В настоящее время в некоторых компаниях отсутствует четко определенный документальный процесс, который препятствует повышению производительности обслуживающего персонала, а также стандартизации, обучению и постоянному совершенствованию процессов и, прежде всего, приводит к значительной потере знаний, в основном централизованной в люди, а не в организации.
Основным преимуществом области обслуживания является знание людей и информации, которую они обрабатывают и готовят. По этой причине ее следует рассматривать как постоянно обновляемую информационную систему. Именно здесь функция управления документами становится жизненно важной и, следовательно, информацией для адекватных изменений и организационного развития.
Таким образом, основная проблема, с которой сегодня сталкиваются компании в этом отношении, - это необходимость унифицировать и управлять всей информацией, будь то от клиентов, поставщиков, производителей, юридической информации, окружающей среды, безопасности или их собственных баз данных., электронные письма, отчеты и т. д., а также для оптимизации и упрощения поиска. Все это для создания информационной системы, которая помогает сохранять знания в организации, а не в людях, и позволяет более гибко и эффективно работать при принятии решений в режиме реального времени.
В рамках этой работы будет разработан процесс, методология, кодирование и платформа доступа к информации (SGD), которая имеет единый инструмент доступа типа WEB к ранее обработанным файлам из разных источников информации (производитель, поставщики, сервер, базы данных, резервные копии и т. д.), которые позволяют обслуживающему персоналу с выгодой управлять знаниями компании, и, следовательно, это оказывает влияние на положительное развитие и повышение прибыльности компании в будущем.
ВВЕДЕНИЕ
В рамках текущих проблем шинного завода Goodyear в Чили, чтобы соответствовать стратегии технического обслуживания, которая была определена в области проектирования, необходимо иметь адекватные системы для каждого процесса, подпроцессов и рабочих процессов. Завод на текущем этапе развития и расширения принимает и внедряет процессы профилактического обслуживания (PM), планирования и составления графиков и корректирующего обслуживания (CM), в которых он должен стандартизировать свои рабочие процедуры.
В этом процессе необходимо иметь информацию (управленческую, техническую и т. Д.) На каждом из уровней управления инженерного менеджмента, которая облегчает и улучшает обмен идеями, решениями, рекомендациями и планами действий, среди прочего, между различными областями и участниками процесса.
Учитывая объем информации, генерируемой в процессе технического обслуживания оборудования, жизненно важно централизовать и упорядочить ее для обеспечения непрерывности во времени. Эта централизация информации будет осуществляться с помощью компьютеризированной системы управления документами, которая позволит извлекать ценные знания о предприятии и управлять ими.
Для этого в данной работе предлагаются три основные задачи:
- Первая цель будет заключаться в обеспечении единства и обновления корпоративной информации на платформе, которая является простой для доступа, полезной и управляемой. Вторая цель - классифицировать важные исторические документы в данной области, чтобы обеспечить быстрый поиск на той же платформе с поддержкой поисковой системы. базы данных и, таким образом, оптимизировать управление этим типом информации. Третья цель - публикация статей, рекламных объявлений и / или баннеров с полезной информацией, которая относится к отчетам, показателям и / или результатам процессов и подпроцессов в данной области. обслуживания.
МЕТОДИКА
Библиографический обзор и полевые исследования были проведены в различных компаниях, в основном в горнодобывающей и промышленной, чтобы увидеть, как вы выполняете процесс управления документами. Собирая эту информацию, мы тестируем программное обеспечение системы управления, изучаем примеры проектов, анализируем наши возможности и ресурсы (в основном затраты) и т. Д. Благодаря этому мы смогли разработать модель, которая отвечает большинству фундаментальных ожиданий инженерного менеджмента, которому принадлежит область обслуживания. С другой стороны, мы также выделяем время и ресурсы на сбор, классификацию и кодирование информации о пользователях установки и особенно о техобслуживании.Наконец, реализация была представлена на последовательных встречах, на которых были прояснены сомнения, и мы также приобрели новые идеи, которые позволили интегрировать систему в существующие процессы, которые сами пользователи заявили о периодическом использовании.
