Планирование и контроль систем в компании

Введение

В настоящее время администрация играет фундаментальную роль в организациях, поскольку она имеет огромное значение для их развития.

Предприниматели и менеджеры различных компаний, независимо от их сферы деятельности, внедряют различные процессы и инструменты для достижения целей и задач организаций как в своих функциональных областях, так и для достижения общей цели.

Но каким образом может быть достигнуто выполнение поставленных задач и оптимизация ресурсов, вот где вступает администрация, поскольку через нее и правильно применяют административный процесс.

В этой главе представлены два наиболее важных этапа этого процесса, на которых будут определены цели, задачи, видение и миссия, которые необходимо выполнить, а также определен курс действий для их выполнения.

После того, как курс, которому нужно следовать, будет установлен, все действия должны контролироваться с помощью различных инструментов, процедур и принципов, мы можем гарантировать, что все выполняемые действия направлены на достижение установленных целей.

Концепция управления

Существуют различные концепции, предлагаемые многими авторами, до сих пор не существует универсального представления о том, что такое администрирование, однако есть различные элементы, которые его характеризуют, например, что оно должно быть направлено на конкретную цель, которая должна соответствовать установленным целям., оптимизировать ресурсы и т. д., таким образом, одна из концепций, охватывающих эти элементы, заключается в следующем:

«Администрирование: это процесс, который позволяет нам разрабатывать, поддерживать и достигать посредством эффективной и действенной координации всех ресурсов, которые взаимодействуют и связаны в организации для достижения установленных целей». (Грахалес Лара и Кастильо Арриага, 2003 г.).

Возможности администрирования

Администрация в целом имеет определенные характеристики, но их можно анализировать с двух разных точек зрения: из внутренней среды, которая зависит от каждой организации, и тех, которые носят общий характер и могут быть представлены во всех компаниях, независимо от поворот их.

На следующей диаграмме представлены характеристики администрирования, которые описаны позже.

Возможности администрирования

Рисунок 1. Характеристики администрирования.

«Универсальность: она существует в любой социальной группе. Инструментальная ценность: это средство для достижения цели. Временная единица: это динамический процесс, в котором все его части существуют синхронно. Степень упражнения: это происходит на всех уровнях организации. Специфика: он имеет свои особенности, которые придают ему особый характер. Что отличает его от других дисциплин. Междисциплинарность: он близок ко всем наукам и методам, связанным с эффективностью работы. Гибкость: он адаптируется к потребностям организации, в которой применяется ». (Мунк Галиндо и Гарсиа Мартинес, 1989)

Административный процесс

С 1900 года администрирование стало изучаться научным путем, его принципы были определены, и формально существовала письменная документация об его изучении как дисциплине, многие из тех, что посвящены его изучению, определили или разделили его на четыре функции: планирование, организация, руководство и контроль.

Административный процесс - это набор взаимосвязанных этапов, на которых осуществляется администрирование и которые образуют единый процесс. Он состоит из различных этапов, обычно четырех.

Этапы административного процесса.

Рисунок 2. Этапы административного процесса.

«Когда элементы планирования, организации, руководства и контроля рассматриваются изолированно, они являются лишь административными функциями, когда эти четыре элемента рассматриваются в глобальном подходе к взаимодействию для достижения целей, они образуют административный процесс». (Томпсон Б. и Антезана И., 2006)

В рамках этих этапов административного процесса есть два основных этапа: планирование и контроль, которые в целом включают следующие моменты:

«Разработка и применение общих и долгосрочных целей для компании. Детализация целей компании. Долгосрочный план получения прибыли, разработанный в общих чертах. Краткосрочный план получения прибыли с подробным описанием возложенных на него обязанностей. A система периодических подробных отчетов о результатах работы по возложенным на них обязанностям. Последующие процедуры ». (Велч, 1990).

планирование

концепция

Это первая фаза административного процесса, которая подразумевает, что это первая функция, выполняемая внутри организации. В рамках этого мы должны определить курс действий и определить цели, которым нужно следовать.

Помните, что планирование - это прогнозирование будущих действий, это заблаговременное принятие решения, в соответствии с которым компания должна действовать для достижения своей основной цели. Таким образом, мы имеем, что «планирование состоит в определении конкретного курса действий, которым нужно следовать, установлении принципов, которыми оно будет руководствоваться, последовательности операций по его выполнению и определения времени и количества, необходимых для его реализации». (AN I).

