улучшать организацию.
Потребность в информации и последовательность в реализации муниципальных проектов и программ эффективными местными властями, увеличение количества проектов, а также их возрастающая сложность - это аспекты, которые оправдывают создание офиса управления проектами.
Каковы преимущества PMO?
Внедрить PMO непросто. Успех напрямую зависит от понимания масштабов инициативы и правильного планирования. Это требует высокого уровня приверженности со стороны организаторов и высокого уровня профессионализма участников, чтобы иметь возможность решать задачи, возникающие в результате реализации и рутинной деятельности.
Преимущества и результаты, ожидаемые от руководства PMO:
- Повышение социальной рентабельности Оптимизированный портфель проектов Снижение затрат в проектах и программах Повышение качества Сокращение изменений в объеме Снижение проектных рисков Улучшение согласования проектов со стратегией муниципалитета Улучшения в управлении и интеграции ресурсов Более активное участие проектной команды Работа на всех этапах проекта. Улучшение коммуникации, связанной с организацией проекта и его достижениями. Проекты выполняются вовремя и в рамках бюджета. Адекватная координация между пользователями и исполнителями с минимальными изменениями в объеме проектов Эффективное использование персонала между несколькими проектами
В каждом муниципалитете Чили есть различные проекты и программы, которые реализуются всеми сферами управления, которые обязательно должны постоянно доводиться до властей, эта информация должна быть централизованной и эффективной для принятия решений.
По этим причинам для модернизации государства на местном уровне (муниципалитеты) все более необходимо использовать самые современные инструменты для управления проектами и их реализации, такие как те, которые упоминаются как мировой стандарт PMI через его PMBOK®.
Перед созданием PMO необходимо проверить следующие элементы.
- Определите проблемы, препятствия и факторы успеха, которые повлияют на реализацию PMO. Определите объем и обязанности PMO на разных уровнях организации. Планируйте и реализуйте PMO, используя подход, ориентированный на проекты и программы. Ставьте цели, которые необходимо достичь в короткие сроки (например, за 6 месяцев). Заручиться поддержкой муниципальных властей для его реализации. Подготовьте план найма и бюджетирования PMO в соответствии с потребностями организации.
Чтобы проектный офис был успешным, он должен изначально сосредоточиться на нескольких ключевых целях. Другие цели могут быть добавлены со временем. Создайте проекцию с базовой линией для добавления дополнительных областей фокусировки.
Чтобы выбрать подходящую модель, необходимо учитывать уровень зрелости Secplac в организации.
Десять этапов реализации процесса PMO
- Определение цели (целей) Получение от руководства обязательства продолжать работу 3. Оценка текущей практики SECPLAC 4. Определение функций 5. Установление ролей и ответственности 6. Идентификация процессов и инструменты Оценка ресурсов 8. Получение утверждения и бюджета 9. Назначение персонала для PMO 10. Ассимиляция PMO в организации.
PMO - это коммуникационный узел, поэтому он должен обеспечивать:
- Определите, какая информация необходима, для кого и когда. Создание простых и эффективных отчетов. Создание соответствующих механизмов для интеграции информации. Постоянная проверка и улучшение отчетных данных. Непрерывная демонстрация ценности информации для агентов отправителя и получателя. изменения в информационных потребностях. Оставаться в курсе меняющихся потребностей в информации.
Решения о модели, размере и атрибутах OGP должны принимать во внимание критические факторы успеха и неудачи.
Для достижения успеха PMO должен действовать как катализатор, устанавливая внутренние связи и преобразовывая разрозненную информацию в знания организации.
Кабинет должен облегчать, а не усложнять действия руководителей проекта. В этом смысле он должен быть хранителем методологии, а не рабом ее, избегая роли простого аудитора.
Скачать оригинальный файл