Объем, которым мы ограничим методологию, будет сосредоточен на моделировании способа управления документацией в области технического обслуживания и самой компьютерной системы управления, для чего нам нужно будет решить все текущие проблемы завода в управлении документы, поиск конкретной информации, тиражирование рабочих документов, классификация, стандартизация имен документов, текущие системы документов, доступные на рынке и в Интернете, место для хранения и носители, оборудование и вспомогательное программное обеспечение, среди прочего. С этой целью мы обратимся к следующим моментам:
- Документальный процесс Классификация информации Рассмотрение и утверждение рабочего процесса Структурирование информации Система документов Пользователи и контроль доступа Основные элементы системы управления документами
А. Документальный процесс
В настоящее время процесс документации для завода Goodyear Chile не оправдывает ожиданий пользователей в области технического обслуживания. У этого процесса нет единого репозитория, он не классифицируется в общих папках для всех, он не просматривается всеми заинтересованными сторонами (рабочий процесс), у него нет структуры документа, служащего моделью для компьютеризированной системы управления, и поскольку он распространяется В разных репозиториях (в основном личных - и на сервере поддержки) нет контроля доступа к документам, при этом немедленный поиск документов не дает удовлетворительных результатов.
По этой причине мы предлагаем этот проект, чтобы получить всеобъемлющий, безопасный, надежный и управляемый процесс управления техническим обслуживанием, поддерживаемый компьютерной системой, которая отвечает ожиданиям для решения текущих проблем в этой области.
В. Классификация информации
Необходимо было классифицировать существующие документы, сначала по релевантности, затем по каждому типу документов, их периодичности и, наконец, какой области управления они соответствуют. Таким образом, мы получили базовую информацию, чтобы начать генерировать первую общую и уникальную кодировку для популяции будущей базы данных выбранной нами системы управления документами.
На следующем рисунке № 1 показана кодировка, применяемая к документации на предприятии:
Кодировка документа
Описание каждого фрагмента кодировки выглядит следующим образом:
- GYR: НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ.
- GYR Goodyear
- МУЖЧИНА: ОБЛАСТЬ, КОТОРОЙ СООТВЕТСТВУЕТ ДОКУМЕНТ.
- Управление качеством SGCСклад BODINF InformáticaRRHH Human ResourcesDPR Risk PreventionMAM EnvironmentMAN Техническое обслуживаниеMME Механическое обслуживаниеMEL Электротехническое обслуживаниеMCD Обслуживание цифрового управленияMIN КИП ОбучениеCAP Обучение
- ИНФОРМАЦИЯ: ТИП ДОКУМЕНТА.
- INF InformePRO ProceduresINT InstructiveDOC DocumentsREG RegistriesMNU ManualsCER CertificationAMB EnvironmentalANL AnalysisAUD AuditCAL CalculationCOS CostsCON ControlDIA DiagramDIS DesignsEST StudyFOR FormCAT CatalogFOR FormatPLN PlansINP InspectionMEJ ImprovementMIN минуту PoliciesNOR Правила PolPPRePPRPPPRPPRPPRPPREPREPPR Регулирование по чрезвычайным ситуациям PlanPREPREPPREPPRePPRPPPR регулированию чрезвычайных ситуаций PlanPREPPREPPRePPPRBPPPRPPREP.
C. Проверка и утверждение рабочего процесса
Мы оцениваем метод проверки отобранных документов перед их публикацией в компьютерной системе, рассматриваем этот метод как рабочий процесс. Выбор документов для проверки был взят из текущих процессов в области обслуживания, которые уже прошли проверку или одобрение перед выпуском. Метод рабочего процесса зависел от мощности реализованной компьютерной системы.
D. Структурирование информации
На основе рабочих встреч с заинтересованной областью была создана документальная структура, представленная в виде дерева папок, которая объединяет все существующие возможности хранения и подключенные системы, используемые в качестве репозиториев. Дерево в основном состояло из следующих уровней:
УРОВЕНЬ 1: Главный картотечный шкаф
ПРИМЕР: Площадь (ИНЖИНИРИНГ)
УРОВЕНЬ 2: Вторичные шкафы
ПРИМЕР: Макропроцессы (ПРОЦЕСС, ПОДДЕРЖКА, УПРАВЛЕНИЕ)
УРОВЕНЬ 3: Папки
ПРИМЕР: подразделения, машины, процессы или подпроцессы в зависимости от продолжительности рассматриваемого процесса.