Планирование имеет первостепенное значение, так как другие этапы процесса происходят после этого, оно помогает нам определить цели и задачи, которые необходимо достичь, оптимизировать существующие ресурсы, изучить окружающую среду, как внутреннюю, так и внешнюю, чтобы подготовиться к изменения, которые могут существовать.

Принципы планирования

На всех этапах административного процесса есть принципы, которые должны применяться для выполнения адекватного администрирования, в этом случае принципы администрирования следующие:

Осуществимость: это означает, что то, что запланировано, должно быть достижимо, оно должно быть реалистичным и объективным, то есть условия внутренней и внешней среды должны быть приняты во внимание для создания полностью достижимых планов. Точность: состоит из использования объективных данных, Чтобы избежать рисков или снизить их, для этого необходимо использовать числовые данные, исследования рынка и т. Д. при планировании. Гибкость: это было упомянуто ранее как характеристика администрации, в данном случае это принцип этого этапа планирования, должны быть установлены определенные запасы, которые позволяют адаптироваться к любой непредвиденной ситуации, которая может возникнуть. Единица: устанавливаются конкретные планы, однако каждый из них должен присоединиться к общему плану, цель которого должна заключаться в достижении общей цели организации. Изменение стратегии:При планировании должны быть установлены сроки выполнения каждого из установленных планов, в случае если какой-либо из них не соответствует времени, то есть выходит за рамки ожидаемого времени, его необходимо переосмыслить.

Этапы планирования

Чтобы осуществлять планирование в компании, независимо от ее направления деятельности, необходимо выполнить определенные этапы, чтобы иметь возможность делать планы более эффективными и делать это правильно.

Определите миссию и видение компании. Миссия - это причина, по которой была создана компания, чем она занимается в настоящее время, масштаб, то есть причина существования компании. Видение, в свою очередь, - это то, как компания визуализируется в будущем через определенное количество лет. «Это основные качественные устремления в моральном порядке, которые побуждают предпринимать действия социально-экономического типа и которые постоянно или полупостоянно укоренились в социальной группе». (Национальный политехнический институт) Помещение. На этом этапе планирования делаются предположения о различных факторах, как внутренних, которые возникают внутри компании, так и внешних, которые находятся вне компании, которые могут изменить или повлиять на ход выполнения плана.Они выполняются на основе результатов, которые вы хотите получить за определенный период времени. Их можно разделить на общие, специальные и по отделам, последние два - краткосрочные и среднесрочные, а первые - долгосрочные. Это представление альтернатив для достижения целей таким образом, чтобы можно было получить преимущество и оптимизировать ресурсы, время, деньги, усилия и т. Д. Политика. Они носят общий характер, они созданы для их выполнения, особенно в случае повторяющихся в организации проблем, они характеризуются гибкостью, они помогают поддерживать дисциплину, они могут быть общими для каждого отдела. Еще одна их особенность заключается в том, что они уникальны, то есть каждая компания устанавливает свои собственные правила. Это строгие и жесткие предписания,которые должны применяться и выполняться внутри компании, определяют отношение и расположение персонала компании к развитию ее деятельности. Они могут быть выполнены с помощью графиков или диаграмм, их цель - нести последовательность действий, которые должны быть разработаны внутри организации для достижения целей в определенное время, они могут быть общими или по отделам. Это разработка плана в денежном выражении, они могут быть зафиксированы с установленными операционными целями, гибко выполняются на различных уровнях или по программам. При их выполнении необходимо установить хронологический и последовательный порядок выполнения работ.Программы. Они могут быть выполнены с помощью графиков или диаграмм, их цель - нести последовательность действий, которые должны быть разработаны внутри организации для достижения целей в определенное время, они могут быть общими или по отделам. Это разработка плана в денежном выражении, они могут быть зафиксированы с установленными операционными целями, гибко выполняются на различных уровнях или по программам. При их выполнении необходимо установить хронологический и последовательный порядок выполнения работы.Программы. Они могут быть выполнены с помощью графиков или диаграмм, их цель - нести последовательность действий, которые должны быть разработаны внутри организации для достижения целей в определенное время, они могут быть общими или по отделам. Это разработка плана в денежном выражении, они могут быть зафиксированы с установленными операционными целями, гибко выполняются на различных уровнях или по программам. При их выполнении необходимо установить хронологический и последовательный порядок выполнения работы.Это разработка плана в денежном выражении, они могут быть зафиксированы с установленными операционными целями, гибко выполняются на различных уровнях или по программам. При их выполнении необходимо установить хронологический и последовательный порядок выполнения работы.Это разработка плана в денежном выражении, они могут быть зафиксированы с установленными операционными целями, гибко выполняются на различных уровнях или по программам. При их выполнении необходимо установить хронологический и последовательный порядок выполнения работ.