УРОВЕНЬ 4: подпапки
ПРИМЕР: Результаты процессов, подпроцессов, окончательного репозитория в зависимости от продолжительности рассматриваемого процесса.
УРОВЕНЬ 5: Окончательные папки репозитория
ПРИМЕР: Только в тех случаях, когда это необходимо для процессов.
Дерево хранения информации
Дерево хранения информации Следует отметить, что первые два уровня структуры представляют собой представления МАКРОСОВ, которые не сильно менялись в процессе построения. См. Рисунок 2. Следующие три уровня были построены с расчетом на лучшее описание каждого процесса, по этой причине одни ветви структуры разрушаются до, а другие - после.
E. Пользователи и контроль доступа
В целях соблюдения внутренней политики конфиденциальности информации завода Goodyear Tire, было решено, что опубликованная информация имеет доступ только из внутренней сети компании и / или удаленных подключений к сети, которые существуют и уже подчиняются вышеуказанные политики.
Для поддержки внутренних политик был сформирован список пользователей, профилей и базовых уровней доступа, которые были созданы в выбранной системе управления. В основном система управления позволяет нам предоставлять доступ (ПУБЛИЧНЫЙ или РЕГИСТРАЦИОННЫЙ) пользователям, то есть они могут видеть или не видеть категорию или в структуре документа.
Для процесса загрузки (ВЫГРУЗКИ) документов в систему мы решили централизовать его в администраторе компьютерной системы, который будет получать информацию, выбранную пользователями, по электронной почте или в сопровождении другого носителя.
Следует отметить, что все программное обеспечение для управления документами, протестированное в этой реализации, имело возможность управлять контролем доступа со стороны пользователя.
F. Документальная система
На рынке есть несколько программных продуктов для управления документами, большинство из которых разработаны с использованием веб-технологий, которые могут работать во внутреннем (INTRANET) или внешнем (INTERNET) сетевом режиме, в котором есть даже код. открыть, что может быть дешевле или даже бесплатно.
В рамках нашего процесса моделирования мы экспериментировали с двумя пробными версиями программного обеспечения с лицензиями, которые соответствовали условиям, изложенным выше, и с одним бесплатным открытым исходным кодом типа пожертвования (,,). Последнее лучше всего соответствовало внутренней политике компании, требованиям (стабильность, надежность и поддержка) и бюджету. Мы реализовали это выбранное программное обеспечение для управления в режиме INTRANET и не требовали мощного серверного компьютера, но было проведено исследование роста времени запросов на доступ к диску и емкости хранилища единого репозитория.
Внедрение этого менеджера проходило в следующие этапы:
- Следуя инструкциям в прилагаемой инструкции, он был установлен на подходящий сервер компании. Ранее оценивалась и санкционировалась инженерным менеджментом. Единый репозиторий был создан на том же сервере. Была создана БАЗА ДАННЫХ для управления репозиторием. После установки мы продолжаем адаптацию или настройку системы. Он дал приятный прием, с логотипом, который представляет назначение системы. Было добавлено главное меню, из которого вы можете отображать общую, корпоративную и графическую информацию. Меню поиска документов было включено в видимое место на первой странице. меню ссылок на другие системы, которые используют ту же технологию для своей работы.Было включено документальное меню, в котором будет отображаться дерево папок системных репозиториев. И меню выделенных документов, где мы поместили значки типа SHORTCUT, направленные на папки с соответствующей информацией или с большим ежедневным или ежемесячным тиражом. Были созданы теги для включения в вид опубликованных документов, чтобы указать пользователю, рецензируются они или нет. Если не проверено, отображается список проверяющих, ответственных за процесс.
Ограничением во время реализации модели является потенциал компьютерного инструмента, который выбран для загрузки выбранной информации и выполнения управления документами. Результаты этой реализации будут зависеть от технологии и функций выбранного инструмента, и анализируемая модель будет адаптирована соответствующим образом.