Типы планов

«В планах представлены цели организации и определены идеальные процедуры для их достижения. Кроме того, планы служат руководством для (1) организации по получению и использованию ресурсов, необходимых для достижения ее целей; (2) члены организации осуществляют деятельность в соответствии с выбранными целями и процедурами; и (3) прогресс в достижении целей можно контролировать и измерять таким образом, чтобы в случае его неудовлетворительности можно было принять корректирующие меры ». (Финч Стоунер, Фриман и Гилберт, 1996).

Таким образом, при определении планов необходимо учитывать цели и задачи компании, а также все этапы планирования, чтобы сформулировать план действий на основе этих элементов.

Существуют разные типы планов, они различаются по трем важным факторам:

Уровень, на котором они выполняются, то есть иерархия, которую они имеют. Существуют стратегические планы, которые даются на уровне управления, тактические или функциональные планы, разработанные для различных сфер деятельности компании, и их цель состоит в том, чтобы достичь выполнения стратегических планов, а также оперативные планы, которые служат для выполнения конкретных действий. В соответствии с их заявкой существуют планы одноразового использования, которые действуют только на ограниченное время или только для достижения одной цели, обычно в краткосрочной перспективе, и планы постоянного использования, также называемые постоянными. быть краткосрочными, среднесрочными и долгосрочными.

Системный контроль

Чтобы знать, что административная работа выполняется правильно, ее нужно измерить, для этого необходимо сравнить планы, установленные в ходе планирования, с полученными результатами. Как только результаты будут получены, можно узнать, где произошел сбой, и в какой области возможностей необходимо переделать планы, или в случае применения корректирующих мер для решения обнаруженных проблем.

Мы определяем контроль как «деятельность по мониторингу, направленную на исправление любых отклонений, которые могут произойти в отношении целей. Контроль осуществляется в отношении планов посредством регулярного и систематического сравнения прогнозов, сделанных в отношении целей ». (Свяжитесь с SME).

Принципы управления

Важность принципов контроля проистекает из того факта, что их цель - предотвращать ошибки и сбои и исправлять существующие, чтобы не повторять их.

Баланс: такая же степень ответственности соответствует степени полномочий. Цели: Контроль - это средство достижения целей. Возможность: Это должно применяться до совершения ошибок, то есть, это должно быть своевременным. Отклонения: необходимо знать, что Я их создаю и избегаю их повторения. Исключение: речь идет о сокращении затрат с использованием всех доступных средств, статистических методов и т. Д. чтобы определить, какие функции потребуют контроля.Контролируемая функция: этот принцип говорит нам, что лицо, осуществляющее контроль, никоим образом не должно участвовать в контролируемой деятельности.

Этапы контроля

Как и при планировании в функции управления, выполняются различные этапы, которые взаимосвязаны.

Этапы контроля.

Рисунок 3. Этапы контроля.

Установление стандартов. Это разработка инструментов для измерения результатов, контроля качества, оценки ошибок. Результаты сравниваются с тем, что было запланировано Исправление. Обнаруженные ошибки исправляются, если они есть. После завершения проверки и принятия корректирующих мер они должны быть раскрыты в соответствующей области для их применения и, таким образом, предотвращения ошибок в будущем, надзор за деятельностью должен быть постоянным, а полученные результаты должны быть проверены. становиться все ближе и ближе к тому, что было запланировано.

Типы управления

Предварительно это выполняется до начала операции, то есть не дожидается получения результатов, а предусматривает управляющее действие Concurrent, это выполняется в рамках работы компании. использует предыдущие данные и оценивает результаты, чтобы больше не повторять те же ошибки.