G. Основные элементы системы документооборота
Основными характеристиками платформы централизованного доступа к информации об обслуживании, созданной в этом проекте, являются следующие:
- Документальное дерево, разделенное на четыре или более уровней категорий Кодирование документов, простое для понимания и применения Поисковая система, способная фильтровать, чтобы быстро найти то, что мы ищем, Управляемые учетные записи, функции и профили доступа Управление рецензированием документов Тип WorkFlow. Компьютерная платформа, программное и аппаратное обеспечение для внедрения. Поддержка, разработка и администрирование компьютерной системы для обеспечения роста и устойчивости системы с течением времени.
Имея эти элементы, мы можем изобразить структуру системы следующего централизованного доступа к информации о техническом обслуживании в форме (см. Рисунок 3):
Структурная платформа для централизованного доступа к информации о техническом обслуживании
РЕЗУЛЬТАТ И ОБСУЖДЕНИЕ
Основные результаты, достигнутые при реализации проекта «Разработка платформы для централизованного доступа к служебной информации»:
- Сокращение времени поиска информации. Стандартизация технической информации, отчетов и управления техническим обслуживанием. Документация доступна в любое время. Централизованный доступ к информации. Доступ с любого совместимого оборудования в сети предприятия. Просмотр документации и предварительное утверждение. Экономия на расходных материалах для печати. Экономия на жестком диске ПК пользователей. Централизованное резервное копирование документов, загруженных в систему.
Примеры:
Первое изменение возникает, когда корпоративные документы цитируются на собраниях, контрольных мероприятиях, вакансиях и т. Д. Они отображаются в цифровом виде с помощью проекторов, а не в печатных документах, которые регулярно использовались только в то время.
На этих и других встречах, особенно рабочих, можно мгновенно получать одну и ту же информацию на всех подключенных ПК участников, все будут видеть одно и то же и будут иметь всю необходимую прикрепленную информацию.
Также в качестве примера в полевых тренингах, поддерживаемых этой системой, отображение уже отредактированных и обновленных документов позволяет сохранять впечатления и избегать дублирования версий на разных носителях.
ВЫВОД
Управление информацией по техническому обслуживанию важно для достижения стандартизации процессов и взаимодействия между участниками одного и того же, сохраняя их все с одной и той же обновленной и исправленной информацией, это существенно повлияет на способ работы, организацию и управление одним из самые большие вложения компании, знания.
СПАСИБО
Прежде всего, Валмиру Приости (технический менеджер Goodyear SAIC) за его огромную поддержку, стремление и лидерство в проекте. За его доверие, оказанное нам и продемонстрированное на каждой рабочей встрече, где он передавал энергию всей команде, чтобы двигаться вперед и, таким образом, успешно завершить проект.
Дону Хорхе Самудио (руководитель службы поддержки проекта) за его поддержку, преданность делу и приверженность всем задачам, поставленным перед проектом.
Г-же Нильде Каркамо (ИТ-менеджер Goodyear SAIC) и Дону Оскару Хара (координатор проекта Goodyear SAIC) за предоставление нам разрешений на использование ресурсов клиента для этого проекта.
ССЫЛКИ
- Арроспиде C. (2009). Модель технического обслуживания и ремонта Compañía Minera Quebrada Blanca. Axentria, Управление документацией - ICR / OCR Оцифровка форм и счетов. http://www.axentria.com/es/ Блог Athento, Alfresco против Nuxeo: Бесплатное управление документами. http://blog.athento.com/2009/02/alfresco-vs-nuxeo-gestion-documental.html Сообщество Joomla Чили, Joomla - это проект с открытым исходным кодом. http://www.joomla.cl/ Управление документами, Программное обеспечение: Управление документами МСП, Бесплатная пробная версия !. http://www.dokmee.net/espanol/ Управление документами, гибкость, наглядность, достоверность Прослеживаемость в реальном времени. http://www.microsystem.cl/Система управления документами CMetrix, присужденная Microsoft в 2010 году для Чили и Южного Конуса. http://www.cmetrix.cl/ Management Software, TFC Soluciones процитирует вашу ERP вместе с нами. http://www.tfcsoluciones.cl/ Википедия, бесплатная энциклопедия. Joomla. http://es.wikipedia.org/wiki/Joomla!