Методы контроля

Существуют различные методы контроля внутри компании, среди которых выделяются следующие:

а) Информационные системы

Отчеты, которые выпускаются каждым из подразделений организации, через них лица, отвечающие за эти области, могут оценить выполнение целей и сообщить об этом своему начальству. Аудиты, могут быть внутренними для персонала компании или внешними, нанимают компании, занимающиеся этими задачами, в этих областях, где обнаруживаются несоответствия и предлагаются корректирующие и даже превентивные меры, результаты которых сообщаются руководителям организаций для принятия решений. Из этой области осуществляется финансовый контроль компании, через финансовую отчетность осуществляется принятие решений. Существуют и другие не менее важные инструменты контроля внутри информационных систем, такие как бюджетный контроль,отчеты, формы, файлы и личные наблюдения и по маршруту Информационные технологии, в настоящее время организации развиваются, устанавливая определенное программное обеспечение и компьютерные инструменты, которые облегчают контроль данных и управление индикаторами в нем, сначала они могут поступать Однако думать, что это большие расходы для компании, предприниматели поняли, что это отличное вложение, поскольку оно облегчает принятие решений, а также показывает точки, где она терпит неудачу, и области возможностей, где может предотвратить будущие неудачи.Установив определенное программное обеспечение и компьютерные инструменты, которые облегчают контроль данных и управление показателями в нем, сначала можно подумать, что это большие расходы для компании, однако предприниматели поняли, что это большие инвестиции, Он облегчает принятие решений, а также показывает точки, в которых он терпит неудачу, и области возможностей, где будущие неудачи можно предотвратить.Установив определенное программное обеспечение и компьютерные инструменты, которые облегчают контроль данных и управление показателями в нем, сначала можно подумать, что это большие расходы для компании, однако предприниматели поняли, что это большие инвестиции, Он облегчает принятие решений, а также показывает точки, в которых он терпит неудачу, и области возможностей, где будущие неудачи можно предотвратить.

б) Графика

Для осуществления контроля в организациях можно использовать некоторые графики, чтобы иметь возможность измерить выполнение целей и измерить, что было сделано против запланированного, некоторые из наиболее часто используемых - PERT (Методика оценки и анализа программ), графики Гантт, чтобы упомянуть самое главное.

в) Изучение методов

Этот тип контроля осуществляется посредством проведения определенных исследований, таких как «Времена и движения», и установления стандартов.

г) Количественные методы

Можно использовать некоторые количественные методы, которые могут иметь определенную степень сложности, однако они идеально подходят для принятия решений, поскольку предоставляют точные данные. Вот некоторые из наиболее часто используемых методов:

Математические модели Исследование операций Вероятность и статистика Динамическое программирование

д) Внутренний контроль

Это устанавливается каждой организацией в зависимости от бизнеса и целей, которых они намерены достичь.

вывод

Этапы планирования и контроля в компании тесно связаны, и их применение в организациях имеет первостепенное значение, поскольку от них зависит их успех или неудача, если они применяются правильно, с эффективным использованием методов, Организационные цели будут достигнуты.

Они должны применяться ко всем функциональным областям компаний, а также на уровне управления, как упоминалось выше, все планы должны быть ориентированы на комплексный план с общей целью, которая управляет организацией в целом.

Установив эти цели и действия, которые будут выполнены для их достижения, необходимо контролировать, чтобы все было сделано правильно и что они действительно выполняются, как запланировано, и, если это не выполняется, необходимо предвидеть и применять корректирующие меры везде. нужно.

Библиография

Контакт с МСБ. (SF). Контакт с МСБ. Получено 13 сентября 2013 г. из Finch Stoner, JA, Freeman, RE, & Gilbert, DR (1996). Администрация. Мексика: Pearson Education, Grajales Lara, HN, и Castillo Arriaga, M. d. (2003). Администрация И. Халапа, Веракрус: SEC. Национальный политехнический институт. (SF). IPN. Получено 13 сентября 2013 г. с сайта http://www.cecuc.ipn.mx/v3/pdfs/Fundamentos_Administracion.pdf Munch Galindo, L., & García Martínez, J. (1989). Основы управления. Мексика: Trillas. Thompson B., JM, & Antezana I., J. (сентябрь 2006 г.). Promonegocios. Получено 13 сентября 2013 г. с веб-сайта http://www.promonegocios.net/administracion/proceso-administrativo.htmlUNAL. (SF). А.Н. Получено 13 сентября 2013 г. с сайта: http://unal.edu.co/Welch, H. &. (1990). Бюджеты. Мексика:Прентис Холл.